วิธีสร้าง Wiki ที่ทันสมัยและยืดหยุ่นสำหรับบริษัทของคุณ

เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น บริษัทจะสะสมความรู้มากมาย ตั้งแต่วิสัยทัศน์ของบริษัทไปจนถึงแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะปฏิบัติตาม ซึ่งจะช่วยชี้นำและสร้างเส้นทางสู่การเติบโต และการรักษาความรู้ดังกล่าวก็มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความก้าวหน้า

อย่างไรก็ตาม หากไม่มีระบบที่เหมาะสมในการเก็บข้อมูลเหล่านี้ ข้อมูลที่มีค่าเหล่านี้อาจกระจัดกระจายไปทั่วองค์กรหรือสูญหายไป ที่นี่คุณสามารถใช้วิกิของบริษัทได้ ช่วยรวบรวมข้อมูลทั้งหมดลงในที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง ดังนั้นจึงเป็นทรัพยากรที่เข้าถึงได้ง่ายสำหรับทุกคน ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงวิธีสร้าง Wiki ของบริษัททีละขั้นตอน

Wiki ของ บริษัท คืออะไร

Wiki ของบริษัท (หรือที่เรียกว่า Wiki ภายในหรือ Wiki ขององค์กร) เป็นฐานข้อมูลออนไลน์ที่ใช้ในการรวมศูนย์ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทและกระบวนการของบริษัท พนักงาน โครงการ ลูกค้า ฯลฯ บริษัทต่างๆ มักจะพิจารณาว่าเป็นแหล่งความจริงแหล่งเดียวสำหรับการรวบรวม จัดระเบียบและแบ่งปันความรู้ของบริษัทเป็นการภายใน Wiki ของบริษัทช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึง สร้าง หรือแก้ไขเนื้อหาได้

วิกิสามารถรวมข้อมูลเช่น

• กระบวนการที่สำคัญของบริษัท
• วัฒนธรรม ค่านิยม และนโยบายของบริษัท
• แผนงานของบริษัท
• เอกสารด้านทรัพยากรบุคคลและธุรการ
• เอกสารโครงการ

ประโยชน์ของ Wiki ภายใน

วิกิทำให้งานของทุกคนง่ายขึ้น สำหรับพนักงานใหม่ นี่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาอาจต้องการ และพนักงานที่จัดตั้งขึ้นสามารถอ้างอิงเพื่อทำความเข้าใจว่าส่วนที่เหลือของบริษัททำงานได้ดีขึ้นอย่างไร และปรับปรุงวิธีการทำงานของพวกเขาให้ดียิ่งขึ้น

• วิกิภายในเป็นจุดรวมศูนย์สำหรับเอกสารภายในทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเอกสารการฝึกอบรมพนักงาน SOP เอกสารรายงาน อีเมล หรือเนื้อหาการสัมมนาผ่านเว็บ ทำให้ค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น
• ช่วยหลีกเลี่ยงการสูญเสียความรู้และเพิ่มความคล่องตัวในการจัดเก็บ การเรียกค้น และการแบ่งปันความรู้
• พวกเขาปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมโดยให้พื้นที่ส่วนกลางสำหรับทีมในการทำงานร่วมกันในการจัดทำแผนที่กระบวนการและข้อมูลของบริษัท

ฐานความรู้กับ Wiki

Wiki ของบริษัทไม่เหมือนกับฐานความรู้ภายในองค์กร ฐานความรู้เป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้พร้อมทีมผู้ผลิตและผู้จัดการเนื้อหาโดยเฉพาะ

ในทางกลับกัน Wiki เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน ไม่เพียงแต่พนักงานจะสามารถเข้าถึง สร้าง หรือแก้ไข Wiki ของบริษัทได้ตลอดเวลา แต่ทีมต่างๆ ยังสามารถทำงานร่วมกันในการรวบรวมเนื้อหาได้อีกด้วย และโดยทั่วไปแล้วการเปลี่ยนแปลงได้รับการออกแบบให้แสดงทันทีหลังจากแก้ไข

วิธีสร้าง บริษัท Wiki

Wiki บริษัทของคุณเป็นที่สำหรับรวบรวม จัดระเบียบ และจัดการความรู้ขององค์กร สิ่งสำคัญคือคุณต้องมีกระบวนการที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจัดโครงสร้างข้อมูลทั่วทั้งบริษัทอย่างมีประสิทธิผล ที่นี่เราได้ระบุขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีสร้าง Wiki ของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพ

ตัดสินใจเลือกเหตุผลในการสร้าง Wiki

ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำเอกสารเกี่ยวกับกระบวนการและขั้นตอนของบริษัท การต้อนรับพนักงานใหม่ หรือการสร้างแนวทางปฏิบัติของทีม กำหนดเป้าหมายของ Wiki ของคุณก่อนที่จะสร้างมันขึ้นมาจริง สิ่งนี้จะช่วย

• ระบุประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการรวม
• กำหนดกลุ่มเป้าหมายที่คุณต้องพิจารณา (เช่น พนักงานใหม่หรือพนักงานที่มีอยู่ หรือทั้งสองอย่าง)
• รวบรวมเอกสาร ทรัพยากร รายงาน และเนื้อหาที่มีอยู่ซึ่งคุณอาจต้องใช้เพื่อรวมเข้ากับวิกิใหม่
• ระบุผู้ให้ข้อมูลสำคัญ เช่น ผู้จัดการอาวุโสหรือหัวหน้าทีมที่มีความรู้เฉพาะด้านในหัวข้อนั้นๆ

เลือกซอฟต์แวร์ Wiki

ขั้นตอนสำคัญต่อไปคือการหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับความต้องการของคุณ เนื่องจากคุณได้กำหนดเป้าหมายให้แคบลงแล้ว ตอนนี้คุณจึงมีแนวคิดเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับความสามารถที่คุณกำลังมองหาในซอฟต์แวร์

ต่อไปนี้เป็นความสามารถที่สำคัญบางประการที่ซอฟต์แวร์วิกิควรมี

• รวมพื้นที่ทำงานเพื่อรวมศูนย์เอกสารของคุณ
• คุณสมบัติในการแก้ไขและค้นหาเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย
• คุณสมบัติการทำงานร่วมกันของผู้ใช้หลายคนแบบเรียลไทม์ เช่น การแสดงความคิดเห็นในบรรทัด เธรดการสนทนา การแท็ก @mention การติดตามเมาส์สด การแจ้งเตือนอัจฉริยะ การซิงค์ออฟไลน์ เป็นต้น
• โปรแกรมแก้ไข Rich Text ที่สามารถสร้างหรือเพิ่มเนื้อหาภาพ เช่น ไดอะแกรม แผนภูมิ รูปภาพ ฯลฯ
• โฟลเดอร์จัดระเบียบเอกสารภายใน
• การรวมเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ ในเวิร์กโฟลว์ของคุณ เช่น Slack, GitHub, ทีม MS, แอป Google Suite เป็นต้น
• ความสามารถในการอำนวยความสะดวกในการสื่อสาร (รายงานการประชุม/ การปรับปรุงรายสัปดาห์) การเรียนรู้ (คำแนะนำการเริ่มต้นใช้งาน/ คู่มือ) และการจัดการโครงการ (แผนโครงการ/ รายงานความคืบหน้า)
• ตัวเลือกการดาวน์โหลดเอกสารรวมถึงการส่งออก PDF, SVG และ PNG

ซอฟต์แวร์ wiki ของบริษัทยอดนิยมบางตัวที่คุณสามารถพิจารณาได้ ได้แก่ Google Drive, Confluence และ Microsoft SharePoint

อย่างสร้างสรรค์เพื่อสร้าง Wiki บริษัทของคุณ

Creately เป็นซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ทำงานบนผืนผ้าใบภาพอัจฉริยะ ซึ่งใช้โดยทีมเพื่อระดมสมอง วางแผน จัดการโครงการ และรวบรวมความรู้ นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ wiki ที่ทันสมัยอีกด้วย

มีคุณสมบัติทั้งหมดที่กล่าวถึงข้างต้นและอีกมากมาย รวมถึงประวัติรุ่นของพื้นที่ทำงาน ตารางที่ปรับแต่งได้ เครื่องมือการจัดการโครงการแบบคล่องตัวในตัว เช่น กระดาน Kanban เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ เทมเพลตสำเร็จรูปสำหรับโครงสร้าง Wiki เอกสารโครงการ และกรณีการใช้งานมากกว่า 100 รายการที่ครอบคลุม ข้ามอุตสาหกรรม นอกจากนี้ Creately ยังมีการผสานรวมสำหรับ Google Drive และ Confluence อีกด้วย

สร้างโครงสร้าง Wiki เริ่มต้น

สร้างโครงสร้างพื้นฐานที่แสดงเอกสารหรือลำดับชั้นข้อมูลของวิกิ วิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพมุมสูงหรือภาพตัวอย่างว่าวิกิจะมีลักษณะอย่างไร และคุณสามารถเก็บไว้เป็นข้อมูลอ้างอิงระหว่างการดูแลจัดการและสร้างเนื้อหาได้

เติมข้อมูลด้วยเนื้อหา

ด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่อยู่ในมือ ให้เริ่มเขียนเนื้อหาสำหรับแต่ละส่วนหรือชื่อเรื่อง นี่คือที่ที่คุณต้องนำเนื้อหาจากแพลตฟอร์มอื่นมารวมศูนย์ทุกอย่างไว้ในที่เดียว

ใน Creatley คุณสามารถเพิ่มเป็นทรัพยากรลิงก์ คัดลอกและวางเนื้อหาจากแหล่งอื่นๆ ได้โดยตรงบนรูปร่าง Creately หรือแม้แต่ย้ายโดยตรงจากแอปของบุคคลที่สาม รวมถึงข้อมูลในไฟล์ CVS, ปัญหาเกี่ยวกับ GitHub, สเปรดชีต และ Google ชีต

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อสร้างเนื้อหาที่น่าสนใจมีดังนี้

• แทรกภาพต่างๆ เช่น รูปภาพ ไดอะแกรม แผนภูมิ วิดีโอ ฯลฯ ให้ได้มากที่สุดเพื่อแบ่งบล็อกข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้แผนผังกระบวนการเพื่ออธิบายขั้นตอนของกระบวนการ
• เพิ่มลิงก์ภายในเพื่อให้การนำทางง่ายขึ้นและทำให้ค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น
• รวมรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลำดับเลข รายการตรวจสอบ ย่อหน้าสั้นๆ ฯลฯ เพื่อทำให้เนื้อหาสามารถสแกนได้มากขึ้น

อัปเดต Wiki ของคุณอยู่เสมอ

ข้อมูลหรือกระบวนการของบริษัทจะไม่เหมือนเดิม เมื่อพวกมันพัฒนา วิกิของคุณก็เช่นกัน

เนื่องจากพนักงานพึ่งพา Wiki ของบริษัทของคุณในการรับข้อมูลที่ทันท่วงที สิ่งสำคัญคือต้องปรึกษากับผู้สนับสนุนหลักเป็นประจำและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อสะท้อนถึงสถานะปัจจุบันของสิ่งต่างๆ

คุณยังสามารถระบุจุดที่ต้องปรับปรุงได้ด้วยการติดตามทีมของคุณ สังเกตดูว่าพวกเขาหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์หรือไม่ หรือพวกเขาสับสนและถามคำถามซ้ำๆ ซึ่งคุณสามารถตอบได้ดีขึ้นโดยการอัปเดตเนื้อหา

ใน Creately ประวัติเวอร์ชันเต็มจะถูกติดตามโดยอัตโนมัติสำหรับพื้นที่ทำงานทั้งหมด ดังนั้นทุกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำกับ Wiki ของคุณจะถูกบันทึกแยกกัน คุณสามารถตั้งชื่อเวอร์ชันในประวัติศาสตร์เพื่อติดตามประเด็นสำคัญในวิวัฒนาการของวิกิและแยกออกจากเวอร์ชันก่อนหน้าได้ทุกเมื่อหากจำเป็น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้าง Wiki ของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพบน Creately

วิกิสำหรับความรู้ของบริษัทของคุณอาจฟังดูเป็นสถานที่ที่ดีในการอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมของคุณ อย่างไรก็ตาม วิกินี้มาพร้อมกับข้อเสียที่ไม่สามารถละเลยได้ เช่น ฟังก์ชันการค้นหาที่จำกัด เนื้อหาที่ไม่สอดคล้องกัน สิทธิ์ในการแก้ไข ฯลฯ

ต่อไปนี้ เราได้แสดงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อเอาชนะความท้าทายเหล่านี้เมื่อคุณสร้าง Wiki ของบริษัทบน Creately

ทำให้ Wiki บริษัทของคุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้น

ข้อตำหนิที่ใหญ่ที่สุดข้อหนึ่งของวิกิคือความไม่ยืดหยุ่น ด้วยเอกสารหลายชุดในหน้าและโฟลเดอร์ การจัดระเบียบเนื้อหาในวิกิอย่างมีประสิทธิภาพอาจกลายเป็นเรื่องยาก อย่างไรก็ตาม ด้วยพื้นที่ทำงานแบบลำดับชั้นหรือโครงสร้างโฟลเดอร์ที่เหมาะสม คุณสามารถเอาชนะสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดาย

ใน Creately สิ่งที่คุณมักจะจัดเก็บไว้ในหลายหน้าและหลายโฟลเดอร์ในซอฟต์แวร์ wiki แบบดั้งเดิมสามารถวางไว้ในที่ทำงานแห่งเดียวโดยใช้โครงสร้างภาพที่เรียบง่ายซึ่งสมเหตุสมผล

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างแผนผังองค์กรสำหรับข้อมูลพนักงานหรือแผนผังกระบวนการเพื่อให้มีเอกสารประกอบกระบวนการ แต่ละรูปร่างสามารถจุข้อมูลได้หลากหลายตั้งแต่หน้าของเนื้อหา สิ่งที่แนบมา ลิงก์ รูปภาพ ฟิลด์ข้อมูลสำหรับการมอบหมายบทบาท งาน ประมาณการ และอื่นๆ ที่สามารถเพิ่มผ่าน Shape Data วิธีนี้ทำให้คุณสามารถรวมศูนย์ข้อมูลที่มีหลายหน้าไว้ในโครงสร้างภาพเดียวได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ ด้วยผืนผ้าใบที่ไม่มีที่สิ้นสุดของ Creately คุณยังสามารถวางโครงสร้างภาพจำนวนเท่าใดก็ได้ในที่เดียวกัน

คุณยังสามารถเชื่อมต่อรูปร่างในพื้นที่ทำงานและโฟลเดอร์ต่างๆ ด้วยลิงก์รูปร่าง และสร้างโฟลว์การนำทางและข้อมูลลิงก์ คลิกที่รูปร่างที่เชื่อมโยงเพื่อขยายรูปร่างที่เชื่อมต่อในพื้นที่ทำงานเดียวกันโดยอัตโนมัติ หรือเปิดพื้นที่ทำงานที่มีรูปร่างที่เชื่อมต่ออยู่

ตรวจสอบโครงสร้างการนำทางที่เหมาะสม

ข้อเสียที่สำคัญของการดูแล Wiki ของบริษัทก็คือ การค้นหาข้อมูลจากเอกสารหลายๆ ฉบับที่คุณเพิ่มเข้าไปอย่างต่อเนื่องอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก อย่างไรก็ตาม ด้วยเมนูการนำทางที่เหมาะสมหรือความสามารถในการค้นหา สิ่งนี้สามารถกำจัดได้

ความสามารถในการค้นหาอัจฉริยะของ Creately จะดึงข้อมูลใด ๆ ที่คุณต้องการในพื้นที่ทำงานหรือโฟลเดอร์ในไม่กี่วินาที เพียงกด Cntr+F (หรือ “Command+F” บน Mac) ค้นหาคีย์เวิร์ด ก็จะพบข้อมูลที่ต้องการทันที เมื่อคุณเลือกจากผลการค้นหาแล้ว ระบบจะนำคุณไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องในพื้นที่ทำงาน

หรือคุณสามารถสร้างเมนูการนำทางด้วยความช่วยเหลือของแผงการนำทาง ซึ่งคุณสามารถแสดงรายการลิงก์ไปยังรายการในพื้นที่ทำงานและใช้เพื่อค้นหาข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

รักษาเนื้อหาให้สอดคล้องกัน

เมื่อมีสมาชิกในทีมหลายคนจากแผนกต่างๆ ที่มีส่วนร่วมในเอกสาร Wiki อาจไม่สอดคล้องกัน ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดช่องว่างความรู้

เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเทมเพลตหรือรูปแบบมาตรฐานที่ทุกคนสามารถอ้างถึงได้เมื่อเขียนเนื้อหา

จำกัด จำนวนบรรณาธิการ

Wikis อนุญาตให้มีผู้เขียนหลายคน อย่างไรก็ตาม อาจไม่เหมาะสำหรับ Wiki ของบริษัทเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานพึ่งพา Wiki นี้เพื่อรวบรวมข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับกระบวนการขององค์กรและความรู้

ดังนั้น การอนุญาตให้บรรณาธิการจำนวนจำกัด โดยเฉพาะผู้เชี่ยวชาญในการเขียน แก้ไข และเผยแพร่เนื้อหาไปยังวิกิของคุณจะเป็นการดีสำหรับคุณ

ด้วย Creately คุณสามารถกำหนดบทบาทสำหรับการเขียนและการเข้าถึงได้ มีระดับการเข้าถึงและบทบาทที่แตกต่างกันเพื่อปรับปรุงวิธีที่คุณจัดการการแบ่งปันและการอนุญาต แม้ว่าคุณสามารถกำหนดสมาชิกในทีมบางคนเป็นเจ้าของและผู้แก้ไขให้กับพื้นที่ทำงาน แต่คุณสามารถเพิ่มพนักงานที่เหลือที่คุณต้องการแบ่งปันข้อมูลด้วยเท่านั้นในฐานะผู้แสดงความคิดเห็นหรือผู้ดู

ด้วยวิธีนี้ คุณยังสามารถควบคุมได้ว่าจะแบ่งปันข้อมูลกับใคร และแยกข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลสาธารณะออกจากกัน

วิธีใหม่ใน Wiki

wiki แม้ว่าจะประกอบด้วยเลเยอร์และเลเยอร์ของเอกสาร ไม่จำเป็นต้องซับซ้อนเกินไปในการสร้างหรือจัดการ ด้วยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมและเครื่องมือที่เหมาะสม คุณไม่จำเป็นต้องกังวลมากนัก

ลอง Creately เพื่อสร้าง Wiki บริษัทของคุณวันนี้ ลดความซับซ้อนของกระบวนการด้วยเครื่องมือภาพอัจฉริยะและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ขั้นสูง

มีเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีสร้าง Wiki ของบริษัทหรือไม่ แบ่งปันความคิดและข้อเสนอแนะของคุณกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง