วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel

Microsoft Excel เป็นหนึ่งในองค์ประกอบหลักของโลกธุรกิจ มีมาตั้งแต่ยุคแรกๆ ของการใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล และได้พัฒนาเป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่ทรงพลังอย่างเหลือเชื่อที่ใช้กับทุกอุตสาหกรรม

เป็นมาตรฐานขั้นสูงสำหรับการนำทาง แยกวิเคราะห์ และคำนวณข้อมูลจำนวนมาก คุณลักษณะที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่งคือความสามารถในการทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลคือชุดของข้อมูลที่สามารถค้นหาและเรียกค้นได้ง่าย ด้วยการสร้างฐานข้อมูลใน Excel คุณสามารถเก็บข้อมูลจำนวนมากและค้นหาข้อมูลเฉพาะได้อย่างง่ายดาย

Excel มีสูตรและฟังก์ชันในตัวที่สามารถใช้ในการคำนวณและวิเคราะห์ข้อมูล และยังช่วยให้คุณสามารถเรียงลำดับและกรองข้อมูลได้หลายวิธี

นอกจากนี้ ผู้ใช้หลายคนสามารถแชร์และแก้ไขฐานข้อมูล Excel ได้อย่างง่ายดาย ทำให้เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการทำงานร่วมกันในทีม

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้:

• วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel
• วิธีจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Excel
• วิธีการค้นหาฐานข้อมูล Excel
• วิธีจัดเรียงและกรองข้อมูลในฐานข้อมูล Excel
• วิธีแชร์และแก้ไขฐานข้อมูล Excel กับผู้ใช้หลายคน

มาเริ่มกันเลย!

วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel

การสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel มีกรณีการใช้งานมากมายสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซ คุณสามารถใช้ฐานข้อมูลที่ค้นหาได้เพื่อติดตามข้อมูลลูกค้า สินค้าคงคลัง หรือข้อมูลประเภทอื่นๆ

นี่คือกระบวนการทีละขั้นตอนสำหรับการสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel:

1. เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ใหม่หรือที่มีอยู่
2. ป้อนข้อมูลของคุณลงในแผ่นงาน สามารถป้อนข้อมูลลงในเซลล์ใดก็ได้ในเวิร์กชีต แต่ควรป้อนข้อมูลลงในเซลล์ที่อยู่ติดกันเพื่อจัดระเบียบข้อมูล
3. เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีข้อมูล
4. คลิกแท็บ "ข้อมูล" บน Ribbon ของ Excel
5. ในกลุ่ม "จัดเรียงและกรอง" ให้คลิกปุ่ม "ตัวกรอง" ซึ่งจะแทรกลูกศรแบบเลื่อนลงในส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์
6. คลิกลูกศรดรอปดาวน์ในส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการค้นหา
7. ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกตัวเลือก "ตัวกรองข้อความ"
8. ในเมนู "ตัวกรองข้อความ" ให้เลือกตัวเลือก "มี"
9. ในกล่อง "มี" ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการค้นหา
10. คลิกปุ่ม "ตกลง" การดำเนินการนี้จะกรองข้อมูลในเวิร์กชีตและแสดงเฉพาะแถวที่มีข้อความที่คุณค้นหา

คุณยังสามารถใช้ตัวเลือก "เท่ากับ" "ไม่เท่ากับ" "เริ่มต้นด้วย" และ "สิ้นสุดด้วย" ในเมนู "ตัวกรองข้อความ" เพื่อค้นหาข้อมูลเฉพาะได้

วิธีจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Excel

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลแล้ว คุณจะต้องจัดเก็บข้อมูลไว้ที่ใดที่หนึ่ง มีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Excel:

• ในเวิร์กชีต: คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลในเวิร์กชีตได้โดยการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ในเวิร์กชีต
• ในตาราง: คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลในตารางโดยเลือกข้อมูลในเวิร์กชีตและคลิกแท็บ "แทรก" บน Ribbon ของ Excel จากนั้นคลิกปุ่ม "ตาราง" ในกลุ่ม "ตาราง"
• ใน PivotTable: คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลใน PivotTable โดยเลือกข้อมูลในเวิร์กชีตและคลิกแท็บ "แทรก" บน Ribbon ของ Excel จากนั้นคลิกปุ่ม "PivotTable" ในกลุ่ม "Tables"
• ในคิวรี: คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลในคิวรีได้โดยเลือกข้อมูลในเวิร์กชีตและคลิกแท็บ "ข้อมูล" บน Ribbon ของ Excel จากนั้นคลิกปุ่ม "จากแหล่งอื่น" ในกลุ่ม "รับข้อมูลภายนอก"

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล excel คืออะไร?

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจและกรณีการใช้งานของคุณ หากคุณกำลังจะใช้ฐานข้อมูลสำหรับการรายงานหรือการวิเคราะห์ข้อมูล PivotTable หรือคิวรีก็เป็นตัวเลือกที่ดี

หากคุณกำลังจะใช้ฐานข้อมูลเพื่อจัดเก็บข้อมูลและการกรองพื้นฐาน เวิร์กชีตหรือตารางจะทำงานได้ดี

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดเก็บข้อมูลของ Excel

มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่คุณควรปฏิบัติตามเมื่อจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Excel:

เก็บข้อมูลของคุณให้เป็นระเบียบ

สิ่งสำคัญคือต้องเก็บข้อมูลของคุณให้เป็นระเบียบเพื่อให้สามารถค้นหาและใช้งานได้ง่าย วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการใช้เซลล์ที่อยู่ติดกันเพื่อเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจัดเก็บข้อมูลลูกค้า คุณสามารถใส่ชื่อลูกค้าในเซลล์หนึ่งและที่อยู่ของลูกค้าในเซลล์ถัดไป

ใช้ส่วนหัว

ส่วนหัวสามารถช่วยให้คุณระบุข้อมูลที่จัดเก็บในแต่ละคอลัมน์ได้ ในการเพิ่มส่วนหัว เพียงคลิกแท็บ "แทรก" บน Ribbon ของ Excel จากนั้นคลิกปุ่ม "ส่วนหัว" ในกลุ่ม "เซลล์"

กรองข้อมูลของคุณ

การกรองข้อมูลสามารถช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ ในการกรองข้อมูล ให้คลิกแท็บ "ข้อมูล" บน Ribbon ของ Excel จากนั้นคลิกปุ่ม "ตัวกรอง" ในกลุ่ม "จัดเรียงและกรอง" ซึ่งจะแทรกลูกศรแบบเลื่อนลงในส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์

จากนั้น คุณสามารถคลิกลูกศรแบบเลื่อนลงในส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการกรอง แล้วเลือกตัวเลือกที่ต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง

จัดเรียงข้อมูลของคุณ

การจัดเรียงข้อมูลสามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบและค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ในการจัดเรียงข้อมูล ให้คลิกแท็บ "ข้อมูล" บนริบบิ้นของ Excel จากนั้นคลิกปุ่ม "จัดเรียง" ในกลุ่ม "จัดเรียงและกรอง" ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ "จัดเรียง"

ในเมนูแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" ให้เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง จากนั้นในเมนูแบบเลื่อนลง "คำสั่งซื้อ" ให้เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเรียงข้อมูล (เช่น จากน้อยไปมากหรือมากไปหาน้อย) สุดท้ายให้คลิกปุ่ม "ตกลง"

วิธีการค้นหาฐานข้อมูล Excel

ฐานข้อมูลที่ดีทำหน้าที่หลักสองอย่าง: เก็บข้อมูลและอนุญาตให้คุณค้นหา (หรือ "ค้นหา") ข้อมูลนั้นตามเกณฑ์บางอย่าง

วิธีค้นหาฐานข้อมูล Excel มีดังนี้

1. คลิกแท็บ "ข้อมูล" บน Ribbon ของ Excel
2. คลิกปุ่ม "ตัวกรอง" ในกลุ่ม "จัดเรียงและกรอง" ซึ่งจะแทรกลูกศรแบบเลื่อนลงในส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์
3. คลิกลูกศรดรอปดาวน์ในส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการค้นหา
4. เลือก "ตัวกรองแบบกำหนดเอง" จากเมนูแบบเลื่อนลง ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ "ตัวกรองที่กำหนดเอง"
5. ในเมนูแบบเลื่อนลงรายการแรก ให้เลือก "มี"
6. ในเมนูแบบเลื่อนลงที่สอง ให้ป้อนเกณฑ์การค้นหา
7. คลิกปุ่ม "ตกลง"
8. ข้อมูลในคอลัมน์จะถูกกรองเพื่อแสดงเฉพาะแถวที่มีเกณฑ์การค้นหา

หากต้องการลบตัวกรอง ให้คลิกแท็บ "ข้อมูล" บน Ribbon ของ Excel จากนั้นคลิกปุ่ม "ล้าง" ในกลุ่ม "จัดเรียงและกรอง"

ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel

Excel ยังทำงานได้ดีเหมือนฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ต่อไปนี้คือคำอธิบายสั้นๆ ว่าฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์คืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ และวิธีตั้งค่าใน Excel

ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ทำงานอย่างไร

ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เป็นฐานข้อมูลประเภทหนึ่งที่เก็บข้อมูลในตาราง ตารางจะคล้ายกับโฟลเดอร์ในระบบไฟล์ โดยที่แต่ละตารางจะเก็บข้อมูลไว้

ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ แต่ละตารางจะเชื่อมต่อกับตารางอื่นผ่านความสัมพันธ์ ความสัมพันธ์เหล่านี้ช่วยให้สามารถเชื่อมโยงข้อมูลในตารางเข้าด้วยกันได้

ตัวอย่างเช่น ตารางลูกค้าอาจเชื่อมโยงกับตารางใบสั่งซื้อ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถดูคำสั่งซื้อทั้งหมดสำหรับลูกค้ารายใดรายหนึ่งได้

ฉันจะสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel ได้อย่างไร

การสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel เป็นกระบวนการสองขั้นตอน

ขั้นแรก คุณต้องสร้างตารางที่จะเก็บข้อมูล จากนั้น คุณต้องสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

ขั้นตอนที่ 1: การสร้างตาราง

ในการสร้างตารางให้คลิกแท็บ "แทรก" บนริบบิ้น Excel จากนั้นคลิกปุ่ม "ตาราง" ในกลุ่ม "ตาราง" ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ "สร้างตาราง"

ในช่อง "ช่วง" ให้ป้อนช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการรวมไว้ในตาราง จากนั้น ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "ตารางของฉันมีส่วนหัว" หากตารางของคุณมีส่วนหัว สุดท้ายให้คลิกปุ่ม "ตกลง"

Excel จะแทรกตารางลงในเวิร์กชีต หากต้องการเพิ่มข้อมูลลงในตาราง ให้ป้อนข้อมูลลงในเซลล์

เป็นความคิดที่ดีที่จะตั้งชื่อแต่ละโต๊ะ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกที่ใดก็ได้ภายในตาราง จากนั้นคลิกแท็บ "การออกแบบตาราง" บนริบบอนของ Excel ในช่อง "ชื่อตาราง" ให้ป้อนชื่อสำหรับตาราง

ขั้นตอนที่ 2: การสร้างความสัมพันธ์

เมื่อคุณสร้างตารางแล้ว คุณต้องสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกแท็บ "ข้อมูล" บน Ribbon ของ Excel จากนั้นคลิกปุ่ม "ความสัมพันธ์" ในกลุ่ม "เครื่องมือข้อมูล" ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ "เลือกตารางและคอลัมน์"

ในรายการ "ตาราง/คอลัมน์ที่พร้อมใช้งาน" ให้เลือกตารางและคอลัมน์ที่คุณต้องการรวมไว้ในความสัมพันธ์ จากนั้นคลิกปุ่ม "เพิ่ม"

เมื่อคุณเพิ่มตารางและคอลัมน์เสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม "ปิด" ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ "สร้างความสัมพันธ์"

ในเมนูแบบเลื่อนลง "คีย์หลัก" ให้เลือกคอลัมน์คีย์หลักจากตารางแรก คีย์หลักคือคอลัมน์ที่ระบุแต่ละแถวในตารางโดยไม่ซ้ำกัน

ในเมนูแบบเลื่อนลง "Foreign Key" ให้เลือกคอลัมน์ Foreign Key จากตารางที่สอง คีย์ภายนอกคือคอลัมน์ที่มีค่าที่ตรงกับค่าคีย์หลักในตารางแรก

ตัวอย่างเช่น หากคีย์หลักในตารางลูกค้าคือคอลัมน์ "CustomerID" ดังนั้นคีย์นอกในตารางคำสั่งซื้อจะเป็นคอลัมน์ "CustomerID"

สุดท้ายให้คลิกปุ่ม "สร้าง" Excel จะสร้างความสัมพันธ์และแสดงเป็นเส้นที่เชื่อมระหว่างสองตาราง

ตอนนี้คุณสามารถใช้ความสัมพันธ์เพื่อกรองและเรียงลำดับข้อมูลจากทั้งสองตาราง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองตารางคำสั่งซื้อเพื่อแสดงเฉพาะคำสั่งซื้อสำหรับลูกค้าเฉพาะราย

ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกแท็บ "ข้อมูล" บน Ribbon ของ Excel จากนั้นคลิกปุ่ม "ตัวกรอง" ในกลุ่ม "จัดเรียงและกรอง" การดำเนินการนี้จะเพิ่มลูกศรแบบเลื่อนลงไปที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ในตาราง

คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงในส่วนหัวของคอลัมน์ "รหัสลูกค้า" จากนั้นเลือกลูกค้าจากรายการ Excel จะกรองตารางเพื่อแสดงเฉพาะคำสั่งซื้อสำหรับลูกค้ารายนั้น

คุณสามารถลบตัวกรองได้โดยคลิกปุ่ม "ล้าง" ในกลุ่ม "จัดเรียงและกรอง"

คุณยังสามารถใช้ความสัมพันธ์เพื่อค้นหาข้อมูลจากตารางอื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาชื่อลูกค้าจากตารางใบสั่งซื้อ

ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกเซลล์ที่คุณต้องการแสดงชื่อลูกค้า จากนั้นคลิกแท็บ "สูตร" บน Ribbon ของ Excel ในกลุ่ม "การค้นหาและอ้างอิง" ให้คลิกปุ่ม "Vlookup" ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ "อาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน"

ในฟิลด์ "Table_array" เลือกตารางลูกค้า จากนั้น ในฟิลด์ “Col_index_num” ให้ป้อนหมายเลขของคอลัมน์ที่มีชื่อลูกค้า ในตัวอย่างนี้ ชื่อลูกค้าอยู่ในคอลัมน์ที่สอง ดังนั้นเราจะป้อน “2”

ถัดไป ในฟิลด์ "Range_lookup" ให้ป้อน "TRUE" หากคุณต้องการให้ Excel ค้นหาค่าที่ตรงกันโดยประมาณ หรือ "FALSE" หากคุณต้องการให้ Excel ค้นหารายการที่ตรงกันทั้งหมด ในตัวอย่างนี้ เราต้องการการจับคู่แบบตรงทั้งหมด ดังนั้นเราจะป้อน "FALSE"

สุดท้าย ในฟิลด์ "Lookup_value" ให้เลือกเซลล์ที่มีรหัสลูกค้า นี่คือค่าที่ Excel จะใช้เพื่อค้นหาชื่อลูกค้า เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม "ตกลง"

Excel จะค้นหาชื่อลูกค้าและแสดงในเซลล์ ตอนนี้คุณสามารถใช้เซลล์นี้ในสูตรได้เช่นเดียวกับเซลล์อื่นๆ ในเวิร์กชีต

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเชื่อมชื่อลูกค้ากับหมายเลขคำสั่งซื้อเพื่อสร้างตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับคำสั่งซื้อแต่ละรายการ ความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุดอย่างแท้จริง

อย่างที่คุณเห็น ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมาก (แต่ซับซ้อน) สำหรับการจัดการข้อมูลลูกค้าและคำสั่งซื้อในธุรกิจของคุณ

เหตุใดฐานข้อมูลจึงมีความสำคัญสำหรับอีคอมเมิร์ซ

ฐานข้อมูลมีความสำคัญสำหรับอีคอมเมิร์ซ เนื่องจากช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดเก็บข้อมูลลูกค้า ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และข้อมูลการสั่งซื้อได้

แต่ Excel จะพาคุณไปไกลเท่านั้น มากเท่ากับที่เรารักเครื่องมือสเปรดชีตเรือธงของ Microsoft ธุรกิจอีคอมเมิร์ซแบบไดนามิกมุ่งมั่นที่จะเติบโตต้องการโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น นั่นคือซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลัง เช่น SkuVault

SkuVault เป็นซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้ธุรกิจติดตามคำสั่งซื้อของลูกค้า ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และระดับสินค้าคงคลัง

แพลตฟอร์มติดตามคำสั่งซื้อของลูกค้าและระดับสินค้าคงคลังทั่วทั้งหน้าร้านของคุณโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องอัปเดต Excel ด้วยตนเอง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของ SkuVault โปรดดูหน้าคุณสมบัติของเรา ที่ นี่

และสำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดำเนินการและปรับขนาดธุรกิจอีคอมเมิร์ซ สมัครสมาชิกบล็อกของเราหรือดูโพสต์ที่เกี่ยวข้องต่อไปนี้:

• 30 เทรนด์อีคอมเมิร์ซยักษ์ใหญ่ที่น่าจับตามองในปี 2022
• 33 วิธียอดนิยมในการเพิ่มปริมาณการเข้าชมเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซของคุณเพื่อการเติบโตอย่างรวดเร็ว
• 13 ร้านค้าออนไลน์ฟรีที่ดีที่สุดเพื่อเริ่มต้นธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณ
• อีเมลมีประโยชน์สำหรับอีคอมเมิร์ซอย่างไร ทำให้ลูกค้ามีส่วนร่วม