จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร? | #42 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ

ตามรายงานของ Project Management Institute ในปี 2021 62% ของโครงการเสร็จสิ้นภายในงบประมาณเดิม ผลงานที่ดีที่สุดในการจัดอันดับนี้คือจีน 66% ในขณะที่ยุโรปรั้งท้ายด้วย 57% งบประมาณโครงการที่สร้างขึ้นไม่ดีมีส่วนรับผิดชอบต่อความล้มเหลวในเรื่องนี้พอสมควร ดังนั้นคุณจะประเมินค่าใช้จ่ายในโครงการเพื่อเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จได้อย่างไร

งบประมาณโครงการ – สารบัญ:

1. การแนะนำ
2. งบประมาณโครงการคืออะไรและประกอบด้วยอะไรบ้าง
3. จะประเมินค่าใช้จ่ายของโครงการได้อย่างไร?
4. เครื่องมือและวิธีการประมาณการงบประมาณโครงการ
5. สรุป

การแนะนำ

การดำเนินการโครงการที่ไม่เหมาะสมส่งผลให้เกิดการสูญเสีย 19 ล้านดอลลาร์สำหรับการลงทุนทุก ๆ พันล้านดอลลาร์ (PMI ปี 2019) และมีเพียง 34% ขององค์กรที่มักจะทำโครงการให้เสร็จภายในงบประมาณ (เวลลิงตันปี 2021) หากต้องการทราบวิธีการในกลุ่มนี้ เรามาดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับงบประมาณโครงการและวิธีการและเครื่องมือในการจัดเตรียม

อะไรคือสิ่งที่ประกอบขึ้นเป็นงบประมาณโครงการ?

งบประมาณโครงการคือจำนวนเงินที่ได้รับอนุมัติคร่าวๆ ที่องค์กรตั้งใจจะใช้จ่ายในโครงการ ก่อตั้งขึ้นจากค่าใช้จ่ายโครงการโดยประมาณและรวมอยู่ในงบประมาณของทั้งองค์กร

ผู้จัดการโครงการควรรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการไว้ในงบประมาณโครงการ เช่น:

• ต้นทุนทางตรง – ค่าใช้จ่ายที่จำเป็นในการปฏิบัติงานโดยตรงซึ่งนำไปสู่การบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ เช่น ค่าวัสดุ ค่าแรงและค่าเครื่องมือ อุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลือง
• ต้นทุนทางอ้อม – ต้นทุนที่ไม่สามารถระบุโดยตรงกับโครงการได้ แต่เกิดขึ้นจากการนำไปใช้งาน เช่น ต้นทุนการบริหารหรือ ตัวอย่างเช่น ต้นทุนการจัดการโครงการ
• รายจ่ายฝ่ายทุน – ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการได้มาซึ่งสินทรัพย์ระยะยาว เช่น อาคาร อุปกรณ์ หรือเครื่องจักร
• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน – ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นประจำที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานและการบำรุงรักษาโครงการ เช่น ค่าสาธารณูปโภค ค่าประกันพร้อมการบำรุงรักษา
• เงินสำรองฉุกเฉิน – เงินทุนที่จัดสรรไว้เพื่อให้ครอบคลุมเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันหรือการเปลี่ยนแปลงในขอบเขตของโครงการ

จะประมาณการงบประมาณโครงการได้อย่างไร?

ต้นทุนที่คาดการณ์ของงานตามกำหนดเวลาเรียกว่าต้นทุนตามงบประมาณของงานตามกำหนดเวลา (BCWS) หรือมูลค่าตามแผน (PV) ตัวบ่งชี้ทั้งสองแสดงถึงผลรวมของเงินทุนที่จำเป็นในการทำงานตามกำหนดเวลาให้เสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด

ในการประมาณการงบประมาณโครงการ ผู้จัดการโครงการควรดำเนินกิจกรรมหลายอย่างเพื่อให้ได้ใบเสนอราคาที่แม่นยำที่สุด ประการแรก ผู้จัดการโครงการควรทราบข้อกำหนดทั้งหมดของโครงการ เช่น ขอบเขตของงาน วันครบกำหนด และทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนต่อไปเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบราคาตลาดสำหรับทรัพยากรและบริการที่จะรวมไว้ในโครงการ เช่น ราคาของวัสดุ บริการของซัพพลายเออร์ และเงินเดือนสำหรับทีมงานโครงการ

หลังจากได้รับข้อมูลข้อกำหนดและการกำหนดราคาแล้ว ผู้จัดการโครงการสามารถเริ่มกระบวนการประเมินงบประมาณแบบละเอียดขั้นแรกได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อเสร็จแล้ว เขาควรตรวจสอบงบประมาณกับทีมงานโครงการทันที เพื่อให้มั่นใจว่าได้รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้วและงบประมาณจะเป็นไปตามความเป็นจริงมากที่สุด

ยิ่งไปกว่านั้น งบประมาณโครงการยังต้องการการตรวจสอบและอัปเดตเป็นประจำเพื่อให้เป็นไปตามแผนและอยู่ในงบประมาณ

เครื่องมือและวิธีการประมาณการงบประมาณโครงการ

เมื่อประเมินงบประมาณโครงการ เครื่องมือที่ขาดไม่ได้คือ Microsoft Excel ที่เป็นที่รู้จักและเป็นที่นิยม ข้อได้เปรียบหลักของมันคือการเข้าถึงและใช้งานง่าย เช่นเดียวกับความสามารถในการคำนวณและการวิเคราะห์มากมาย อย่างไรก็ตาม ข้อเสียคือ Excel ไม่มีฟังก์ชันในการอัปเดตงบประมาณแบบเรียลไทม์โดยอัตโนมัติ

อย่างไรก็ตาม จะใช้ได้ดีสำหรับการประมาณงบประมาณก่อนดำเนินการ สำหรับการตรวจสอบค่าใช้จ่ายอย่างต่อเนื่อง เราขอแนะนำเครื่องมือสนับสนุนโครงการ เช่น Firmbee ระบบช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถตรวจสอบรายรับและรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้แบบเรียลไทม์

ในการสร้างงบประมาณที่ถูกต้อง คุณสามารถใช้วิธีการต่อไปนี้:

1. การประมาณค่าจากล่างขึ้นบน วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการประมาณต้นทุนของแต่ละกิจกรรมโครงการและเพิ่มต้นทุนเพื่อกำหนดต้นทุนทั้งหมดของโครงการ ใช้เวลานานและต้องการความรู้โดยละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมของโครงการ อย่างไรก็ตาม ให้ความแม่นยำในระดับสูงและช่วยระบุต้นทุนที่จำเป็นทั้งหมด
2. การประมาณค่าพารามิเตอร์ วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการใช้ข้อมูลทางสถิติเพื่อประเมินต้นทุนของกิจกรรมโครงการ ซึ่งเร็วกว่าการประมาณค่าจากล่างขึ้นบนมาก ดังนั้นจึงมีประโยชน์สำหรับการประมาณงบประมาณของโครงการขนาดใหญ่ ตราบใดที่องค์กรมีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ อย่างไรก็ตามสิ่งนี้อาจให้ความแม่นยำไม่เพียงพอ
3. การประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญ วิธีที่สามเกี่ยวข้องกับการควบคุมความรู้และประสบการณ์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ รวมถึงผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีม เพื่อประเมินต้นทุนของกิจกรรมโครงการ สามารถให้ความแม่นยำในระดับสูง ใช้งานได้จริงสำหรับโครงการที่ซับซ้อน อย่างไรก็ตาม ต้องอาศัยความชำนาญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย ดังนั้น จึงอาจมีอคติและก่อให้เกิดความขัดแย้งได้ นอกจากนี้ มันเป็นเรื่องยากที่จะอธิบายการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขทางธุรกิจ เช่น เงินเฟ้อ หรือการเปลี่ยนแปลงในกฎหมาย

สรุป

การสร้างงบประมาณโครงการที่ถูกต้องนั้นใช้เวลานานและต้องอาศัยประสบการณ์ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรลองใช้เครื่องมือต่างๆ และใช้ประโยชน์จากวิธีการเตรียมงบประมาณที่มีอยู่ เช่น การประมาณค่าจากล่างขึ้นบน การประมาณค่าพารามิเตอร์ หรือการประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญ

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง

ดูโพสต์ทั้งหมด

เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:

1. โครงการคืออะไร?
2. การจัดการโครงการคืออะไร?
3. วิธีการจัดการโครงการ?
4. วิธีการจัดการโครงการ
5. ประเภทของโครงการ
6. 4 ตัวอย่างโครงการ
7. การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
8. พื้นที่กิจกรรมโครงการ
9. ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
10. เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
11. จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
12. ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
13. วงจรชีวิตของโครงการ
14. วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
15. เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
16. ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
17. ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
18. ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
19. จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
20. การดำเนินโครงการ
21. จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
22. ความสำคัญของการปิดโครงการ
23. ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
24. 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
25. งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
26. ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
27. จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
28. หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
29. จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
30. โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
31. จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
32. ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
33. ประเภทของการประชุมโครงการ
34. การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
35. เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
36. จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
37. การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
38. การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
39. จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
40. ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
41. แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
42. จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
43. การบริหารเวลาในโครงการ
44. จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
45. กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
46. การตลาดโครงการ
47. ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
48. โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
49. อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ