วิธีดำเนินการประชุม : แนวทางการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การประชุมอาจกลายเป็นการเสียเวลา ทรัพยากร และความสามารถของผู้คน หากไม่ได้วางแผนและดำเนินการอย่างเหมาะสม การประชุมที่มีประสิทธิภาพซึ่งบรรลุวัตถุประสงค์จริงและทำให้ผู้เข้าร่วมมีความกระตือรือร้นและมีแรงจูงใจ ทำงานให้เพียงพอ หรือวางแผนอย่างเหมาะสม

ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงวิธีดำเนินการประชุมให้ประสบผลสำเร็จ รวมถึงรายการเครื่องมือการประชุมด้วยภาพที่คุณสามารถใช้ในระหว่างการประชุมเพื่อตัดสินใจ แก้ปัญหา ระดมความคิด และสร้างแนวคิด

ขั้นตอนสำหรับการดำเนินการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

ก่อนที่คุณจะเรียกประชุม คุณต้องแน่ใจว่าจำเป็นต้องมีจริงๆ ถ้ามันเป็นเรื่องที่คุณควรจัดการกับแต่ละบุคคล อย่ารวบรวมทั้งทีมเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้

และถ้าคุณคิดว่าคุณสามารถพึ่งพาวิธีการสื่อสารอื่นๆ เช่น อีเมล จดหมายข่าว ฯลฯ ในการถ่ายทอดข้อความของคุณ คุณก็ไม่ต้องเสียเวลากับพนักงานของคุณในการประชุมครั้งใหม่

กำหนดวัตถุประสงค์การประชุม

จุดประสงค์ของการประชุมคืออะไร? เป็นการประกาศพิเศษหรือไม่? ตัดสินใจอะไรบางอย่าง? แก้ปัญหาที่ขัดขวางความคืบหน้าของโครงการของคุณหรือไม่?

การกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมและการตั้งเป้าหมายที่จะบรรลุเมื่อสิ้นสุดการประชุมคือขั้นตอนแรกที่คุณต้องดำเนินการเมื่อวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ วัตถุประสงค์นี้จะช่วยวางรากฐานสำหรับการอภิปรายที่มุ่งเน้นอย่างดี

ลงรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม

ตัดสินใจว่าใครควรเข้าร่วม โดยคำนึงถึงความพร้อมและความสามารถในการมีส่วนร่วมในวัตถุประสงค์ของการประชุม ซึ่งอาจเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหลัก ผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อ ผู้ที่ได้รับผลกระทบจากผลลัพธ์ เป็นต้น

ถ้ามีคนไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ แต่ยังคงต้องการข้อมูลของพวกเขา คุณสามารถเตรียมการเพื่อเชื่อมต่อกับพวกเขาผ่านการประชุมทางโทรศัพท์หรือเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์อื่นๆ

เลือกและมอบหมายบทบาทต่างๆ ที่จำเป็นในการจัดการประชุม รวมถึงผู้อำนวยความสะดวก ผู้จับเวลา และผู้บันทึก เป็นต้น

สร้างวาระการประชุม

วาระการประชุมเป็นสิ่งที่ทุกคนที่เข้าร่วมควรได้รับก่อนการประชุม คุณสามารถส่งสิ่งนี้ไปพร้อมกับการเชิญประชุม ด้วยวิธีนี้พวกเขาสามารถตัดสินใจได้ว่าจำเป็นต้องเข้าร่วมหรือไม่

ควรรวมรายการการประชุมที่จัดเรียงตามลำดับตรรกะ และระยะเวลาจริงที่ตั้งไว้สำหรับแต่ละรายการ
ต่อไปนี้เป็นเทมเพลตวาระการประชุมที่สร้างด้วย Creately คุณสามารถแก้ไขออนไลน์และปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของคุณ

เมื่อแก้ไขแล้ว คุณสามารถแชร์กับผู้เข้าร่วมที่เหลือด้วยลิงก์แชร์ไดอะแกรมที่ปลอดภัย หรือฝังไว้กับ Creately Viewer ในอินทราเน็ตหรือเว็บไซต์ภายในเพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่าย

เลือกสถานที่ที่เหมาะสมพร้อมสิ่งอำนวยความสะดวก

ขึ้นอยู่กับน้ำเสียงที่คุณต้องการกำหนดสำหรับการประชุม ให้เลือกสถานที่ (เช่น ห้องประชุมสำหรับการตั้งค่าที่เป็นทางการ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถใช้ได้ในวันที่และในช่วงเวลาที่คุณเลือกสำหรับการประชุม

อย่าลืมตรวจสอบอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการประชุมด้วย ซึ่งอาจรวมถึงโปรเจ็กเตอร์ หน้าจอ และเครื่องมืออื่นๆ สำหรับแฮงเอาท์วิดีโอ ฯลฯ

จบด้วยแผนปฏิบัติการ

สร้างแผนปฏิบัติการเพื่อให้แน่ใจว่าการตัดสินใจระหว่างการประชุมจะดำเนินการในภายหลัง

แม้ว่าผู้รายงาน/ผู้บันทึกของคุณสามารถใช้เทมเพลตแผนปฏิบัติการได้ดังตัวอย่างด้านล่าง แต่ควรรวมถึงงาน/ การดำเนินการ ผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ และติดตามรายการการดำเนินการ

เครื่องมือสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผล

ตอนนี้เราได้ดูวิธีจัดการประชุมแล้ว ต่อไปนี้คือเครื่องมือการประชุมด้วยภาพหลายอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น การตัดสินใจ การแก้ปัญหา และการระดมสมอง

แผนที่ความคิด

แผนที่ความคิดเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดระเบียบความคิด การวางแผน และการจดบันทึก

หากคุณกำลังระดมสมองเพื่อแก้ไขปัญหา แผนที่ความคิดสามารถช่วยจับกระแสความคิดอย่างอิสระ หากคุณกำลังพูดถึงหัวข้อ คุณสามารถใช้เพื่อเจาะลึกลงไปในหัวข้อนั้นได้

และถ้าคุณต้องการนำเสนอข้อมูลแก่ผู้เข้าร่วมประชุมด้วยวิธีที่เข้าใจง่าย แผนที่ความคิดก็เป็นตัวเลือกที่ดี

ต่อไปนี้คือวิธีใช้แผนที่ความคิดอย่างมีประสิทธิภาพในการประชุม

การวิเคราะห์ SWOT

SWOT ย่อมาจาก Strengths, Weakness, Opportunities and Threats.

เครื่องมือนี้ใช้เพื่อประเมินบริษัทระหว่างการวางแผนเชิงกลยุทธ์ การประชุมวางแผนโครงการ ฯลฯ คุณยังสามารถใช้เพื่อประเมินประสิทธิภาพของแผนก ผลิตภัณฑ์ ทีมงานโครงการ หรือคู่แข่งของคุณ

ต้องการทราบวิธีการใช้การวิเคราะห์ SWOT อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่?

แผนภาพก้างปลา / 5 Whys

สิ่งเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์สาเหตุ

ในขณะที่แผนภาพก้างปลา (aka แผนภาพสาเหตุและผลกระทบ) ช่วยระบุและแยกสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา แผนภาพ 5 เหตุผลช่วยให้คุณเจาะลึกปัญหาและวิเคราะห์ความสัมพันธ์ของสาเหตุและผลกระทบ

ดูคำแนะนำที่ดีที่สุดของเราเกี่ยวกับไดอะแกรมก้างปลาเพื่อเรียนรู้วิธีใช้งาน

แผนภาพความสัมพันธ์

แผนภาพความสัมพันธ์ช่วยให้คุณรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลจำนวนมากเพื่อระบุรูปแบบและธีม สิ่งนี้จะมีประโยชน์หากคุณกำลังจัดการประชุมเพื่อวิเคราะห์และทำความเข้าใจข้อมูลจำนวนมากที่รวบรวมจากการวิจัย การระดมความคิด ฯลฯ

ผังงาน

พยายามที่จะเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ? ระบุปัญหาคอขวดในกระบวนการของคุณ? หรือออกแบบกระบวนการใหม่? ผังงานสามารถช่วยคุณในวัตถุประสงค์เหล่านี้และอื่น ๆ อีกมากมาย

ผังงานนั้นเป็นการแสดงภาพขั้นตอนของกระบวนการ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยในการแก้ปัญหาและการตัดสินใจ

นี่คือแนวทางที่ดีที่สุดของเราสำหรับผังงานเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการใช้งาน

หมวกคิดหก

นี่เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้การประชุมของคุณมีประสิทธิผลสูง หมวกแห่งความคิดทั้งหกเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสำรวจมุมมองต่างๆ ของผู้เข้าร่วมประชุมได้

ขอให้สมาชิกแต่ละคนสวมหมวกหลากสี (ซึ่งมีมุมมองที่แตกต่างกัน) และแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องนี้ เรียนรู้วิธีใช้เทคนิคหมวกคิดหกแบบโดยละเอียดที่นี่

ต่อไปนี้คือเทคนิคการระดมความคิดด้วยภาพที่คุณสามารถใช้ในระหว่างการประชุมและการอภิปรายกลุ่ม

เคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการประชุม?

ขั้นตอนที่เราได้ระบุไว้ในโพสต์นี้ง่ายต่อการปฏิบัติตามและรับประกันความสำเร็จ รวมเข้ากับเครื่องมือที่เรากล่าวถึงเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิผลสูงสุดในระหว่างการประชุมของคุณ

คุณมีเคล็ดลับอะไรอีกบ้างเกี่ยวกับวิธีจัดการประชุม แชร์กับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง