คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการสร้างและจัดการเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ | การจัดการผลิตภัณฑ์ #31

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์คืออะไร?

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์คือชุดข้อความ ภาพ และวิดีโอที่อธิบายผลิตภัณฑ์ ฟังก์ชั่นของผลิตภัณฑ์ วิธีการใช้งาน และรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง วัตถุประสงค์หลักของการสร้างเอกสารประกอบคือการช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจวิธีใช้ผลิตภัณฑ์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณลักษณะขั้นสูง

เอกสารเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังสร้างผลิตภัณฑ์ดิจิทัลที่ไม่เพียงแต่ให้บริการผู้ใช้ปลายทางเท่านั้น แต่ยังรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ด้วย เช่น ช่วยให้คุณสามารถส่งออกข้อมูลไปยังแอปพลิเคชันอื่น หรือใช้การแปลเป็นภาษาท้องถิ่นหรือฐานข้อมูลการติดต่อ

ตัวอย่างเช่น เอกสารประกอบสำหรับเครื่องมือการจัดการโครงการอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการสร้างโครงการใหม่ วิธีเพิ่มสมาชิกทีมในโครงการและให้สิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเฉพาะบางงาน วิธีมอบหมายงานให้กับคนหลายคนพร้อมกัน และวิธีการ ติดตามความคืบหน้าของพวกเขา

องค์ประกอบของเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์อาจรวมถึง:

• คู่มือผู้ใช้ – เอกสารที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ การติดตั้ง การตั้งค่า และการแก้ไขปัญหา
• คู่มือผู้ใช้ – เอกสารที่อธิบายวิธีดำเนินการต่างๆ กับผลิตภัณฑ์ เช่น วิธีใช้โปรแกรมแก้ไขรูปภาพ หรือวิธีเล่นเกมคอมพิวเตอร์
• ฐานความรู้ – คอลเลกชันของบทความหรือหน้าเว็บที่ตอบคำถามที่พบบ่อยหรือให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ตัวอย่างจะเป็นส่วน "ศูนย์ช่วยเหลือ" หรือ "การสนับสนุน" บนเว็บไซต์ นอกจากนี้ยังมักใช้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับแชทบอทที่ช่วยเหลือลูกค้าอีกด้วย
• FAQ – รายการคำถามและคำตอบที่พบบ่อยเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ตัวอย่างเช่น เว็บไซต์หรือไฟล์ PDF ที่มีคำตอบสำหรับคำถามต่างๆ เช่น “ฉันจะรีเซ็ตรหัสผ่านได้อย่างไร”, “ฉันจะติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้าได้อย่างไร” หรือ "ข้อกำหนดของระบบสำหรับผลิตภัณฑ์คืออะไร"
• บทช่วยสอน – วิดีโอที่มักจะโพสต์บนเว็บไซต์ของบริษัทหรือ YouTube ที่แสดงวิธีใช้ผลิตภัณฑ์หรือทำงานบางอย่าง
• ไดอะแกรมและอินโฟกราฟิก – การแสดงโครงสร้าง ฟังก์ชัน หรือกระบวนการของผลิตภัณฑ์ในรูปแบบกราฟิก ตัวอย่างเช่น แผนภาพแสดงตัวเลือกที่ควรเลือกเมื่อกำหนดค่า API

จะสร้างเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ได้อย่างไร?

การทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมาย

ขั้นตอนแรกในการสร้างเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์คือการทำความเข้าใจผู้ชมที่จะนำเอกสารนี้ไปใช้ ตอบคำถามต่อไปนี้:

• ใครจะใช้เอกสารนี้? – จะเป็นผู้ใช้ครั้งแรกหรือผู้ใช้ขั้นสูงกว่านี้?
• ผู้ใช้จะเข้าถึงเอกสารนี้ได้เมื่อใด พวกเขากำลังมองหาข้อมูลทั่วไปหรือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสามารถของเครื่องมือ หรือวิธีแก้ไขปัญหาเฉพาะหรือไม่
• พวกเขาจะใช้มันบนอุปกรณ์อะไร? ถ้าเป็นมือถือ วีดีโอจะชัดพอมั้ย?
• ความต้องการและความคาดหวังของพวกเขาคืออะไร? ผู้ใช้จะชอบดูวิดีโอไดนามิกหรือดูไดอะแกรมมากกว่ากัน

เมื่อคุณเข้าใจผู้ชมและความต้องการของพวกเขาแล้ว คุณก็สามารถเริ่มสร้างเอกสารของคุณได้ ตัวอย่างเช่น หากกลุ่มเป้าหมายของคุณเป็นผู้ใช้มือใหม่ เอกสารควรสามารถเข้าถึงได้ทุกขั้นตอน เขียนด้วยภาษาที่เรียบง่าย เข้าใจง่าย และมีคำแนะนำโดยละเอียด

โปรดจำไว้ว่าเอกสารที่มีการจัดระเบียบอย่างดีไม่เพียงช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจผลิตภัณฑ์เท่านั้น แต่ยังช่วยประหยัดเวลาที่อาจใช้ในการค้นหาคำตอบสำหรับคำถามของพวกเขาอีกด้วย ซึ่งจะช่วยลดการเลิกใช้งาน ซึ่งก็คืออัตราเปอร์เซ็นต์ที่ลูกค้าหยุดสมัครรับบริการ

การสื่อสารที่ชัดเจน

การสร้างเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่เกี่ยวกับการเลือกรูปแบบการสื่อสารที่ถูกต้อง (เช่น วิดีโอ ภาพ ฐานความรู้) แต่ยังเกี่ยวกับการเขียนและการสื่อสารอย่างชัดเจนและรัดกุม หลักการพื้นฐานของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์มีดังนี้:

• ใช้ภาษาธรรมดา – หลีกเลี่ยงภาษาทางเทคนิคและคำศัพท์ที่ซับซ้อน ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า “เริ่มต้นโครงการ” คุณสามารถพูดว่า “เริ่มต้นโครงการ”
• เฉพาะเจาะจง – จัดเตรียมตัวอย่างเพื่อช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจวิธีใช้ผลิตภัณฑ์ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า “อนุญาตให้คุณเพิ่มสมาชิกในทีมในโครงการ” ให้พูดว่า “เพิ่มสมาชิกในทีมในโครงการโดยคลิกที่ปุ่มสีเขียวที่ด้านล่างของหน้าการจัดการโครงการ” และเพิ่มภาพหน้าจอพร้อมคำใบ้ที่มองเห็นได้ .
• หลีกเลี่ยงเสียงที่ไม่โต้ตอบ – เสียงที่กระตือรือร้นจะเข้าใจและอ่านได้ง่ายกว่า เช่น แทนที่จะพูดว่า “ผู้จัดการสามารถเริ่มโครงการได้” ให้พูดว่า “ผู้จัดการสามารถเริ่มโครงการได้”

มีหลักการอื่นๆ มากมายที่ต้องปฏิบัติตาม แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องจำไว้ว่าเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพควรเป็นที่เข้าใจสำหรับผู้ใช้ และช่วยให้พวกเขาใช้ผลิตภัณฑ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้ภาพในเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์

ภาพ เช่น รูปภาพ, GIF, วิดีโอสั้น, ไดอะแกรม และอินโฟกราฟิก สามารถปรับปรุงความเข้าใจในเอกสารประกอบของผลิตภัณฑ์ได้อย่างมาก ตัวอย่างเช่น ภาพหน้าจอที่แสดงตำแหน่งของปุ่ม "เพิ่มสมาชิกทีม" บนหน้าจะมีประโยชน์มากสำหรับผู้ใช้ครั้งแรก เมื่อสร้างเอกสารประกอบ ให้ใช้ส่วนหัวที่ชัดเจนและแบบอักษรที่เรียบง่ายเพื่อจัดระเบียบข้อความ

อัปเดตและบำรุงรักษาเอกสารผลิตภัณฑ์

เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ไม่ใช่เอกสารคงที่ จะต้องมีการปรับปรุงเป็นประจำเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงในผลิตภัณฑ์ การอัปเดตเป็นประจำถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเอกสารประกอบในการให้บริการตามวัตถุประสงค์ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังแนะนำคุณลักษณะใหม่ให้กับซอฟต์แวร์การจัดการผลิตภัณฑ์ของคุณ คุณควรอัปเดตเอกสารประกอบของผลิตภัณฑ์เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว

เผยแพร่และแจกจ่ายเอกสารผลิตภัณฑ์

การเผยแพร่และแจกจ่ายเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์มีความสำคัญพอๆ กับการสร้างเอกสารดังกล่าว คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้ง่าย ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนหรือใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอัปโหลดเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ของคุณไปยังเว็บไซต์ของคุณ หรือส่งให้ผู้ใช้โดยตรงผ่านทางอีเมล

ระบบการจัดการเอกสารชั้นนำสำหรับผู้จัดการผลิตภัณฑ์

ผู้จัดการผลิตภัณฑ์มีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยในการสร้างและจัดการเอกสารประกอบของผลิตภัณฑ์ โซลูชั่นยอดนิยม ได้แก่ :

• Google Docs เป็นบริการบนคลาวด์สำหรับการสร้างและแก้ไขเอกสาร เป็นเครื่องมือยอดนิยมสำหรับผู้จัดการผลิตภัณฑ์เนื่องจากคุณสามารถเข้าถึงได้บนอุปกรณ์ใดก็ได้ และสมาชิกในทีมหลายคนสามารถใช้ได้

• Firmbee เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการและทีมที่ครอบคลุมซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานให้เสร็จสิ้นได้จากทุกที่ในโลกแบบเรียลไทม์ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถจัดระเบียบงานของตนและเพื่อนร่วมงาน ติดตามความคืบหน้า ควบคุมงบประมาณ และดำเนินกระบวนการสรรหาบุคลากรได้อย่างง่ายดาย

• Notion คือแอปพลิเคชันการจัดการงานและโครงการที่สามารถใช้เพื่อติดตามงาน บันทึกย่อ และไฟล์ แนวคิดเป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับผู้จัดการผลิตภัณฑ์เนื่องจากมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับแต่งได้

• Zendesk Guide เป็นโซลูชันการบริการลูกค้าที่สามารถใช้เพื่อสร้างและแบ่งปันบทความฐานความรู้ Zendesk Guide เป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับผู้จัดการผลิตภัณฑ์ เนื่องจากช่วยให้พวกเขาให้การสนับสนุนและช่วยเหลือลูกค้าในการแก้ปัญหาได้

สรุป

การสร้างและการจัดการเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ถือเป็นงานที่มักถูกประเมินต่ำไป นักพัฒนาผลิตภัณฑ์ดิจิทัลจำนวนมากเชื่อว่าผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีนั้นสามารถอธิบายได้ในตัว อย่างไรก็ตาม เอกสารประกอบของผลิตภัณฑ์ควรเป็นมากกว่าคู่มือผู้ใช้

ควรเป็นเครื่องมือที่สามารถช่วยเพิ่มการรับรู้ของลูกค้าเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และวิเคราะห์ความสนใจในคุณสมบัติใหม่ ๆ รวมถึงจำนวนการดูบทความหรือคำอธิบายเฉพาะ การวิเคราะห์ดังกล่าวช่วยให้บริษัทต่างๆ จัดการผลิตภัณฑ์ของตนได้ดีขึ้นและปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ ดังนั้นจึงคุ้มค่ากับเวลาและความพยายามในการสร้างเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถให้บริการทั้งคุณและผู้ใช้ของคุณได้

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่ไม่ว่างของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน : แอนดี นิโคลส์

นักแก้ปัญหาที่มี 5 ระดับที่แตกต่างกันและแรงจูงใจที่ไม่มีที่สิ้นสุด สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของและผู้จัดการธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและหุ้นส่วน ความเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด

ดูโพสต์ทั้งหมด

การจัดการผลิตภัณฑ์:

1. ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการผลิตภัณฑ์
2. บทบาทของผู้จัดการผลิตภัณฑ์คืออะไร?
3. เหตุใดการจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์จึงมีความสำคัญ
4. จะสร้างกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไร
5. OKRs กับเป้าหมาย SMART กรอบงานใดให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
6. จะกำหนดคุณค่าที่นำเสนอได้อย่างไร?
7. การระบุความต้องการของลูกค้าและการแบ่งส่วนตลาด
8. สร้างสรรค์แนวคิดผลิตภัณฑ์ที่ชนะเลิศ เทคนิคและขั้นตอน
9. สร้างความได้เปรียบด้วยแผนงานผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพ
10. การสร้างต้นแบบผลิตภัณฑ์ดิจิทัลของคุณ
11. จะสร้าง MVP ได้อย่างไร?
12. MVP กับ MMP กับ MMF เหตุการณ์สำคัญในการพัฒนาผลิตภัณฑ์
13. การเรียนรู้การทดสอบสมมติฐาน
14. วิธีการที่ได้รับการพิสูจน์แล้วสำหรับการปรับปรุงการจัดการคุณภาพผลิตภัณฑ์
15. กลยุทธ์และยุทธวิธีในการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ให้ประสบความสำเร็จ
16. ขับเคลื่อนความสามารถในการทำกำไรผ่านการเพิ่มประสิทธิภาพผลิตภัณฑ์
17. การวัดความสำเร็จของผลิตภัณฑ์
18. ตั้งราคาสินค้าอย่างไร? กลยุทธ์การกำหนดราคายอดนิยม
19. อนาคตของการออกแบบผลิตภัณฑ์ แนวโน้มยอดนิยมและการคาดการณ์
20. เมื่อใดที่จะเลิกใช้ผลิตภัณฑ์? ปัจจัยสำคัญที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจ EOL
21. มีความคล่องตัวในการจัดการผลิตภัณฑ์
22. Scrum และ Kanban ในการจัดการผลิตภัณฑ์
23. การจัดการผลิตภัณฑ์แบบลีนคืออะไร?
24. งานที่ต้องทำ สร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าต้องการอย่างแท้จริง
25. การแฮ็กการเติบโตคืออะไร?
26. การจัดการผลิตภัณฑ์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลคืออะไร?
27. การทดสอบ A/B ในการจัดการผลิตภัณฑ์
28. เทมเพลตการจัดการผลิตภัณฑ์ที่มีประโยชน์ จะหาได้ที่ไหน?
29. เครื่องมือ Strategyzer ในการจัดการผลิตภัณฑ์
30. 5 เครื่องมือการจัดการผลิตภัณฑ์ที่มีประโยชน์
31. จะสร้างและจัดการเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ได้อย่างไร?