จะปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร? 8 ไอเดียดีๆ เพื่อการออกใบแจ้งหนี้ที่ดีขึ้น

คุณรู้วิธีปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้หรือไม่? ต้องใช้เวลานานและลำบากมากไหม? กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ดูเหมือนจะยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่เคยติดต่อกับบุคคลดังกล่าวมาก่อน อย่างไรก็ตาม ปรากฎว่ากระบวนการทั้งหมดสามารถอำนวยความสะดวกได้อย่างมากด้วยเครื่องมือที่ช่วยให้สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างอิสระ ต้องขอบคุณเครื่องมือดังกล่าวที่ทำให้คุณมีเวลามากขึ้น และที่สำคัญกว่านั้น คุณก็สามารถเร่งกระบวนการของกระแสการเงินได้ คุณจะปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร หากต้องการค้นหาอ่านบทความและใช้รายการตรวจสอบที่พัฒนาโดยเรา

จะปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร? – สารบัญ:

1. กำหนดเงื่อนไขของคุณเอง
2. รวบรวมข้อมูลทั้งหมด
3. ออกใบแจ้งหนี้หลังเลิกงาน
4. ใช้เทมเพลตสำเร็จรูป
5. แก้ไขข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้
6. ทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นอัตโนมัติ
7. จับตาดูกำหนดเวลาการชำระเงิน
8. ใช้แอปพลิเคชันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

กำหนดเงื่อนไขของคุณเอง

อาจทำให้คุณประหลาดใจ แต่ถึงแม้จะใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อยในระหว่างขั้นตอนการส่งข้อเสนอไปยังลูกค้าก็อาจช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างมาก มันเป็นไปได้ยังไงกัน? การนำเสนอประเด็นทางการเงินที่ชัดเจนและโปร่งใสตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่ไม่จำเป็นในภายหลัง ลูกค้าควรรู้ว่าต้องจ่ายเท่าไรและเมื่อใด ในขณะที่ยอมรับข้อเสนอของคุณ

ตัดสินใจว่าคุณจะชำระเงินตามชั่วโมงทำงานหรือตามทั้งโครงการ และระบุกำหนดเวลาการชำระเงิน หากคุณให้ส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนหน้านี้ คุณต้องแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบตั้งแต่เริ่มต้น เตือนลูกค้าของคุณเกี่ยวกับอัตราดอกเบี้ยสำหรับการชำระล่าช้า แจ้งให้พวกเขาทราบ วันไหนที่คุณออกใบแจ้งหนี้ ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการชำระเงินจะมีให้ในช่วงเริ่มต้นของความร่วมมือ โดยจะมีข้อสงสัยน้อยลงระหว่างการชำระเงินที่ลูกค้าของคุณจะมี

อย่าลืมเก็บแบบฟอร์มการจัดเตรียมทั้งหมดไว้เป็นลายลักษณ์อักษร แบบฟอร์มที่เป็นลายลักษณ์อักษรใดๆ แม้แต่อีเมลหรือข้อความจากโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีก็เพียงพอแล้ว จะเป็นอย่างไรหากคุณลืมกำหนดเงื่อนไขให้ชัดเจน – เพียงแค่ทำก่อนที่จะออกใบแจ้งหนี้ วิธีนี้คุณจะหลีกเลี่ยงคำถามที่ไม่จำเป็นหลังจากส่งใบแจ้งหนี้ การอธิบายความเข้าใจผิดทั้งหมดต้องใช้เวลา ซึ่งหมายความว่าคุณอาจได้รับการชำระเงินหลังจากที่คุณได้พูดคุยถึงประเด็นที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้วเท่านั้น

รวบรวมข้อมูลทั้งหมด

ก่อนออกใบแจ้งหนี้ ให้ตรวจสอบว่าคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับกระบวนการนี้หรือไม่ มีข้อมูลที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้แต่ละใบ ไม่มีรายการใดที่ขาดหายไป คุณจะต้องการ:

• ชื่อและนามสกุลของลูกค้า (สามารถเลือกชื่อบริษัทได้)
• ที่อยู่ของลูกค้า (ทั้งทางกายภาพและอีเมล)
• หมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า (ไม่จำเป็น แต่อำนวยความสะดวกในการติดต่อ)
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า
• วิธีการชำระเงินที่เลือก
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
• จำนวนใบแจ้งหนี้
• คำอธิบายของสถานะในใบแจ้งหนี้
• ข้อมูลสำคัญอื่นๆ สำหรับลูกค้า

การมีชุดข้อมูลดังกล่าวได้รวบรวมไว้แล้วในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ไม่ควรใช้เวลามากนัก ทำไมการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดก่อนกระบวนการออกใบแจ้งหนี้จึงเป็นประโยชน์ เมื่อคุณมีข้อมูลทั้งหมดอยู่ในมือแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องค้นหาข้อมูลในระหว่างการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถอยู่ในขั้นตอนได้

ออกใบแจ้งหนี้หลังเลิกงาน

หลังจากทำงานเสร็จแล้ว คุณยังจำรายละเอียดทั้งหมดของค่าคอมมิชชั่นได้ คุณรู้ว่าสิ่งที่อยู่ในคำสั่งหรือในข้อตกลงคืออะไร ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถสร้างคำอธิบายที่ถูกต้องในใบแจ้งหนี้ได้ แม้ว่าคุณจะมีความจำที่ดี แต่ก็ไม่ควรที่จะเลื่อนกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ออกไปจนถึงวันที่ภายหลัง

การออกใบแจ้งหนี้ควรได้รับการแจ้ง มิฉะนั้น ลูกค้าของคุณอาจคิดว่าคุณไม่จำเป็นต้องคาดหวังการชำระเงินที่รวดเร็ว นอกจากนี้ ความล่าช้าใดๆ ในการออกใบแจ้งหนี้อาจทำให้กระบวนการทั้งหมดยากขึ้นเนื่องจากมีเอกสารจำนวนมาก คุณจะต้องใช้เวลาทั้งวันในการประมวลผล

การประมวลผลเอกสารอย่างต่อเนื่องไม่เพียงแต่ช่วยให้กระจายปริมาณงานได้เท่าๆ กัน แต่ยังช่วย ลดความเสี่ยงในการละเว้นใบกำกับสินค้าใดๆ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ดีกว่าในหลาย ๆ ด้าน คุณสามารถออกได้ตลอดเวลาแม้ในช่วงสุดสัปดาห์ และส่งไปที่อีเมลของผู้รับเหมาทันที ใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษจะต้องพิมพ์และส่งเป็นจดหมายทางไปรษณีย์แบบธรรมดาในวันทำการ

ใช้เทมเพลตสำเร็จรูป

กระบวนการบางอย่างซ้ำซาก การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นหนึ่งในนั้น รูปแบบของใบแจ้งหนี้ถูกกำหนดไว้ในกฎหมาย ดังนั้นองค์ประกอบส่วนใหญ่ในใบแจ้งหนี้จึงไม่เปลี่ยนแปลง แทนที่จะคิดถึงองค์ประกอบของใบแจ้งหนี้ของคุณ ให้ใช้ เทมเพลตสำเร็จรูป

เทมเพลตสำเร็จรูปแต่ละแบบของใบแจ้งหนี้ควรมีพื้นที่สำหรับรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด ไม่มีอะไรจะสูญหายได้ เพียงกรอกข้อมูลในช่องว่างและใบแจ้งหนี้ของคุณก็เสร็จเรียบร้อย ในขั้นตอนนี้ ฐานข้อมูลของคุณพร้อมรายละเอียดที่จำเป็นจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง โดยปกติ เทมเพลตอาจปรับให้เข้ากับลักษณะของกิจกรรมของคุณได้ มีเทมเพลตหลายประเภทให้คุณเลือก บางส่วนเป็นแบบดั้งเดิมและเป็นทางการ ส่วนอื่นๆ แสดงการออกแบบที่น่าสนใจ หรือรูปแบบเน้นที่ความโปร่งใส ในการปรับเทมเพลตให้เข้ากับความต้องการของคุณเอง คุณสามารถเพิ่มโลโก้ของบริษัทหรือใช้สีที่เกี่ยวข้องกับแบรนด์ของคุณ

แก้ไขข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้

การใช้เทมเพลตช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้เกือบทั้งหมด เทมเพลตมักจะมีองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดของใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม ข้อผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา ก่อนส่งเอกสารของคุณให้กับลูกค้า โปรดตรวจสอบอย่างละเอียด และอย่าลืมเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ของคุณกับคำสั่งซื้อหรือข้อตกลง ทางที่ดีควรตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดก่อนส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า แทนที่จะทำการแก้ไขใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะทำให้รอการชำระเงินนานขึ้น

ทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นอัตโนมัติ

การดำเนินการส่วนใหญ่สามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์สามารถช่วยในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้เช่นกัน คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลลูกค้าของคุณเองได้ - คุณต้องป้อนข้อมูลลงในระบบเพียงครั้งเดียวจึงจะสามารถใช้งานได้ในภายหลัง ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่ดีจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดระหว่างกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ทำไม คุณมีรายละเอียดของลูกค้า จำนวนเงิน และคำอธิบายเหมือนกัน ทั้งหมดที่คุณต้องทำคือตั้งวันที่หรือความถี่ของการชำระเงิน และโปรแกรมจะดำเนินการส่วนที่เหลือ ง่ายกว่าในกรณีของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ – ซอฟต์แวร์สามารถออกและส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าได้ เป็นการปรับปรุงอย่างมากในการประมวลผลใบแจ้งหนี้

จับตาดูกำหนดเวลาการชำระเงิน

กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ไม่เพียงแต่รวมถึงการออกใบแจ้งหนี้และส่งไปยังลูกค้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการชำระเงิน ให้ตรงเวลาอีกด้วย เป็นการดำเนินการสุดท้ายในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมด แต่ก็ยังไม่สำคัญน้อยที่สุด การติดตามกำหนดเวลาการชำระเงินทั้งหมดอย่างต่อเนื่องจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง

บางครั้งหลังจากวันที่ชำระเงิน คุณยังไม่มีเงินในบัญชีของคุณ คุณอาจส่งคำเตือนถึงลูกค้าอย่างอ่อนโยน - ไหวพริบและความสุภาพเป็นสิ่งสำคัญมากที่นี่ ลูกค้ามีสิทธิที่จะจ่ายเงินในนาทีสุดท้ายและแม้แต่ความล่าช้าเล็กน้อยก็ไม่สามารถเป็นสาเหตุของการตำหนิที่เข้มงวดได้ การรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าไว้จะดีกว่า แม้ว่าคุณจะต้องยืนยันความสนใจก็ตาม

ใช้แอปพลิเคชันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ให้ใช้แอปพลิเคชันใบแจ้งหนี้ - จะช่วยให้ทันกับนโยบายที่เกณฑ์ข้างต้นทั้งหมด โดยปกติ แอปพลิเคชันจะมีฟังก์ชันต่างๆ เช่น เทมเพลตสำเร็จรูป ฐานข้อมูลของลูกค้า และโมดูลการกำหนดที่อยู่

แอปพลิเคชันการออกใบแจ้งหนี้ช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดด้านตัวเลข ด้วยการคำนวณอัตโนมัติ ฟังก์ชันเพิ่มเติมช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นประจำ การส่งการแจ้งเตือน และการตรวจสอบสถานะการชำระเงิน หรือแม้แต่การส่งความต้องการชำระเงินให้กับลูกหนี้

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest

ผู้เขียน: Andy Nichols

นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด

ดูกระทู้ทั้งหมด