วิธีสร้างใบแจ้งหนี้: คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นฉบับสมบูรณ์

หากคุณเป็นเหมือนเจ้าของธุรกิจอีคอมเมิร์ซส่วนใหญ่ คุณชอบรับเงิน แต่คุณไม่ชอบสร้างใบแจ้งหนี้ อาจเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อ ใช้เอง และเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ซึ่งจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อกำไรของคุณหากทำไม่ถูกต้อง

แต่โชคดีที่มีเครื่องมือและคำแนะนำที่เหมาะสม มันอาจเป็นเรื่องง่ายและทำให้กระแสเงินสดของคุณทำงานตามที่คุณต้องการ

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะแสดงวิธีสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณและให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์ในการทำให้กระบวนการง่ายขึ้น ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นหรือทำธุรกิจมาระยะหนึ่งแล้ว อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม!

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ธุรกิจส่งให้กับลูกค้าเพื่อขอชำระค่าสินค้าหรือบริการ

โดยทั่วไปประกอบด้วย:

• วันที่ซื้อ
• ข้อมูลติดต่อของลูกค้า
• รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่มีให้
• ราคาต่อหน่วย
• จำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ

ธุรกิจมักจะส่งใบแจ้งหนี้หลังจากที่ได้จัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้าแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซ

ในบางธุรกิจ เช่น การฝึกสอนหรือการประชาสัมพันธ์ ธุรกิจอาจออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าก่อนที่จะส่งมอบบริการ

จากนั้น ลูกค้าจะมีระยะเวลาที่กำหนดในการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ซึ่งโดยทั่วไปคือ 30 วัน หากไม่ชำระเงินภายในระยะเวลาดังกล่าว อาจถูกเรียกเก็บดอกเบี้ยหรือค่าธรรมเนียมล่าช้า นอกจากนี้ยังเป็นช่องทางทั่วไปที่ดีในการชำระใบแจ้งหนี้ให้ตรงเวลาเพื่อรักษาความสัมพันธ์เชิงบวกกับผู้ขายของคุณ

ธุรกิจต่างๆ ใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อติดตามสิ่งที่ค้างชำระและติดตามลูกค้าที่ยังคงต้องจ่าย ลูกค้าใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อติดตามค่าใช้จ่ายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาถูกเรียกเก็บเงินในจำนวนที่ถูกต้องสำหรับสินค้าที่ได้รับ

คุณต้องส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด

คุณต้องส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด นั่นเป็นคำถามที่ดีและเป็นคำถามที่ธุรกิจอีคอมเมิร์ซควรถามตัวเองเป็นประจำ

คำตอบขึ้นอยู่กับสถานการณ์เนื่องจากไม่มีคำตอบเดียวที่เหมาะกับทุกธุรกิจ

หากคุณขายสินค้าที่จับต้องได้ทางออนไลน์ เช่น เสื้อยืดหรือคริสตัลทำสมาธิ คุณจะต้องส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่ลูกค้าทำการสั่งซื้อหรือทันทีที่สินค้าถูกจัดส่ง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรูปแบบธุรกิจของคุณ

สำหรับผลิตภัณฑ์ดิจิทัล เช่น หลักสูตรออนไลน์เพื่อสอนลูกค้าให้ซื้ออสังหาริมทรัพย์เพื่อการพาณิชย์ หรือวิธีขยายธุรกิจตัดแต่งขนสุนัข คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้ทันทีหลังจากขายเสร็จ

สำหรับบริการต่างๆ เช่น การฝึกสอนธุรกิจ คุณควรส่งใบแจ้งหนี้ก่อนเริ่มงานหรือทันทีที่งานเสร็จสิ้น ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ

แน่นอนว่ากฎมีข้อยกเว้นอยู่เสมอ ดังนั้นคุณจึงควรใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดในแต่ละกรณี แต่โดยทั่วไปแล้ว นี่คือเวลาที่คุณจะต้องส่งใบแจ้งหนี้

คุณจะส่งใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร?

เจ้าของธุรกิจหลายคนคิดผิดว่าใบแจ้งหนี้ทั้งหมดถูกสร้างขึ้นมาอย่างเท่าเทียมกัน ในความเป็นจริง มีสิ่งสำคัญบางประการที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อส่งใบแจ้งหนี้เพื่อเพิ่มโอกาสในการได้รับเงิน

อย่าลืมส่งใบแจ้งหนี้ให้ทันเวลา หากเป็นไปได้ ตั้งเป้าที่จะส่งภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ (หรือทำข้อตกลงหากคุณออกใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า) ยิ่งคุณนำมันไปสู่มือลูกค้าได้เร็วเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น

เป็นการเหมาะสมที่จะส่งใบแจ้งหนี้ของคุณทางไปรษณีย์หรืออีเมล ทั้งสองมีข้อดีและข้อเสีย

เห็นได้ชัดว่าจดหมายหอยทากทำงานช้ากว่ามาก ดังนั้นคุณอาจได้รับเงินน้อยลงอย่างรวดเร็ว ในทางกลับกัน แม้ว่าอีเมลจะเร็วกว่ามาก แต่ทั้งคุณและลูกค้าของคุณก็สามารถลบหรือทำใบแจ้งหนี้ทางอีเมลหายได้อย่างง่ายดาย ข้อดีอีกประการของการส่งอีเมลใบแจ้งหนี้คือคุณสามารถใส่ลิงก์การชำระเงินที่คลิกได้ในใบแจ้งหนี้ของคุณ ซึ่งทำให้ลูกค้าชำระเงินให้คุณได้ง่ายขึ้นภายในไม่กี่นาทีหลังจากได้รับใบแจ้งหนี้

ตัวเลือกที่ดีที่สุดคืออะไร? ขึ้นอยู่กับธุรกิจและลูกค้าของคุณจริงๆ หากคุณต้องการรับเงินอย่างรวดเร็ว อีเมลคือหนทางที่จะไป แต่ถ้าลูกค้าของคุณเป็นลูกค้าเก่า จดหมายหอยทากอาจเป็นวิธีที่จะไป ท้ายที่สุดแล้ว การตัดสินใจเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณขึ้นอยู่กับคุณ

สุดท้ายอย่ากลัวที่จะติดตาม หากคุณไม่ได้รับการชำระเงินภายในระยะเวลาที่เหมาะสม ให้ติดต่อลูกค้าของคุณและเตือนพวกเขาว่าถึงกำหนดเรียกเก็บเงินแล้ว ซอฟต์แวร์บัญชีบางตัว เช่น Freshbooks จะดูแลขั้นตอนนี้ให้คุณโดยอัตโนมัติหากคุณเลือก – ส่งการแจ้งเตือนตามช่วงเวลาที่กำหนดล่วงหน้า

การย้ำเตือนเบาๆ สามารถช่วยได้มากในการประกันว่าคุณจะได้รับเงินอย่างทันท่วงที เมื่อทำตามคำแนะนำง่ายๆ เหล่านี้ คุณจะปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้และมั่นใจได้ว่าธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณจะดำเนินต่อไปได้

องค์ประกอบสำคัญของใบแจ้งหนี้

ด้านล่างนี้ คุณจะพบองค์ประกอบหลักของใบแจ้งหนี้ทุกใบ

หัวข้อ

ซึ่งอาจรวมถึงรายละเอียดกราฟิกหรือโลโก้ของคุณเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ

เงื่อนไขและขั้นตอนการชำระเงิน

ข้อมูลนี้บอกเงื่อนไขที่ต้องชำระเงิน (เมื่อได้รับสินค้า สิบวัน 30 วัน ฯลฯ) รวมถึงวิธีชำระเงิน เช่น คลิกลิงก์การชำระเงินเพื่อชำระเงินด้วยบัตรเครดิตหรือที่อยู่สำหรับชำระเงินทางไปรษณีย์

ชื่อบริษัทและรายละเอียด

คุณจะต้องระบุชื่อบริษัท ที่อยู่ทางไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์ เว็บไซต์ ที่อยู่อีเมลฝ่ายบริการลูกค้า และหากคุณขายบริการเป็นหลัก อาจระบุ EIN ของธุรกิจของคุณ

วันที่

นี่ควรเป็นวันที่สั่งซื้อ ขาย หรือวันที่คุณส่งใบแจ้งหนี้

วันที่ครบกำหนด

อย่าลืมระบุอย่างชัดเจนว่าถึงกำหนดชำระเงินเมื่อใดในใบแจ้งหนี้ (เมื่อได้รับ วันที่ 14 เมษายน เป็นต้น)

ค่าธรรมเนียมแยกรายการ

นอกเหนือจากการแสดงรายการค่าใช้จ่ายสำหรับสินค้าหรือแพ็คเกจแต่ละรายการแล้ว คุณจะต้องระบุรายการค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม รวมถึงภาษี ค่าธรรมเนียมการจัดส่ง ส่วนลด ฯลฯ

ชื่อและรายละเอียดของลูกค้า

อันนี้ค่อนข้างอธิบายได้ในตัว —- คุณจะต้องใส่ชื่อลูกค้า ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ ที่อยู่อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์

คำอธิบายของสินค้าหรือบริการที่มีให้

ซึ่งอาจรวมถึงคำอธิบาย เช่น “เสื้อคอปาดลายทางสีน้ำเงิน” SKU หรือหมายเลขระบุอื่นๆ หรือทั้งสองอย่าง “889030392 เสื้อเชิ้ตคอเรือลายริ้วสีน้ำเงิน” เป็นตัวอย่างที่เกี่ยวข้อง

ยอดค้างชำระ

สุดท้าย คุณจะต้องรวมจำนวนเงินที่ลูกค้าหรือลูกค้าของคุณเป็นหนี้

ตัวอย่างเช่น คุณอาจให้ลูกค้าลอง หลักสูตร สอนสัตว์เลี้ยงของคุณ 37 เคล็ดลับสุด ฮาฟรีเป็นเวลา 30 วันก่อนตัดสินใจซื้อ หรือคุณอาจอนุญาตให้ลูกค้าชำระเงิน 300 ดอลลาร์เป็น 3 งวดๆ ละ 100 ดอลลาร์

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้: ทีละขั้นตอน

การสร้างใบแจ้งหนี้อาจรู้สึกเหมือนเป็นงานที่น่ากังวล แต่ด้วยขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้ คุณจะได้รับเอกสารระดับมืออาชีพในเวลาอันรวดเร็ว

• ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ของคุณให้ชัดเจน - อย่าลืมเพิ่มคำว่า "ใบแจ้งหนี้" ที่ด้านบน มิฉะนั้น ลูกค้าของคุณอาจสับสนว่าเป็นบันทึกการจัดส่ง
• เพิ่มชื่อและข้อมูลบริษัทของ คุณ รวมวันครบกำหนดและเงื่อนไขการชำระเงินของคุณ — ครบกำหนดชำระ 30 วัน (ครบกำหนดใน 30 วัน) ครบกำหนดเมื่อได้รับ (ทันทีที่ได้รับใบแจ้งหนี้) ครบกำหนดชำระ หรืออย่างอื่น
• เขียนคำอธิบายสินค้าหรือบริการ ที่คุณกำลังเรียกเก็บเงิน รวมจำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ – อย่าลืมเพิ่มค่าธรรมเนียมที่แยกรายการ เช่น ภาษี ค่าจัดส่ง และค่าธรรมเนียมล่าช้า
• ทำให้ใบแจ้งหนี้ของคุณดูเป็นมืออาชีพ ลองใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ Excel ฟรีหรือหนึ่งในเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่มีให้โดยซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ

ฉันจะสร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้เทมเพลต Excel ได้อย่างไร

เทมเพลต Excel เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างใบแจ้งหนี้ที่ดูเป็นมืออาชีพอย่างรวดเร็วและง่ายดาย ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากเทมเพลต Excel:

ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ในมือก่อนที่จะเริ่มกรอกเทมเพลต ซึ่งรวมถึงรายละเอียดแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซของคุณ (เช่น ชื่อร้านค้า ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อ) ตลอดจนชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของลูกค้า นอกจากนี้ คุณจะต้องระบุวันที่ในใบแจ้งหนี้ รายละเอียดการสั่งซื้อ และจำนวนเงินทั้งหมดที่ต้องชำระ

เมื่อคุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว ลองดูที่ เทมเพลต Excel ฟรีต่างๆ ที่มีให้ทาง ออนไลน์ มีหลากหลายสไตล์ให้เลือก ดังนั้นเลือกแบบที่เข้ากับแบรนด์อีคอมเมิร์ซของคุณ หากคุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับวิธีใช้ Excel มีบทช่วยสอนมากมายทางออนไลน์ที่สามารถนำคุณเข้าสู่กระบวนการทีละขั้นตอน

เมื่อคุณเลือกเทมเพลตแล้ว ก็เพียงแค่เติมคำในช่องว่าง

ป้อนข้อมูลร้านค้าอีคอมเมิร์ซของคุณลงในช่องที่เหมาะสม จากนั้นกรอกชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของลูกค้า

สุดท้าย เพิ่มวันที่ในใบแจ้งหนี้ รายละเอียดการสั่งซื้อ และยอดรวมที่ต้องชำระ

เมื่อคุณกรอกทุกช่องแล้ว ใบแจ้งหนี้ของคุณก็พร้อมที่จะบันทึกและส่ง!

ฉันควรใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อจัดการใบแจ้งหนี้ของฉันหรือไม่

หากคุณเบื่อที่จะรวมใบแจ้งหนี้เข้าด้วยกัน หรือฐานลูกค้าของคุณใหญ่พอจนคุณกังวลว่าการชำระเงินหรือใบแจ้งหนี้บางรายการอาจล้มเหลว ซอฟต์แวร์บัญชี เช่น Freshbooks, Quickbooks Online หรือ ZOHO Books สามารถทำให้ชีวิตง่ายขึ้นโดย :

• ช่วยคุณติดตามทั้งใบแจ้งหนี้และค่าใช้จ่ายของคุณ
• แจ้งให้คุณทราบว่าใบแจ้งหนี้ของลูกค้าเกินกำหนดชำระหรือไม่
• ให้คุณแยกใบแจ้งหนี้ออกเป็นหลายการชำระเงิน
• ผสานรวมกับตัวประมวลผลการชำระเงินที่หลากหลายได้อย่างง่ายดาย เช่น PayPal หรือ Square และเสนอตัวเลือกการชำระเงินแบบทันทีจำนวนมาก รวมถึง ACH (การโอนเงินผ่านธนาคาร) บัตรเครดิต เป็นต้น

ตัวเลือกซอฟต์แวร์เหล่านี้มีตั้งแต่ฟรีไปจนถึง $30 ต่อเดือนพร้อมระดับชั้นเพิ่มเติม ขึ้นอยู่กับจำนวนลูกค้าหรือลูกค้าที่คุณมีอยู่และสิ่งที่คุณกำลังมองหา โซลูชันซอฟต์แวร์บัญชีจำนวนมากยังรวมเข้ากับซอฟต์แวร์อื่นเพื่อส่งข้อมูลทางการเงินไปมาได้อย่างราบรื่น หากคุณกำลังสร้างสแต็กเทคโนโลยีธุรกิจของคุณ อย่าลืมดูว่ามันเชื่อมต่อกันอย่างไร

ความคิดสุดท้าย

ในฐานะธุรกิจอีคอมเมิร์ซ คุณมีแนวโน้มที่จะส่งใบแจ้งหนี้เป็นประจำ

เมื่อเข้าใจพื้นฐานของการสร้างและออกใบแจ้งหนี้ คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการนี้และทำให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณมีบันทึกที่ชัดเจนเสมอเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาเป็นหนี้คุณ

ต้องการเริ่มต้นกระบวนการออกใบแจ้งหนี้อีคอมเมิร์ซของคุณหรือไม่? ดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับ ซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาด เล็ก