จะปฏิบัติตาม GDPR ในกระบวนการสรรหาบุคลากรออนไลน์ได้อย่างไร

เช่นเดียวกับการสรรหาแบบดั้งเดิม การสรรหาจากระยะไกลเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในสหภาพยุโรปและในประเทศส่วนใหญ่ทั่วโลกอยู่ภายใต้กฎหมาย การรวบรวม การประมวลผล และการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่เหมาะสมก่อให้เกิดผลทางกฎหมาย จะปฏิบัติตาม GDPR ในกระบวนการสรรหาบุคลากรออนไลน์ของคุณได้อย่างไร

จะปฏิบัติตาม GDPR ได้อย่างไร – สารบัญ:

1. เป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการรับสมัคร
2. รับสมัครงานออนไลน์
3. กฎ GDPR
4. จะปฏิบัติตาม GDPR ได้อย่างไร
5. สรุป

เป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการรับสมัคร

การสรรหาบุคลากรทางไกลกำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น เนื่องจากช่วยให้มั่นใจว่ามีการสื่อสารระหว่างองค์กรและผู้สมัครงานอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังเป็นโซลูชันที่คุ้มค่าและประหยัดเวลาอีกด้วย โฆษณางานออนไลน์สามารถอัปเดตได้บ่อยครั้ง และกลุ่มผู้สมัครก็มี มากมาย

การสรรหาเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารทรัพยากรบุคคล คำศัพท์นี้สามารถเข้าใจได้ทั้งในความหมายที่แคบและกว้าง ด้านหนึ่ง การจัดหางานอาจถูกมองว่าเป็นกระบวนการทั้งหมดของการจัดหา แจ้งข้อมูล และดึงดูดผู้สมัครงาน ในทางกลับกัน มักเรียกกันว่าวิธีการระบุตัวตนสำหรับการเลือกในอนาคต

วัตถุประสงค์หลักของกระบวนการสรรหาคือ การเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดของบริษัท ซึ่งเทียบเท่ากับการจัดหาพนักงานที่มีคุณสมบัติเพียงพอให้กับองค์กร เพื่อให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้น จุดประสงค์คือเพื่อกระตุ้นให้ผู้คนสมัครตำแหน่งที่มีอยู่ในองค์กร จากนั้นจึงสร้างรายชื่อผู้สมัครขึ้นอยู่กับการคัดเลือก

รับสมัครงานออนไลน์

เมื่อพิจารณาจากการแปลงเป็นดิจิทัลทั่วโลกและการระบาดของ COVID-19 การรับสมัครทางไกลกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น ดังนั้น คุณมักจะพบข้อเสนองานบนกระดานงานยอดนิยมที่โพสต์ด้วยส่วน "การรับสมัครทางไกล" นอกเหนือจากการส่งใบสมัครออนไลน์แล้ว กระบวนการที่เหลือยังได้รับการจัดการโดยใช้เครื่องมือระยะไกลและโทรศัพท์

หากใบสมัครใดดึงดูดความสนใจของผู้สรรหา พวกเขาจะโทรหาผู้สมัครและนัดสัมภาษณ์งานทางโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ ในกรณีของการสัมภาษณ์ทางวิดีโอ ผู้สมัครจะได้รับอีเมลคำเชิญพร้อมกับลิงก์ไปยังผู้ส่งสารทันทีที่นายหน้าใช้ สิ่งที่พวกเขาต้องทำคือเปิดใช้งานลิงก์และเข้าร่วมการประชุมตามวันและเวลาที่ กำหนด แอพส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทียอดนิยมบางแอพ ได้แก่ Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams และ Signal

ขั้นตอนการรับสมัครออนไลน์

กระบวนการสรรหาประกอบด้วยหลายขั้นตอน เช่น:

ขั้นที่ 1 – การลงประกาศรับสมัครงาน รวบรวม e-application และการคัดเลือก ล่วงหน้า หลังจากเลือกใบสมัครสำหรับขั้นตอนเพิ่มเติมแล้ว นายหน้าจะโทรหาผู้สมัครงานและตั้งค่าการสัมภาษณ์งาน ในระหว่างการประชุมครั้งแรก พวกเขาจะตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานบางอย่าง เช่น ประเมินความสามารถในการใช้ภาษาต่างประเทศของผู้สมัคร การนัดหมายครั้งสุดท้ายได้รับการยืนยันทางอีเมล

ขั้นตอนที่ 2 – สัมภาษณ์งานออนไลน์ ณ จุดนี้นายหน้าจะตรวจสอบทักษะและการมีส่วนร่วมของผู้สมัคร รวมทั้งตัดสินใจว่าจะมีคุณสมบัติสำหรับขั้นตอนต่อไปของกระบวนการสรรหาหรือไม่

ขั้นตอนที่ 3 – การตรวจสอบเพิ่มเติม ผู้สมัครแก้การทดสอบและการมอบหมายงาน ในทางกลับกัน นายหน้าก็ตัดสินใจขั้นสุดท้ายในขั้นตอนนี้

ขั้นตอนที่ 4 – การเริ่มต้นใช้งานออนไลน์ หลังจากตัดสินใจเลือกผู้สมัครที่ประสบความสำเร็จและเสนองานให้กับพวกเขาแล้ว ผู้จัดหางานสามารถจ้างผู้สมัครและดำเนินการตามกระบวนการปฐมนิเทศให้เสร็จสิ้น

กฎ GDPR

กฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภค (GDPR) คือกฎหมายคุ้มครองข้อมูลของสหภาพยุโรปซึ่งมีผลบังคับใช้โดยตรง ณ วันที่ 25 พฤษภาคม 2018 และเข้ามาแทนที่คำสั่งคุ้มครองข้อมูลของปี 1995 ข้อมูลส่วนบุคคลเป็นคำที่ค่อนข้างกว้างซึ่งเกี่ยวข้องกับการระบุตัวตนของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง การปกป้องข้อมูลส่วนใหญ่ครอบคลุมถึง:

• ชื่อและนามสกุล
• หมายเลขประจำตัวประชาชน
• ที่อยู่
• อีเมล
• ชื่อธนาคารและเลขที่บัญชี
• ภาพถ่ายคน
• ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพร่างกายหรือจิตใจ
• ที่อยู่ IP ของคอมพิวเตอร์
• ศาสนา
• แข่ง
• ชาติกำเนิด
• รสนิยมทางเพศ

ปัญหาร่วมสมัยของการเข้าถึงทั่วโลกคือประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูล การสูญเสียความเป็นส่วนตัว และภัยคุกคามต่อความปลอดภัยส่วนบุคคล ในแง่นี้ GDPR เป็นกฎระเบียบที่เข้มงวดที่สุดซึ่งเป็นเสาหลักของเขตอำนาจศาลของ UE คำสั่งที่คล้ายกันนี้มีผลใช้บังคับในประเทศอื่นๆ เช่น บราซิล ออสเตรเลีย ญี่ปุ่น ไทย และบางรัฐในสหรัฐอเมริกา

จะปฏิบัติตาม GDPR ในการรับสมัครออนไลน์ได้อย่างไร

เมื่อกระบวนการสรรหาเริ่มต้นขึ้น นายจ้างจะกลายเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล และสามารถได้รับข้อมูลเช่น:

• ชื่อและนามสกุล
• วันเกิด
• การศึกษา
• คุณสมบัติ
• บันทึกการจ้างงาน
• รายละเอียดการติดต่อ

องค์กรต้องปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลสำหรับประเทศที่กำหนดเมื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูลดังกล่าว ผู้สมัครที่สมัครงานจะต้องแนบความยินยอมในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของตนเพื่อวัตถุประสงค์ในการสรรหาบุคลากร หน้าที่ของนายจ้างคือการลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครหลังจากสิ้นสุดกระบวนการสรรหา

ควรสังเกตว่ากระดานงานไม่ได้มีบทบาทในการดูแลระบบ และไม่ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลใด ๆ หน้าที่ของพวกเขาจำกัดเฉพาะการนำเสนอข้อเสนอของอาจารย์ใหญ่และการจัดหาเครื่องมือสำหรับการรวบรวมใบสมัคร

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการปฏิบัติตาม GDPR

• ชุดข้อมูลที่นายจ้างสามารถรับได้ในระหว่างกระบวนการจัดหางานจะถูกปิดและรวมถึงข้อมูลที่กล่าวข้างต้นแล้ว นายจ้างไม่มีสิทธิ์ร้องขอข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ เช่น สถานภาพการสมรส ชาติพันธุ์ หรือรสนิยมทางเพศ
• ตามวัตถุประสงค์ของกระบวนการสรรหาซึ่งก็คือการจัดหาพนักงาน ข้อมูลที่เก็บรวบรวมจะต้องใช้เพื่อวัตถุประสงค์นี้เท่านั้น ไม่สามารถใช้ข้อมูลในสถานการณ์อื่นได้ เป็นที่ยอมรับไม่ได้ที่จะใช้ประโยชน์จากข้อมูลอย่างอิสระและทำให้ผู้อื่นเข้าถึง ได้
• การประมวลผลข้อมูลของผู้สมัครต้องเป็นไปตามความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร
• ในระหว่างกระบวนการสรรหา นายจ้างต้องแจ้งให้ผู้สมัครทราบถึงชื่อบริษัทและสำนักงานใหญ่ วัตถุประสงค์ในการรวบรวมข้อมูล และสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล
• ในทุกขั้นตอนของกระบวนการสรรหา ผู้สมัครงานมีสิทธิ์ควบคุมวิธีการประมวลผลข้อมูลของตน
• หลังจากกระบวนการสรรหาสิ้นสุดลง นายจ้างจำเป็นต้องลบข้อมูลที่เก็บรวบรวมทั้งหมด และผู้ควบคุมข้อมูลจะต้องรักษาความปลอดภัยด้วยวิธีที่เหมาะสม

วิธีปฏิบัติตาม GDPR – สรุป

จะปฏิบัติตาม GDPR ในกระบวนการสรรหาบุคลากรออนไลน์ของคุณได้อย่างไร ก่อนอื่น ทำความคุ้นเคยกับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของประเทศนั้นๆ โดยส่วนใหญ่แล้ว ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครจะได้รับการคุ้มครองเป็นพิเศษ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญในการรวบรวมและดำเนินการเพื่อวัตถุประสงค์ในการสรรหาเท่านั้น นอกจากนี้ ผู้จัดหางานไม่ควรได้รับข้อมูลใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเชื้อชาติ แหล่งกำเนิด และสถานภาพการสมรสของผู้สมัคร

นอกจากนี้ยังเป็นปัญหาที่ถกเถียงกันอยู่ในการตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับผู้สมัครบางคนบนโซเชียลมีเดียและคัดกรองประวัติการจ้างงานของพวกเขาซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบภูมิหลัง ตาม GDPR การปฏิบัติดังกล่าวไม่เป็นที่ยอมรับ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากข้อมูลดังกล่าวมีให้สำหรับบุคคลทั่วไป จึงยากที่จะมองว่าข้อมูลดังกล่าวผิดจรรยาบรรณ

โดยสรุปแล้ว คำถามเกี่ยวกับการปฏิบัติตาม GDPR ในกระบวนการสรรหาบุคลากรเป็นเรื่องกว้าง . การเตรียมการที่เหมาะสมและความรู้เกี่ยวกับข้อบังคับทางกฎหมายจะช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการรับพนักงานใหม่อย่างมาก

คุณรู้อยู่แล้วว่า จะปฏิบัติตาม GDPR ในกระบวนการสรรหาบุคลากรทางไกลได้อย่างไร อ่านแหล่งข้อมูลอื่นๆ ของเรา: 5 เคล็ดลับในการเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์งานออนไลน์

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube

ผู้เขียน: นิโคล แมนกิน

ผู้จัดการ HR ที่มีความสามารถที่ยอดเยี่ยมในการสร้างบรรยากาศที่ดีและสร้างสภาพแวดล้อมที่มีคุณค่าให้กับพนักงาน เธอชอบที่จะเห็นศักยภาพของคนที่มีความสามารถและระดมพวกเขาเพื่อพัฒนา

ดูกระทู้ทั้งหมด