จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร? | #39 เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2023-03-02กฎบัตรโครงการคือขนมปังและเนยของการจัดการโครงการ พวกเขาให้ภาพรวมที่ชัดเจนและรัดกุมของเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ กฎบัตรเป็นเอกสารสำคัญสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด รวมถึงผู้จัดการโครงการ สมาชิกในทีมโครงการ และฝ่ายบริหารขององค์กร เป็นรากฐานอย่างเป็นทางการของโครงการทั้งหมด เนื่องจากให้สิทธิ์แก่ผู้จัดการโครงการในการเริ่มต้นและดำเนินโครงการต่อ ตลอดจนกำหนดเป้าหมาย ขอบเขต และผลลัพธ์ที่คาดหวัง
กฎบัตรโครงการ – สารบัญ:
- การแนะนำ
- สิ่งที่ผู้จัดการโครงการควรรวมไว้ในกฎบัตรโครงการ
- เหตุผลในการดำเนินโครงการ
- เป้าหมายของโครงการ
- ขอบเขตของโครงการ
- ส่งมอบ
- กรอบระยะเวลาของโครงการ
- งบประมาณโครงการและการจัดสรรทรัพยากร
- ความเสี่ยงของโครงการ
- กฎบัตรโครงการแตกต่างจากกรณีธุรกิจอย่างไร?
- สรุป
การแนะนำ
ตาม PMBOK กฎบัตรโครงการเป็นหนึ่งในเอกสารที่สำคัญที่สุดที่อธิบายกลยุทธ์โครงการ มันถูกกำหนดเป็น:
“เอกสารที่ออกโดยผู้ริเริ่มโครงการหรือผู้สนับสนุนที่อนุญาตการมีอยู่ของโครงการอย่างเป็นทางการ และให้ผู้จัดการโครงการมีอำนาจในการใช้ทรัพยากรขององค์กรกับกิจกรรมโครงการ”
กฎบัตรโครงการมักจะกำหนดไว้ในตอนเริ่มต้นและยังคงไม่เปลี่ยนแปลง แม้ว่าในระหว่างการดำเนินงานจะอนุญาตให้มีการปรับแต่งเล็กน้อย แต่เนื้อหาในเอกสารควรเป็นอย่างไรและต้องเตรียมอย่างไร?
ผู้จัดการโครงการควรรวมอะไรไว้ในกฎบัตรโครงการ?
ปริมาณของกฎบัตรโครงการขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทของโครงการที่ดำเนินการ อย่างไรก็ตาม ควรมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้:
- เหตุผลในการดำเนินโครงการ
- เป้าหมายโครงการ
- ขอบเขตโครงการ,
- ผลลัพธ์,
- ตารางโปรเจ็ค,
- งบประมาณโครงการ,
- ความเสี่ยงในการออกแบบ
กฎบัตรโครงการควรรวมถึงข้อมูลการติดต่อสำหรับผู้จัดการโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก
เหตุผลในการดำเนินโครงการ
เมื่อเตรียมเหตุผลสั้น ๆ สำหรับการเริ่มต้นโครงการ ขอแนะนำให้ใช้กรณีธุรกิจที่เตรียมไว้ล่วงหน้า ควรเขียนด้วยภาษาง่าย ๆ เพื่อให้ผู้ที่จัดการกับโครงการเป็นครั้งแรกสามารถเข้าใจได้ โดยปกติแล้ว หนึ่งหรือสองย่อหน้าอธิบายก็เพียงพอแล้ว:
- พื้นหลังธุรกิจของโครงการคืออะไร?
- โครงการแก้ปัญหาอะไรหรือเปิดโอกาสให้คุณใช้ประโยชน์อะไรบ้าง? และ
- ผลลัพธ์ที่คาดหวังของโครงการคืออะไร?
เป้าหมายของโครงการ
มันไม่คุ้มค่าที่จะรวมวัตถุประสงค์ทั้งหมดไว้ในกฎบัตรโครงการ เป็นการดีกว่าที่จะมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายหลักและเป้าหมายที่อยู่ในลำดับชั้นด้านล่างโดยตรง ท้ายที่สุด คำอธิบายเป้าหมายโครงการในกรณีธุรกิจควรให้คำตอบสำหรับคำถามที่ว่า "เราจะทำอะไร" ซึ่งจะต้องคงอยู่ตลอดโครงการ เป้าหมายและวัตถุประสงค์หลักกำหนดทิศทางที่กิจกรรมที่ประกอบขึ้นเป็นโครงการกำลังมุ่งหน้าไป ควรมีความชัดเจนและวัดผลได้และสอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวมขององค์กร
ขอบเขตของโครงการ
ขอบเขตโครงการที่รวมอยู่ในกฎบัตรกำหนดขอบเขตโครงการ รวมถึงสิ่งที่ครอบคลุมและไม่ครอบคลุมในโครงการ จำเป็นต้องมีคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลลัพธ์ของโครงการและข้อจำกัดหรือสมมติฐานใดๆ ที่จะส่งผลกระทบต่อโครงการ ดังนั้นจึงควรพิจารณาคำตอบสำหรับคำถามที่ว่า "งานใดที่จะดำเนินการ" และ "งานใดที่จะไม่ดำเนินการ" นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในโครงการที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายคน ซึ่งความคาดหวังที่ไม่ได้พูดเกี่ยวกับผลลัพธ์ของโครงการสามารถเปิดเผยได้ด้วยวิธีนี้
ส่งมอบ
กฎบัตรโครงการควรรวมรายการผลงานที่ส่งมอบทั้งหมดของโครงการ รวมถึงคำอธิบายสั้น ๆ ของแต่ละโครงการและเป้าหมายเฉพาะที่พวกเขากำลังดำเนินการ นอกจากนี้ ควรมีไทม์ไลน์สำหรับแต่ละรายการ โดยควรมีการอ้างอิงถึงเหตุการณ์สำคัญ ตลอดจนบุคคลหรือทีมที่รับผิดชอบในการส่งมอบ
กรอบระยะเวลาของโครงการ
กฎบัตรโครงการควรรวมถึงกำหนดการโครงการโดยรวม ซึ่งควรค่าแก่การแสดงภาพด้วยเส้นเวลา ผู้จัดการโครงการควรทำเครื่องหมายวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการ เหตุการณ์สำคัญ หรือวันที่วางแผนสำหรับการส่งมอบผลลัพธ์
งบประมาณโครงการและการจัดสรรทรัพยากร
กฎบัตรโครงการควรรวมถึงงบประมาณโครงการโดยรวม ซึ่งส่วนใหญ่มักจะแสดงในรูปแบบของตาราง สิ่งนี้จะทำให้ง่ายต่อการระบุ:
- ต้นทุนประเภทหลัก – ค่าประมาณของแรงงาน วัสดุและอุปกรณ์
- ช่วงของการเปลี่ยนแปลงที่คาดการณ์ไว้ – เพื่อคำนึงถึงความผันผวนของราคาหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด
- ทุนสำรองและข้อจำกัดด้านงบประมาณ.
เอกสารส่วนนี้ควรระบุรายละเอียดเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากร รวมถึงบุคลากร อุปกรณ์ และสิ่งอำนวยความสะดวก
ความเสี่ยงของโครงการ
ส่วนความเสี่ยงของกฎบัตรโครงการควรระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและวิธีตอบสนองต่อความเสี่ยงเหล่านั้น ซึ่งรวมถึงการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น เช่น:
- ความล่าช้า
- ค่าใช้จ่ายเกิน หรือ
- การเปลี่ยนแปลงขอบเขต
รายชื่อเหล่านี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมั่นใจได้ว่าผู้จัดการโครงการ ทีมงานโครงการ และองค์กรเตรียมพร้อมสำหรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และมีแผนสำหรับสิ่งที่ต้องทำเพื่อลดหรือหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านั้น
กฎบัตรโครงการแตกต่างจากกรณีธุรกิจอย่างไร
ความแตกต่างระหว่างกฎบัตรโครงการและกรณีธุรกิจอยู่ที่วัตถุประสงค์ในการจัดทำเป็นหลัก กฎบัตรโครงการคือเอกสารที่เริ่มต้นโครงการ ในขณะที่กรณีธุรกิจระบุว่าเหตุใดจึงควรเริ่มโครงการ กฎบัตรกำหนดสิ่งที่จะทำในโครงการ ในขณะที่กรณีธุรกิจตอบคำถาม "เพื่อวัตถุประสงค์อะไร" เอกสารทั้งสองมีความสำคัญมากสำหรับการจัดการที่เหมาะสมของโครงการและช่วยให้ประสบความสำเร็จ
สรุป
กฎบัตรโครงการเป็นเอกสารสำคัญที่ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินโครงการและอนุญาตการเริ่มต้น สรุปเป้าหมายของโครงการ วัตถุประสงค์ ขอบเขต งบประมาณ การจัดสรรทรัพยากร และกำหนดการ นอกจากนี้ยังระบุความเสี่ยงและสมมติฐานที่อาจเกิดขึ้น เพิ่มโอกาสที่โครงการจะดำเนินการตามแผน
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ