จะเริ่มทำงานกับผู้ช่วยเสมือนได้อย่างไร เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์

ผู้ประกอบการทุกคนที่ต้องการพัฒนาธุรกิจเมื่อเวลาผ่านไปถึงขั้นที่พวกเขาต้องการการสนับสนุน อย่างไรก็ตาม จำนวนงานไม่สูงพอที่จะจ้างพนักงานสัญญาจ้างในทันที ในกรณีเช่นนี้ ทางออกที่ดีคือการใช้บริการของผู้ช่วยเสมือน วันนี้ เราจะเน้นที่ Virtual Assistants บทบาทของพวกเขาในธุรกิจ ทักษะและวิธีค้นหา หากคุณไม่เคยทำงานด้วยมาก่อน บทความนี้จะช่วยคุณในการเลือกคนทำงานระยะไกลในอุดมคติได้อย่างแน่นอน

ผู้ช่วยเสมือน – สารบัญ:

1. ใครคือผู้ช่วยเสมือน?
2. ผู้ช่วยเสมือนทำอะไร?
3. คุณจะหาผู้ช่วยเสมือนได้อย่างไร?
4. ตรวจสอบทักษะของผู้ช่วยเสมือนได้อย่างไร
5. วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานกับผู้ช่วยเสมือนคืออะไร?
6. สรุป

ใครคือผู้ช่วยเสมือน?

ผู้ช่วยเสมือนคือพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ซึ่งทำงานที่ได้รับมอบหมายจากที่ใดก็ได้ในโลกโดยใช้คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ต เป็นคนที่เข้ามาแทนที่พนักงานสำนักงานมาตรฐาน บุคคลนี้สามารถจัดการกับเรื่องที่เกี่ยวโยงกับการบริหารบริษัทจาก back office ได้อย่างเคร่งครัด เช่น การออกใบแจ้งหนี้ การติดต่อกับผู้ค้าส่ง หรือการดูแลเว็บไซต์ แต่ไม่เพียงเท่านั้น แคตตาล็อกบริการที่นำเสนอโดยผู้ช่วยเสมือนมีการเติบโตอย่างต่อเนื่องและอาชีพนี้กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ

ผู้ช่วยเสมือนทำอะไร?

ความกว้างของความสามารถของผู้ช่วยเสมือน และด้วยเหตุนี้ แคตตาล็อกของบริการที่พวกเขาเสนอจึงมีความหลากหลายอย่างมาก ถึงกระนั้น แต่ละคนก็มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่พวกเขารู้สึกสบายใจที่สุด บางครั้งก็ครอบคลุมมากและหมายถึงแค็ตตาล็อกงานทั้งหมดหรือบางครั้งก็เกี่ยวข้องกับทักษะเฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่ง นั่นคือเหตุผลที่เมื่อคุณกำลังมองหาผู้ช่วยเสมือน ขั้นตอนสำคัญคือการระบุงานที่คุณต้องการทำให้เสร็จ

ผู้ช่วยเสมือนหลายคนเริ่มต้นด้วยงานง่ายๆ ในสำนักงาน แต่เมื่อเวลาผ่านไป พวกเขาจะเข้ารับการฝึกอบรมเพิ่มเติมและขยายขีดความสามารถ ในท้ายที่สุด ลูกค้าจะได้รับพนักงานหนึ่งคนที่ปฏิบัติงานทั้งหมด สะดวกกว่าเมื่อคนคนเดียวรับผิดชอบทั้งโครงการ ทั้งในแง่ของความสม่ำเสมอและการควบคุมผลกระทบ

เพื่อความสะดวกในการอ้างอิง ด้านล่างนี้คือรายการงานตัวอย่างที่ VA สามารถทำได้:

งานธุรการทั่วไป

สิ่งเหล่านี้เป็นงานที่ผู้ช่วยสำนักงานแบบดั้งเดิมทำเช่นกัน สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการดูแลปฏิทิน การนัดหมาย หรือการจัดการอีเมล ผู้ช่วยเสมือนที่จัดการกับเรื่องการบริหารอาจมีหน้าที่รับผิดชอบใน การออกใบแจ้งหนี้ หรือ วางคำสั่งซื้อกับผู้ผลิต ผู้ช่วยดังกล่าวจะเตรียมเทมเพลตเอกสารให้คุณหรือดำเนินการสรรหาพนักงานเบื้องต้น พูดง่ายๆ ก็คือ พวกเขาจะสนับสนุนคุณในเรื่องการบริหารและสำนักงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจของคุณ

การสนับสนุนธุรกิจออนไลน์

หมวดหมู่นี้สามารถรวมได้มาก ผู้ช่วยเสมือนที่เชี่ยวชาญด้านปัญหาทางเทคนิคอาจมีหน้าที่รับผิดชอบใน การสร้างหน้า Landing Page สำหรับหลักสูตรออนไลน์ใหม่หรือตั้งค่าร้านค้าออนไลน์ ผู้ช่วยบางคนเชี่ยวชาญในโปรแกรมเฉพาะ เช่น การตัดต่อหรือตัดต่อวิดีโอ

กิจกรรมส่งเสริมและการตลาด

แค็ตตาล็อกนี้ครอบคลุมกิจกรรมทั้งหมดที่มุ่งพัฒนาแบรนด์ ซึ่งรวมถึงการ สร้างสื่อส่งเสริมการขาย เช่น เนื้อหา กราฟิก หรือวิดีโอ แต่ยังรวมถึงการสนับสนุนอย่างครอบคลุมสำหรับโซเชียลมีเดียหรือเว็บไซต์ ผู้ช่วยเสมือนอาจเชี่ยวชาญในการสร้างแคมเปญโฆษณาบนแพลตฟอร์มที่กำหนดหรือสร้างเนื้อหา

แน่นอนว่ารายการด้านบนยังไม่สมบูรณ์และไม่ได้รวมงานทั้งหมดที่คุณสามารถมอบหมายให้กับผู้ช่วยได้ รายละเอียดนี้ไม่ได้หมายความว่าคน ๆ หนึ่งไม่สามารถจัดการกับโซเชียลมีเดียและตรวจสอบอีเมลได้ในเวลาเดียวกัน บ่อยครั้ง คุณจะพบว่าผู้ช่วยเสมือนหนึ่งคนจะเข้ามาแทนที่พนักงานในหลายแผนก ความยืดหยุ่นนี้เป็นข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของอาชีพนี้ และเป็นเหตุผลว่าทำไมผู้ประกอบการจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ จึงทำงานร่วมกับผู้ช่วยเสมือน

แม้ว่าผู้ช่วยเสมือนจะเชื่อมโยงกับการทำงานระยะไกลโดยเฉพาะ แต่ก็ไม่เป็นเช่นนั้นเสมอไป ในบางกรณี ผู้บริหารระดับสูงกำลังมองหาบุคคลที่สามารถช่วยงานนอกสถานที่ได้ เช่น ไปที่สำนักงานหรือส่งเอกสารทางไปรษณีย์ที่ที่ทำการไปรษณีย์

คุณจะหาผู้ช่วยเสมือนได้อย่างไร?

อาชีพนี้กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ แต่ก็ยังมีผู้ประกอบการไม่มากที่รู้เกี่ยวกับความเป็นไปได้ของความร่วมมือทางไกล แม้ว่าพวกเขาจะได้ยินบางอย่างเกี่ยวกับเรื่องนี้ แต่ก็ไม่รู้ว่าจะหาได้ที่ไหนและอย่างไร มีหลายวิธีในการเริ่มต้นความร่วมมือ

เว็บไซต์

ผู้ช่วยเสมือนจำนวนมากมีนามบัตรดิจิทัลในรูปแบบของเว็บไซต์ พวกเขาแสดง พอร์ตการลงทุน ทักษะ และคำติชมจากลูกค้าที่พวกเขาเคยทำงานด้วย อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่าเว็บไซต์ที่มีอันดับดีที่สุดมักปรากฏในผลการค้นหาแรกเสมอ

สื่อสังคม

เนื่องจากเป็นงานทางไกล จึงทำการสรรหาจากระยะไกลด้วย การเข้าร่วมกลุ่ม Facebook เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่ง สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มโพสต์พร้อมข้อเสนองานและคำอธิบายของงาน และในการตอบกลับ คุณจะได้รับข้อเสนอที่น่าสนใจสองสามหรือหลายสิบรายการ กลุ่มดังกล่าวรวบรวมผู้ช่วยเสมือน ดังนั้นคุณจึงมั่นใจได้ว่าข้อเสนอของคุณจะส่งตรงไปยังผู้มีความสามารถ คุณยังสามารถเพิ่มโฆษณาในกลุ่มธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับโปรไฟล์ธุรกิจของคุณได้อีกด้วย ด้วยเหตุนี้ คุณจึงมีโอกาสมากขึ้นในการหาผู้ที่มีประสบการณ์หรือความสนใจที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมของคุณ

หน่วยงานผู้ช่วยเสมือน

บางหน่วยงานทำงานร่วมกับผู้ช่วยเสมือน โซลูชันนี้มีข้อดีและข้อเสีย ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดคือบุคคลที่รับผิดชอบดูแลการเลือกพนักงานที่ดีที่สุด ขึ้นอยู่กับคุณเท่านั้นที่จะจัดทำรายการหน้าที่เฉพาะที่คุณต้องการจ้างภายนอก บุคคลที่รับผิดชอบในเอเจนซีรู้ดีว่าตนกำลังทำงานร่วมกับใครและใครควรค่าแก่การมอบหมายงานประเภทใดประเภทหนึ่งให้ นอกจากนี้ ผู้ช่วยทุกคนต้องผ่านกระบวนการสรรหา ดังนั้นพวกเขาจึงต้องแสดงทักษะของตนเอง

ในกรณีเหล่านี้ คุณกำลัง เซ็นสัญญากับเอเจนซี่ ไม่ใช่กับผู้ช่วยคนใดคนหนึ่ง ซึ่งเป็นข้อดีในบางสถานการณ์เช่นกัน ประการแรก ความรับผิดชอบของคุณจะไม่ควบคุมงาน สิ่งที่สำคัญสำหรับคุณคือผลลัพธ์ และส่วนที่เหลือได้รับการดูแลโดยหน่วยงาน อย่างไรก็ตาม ข้อเสียที่สำคัญคือ ราคา ซึ่งสูงกว่ากรณีร่วมมือโดยตรง ยังไงก็ตาม ถ้างบประมาณไม่ใช่ปัญหาสำหรับคุณ ก็ลุยเลย

เว็บไซต์ฟรีแลนซ์

รูปแบบการค้นหาผู้เชี่ยวชาญประเภทต่างๆ ที่ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ คือการเพิ่มโฆษณาบนเว็บไซต์ที่เชื่อมโยงกับนักแปลอิสระ เช่น Upwork เพียงเพิ่มข้อเสนอและอธิบายตำแหน่งเฉพาะ จากนั้นไม่นาน คุณจะได้รับคำตอบมากมายจากทั่วทุกมุมโลก

คำแนะนำยังเป็นวิธีที่ดีในการค้นหาการสนับสนุนเสมือน เป็นความคิดที่ดีที่จะถามเพื่อนที่ทำงานในอุตสาหกรรมที่คล้ายคลึงกันหรือดำเนินธุรกิจของตนว่าพวกเขาเคยใช้โซลูชันประเภทนี้หรือไม่ ผู้ช่วยเสมือนมักจะทำงานร่วมกับผู้ประกอบการหลายรายพร้อมกัน และการจ้างงานตามคำแนะนำเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาพนักงานที่เหมาะสมที่สุดวิธีหนึ่ง

ตรวจสอบทักษะของผู้ช่วยเสมือนได้อย่างไร

รูปแบบการตรวจสอบทักษะเบื้องต้นที่รู้จักกันดีคือการเตรียม แบบสอบถามการรับสมัคร นี่เป็นวิธีที่ดีในการเลือกผู้สมัครที่ดีที่สุดแล้วในขั้นเริ่มต้น และในขณะเดียวกันก็เป็นวิธีที่ดีกว่าในการทำความรู้จักกับผู้สมัคร

คำถามที่เลือกมาอย่างเหมาะสมจะเปิดเผยมากกว่า CV หรือจดหมายสมัครงาน แบบสอบถามการรับสมัครที่น่าสนใจเพิ่มเติมอาจเป็นคำถามตามสถานการณ์ ซึ่งคุณสามารถอธิบายสถานการณ์ตัวอย่างที่บริษัทพบว่าตัวเองมีคำขอให้แก้ปัญหา คำตอบดังกล่าวช่วยให้เราประเมินได้ว่าบุคคลนั้นคิดในรูปแบบเดียวกันหรือไม่ และมีค่านิยมใดบ้างที่พวกเขาได้รับคำแนะนำ บางครั้งแบบสอบถามก็มาพร้อมกับงานจัดหางานสั้น ๆ ซึ่งประกอบด้วยการเตรียมกราฟิกในโปรแกรมเฉพาะหรือเขียนข้อความสั้น ๆ

นอกจากการตรวจสอบทักษะขั้นพื้นฐานแล้ว การสำรวจดังกล่าวยังมีข้อได้เปรียบอีกประการหนึ่ง ต้องใช้ความเต็มใจและความมุ่งมั่นเล็กน้อยในการตอบคำถาม ดังนั้นคุณจึงมีความมั่นใจมากขึ้นว่าบุคคลที่ส่งข้อเสนอสนใจที่จะร่วมงานกับคุณและมั่นใจในทักษะของพวกเขา

หลังจากการวิเคราะห์ข้อเสนอที่ส่งถึงคุณเบื้องต้นแล้ว คุณต้องเลือกผู้สมัครที่ดีที่สุดสองสามราย วิดีโอสัมภาษณ์ ที่ดำเนินการทางออนไลน์กับพวกเขาแต่ละคนจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ในขั้นสุดท้าย มีหลายแพลตฟอร์มที่รองรับจุดประสงค์นี้ เช่น Google Meet หรือ Zoom

วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานกับผู้ช่วยเสมือนคืออะไร?

มีคำตอบเดียว: มันขึ้นอยู่กับ

เมื่อพูดถึงประเภทของสัญญานั้น ส่วนใหญ่มักจะเป็น B2B เนื่องจากผู้ช่วยเสมือนดำเนินธุรกิจหรือทำงานร่วมกับศูนย์บ่มเพาะธุรกิจหรือบริษัทประเภทอื่นๆ ที่อนุญาตให้คุณออกใบแจ้งหนี้สำหรับงานของพวกเขา อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี ผู้ประกอบการต้องการลงนามในสัญญากฎหมายแพ่งมาตรฐาน นอกจากนี้ยังควรจดจำเกี่ยวกับเอกสารเพิ่มเติมที่ควรลงนามหากต้องการความร่วมมือ เช่น ข้อตกลงการรักษาความลับ

ความร่วมมือกับผู้ช่วยเสมือนอาจใช้เวลานานหรืออาจเป็นงานเฉพาะที่ต้องทำ เช่น ดำเนินการวิจัยสำหรับคำสั่งซื้อเฉพาะหรือแนะนำผลิตภัณฑ์บนเว็บไซต์

เมื่อพูดถึงการเรียกเก็บเงิน สถานการณ์จะไม่ง่ายอีกต่อไป มีหลายตัวเลือกให้เลือก ผู้ช่วยเสมือนบางคนมีแพ็คเกจรายชั่วโมงที่ผู้ประกอบการสามารถซื้อได้ แพคเกจนี้สามารถทำงานได้ 10 หรือ 40 ชั่วโมง โดยส่วนใหญ่แล้วจะมีอายุการใช้งาน 30 วันและผู้ประกอบการต้องตัดสินใจขนาดของแพ็คเกจเมื่อต้นเดือน

วิธีการดังกล่าวจะได้ผลดีที่สุดเมื่อขอบเขตความร่วมมือกับผู้ช่วยเสมือนมีขนาดใหญ่แต่ไม่ปกติ เช่น ผู้ประกอบการต้องการการสนับสนุนในการบริการลูกค้า แต่ชุมชนมีขนาดเล็กมากจนเป็นงานเพียงชั่วโมงเดียวต่อวัน และงานของ ผู้ช่วยเสมือนยังรวมถึงการสร้างโพสต์บนโซเชียลมีเดีย ด้วยเหตุนี้ เธอจึงสามารถจัดสรรเวลาให้กับงานเฉพาะได้อย่างอิสระ และ ลูกค้าจ่ายเฉพาะชั่วโมงทำงานจริงเท่านั้น

ในกรณีที่ความร่วมมือขึ้นอยู่กับงานเฉพาะ การตกลงกันในรูปแบบที่ดีกว่าอาจเป็นข้อตกลงสำหรับงานที่สร้างขึ้น ในตอนเริ่มต้นของความร่วมมือ คุณจะต้องตกลงในจำนวนเงินสุดท้าย เช่น ในการจัดทำแค็ตตาล็อกโฆษณาหรือจัดทำ ebook ในกรณีนี้ ไม่สำคัญว่าผู้ช่วยของคุณจะใช้เวลาเตรียมตัวนานเท่าใด สิ่งที่สำคัญคือผลกระทบ – ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป

สรุป

การทำงานกับผู้ช่วยเสมือนเป็นโอกาสในการหาพนักงานโดยไม่ต้องให้คำมั่นสัญญาระยะยาว เหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตหรือบริษัทที่ต้องการการสนับสนุนตามฤดูกาลเท่านั้น ด้านการเงินยังเป็นข้อได้เปรียบอย่างมาก ผู้ประกอบการต้องเสียค่าใช้จ่ายเมื่อเขาต้องการเท่านั้น เขาจ่ายเงินสำหรับการทำงานตามเวลาจริง ไม่ใช่สำหรับนั่งในสำนักงานหรือพักดื่มกาแฟ

ข้อดีของการช่วยเหลือเสมือนยังรวมถึง ความเก่งกาจอีกด้วย ด้านหนึ่ง ผู้ประกอบการสามารถขอการสนับสนุนในเรื่องง่ายๆ ที่ใช้เวลามากในแต่ละวัน และได้รับพื้นที่สำหรับการทำงานสร้างสรรค์และการพัฒนา ในทางกลับกัน เขาสามารถพึ่งพาความช่วยเหลือเกี่ยวกับปัญหาที่เกินความสามารถของเขา เช่น การสนับสนุนทางเทคนิคสำหรับโปรแกรมต่างๆ ท้ายที่สุดแล้ว เจ้าของธุรกิจไม่จำเป็นต้องรู้ทุกอย่าง

นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการทำงานกับผู้ช่วยเสมือน อ่านเพิ่มเติม: 11 เหตุผลในการจ้างผู้ช่วยเสมือนในธุรกิจของคุณ

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest

ผู้เขียน: Andy Nichols

นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด

ดูกระทู้ทั้งหมด