จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร? | #44 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2023-03-15การจัดการความเสี่ยงในโครงการมีความสำคัญต่อความสำเร็จ จากการวิจัย มีเพียง 30% ของโครงการที่เสร็จตรงเวลา และมากกว่า 70% ประสบปัญหาความล่าช้าหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เพื่อหลีกเลี่ยงความล้มเหลวดังกล่าว ผู้จัดการโครงการควรรับทราบความเสี่ยงที่สำคัญและใช้มาตรการตอบโต้ที่เหมาะสม และเพื่อทำเช่นนั้น เขาหรือเธอสร้างทะเบียนความเสี่ยง เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการและคาดการณ์ความเสี่ยงของโครงการ แต่จะเตรียมการลงทะเบียนความเสี่ยงที่ประสบความสำเร็จสำหรับการวางแผนและการดำเนินโครงการได้อย่างไร? การอ่านเพื่อหา!
จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร? – สารบัญ:
- การแนะนำ
- ทะเบียนปัจจัยเสี่ยงควรมีลักษณะอย่างไร?
- จะจัดทำทะเบียนความเสี่ยงของความเสี่ยงได้อย่างไร?
- สรุป
การแนะนำ
ความเสี่ยงเป็นส่วนสำคัญของโครงการใดๆ ในการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องมีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณระบุ ตรวจสอบ และตอบสนองต่ออุปสรรคที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรืออีกนัยหนึ่งคือการลงทะเบียนความเสี่ยง ความสำเร็จของโครงการขององค์กรและองค์กรหลายโครงการนั้นมีความเสี่ยงในบางขั้นตอนของการดำเนินการ ด้วยเหตุผลนี้ ผู้จัดการโครงการต้องทำความคุ้นเคยกับวิธีการและเครื่องมือในการบริหารความเสี่ยง และเหนือสิ่งอื่นใด – เพื่อเตรียมการลงทะเบียนความเสี่ยงอย่างชำนาญ
ทะเบียนความเสี่ยง หรือที่เรียกว่าบันทึกความเสี่ยงหรือทะเบียนปัจจัยเสี่ยง คือเอกสารที่บันทึกสิ่งกีดขวาง ภัยคุกคาม หรืออันตรายที่ระบุทั้งหมด นอกจากนี้ยังรวมถึงการวิเคราะห์และมาตรการตอบโต้ในกรณีที่เกิดขึ้นในระหว่างโครงการ การลงทะเบียนกลายเป็นการรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับความเสี่ยงและโอกาสทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
ทะเบียนปัจจัยเสี่ยงควรมีลักษณะอย่างไร?
ทะเบียนความเสี่ยงควรปรากฏเป็นเอกสารที่อ่านได้ชัดเจนและประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:
- รายละเอียดของความเสี่ยง – ความเสี่ยงคืออะไรและส่งผลกระทบต่อส่วนใดของโครงการ?
- ผลที่อาจเกิดขึ้น – ภัยคุกคามใดที่ก่อให้เกิดอันตรายต่อโครงการ มันจะนำมาซึ่งการเกิดขึ้นของผลกระทบต่อไปหรือไม่? เราสามารถป้องกันได้หรือไม่?
- ความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้น – เป็นความเสี่ยงชั่วคราว เช่น ความล่าช้าในการทำงานให้เสร็จ หรือเป็นสิ่งที่หายากที่สามารถเป็นอันตรายต่อความพยายามของโครงการทั้งหมด?
- ลำดับความสำคัญ – ความเสี่ยงนี้เกี่ยวข้องกับผู้อื่นที่มีความน่าจะเป็นที่คล้ายคลึงกันนั้นร้ายแรงเพียงใด
- ผู้รับผิดชอบ – ใครจะรับผิดชอบในการตอบสนองต่อความเสี่ยงอย่างเหมาะสม รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ?
- แผนรับมือความเสี่ยง – จะต้องดำเนินการอย่างไรเมื่อเกิดปัญหาขึ้น?
ดังนั้นการลงทะเบียนความเสี่ยงจึงควรรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับความเสี่ยงที่ระบุทั้งหมด การวิเคราะห์ ตลอดจนมาตรการรับมือ นอกจากนี้ยังต้องการการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอแก่ผู้มีส่วนได้เสียในโครงการทั้งหมด เพื่อให้ทุกคนสามารถติดตามและตอบสนองต่อความเสี่ยงและเหตุฉุกเฉินที่เกิดขึ้นใหม่ได้
จัดทำทะเบียนปัจจัยเสี่ยงอย่างไร?
การจัดทำทะเบียนความเสี่ยงประกอบด้วยหลายขั้นตอน:
- การระบุความเสี่ยง ขั้นตอนแรกคือการระบุความเสี่ยงทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ คุณสามารถทำได้โดยจัดเซสชันระดมความคิดกับทีมหรือทบทวนวรรณกรรมที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เมื่อคุณสร้างรายการความเสี่ยงจำนวนมากแล้ว ให้วิเคราะห์เพื่อแยกแยะภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดออกเป็นสภาพแวดล้อมทางธุรกิจทางเทคนิค ที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากร และโครงการ
- การประเมินความเสี่ยง. เมื่อระบุได้แล้ว ให้วิเคราะห์ความเสี่ยงเพื่อประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการ ตอบคำถาม:
- ความเสี่ยงใดที่มักจะเกิดขึ้น? คุณควรแสดงรายการตามลำดับความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้น วิธีนี้จะช่วยให้คุณทราบได้ว่ารายการใดต้องการความสนใจมากที่สุด
- ผลที่ตามมาคืออะไร? วิธีที่ดีที่สุดคือการเริ่มรายการด้วยผลลัพธ์ที่ร้ายแรงที่สุด
- การวางแผนรับมือความเสี่ยง จากการวิเคราะห์และการจัดลำดับความสำคัญ ผู้จัดการโครงการควรจัดทำแผนรับมือสำหรับแต่ละความเสี่ยงที่ระบุ ควรกำหนดมาตรการที่จะใช้ในกรณีที่เกิดความเสี่ยง นอกจากนี้ คุณควรเตรียมแผนฉุกเฉิน ซึ่งเป็นพิมพ์เขียวพร้อมสถานการณ์ต่างๆ รวมถึงคำแนะนำในการปฏิบัติตนเมื่อเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ได้ทันทีที่เกิดเหตุการณ์ขึ้น
- ปรับปรุงทะเบียน. ทะเบียนความเสี่ยงควรได้รับการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอเพื่อติดตามและจัดการความเสี่ยงที่ระบุอย่างเหมาะสม รวมทั้งเพิ่มความเสี่ยงใหม่ตามความจำเป็นเมื่อโครงการดำเนินไป
หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการจัดทำทะเบียนความเสี่ยงคือการวิเคราะห์สาเหตุของความเสี่ยงไม่เพียงพอ และการวางแผนรับมือความเสี่ยงไม่เพียงพอ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้ ผู้จัดการโครงการควรอุทิศเวลาและความสนใจในการวิเคราะห์และวางแผน ด้วยวิธีนี้ เขาหรือเธอจะได้รับความมั่นใจว่ามีการระบุความเสี่ยงที่เป็นไปได้มากที่สุดอย่างเหมาะสม
สรุป
การลงทะเบียนความเสี่ยงเป็นเครื่องมือในการจัดการและคาดการณ์ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการ ประกอบด้วยข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับความเสี่ยงที่ระบุ การวิเคราะห์ และมาตรการรับมือ นอกจากนี้ ทีมงานโครงการควรให้ความร่วมมือในการร่างทะเบียนในขั้นตอนการวางแผนของโครงการ จากนั้นให้อัปเดตและพร้อมใช้งานสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการทั้งหมด
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ