จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร? | #11 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดคือซอฟต์แวร์ที่คุณมองไม่เห็น อันนั้นทำหน้าที่ของมันโดยไม่ดึงความสนใจมากนัก ใช้งานง่ายและมีฟังก์ชันที่จำเป็นทั้งหมด แต่ฟังก์ชั่นที่ "จำเป็น" เหล่านี้ประกอบด้วยอะไรบ้าง? อ่านต่อไปเพื่อหาข้อมูล!

1. จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร? บทนำ
2. แม่แบบโครงการ
3. มุมมอง
4. การบูรณาการ
5. พื้นที่ปฏิบัติงาน
6. จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร? สรุป

จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร? บทนำ

ก่อนที่เราจะพูดถึงซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเฉพาะเจาะจง เรามาพิจารณา ว่าควรทำหน้าที่ใดบ้าง เราได้แบ่งประเด็นของวันนี้ออกเป็นสามส่วน อันดับแรก เราจะดูมุมมองที่เสนอในโปรแกรมต่างๆ ประการที่สอง เราจะพิจารณาการผสานรวมที่จำเป็น และประการที่สาม เราจะดูว่าส่วนใดของการดำเนินงานขององค์กรที่ซอฟต์แวร์ดังกล่าวควรครอบคลุม

แม่แบบโครงการ

โปรแกรมส่วนใหญ่ช่วยให้คุณสามารถ จัดการโครงการต่างๆ ได้อย่างอิสระ สิ่งนี้ควรค่าแก่การสังเกตว่าคุณกำลังจัดการกับโปรแกรมหรือพอร์ตโฟลิโอของโครงการ และถ้า PM ในองค์กรของคุณจัดการกับมากกว่าหนึ่งโครงการพร้อมกัน หรือหากคุณกำลังดำเนินโครงการที่มีโฟลว์ซ้ำๆ คุณควรสร้างเทมเพลตโครงการ ตัวเองที่สามารถใช้ซ้ำได้

อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังใช้โปรแกรมเป็นครั้งแรก หรือเป็นโครงการแบบกำหนดเอง คุณสามารถใช้เทมเพลตที่มีอยู่แล้วภายในได้ ทำให้การเริ่มต้นโครงการใหม่ง่ายขึ้นและเร็วขึ้นมาก เนื่องจากสิ่งเหล่านี้ช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ทันทีในสภาพแวดล้อมสำเร็จรูป กำหนดค่าล่วงหน้าและออกแบบมาสำหรับการจัดการโครงการ เช่น วิธีการของ Scrum หรือ Prince2

มุมมอง

โดยไม่คำนึงถึงเทมเพลตหรือวิธีการที่เลือก ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมักจะมีมุมมองมาตรฐาน แสดงให้เห็นถึงลักษณะที่เลือกในการดำเนินโครงการอย่างชัดเจน สำหรับเรา มุมมองที่สำคัญที่สุดคือ:

• เส้นเวลา – ซึ่งสามารถปรับขนาดให้ครอบคลุมระยะเวลาทั้งหมดของโครงการหรือช่วงเวลาที่เลือก
• รายการงาน – เพื่อดูตัวอย่างงานที่กำลังดำเนินการ ทำเสร็จใหม่ๆ หรือดำเนินการในเร็วๆ นี้
• ปฏิทิน – กำหนดการกำหนดเวลาการประชุมและกิจกรรมกลุ่ม
• เครื่องมือวิเคราะห์ – นั่นคือแผนภูมิและการแสดงภาพข้อมูลของพื้นที่เฉพาะของการดำเนินโครงการและภาระงานของสมาชิกในทีมแต่ละคนเพื่อสร้างรายงาน
• ทีม – รายชื่อผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการพร้อมข้อมูลการติดต่อ

การบูรณาการ

เมื่อเลือกโปรแกรมการจัดการโครงการ มักจะให้ความสนใจกับการผสานรวมน้อยกว่า กล่าวคือ โปรแกรมและแอปพลิเคชันใดที่เครื่องมือของเราทำงานร่วมกับ เนื่องจากโปรแกรมการจัดการบางอย่าง เช่น Firmbee เป็นโปรแกรมขนาดใหญ่ นี่คือแพลตฟอร์มที่ให้ การสนับสนุนที่ครอบคลุมสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด ตั้งแต่รายการงานและบันทึกไปจนถึงการจัดการใบแจ้งหนี้และแม้แต่กระบวนการสรรหาทีมงาน

อย่างไรก็ตาม ในบางครั้ง โปรแกรมที่อำนวยความสะดวกในฟังก์ชันการจัดการโครงการเป็นชุดของไมโครเซอร์วิส ซึ่งก็คือชุดของโมดูลการทำงานร่วมกันที่สามารถเปิดและปิดได้ ในกรณีนี้ การผสานรวมพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์มาก สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการเชื่อมต่อกับ ตัวอย่างเช่น:

• ปฏิทินภายนอก (เช่น Google หรือ Apple Calendar) ทำให้สามารถส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุม เป็นต้น
• เครื่องมือ สื่อสาร เช่น Microsoft Teams, Zoom หรือ Slack ทำให้ง่ายต่อการสื่อสารโดยไม่ต้องคัดลอกหรือย้ายเนื้อหา
• โปรแกรมอ่านรูปแบบต่าง ๆ เพื่อให้คุณสามารถดูตัวอย่างเนื้อหาของเอกสารหรือไฟล์รูปภาพได้อย่างง่ายดาย
• อีเมล – เพื่อเพิ่มงานโดยตรงทางไปรษณีย์
• เครื่องมือการขายสำหรับอีคอมเมิร์ซ เช่น Salesforce, Zoho Desk และ Zendesk
• คลาวด์ เพื่อจัดเก็บและแบ่งปันไฟล์โครงการขนาดใหญ่
• เครื่องมือรักษาความปลอดภัยและการอนุญาต มีความจำเป็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานจากภายนอกสำนักงานและมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่มีความปลอดภัยน้อย
• เครื่องมือการรายงานพิเศษ เช่น Power BI, Looker หรือ Google ชีต เป็นต้น

เมื่อเลือกโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง คุณควรถามตัวเอง ด้วยว่าโปรแกรมนั้นจะใช้งานได้เฉพาะบนคอมพิวเตอร์หรือมีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ด้วยหรือไม่

พื้นที่ปฏิบัติงาน

พื้นที่หลักของการดำเนินการโครงการที่ซอฟต์แวร์รองรับคือการจัดการงานเมื่อเวลาผ่านไป เช่นเดียวกับการแสดงภาพงบประมาณ อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการที่กำลังดำเนินการ โมดูลเช่น:

• ผู้ ติดต่อ – โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการดำเนินโครงการรวมถึงความร่วมมือกับฟรีแลนซ์หรือตัวแทนลูกค้าหลายคน
• แคมเปญ – เมื่อกิจกรรมทางการตลาดหรือการขายเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ
• เอกสาร – เมื่อจำเป็นต้องแบ่งปันเนื้อหาต่างๆ
• ทรัพยากรบุคคล – ตัวเลือกที่มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีการจัดตั้งทีมโครงการหรือต้องมีการเติมเต็มพนักงานในระหว่างการดำเนินโครงการ
• การเงิน – นอกเหนือจากสถานะโดยรวมของงบประมาณโครงการแล้ว ยังมีประโยชน์หากมีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมค่าใช้จ่ายสำหรับวัตถุประสงค์ต่างๆ หรือเพื่อเปรียบเทียบข้อเสนอของผลิตภัณฑ์และบริการที่จำเป็นสำหรับโครงการ

จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร? สรุป

หน้าที่สำคัญที่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการควรทำคือการอำนวยความสะดวกในการจัดองค์กรและการวางแผนงาน การใช้เทมเพลต – ไม่ว่าจะมีอยู่แล้วภายในหรือสร้างขึ้นเอง – ช่วยให้เริ่มต้นได้ง่ายขึ้นมาก และมุมมองที่ชัดเจนซึ่งอธิบายลักษณะเฉพาะของการดำเนินโครงการทำให้งานประจำวันน่าพึงพอใจและเรียบง่ายยิ่งขึ้น การผสานรวมหมายความว่าเราสามารถใช้ซอฟต์แวร์ที่เราชื่นชอบได้โดยการรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ที่เราใช้ในการจัดการโครงการ เว้นแต่ว่าจะซับซ้อนพอที่จะรวมโมดูลที่ช่วยให้สามารถสื่อสาร จัดการทางการเงิน และทรัพยากรบุคคลได้

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง

ดูโพสต์ทั้งหมด

เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:

1. โครงการคืออะไร?
2. การจัดการโครงการคืออะไร?
3. วิธีการจัดการโครงการ?
4. วิธีการจัดการโครงการ
5. ประเภทของโครงการ
6. 4 ตัวอย่างโครงการ
7. การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
8. พื้นที่กิจกรรมโครงการ
9. ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
10. เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
11. จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?