วิธีสร้าง eInvoice ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์

เผยแพร่แล้ว: 2022-12-13

การวิเคราะห์โดยมูลนิธิวิจัยเครดิตพบว่า โดยเฉลี่ยแล้ว ปัญหาด้านการบริหารรวมถึงใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องคิดเป็น 61% ของการชำระเงินล่าช้าจากลูกค้า นี่คือที่ที่ใบแจ้งหนี้ที่เขียนอย่างดีและถูกต้องจะช่วยให้บริษัทของคุณทำงานได้อย่างประสบความสำเร็จ มันแสดงความเป็นมืออาชีพของคุณและสร้างภาพลักษณ์ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาลูกค้าได้มากขึ้น

ในทางตรงกันข้าม ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ลูกค้าของคุณสับสน และส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการชำระเงิน ซึ่งส่งผลต่อกระแสเงินสดของคุณในที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องทราบวิธีสร้าง eInvoice สำหรับธุรกรรม B2B และตรวจสอบให้แน่ใจว่าองค์ประกอบการเรียกเก็บเงินแต่ละรายการได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง

แนวคิดของ eInvoice ยังมาพร้อมกับพร การระบาดใหญ่แม้ว่าจะยากสำหรับธุรกิจ แต่ก็ทำหน้าที่เป็นแรงผลักดันให้บริษัทจัดซื้อบางแห่งนำเทคโนโลยีไร้การสัมผัสมาใช้ (เช่น e-Invoicing) และเติบโตแบบดิจิทัลในชั่วข้ามคืน ต้องขอบคุณใบแจ้งหนี้ดิจิทัล คำถามมาถึงแล้ว จะสร้าง eInvoice ได้อย่างไร? คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์สำหรับสิ่งนั้นได้ ในบทความนี้ เราจะหาวิธีสร้าง eInvoice ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์

สารบัญ

eInvoice คืออะไร?

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ตามชื่อคือกระบวนการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในพอร์ทัลที่ได้รับการรับรองความถูกต้องโดยเครือข่ายภาษีสินค้าและบริการ (GSTN) IRN (หมายเลขอ้างอิงใบแจ้งหนี้) และรหัส QR พิเศษจะถูกสร้างขึ้นสำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แต่ละใบที่คุณสร้างขึ้น

แนวคิดสำหรับการนำ e-invoicing ไปใช้คือเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทอินเดียทั้งหมดในอุตสาหกรรมต่างๆ ใช้รูปแบบมาตรฐาน ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าองค์กรทั้งหมดยังคงปฏิบัติตามบรรทัดฐานการจัดเก็บภาษีที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

ทุกวันนี้ มีระบบซอฟต์แวร์หลายตัวในตลาดที่ช่วยให้องค์กรสามารถรับและจัดการใบแจ้งหนี้จากผู้ขายหลายราย อันที่จริง โซลูชันซอฟต์แวร์เหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ได้หลายรูปแบบ รวมถึงใบแจ้งหนี้แบบรูปภาพ ส่วนใหญ่ทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มเดียวสำหรับจัดการข้อมูลและขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเจ้าหนี้

คำแนะนำในการอ่าน: ประโยชน์ของการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ทำไม eInvoice ถึงสำคัญ?

วิธีสร้าง eInvoice ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์ภายใน

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีความสำคัญต่อธุรกิจ เนื่องจากช่วยให้วงจรการประมวลผลใบแจ้งหนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ต่อไปนี้คือเหตุผลที่สำคัญที่สุดบางประการที่คุณควรใช้ซอฟต์แวร์ eInvoice:

ช่วยลดระยะเวลาที่ใช้ในการอนุมัติ ประมวลผล ติดตาม รวมถึงการไล่ตามใบแจ้งหนี้ ในขณะเดียวกันก็ขจัดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

การออกใบแจ้งหนี้ E ช่วยเพิ่มการมองเห็นของใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ เอกสารประกอบ และสัญญาทางการเงิน ติดตามใบแจ้งหนี้และเสนอเส้นทางการตรวจสอบอย่างละเอียด

การตรวจสอบ การอนุมัติ และการชำระเงินของใบแจ้งหนี้สามารถดำเนินการได้แบบเรียลไทม์ เป็นผลให้มีข้อผิดพลาดน้อยลง เนื่องจากไม่มีปัญหาด้านความแม่นยำอีกต่อไป จึงช่วยลดกรณีการชำระเงินเกินและการชำระเงินซ้ำซ้อนได้

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นมากกว่าการประมวลผลและจัดเก็บใบแจ้งหนี้ดิจิทัล ช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดได้มากขึ้น

ระบบออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพที่สามารถช่วยให้องค์กรประหยัดเวลาและเงินในระยะยาว ในแง่ของการตรวจสอบข้ามและการตรวจสอบสถานะ

ทำให้องค์กรสามารถติดตามเงินทุกดอลลาร์ที่ประหยัดและใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างใกล้ชิด สิ่งนี้ช่วยทีมผู้นำในการติดตามค่าใช้จ่าย รวบรวมข้อมูลเชิงลึกเชิงกลยุทธ์ และหาวิธีประหยัดเงิน ซึ่งรวมถึงการให้ส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด eInvoicing เป็นทางเลือกที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมและยั่งยืน นอกจากการไม่ใช้กระดาษแล้ว องค์กรต่างๆ ยังสามารถลดค่าใช้จ่ายและการผลิตของเสียที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมซัพพลายเชนที่ใช้กระดาษได้อีกด้วย

คำแนะนำในการอ่าน: 7 ซอฟต์แวร์ e-Invoicing ฟรีสำหรับการเรียกเก็บเงินออนไลน์

วิธีสร้าง eInvoice ด้วยซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินแบบรูด

กระบวนการของ eInvoicing ทำได้ง่ายขึ้นด้วยซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินแบบ Swipe ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ GST นี้ช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดายในไม่กี่วินาทีโดยไม่มีปัญหาใดๆ Swipe สามารถสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ตามความต้องการของคุณ โดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรมที่คุณดำเนินการ

คุณสามารถเข้าถึง Swipe ได้ทุกที่และทุกเวลาโดยไม่มีข้อจำกัดด้านอุปกรณ์บนเว็บ แอพมือถือ ฯลฯ ด้วย Swipe คุณสามารถดาวน์โหลดรายงานมากกว่า 30 ฉบับที่จะให้ข้อมูลเชิงลึกสำหรับธุรกิจของคุณ รวมถึง GSTR-1 ในรูปแบบ excel และ JSON ซึ่งจะ ทำให้การยื่นแบบรายเดือนหรือรายไตรมาสของคุณเป็นเรื่องง่าย ซอฟต์แวร์รับประกันการปกป้องข้อมูลขั้นสูงสุดด้วยการเข้ารหัส SSL 256 บิต 'ระดับธนาคาร'

พูดง่ายๆ ก็คือ Swipe เป็นแอปออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบเนทีฟแบบ end-to-end ที่ให้การเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานอันทรงพลังทั้งหมดที่แผนกบัญชีของคุณต้องการเพื่อสร้างธุรกิจที่ทำกำไรและปฏิบัติตามข้อกำหนด Swipe มีธุรกิจ 4L+ ที่ใช้แอปนี้ทั่วอินเดียและให้การสนับสนุนลำดับความสำคัญในทุกภาษาของภูมิภาค

นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้าง eInvoice ด้วยซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินแบบ Swipe:

ลงทะเบียน: สิ่งที่คุณต้องทำคือลงทะเบียนบนแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงิน Swipe ด้วยหมายเลขโทรศัพท์มือถือ และเพิ่มข้อมูลธุรกิจของคุณ กระบวนการนี้ราบรื่นและง่ายมาก

เลือกเทมเพลตหรือปรับแต่ง: ซอฟต์แวร์มาพร้อมกับเทมเพลต eInvoice หลายแบบ เพียงเลือกสิ่งที่สะท้อนกับภาพลักษณ์ของแบรนด์คุณ คุณยังมีตัวเลือกในการปรับแต่งรูปแบบให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ eInvoices บน Swipe เป็นไปตามมาตรฐาน GST 100% และแนะนำโดย CA ที่มีชื่อเสียงหลายแห่ง

สร้างแบรนด์ในใบแจ้งหนี้ของคุณ: การปัดช่วยให้คุณออกแบบใบแจ้งหนี้ในลักษณะที่เข้ากับคุณลักษณะ บรรยากาศ และโทนสีของเว็บไซต์ บัญชีโซเชียลมีเดีย และหน้าเนื้อหาอื่นๆ ของคุณ สิ่งนี้ช่วยรักษาความสม่ำเสมอของแบรนด์

สร้างใบแจ้งหนี้ของคุณ: เมื่อคุณได้เปิดบัญชีของคุณ เลือกหรือปรับแต่งเทมเพลต และได้รับสิทธิ์ในการสร้างแบรนด์แล้ว ตอนนี้ส่วนที่แท้จริงของการสร้าง eInvoice ก็มาถึงแล้ว ทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ด้านล่าง:

ขั้นตอนในการสร้าง eInvoice ด้วยการเรียกเก็บเงินแบบรูด

สำหรับผู้ใช้ครั้งแรก จากแดชบอร์ดของ Swipe ให้ไปที่การตั้งค่าและเพิ่มรายละเอียดบริษัทของคุณ เช่น ชื่อบริษัท โลโก้ ที่อยู่ธุรกิจ หมายเลข GST และรายละเอียดการติดต่ออื่นๆ

ไปที่การขายและคลิกสร้างใบแจ้งหนี้ เพิ่มรายละเอียดลูกค้าของคุณด้วยหมายเลข GST

ลำดับหมายเลขใบแจ้งหนี้บน Swipe จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ หรือเพิ่มหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกันตามความต้องการของคุณ เพื่อให้คุณสามารถติดตามธุรกรรมของคุณได้

คุณสามารถเพิ่มสินค้า/บริการ ปริมาณ ราคา ส่วนลด ฯลฯ ลงในใบแจ้งหนี้

สามารถเพิ่มหมายเหตุมาตรฐาน/ ข้อกำหนดและเงื่อนไข และตัวเลือกอื่นๆ เป็นค่าเริ่มต้น และสามารถแก้ไขสำหรับแต่ละใบแจ้งหนี้ซึ่งสะดวกมาก

เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้แล้ว จากดร็อปดาวน์ให้เลือกสร้าง eInvoice จากนั้นระบบจะสร้าง eInvoice ของคุณสำเร็จในคลิกเดียว

เรียบร้อยแล้ว คุณได้สร้าง eInvoice แรกของคุณบนซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินแบบ Swipe เรียบร้อยแล้ว ต่อไป คุณสามารถแชร์ใบแจ้งหนี้ผ่านหลายช่องทาง รวมถึงอีเมล WhatsApp หรือ SMS มันง่ายมาก

บทสรุป

การใช้กระบวนการ eInvoicing เป็นหนึ่งในความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญที่สุดที่ธุรกิจในยุคปัจจุบันสามารถแข่งขันและเติบโตอย่างมีกำไร

ถึงเวลาลงทุนในซอฟต์แวร์ e-Invoicing และทำให้บริษัทของคุณเติบโต รัฐบาลหลายแห่งทั่วโลก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอินเดีย ได้ดำเนินการตามคำสั่งเพื่อดำเนินการตามกรอบการจัดเก็บภาษีแบบรวมศูนย์ การมีโปรแกรมซอฟต์แวร์ eInvoice ไว้ใช้งานจะช่วยให้ธุรกิจของคุณเสริมความแข็งแกร่งในการดำเนินงานทางการเงินได้อย่างราบรื่น