วิธีรักษาข้อมูลนายจ้างให้ปลอดภัยเมื่อทำงานจากระยะไกลใน 5 ขั้นตอน

หากคุณเคยทำงานจากที่บ้าน คุณจะคุ้นเคยกับประสบการณ์นี้เป็นอย่างดี คุณและครอบครัวจะได้รับประโยชน์อย่างมากจากความจริงที่ว่าคุณสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลาที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตาม หมายความว่าต้องมีข้อกำหนดเพิ่มเติมบางประการในฐานะองค์กรในนโยบายผู้ปฏิบัติงานระยะไกลของคุณ และเราไม่ได้หมายถึงการพาทุกคนไปเที่ยวอย่างสนุกสนาน เช่น ไปเที่ยวพักผ่อนอย่างมีระดับที่นิวยอร์กซิตี้ (แม้ว่าจะดีมากก็ตาม) ต่อไปนี้เป็นวิธีการห้าวิธีที่องค์กรสามารถใช้เพื่อปกป้องข้อมูลของตน และยังคงอนุญาตให้มีตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นสำหรับพนักงานของตน

การปกป้องข้อมูลคืออะไร

‍

การปกป้องข้อมูลเป็นวิธีการที่ข้อมูลได้รับการปกป้องจากภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น เช่น การแฮ็ก การสแปม การสูญหาย และการประนีประนอม และในกรณีของบริษัท ข้อมูลจะถูกรักษาความปลอดภัยด้วยวิธีที่ปลอดภัยซึ่งสามารถกู้คืนได้ทันทีหลังจากข้อมูลสูญหายและการละเมิดข้อมูลจากกิจกรรมที่เป็นอันตราย ดังนั้น การปกป้องข้อมูลจากภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดจึงเรียกว่าการปกป้องข้อมูล บริษัทต่างๆ ดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยจากการขู่กรรโชก การแฮ็ก และการขโมยข้อมูลประจำตัวทุกประเภท

‍

กฎสากลหลายข้อควบคุมการใช้และการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (PII) กฎหมายต่างๆ เช่น Children's Online Privacy Protection Act และ EU's Data Protection Act (GDPR) จะควบคุมวิธีการใช้และจัดเก็บข้อมูลนี้ (CCPA)

‍

องค์กรต้องมั่นใจว่าข้อมูลดังกล่าวถูกใช้ ประมวลผล และรักษาความปลอดภัยอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้มั่นใจว่าเฉพาะผู้ที่ต้องการข้อมูลเท่านั้นที่เข้าถึงได้

เหตุใดการปกป้องข้อมูลการทำงานระยะไกลจึงมีความสำคัญ

การปกป้องข้อมูลมีความท้าทายมากขึ้นเนื่องจากการทำงานจากระยะไกลเพิ่มมากขึ้น

การกระจัดกระจายของข้อมูลมีแนวโน้มมากขึ้นเนื่องจากพนักงานส่งข้อมูลจำนวนมากขึ้นทางอีเมล รหัสผ่านเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานมักไม่ปลอดภัย เป็นไปไม่ได้ที่จะรู้ว่าพนักงานใช้มาตรการป้องกันที่สมเหตุสมผลทั้งหมดเพื่อปกป้องข้อมูลหรือไม่ และมีแพลตฟอร์มอีกมากมายบนของคุณ เครือข่ายเนื่องจากผู้สื่อสารโทรคมนาคมใช้เน็ตบุ๊กและเครื่องอื่นๆ เพื่อเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ของคุณ

‍

เหตุผลส่วนใหญ่เหล่านี้คือสาเหตุส่วนหนึ่งที่ทำให้บริษัทต่างๆ มีความเสี่ยงมากกว่าที่เคยเนื่องจากการทำงานจากระยะไกล ทำให้โซลูชันการปกป้องข้อมูลมีความสำคัญ

ขั้นตอนในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลนายจ้าง

แนวคิดกว้างๆ ของ "การปกป้องข้อมูล" ครอบคลุมแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดจำนวนหนึ่ง รวมถึงการฝึกสอน การเข้ารหัส การจัดการข้อมูล การป้อนข้อมูลที่อนุญาต นโยบายการสำรองและกู้คืนข้อมูล ไฟร์วอลล์ โซลูชันการรักษาความปลอดภัย และความสมบูรณ์ของเครือข่ายที่เหมาะสม

‍

เราได้จัดทำรายการหลักปฏิบัติที่แนะนำไว้ให้คุณทราบเมื่อคุณสร้างนโยบายการปกป้องข้อมูลสำหรับผู้ปฏิบัติงานทางไกลตามนโยบายนี้

1- ใช้รหัสผ่านสำหรับการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากระยะไกล

การตั้งค่ารหัสผ่านสำหรับการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากระยะไกลเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่เป็นขององค์กรของคุณ แปดอักขระเป็นขั้นต่ำเปล่าสำหรับความยาวของรหัสผ่าน และต้องมีทั้งความยากและความคิดริเริ่ม

• สำหรับแต่ละเว็บไซต์ ใช้รหัสผ่านแยกต่างหาก คุณอาจมีการละเมิดข้อมูลหากเว็บไซต์หนึ่งตกเป็นเป้าหมาย และแฮ็กเกอร์เข้าถึงบันทึกทั้งหมดของคุณได้เนื่องจากคุณใช้รหัสผ่านเดียวกันสำหรับบัญชีออนไลน์ทั้งหมดของคุณ
• อย่าใช้รหัสผ่านที่ปลอดภัยที่มีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น "ฉันรักแม่ของฉัน" วันเกิดของคุณ หรือชื่อสกุลของคุณ หากข้อมูลประเภทนี้ถูกโพสต์อย่างถาวรทางออนไลน์โดยเปลือยเปล่า คนที่รู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่สามารถค้นหาสิ่งที่พูดเป็นภาษาอังกฤษธรรมดาได้อย่างรวดเร็วโดยการค้นหาใน Google หรือเว็บไซต์อื่นๆ ทั้งหมด (เช่น Facebook)!
• การแฮ็กบัญชีของคุณทำได้ยากขึ้นหากรหัสผ่านของคุณซับซ้อนและมีทั้งตัวอักษรและตัวเลข รหัสผ่านของคุณควรคาดเดาไม่ได้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ ดังตัวอย่าง หากคุณไม่ทราบว่าการเข้าสู่ระบบของคุณจะทำให้ใครก็ตามที่พยายามเข้าถึงโปรไฟล์ของคุณยากขึ้นในการระบุว่าสุนัขอาศัยอยู่ในสถานะใด หรือดวงตาสีอะไร (หรือแพลตฟอร์มใดก็ตาม)

‍

2- ตรวจสอบการเข้ารหัสข้อมูล

สิ่งสำคัญคือต้องระลึกไว้เสมอว่าการเข้ารหัสข้อมูลยังคงเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี แม้ว่าคุณจะทำงานในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยก็ตาม ข้อมูลสามารถได้รับการปกป้องผ่านการเข้ารหัสในขณะที่ข้อมูลไม่ได้ใช้งานและอยู่ระหว่างการเดินทางระหว่างระบบ (เช่น เมื่อคุณส่งไฟล์ผ่านอินเทอร์เน็ต)

‍

กระบวนการเข้ารหัสในการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์คือการแปลงข้อมูลที่เข้าใจเป็นข้อมูลที่เข้ารหัส ข้อมูลที่ได้รับการเข้ารหัสไม่สามารถเข้าถึงหรือจัดการได้จนกว่าจะได้รับการถอดรหัส

‍

นั่นคือเหตุผลที่องค์ประกอบพื้นฐานของความปลอดภัยของข้อมูลคือการเข้ารหัส เป็นวิธีการที่รวดเร็วที่สุดและอาจสำคัญที่สุดในการรับประกันว่าข้อมูลบนพีซีจะไม่ถูกนำไปใช้และเข้าถึงโดยผู้อื่นที่ตั้งใจใช้ข้อมูลนั้นในทางที่ผิด

‍

มีโอกาสเสมอที่ผู้ที่ต้องการเข้าถึงจะแฮ็กเข้าสู่ระบบของคุณและหาวิธีแก้ไขแม้ว่าจะไม่มีใครรู้รหัสผ่านของคุณก็ตาม

‍

นอกจากนี้ การเข้ารหัสยังช่วยให้แน่ใจว่าแม้มีคนเข้าถึงโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ของคุณในขณะที่คุณออฟไลน์ (เช่น ขณะเดินทาง) พวกเขาจะไม่สามารถดูข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใดๆ เช่น ข้อมูลธนาคารหรือข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ เช่น วันเกิดและที่อยู่ เพราะมันเป็นไปไม่ได้เลยหากไม่มีรหัสผ่าน!

ประโยชน์ของการเข้ารหัส

• เนื่องจากผู้คนและธุรกิจจำนวนมากใส่ข้อมูลของตนไว้ในระบบคลาวด์ ความปลอดภัยของระบบคลาวด์จึงเป็นสิ่งสำคัญ ข้อมูลส่วนตัวจะได้รับการดูแลโดยใช้พื้นที่จัดเก็บแบบเข้ารหัส ลูกค้าจะต้องแน่ใจอย่างแน่นอนว่าข้อมูลได้รับการปกป้องในขณะที่ข้อมูลอยู่ระหว่างการขนส่ง ใช้งาน และถูกจัดเก็บเมื่อไม่มีการใช้งาน
• โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากเกิดโรคระบาด หลายๆ องค์กรได้สร้างสำนักงานผ่านดาวเทียม เนื่องจากข้อมูลถูกรวบรวมจากสถานที่หลายแห่ง จึงอาจมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ การเข้ารหัสช่วยป้องกันการละเมิดข้อมูลและการทำลายข้อมูล
• เมื่อใช้การยืนยัน การเข้ารหัสจะถูกใช้เพื่อแสดงความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล การป้องกันการคัดลอกและการจัดการเสรีภาพทางอินเทอร์เน็ตไม่สามารถทำได้หากไม่มีการเข้ารหัส
• สามารถลบข้อมูลได้ด้วยการเข้ารหัส โปรแกรมกู้คืนข้อมูลสามารถกู้คืนข้อมูลที่สูญหายได้ในบางครั้ง แต่ถ้าคุณเข้ารหัสเนื้อหาไว้ล่วงหน้าและละทิ้งคีย์ จุดเดียวที่อาจกู้คืนได้คือข้อความไซเฟอร์เท็กซ์ ไม่ใช่ข้อมูลดั้งเดิม

3- ชอบการรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัย

ธุรกิจจำนวนมากต้องการการยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย และการใช้มันเป็นความคิดที่ดี เป็นมาตรการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมที่สามารถช่วยในการป้องกันการโจรกรรมข้อมูล หากคุณทำงานจากระยะไกลกับนายจ้างของคุณ คุณอาจต้องแน่ใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใดๆ จากบริษัทไม่สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลอื่นที่สามารถเข้าถึงบัญชีหรือคอมพิวเตอร์ของคุณ และการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัยก็เป็นวิธีหนึ่งที่คุณสามารถทำได้ นี้.

คุณมักจะได้ยินเกี่ยวกับการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย (2FA) แต่ก็มีประเภทอื่นๆ อีก:

• โทเค็นรหัสผ่านแบบใช้ครั้งเดียว (OTP) คือรหัสผ่านแบบใช้ครั้งเดียวที่ไม่ซ้ำใครที่ส่งทาง SMS หรืออีเมล ซึ่งต้องป้อนเพื่อให้ผู้ใช้เข้าถึงบัญชีของตนได้
• ค่อนข้างง่ายสำหรับแฮ็กเกอร์ที่พยายามเข้าสู่ระบบผ่านการโจมตีแบบฟิชชิ่งในบัญชีพนักงาน อย่างไรก็ตามพวกเขาทำ

4- เคล็ดลับในการรักษาความปลอดภัยอุปกรณ์พกพา

เนื่องจากการแพร่หลายของสมาร์ทโฟนในสังคมสมัยใหม่ เรื่องของความปลอดภัยทางดิจิทัลจึงกลายเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เรามักได้รับคำเตือนให้อัปเดตระบบปฏิบัติการและโปรแกรมของเราอยู่เสมอ เปลี่ยนรหัสผ่าน ระมัดระวังเมื่อใช้เว็บไซต์บางแห่ง และอื่นๆ

‍

• เข้ารหัสข้อมูลบนอุปกรณ์พกพา
• เพื่อให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยเมื่อคุณใช้ Wi-Fi สาธารณะ คุณควรซื้อและดาวน์โหลดบริการ VPN เสมอ เนื่องจาก VPN จะช่วยเข้ารหัสข้อมูลของคุณสำหรับแฮ็กเกอร์และรักษาความเป็นส่วนตัวของคุณ จำไว้ว่าอย่าไปใช้ VPN ฟรีเพราะจะไม่รักษาความปลอดภัยข้อมูลจากแฮกเกอร์ VPN พรีเมียมจะทำงานได้ดีที่สุดเสมอ
• นอกจากนี้ ให้สร้างรหัสผ่านที่รัดกุมซึ่งคุณไม่แชร์กับใครและใช้เครื่องมือจัดการรหัสผ่านเพื่อจัดการรหัสผ่าน (นี่เป็นสิ่งสำคัญหากคุณทำงานจากระยะไกล)
• นอกจากนี้ ติดตั้งซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสบนอุปกรณ์มือถือของคุณ และอย่าลืมอัปเดตซอฟต์แวร์บ่อยๆ เพื่อให้สามารถตรวจจับภัยคุกคามใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นได้ มัลแวร์บางตัวสามารถใช้ประโยชน์จากข้อบกพร่องในระบบปฏิบัติการหรือแอปพลิเคชันรุ่นเก่าก่อนที่นักพัฒนาซอฟต์แวร์จะมีโอกาสแก้ไขได้

‍

แม้ว่าการแหกคุกหรือรูทโทรศัพท์ของคุณอาจดูน่าสนใจและใช้แอพของบุคคลที่สามที่สัญญาว่าจะเพิ่มความสามารถและเปิดเผยความสามารถเพิ่มเติม ต่อต้านการกระตุ้น เนื่องจากแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่บนอินเทอร์เน็ตจำนวนมากมีไวรัสและการแฮ็กที่ตั้งใจรวบรวมรายละเอียดส่วนตัวจากอุปกรณ์ของคุณ Google และ Apple ต่างมีเกณฑ์ที่เข้มงวดเกี่ยวกับแอปที่ได้รับอนุญาตในร้านค้าของตน แม้ว่าจะไม่รับประกันเครือข่ายที่เป็นส่วนตัวที่สุด แต่การยึดติดกับซอฟต์แวร์อย่างเป็นทางการเป็นขั้นตอนที่สำคัญและมักข้ามขั้นตอนในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ

5- สนับสนุนการรักษาความปลอดภัยขององค์กร

สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงวิธีที่พวกเขาสามารถสนับสนุนการรักษาความปลอดภัยขององค์กรได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาตระหนักถึงคุณค่าของการรักษาความปลอดภัยและสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาในแง่ของการมีส่วนร่วมในการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

‍

ด้วยข้อมูลนี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณจะเตรียมพร้อมสำหรับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการปกป้องข้อมูลของนายจ้าง นี่คือบางประเด็นที่ต้องติดตาม

สิ่งที่ควรเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายสำหรับผู้ปฏิบัติงานทางไกล

‍

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการรักษาความปลอดภัยที่องค์กรของคุณมีไว้สำหรับพนักงานทางไกลได้รับการบันทึกไว้อย่างเพียงพอ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณมีนโยบายรหัสผ่านที่เข้มงวดซึ่งกำหนดให้พนักงานใช้รหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันสำหรับทุกเว็บไซต์ที่เข้าใช้
• ขอให้พนักงานของคุณเข้าสู่ระบบโดยใช้การยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัยเสมอ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจวิธีการทำงาน (หากยังไม่ได้ดำเนินการ)
• ระบบจะถูกใช้งานโดยผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเท่านั้น
• ระบบต้องอนุญาตเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตซึ่งมี "จำเป็นต้องรู้" สิทธิ์ความรู้นั้นๆ เท่านั้นจึงจะเข้าถึง แก้ไข และทำลายข้อมูลได้เพื่อเอาชนะข้อจำกัดเหล่านี้
• ผู้เข้าร่วมระบบมีหน้าที่รับผิดชอบในการกระทำที่เกิดขึ้นขณะใช้งาน

‍