วิธีโทรติดต่อธุรกิจให้ประสบความสำเร็จและทำให้เป็นอัตโนมัติ

การเรียนรู้ที่จะกำหนดเวลาการโทรทางธุรกิจทั้งหมดให้สำเร็จเป็นสิ่งสำคัญสำหรับมืออาชีพและธุรกิจที่ต้องการเพิ่ม ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลสูงสุด

บทความนี้เจาะลึกวิธีการต่างๆ เพื่อลดความซับซ้อนของการโทรขาย การจัดการชุมนุม และการดูแลการสื่อสารทางโทรศัพท์

ตั้งแต่การทำความเข้าใจความต้องการเฉพาะทางธุรกิจของคุณไปจนถึงการตั้งค่าและการตรวจสอบระบบโทรศัพท์ของคุณ เราจะแบ่งข้อมูลให้คุณทีละขั้นตอน

เอาล่ะ เรามาเริ่มกันเลยดีกว่า!

5 ขั้นตอนสู่ระบบการโทรเพื่อธุรกิจที่ดีขึ้น

1. เข้าใจความต้องการทางธุรกิจของคุณ
2. เลือกระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนจริงที่เหมาะสม
3. ตั้งค่าระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนของคุณ
4. ทำให้การโทรติดต่อธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ
5. ตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบโทรศัพท์

1. เข้าใจความต้องการทางธุรกิจของคุณ

เพื่อกำหนดเวลาการโทรทางธุรกิจทั้งหมดให้สำเร็จ สิ่งสำคัญอันดับแรกคือต้องเข้าใจความต้องการเฉพาะทางธุรกิจของคุณ

• ระบุผู้โทรของคุณ

ธุรกิจต่างๆ มีผู้โทรประเภทต่างๆ กัน: ลูกค้า คู่ค้า ผู้ขาย หรือสมาชิกในทีม การระบุผู้ที่จะโทรหาจะช่วยปรับแต่งระบบกำหนดเวลาการโทรที่ตอบสนองความต้องการและความชอบของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น หากผู้โทรของคุณส่วนใหญ่เป็นลูกค้าต่างประเทศ World Clock Meeting Planner สามารถช่วยค้นหาเวลาที่เหมาะสมสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

• กำหนดเป้าหมายของคุณ

การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับการจัดตารางการโทรทำให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและจัดสรรทรัพยากรให้สอดคล้องกัน

วัตถุประสงค์ทั่วไปบางประการ ได้แก่ การลดสายที่ไม่ได้รับ การปรับปรุงอัตราความพึงพอใจของลูกค้า หรือการปรับปรุงกระบวนการสื่อสารภายในภายในทีม

• กำหนดทรัพยากรของคุณ

  • ความพร้อมของพนักงาน : ประเมินจำนวนสมาชิกในทีมที่จัดการกับสายเรียกเข้า
  • ข้อจำกัดด้านงบประมาณ : พิจารณาข้อจำกัดทางการเงินโดยเปรียบเทียบแผนต่างๆ ของผู้ให้บริการ
  • โครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิค : ประเมินโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคที่มีอยู่ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าเข้ากันได้กับระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนที่เลือก

การพิจารณาปัจจัยเหล่านี้จะช่วยให้คุณพัฒนาความเข้าใจที่ครอบคลุมเกี่ยวกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดกำหนดการการโทรทั้งหมดโดยใช้ระบบโทรศัพท์เสมือนของธุรกิจ

ที่มา: Shutterstock

2. เลือกระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนจริงที่เหมาะสม

เพื่อกำหนดเวลาการโทรทางธุรกิจทั้งหมดให้สำเร็จ การเลือกระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนจริงที่ตรงกับความต้องการและข้อกำหนดเฉพาะของคุณเป็นสิ่งสำคัญ

• พิจารณาคุณสมบัติและประโยชน์

เมื่อประเมิน ระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือน แบบต่างๆ ให้เน้นที่คุณลักษณะที่เสนอซึ่งเกี่ยวข้องกับความต้องการขององค์กรของคุณ ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณา:

• ตัวเลือกการกำหนดเส้นทางการโทร : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบสามารถกำหนดเส้นทางการโทรได้อย่างมีประสิทธิภาพตามเวลาของวันหรือความพร้อมของเจ้าหน้าที่
• การผสานรวมกับเครื่องมืออื่นๆ : ตรวจสอบว่าระบบทำงานร่วมกับแอปปฏิทินยอดนิยมอย่าง Google ปฏิทินหรือ Microsoft Outlook ได้อย่างราบรื่นหรือไม่ เพื่อให้จัดกำหนดการได้ง่ายขึ้น
• ความสามารถในการวิเคราะห์ : ระบบโทรศัพท์เสมือนที่ยอดเยี่ยมควรให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแนวโน้มปริมาณการโทร สายที่ไม่ได้รับ และเมตริกประสิทธิภาพของเจ้าหน้าที่
• การสนับสนุนแอพมือถือ : ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแอพมือถือที่ใช้งานง่ายเพื่อจัดการการโทรในขณะที่คุณไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน

• เปรียบเทียบราคาและแผน

ผู้ให้บริการต่างๆ อาจเสนอโครงสร้างราคาที่หลากหลาย ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้หรือจำนวนนาทีต่อเดือน

ใช้เวลาในการเปรียบเทียบราคาระหว่างผู้ขายหลายรายเพื่อหารายที่เหมาะกับงบประมาณของคุณในขณะที่ยังคงให้ฟังก์ชันที่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น สำรวจตัวเลือกต่างๆ เช่น RingCentral ซึ่งมีแผนการกำหนดราคาที่ยืดหยุ่นสำหรับธุรกิจที่มีขนาดต่างๆ กัน

• อ่านบทวิจารณ์และคำรับรอง

ก่อนตัดสินใจใช้ ระบบโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจ โปรด อ่านบทวิจารณ์และคำรับรองจากผู้ใช้รายอื่นเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับปัญหาหรือข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้น

เว็บไซต์ต่างๆ เช่น G2 และ Capterra นำเสนอบทวิจารณ์ที่ผู้ใช้สร้างขึ้น ซึ่งช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างรอบรู้โดยอิงจากประสบการณ์จริง

สรุปแล้ว การเลือกระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนจริงที่เหมาะสมนั้นมีความสำคัญต่อการจัดตารางเวลาการโทรทางธุรกิจทั้งหมดของคุณให้ประสบความสำเร็จ

ที่มา: Shutters tok

3. ตั้งค่าระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนของคุณ

เมื่อคุณระบุระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับบริษัทของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มกำหนดค่าและสร้างระบบเพื่อให้การจัดกำหนดการการโทรทั้งหมดเป็นไปอย่างราบรื่น

• สร้างบัญชีและเลือกแผน

ขั้นแรก สร้างบัญชีกับผู้ให้บริการที่คุณเลือกเพื่อเริ่มตั้งค่าระบบโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจของคุณ

ในระหว่างขั้นตอนนี้ ให้ตรวจสอบแผนที่มีอยู่และตัวเลือกการกำหนดราคาอย่างรอบคอบเพื่อค้นหาแผนที่สอดคล้องกับข้อจำกัดด้านงบประมาณและข้อกำหนดคุณลักษณะของคุณ

• กำหนดการตั้งค่าและการกำหนดลักษณะ

หลังจากเลือกแผนที่เหมาะสมแล้ว ให้ดำเนินการต่อโดยกำหนดการตั้งค่าต่างๆ ภายในอินเทอร์เฟซระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือน

• การโอนสาย : ตั้งกฎสำหรับโอนสายเรียกเข้าไปยังสมาชิกในทีมหรือแผนกเฉพาะตามเกณฑ์ เช่น หมายเลขผู้โทรหรือช่วงเวลาของวัน
• ข้อความทักทาย : บันทึกคำทักทายส่วนบุคคลที่จะเล่นเมื่อผู้โทรติดต่อถึงสายหลักของคุณก่อนที่จะส่งต่อตามนั้น
• เมนูเสียง (IVR) : สร้างเมนูเสียงตอบรับแบบโต้ตอบที่ช่วยให้ผู้โทรไปยังส่วนต่างๆ โดยใช้ปุ่มกดหรือคำสั่งเสียง
• การตั้งค่ากำหนดการ : กำหนดชั่วโมงที่ว่างสำหรับสายเรียกเข้า

การกำหนดค่าเหล่านี้จะช่วยให้มั่นใจว่าผู้โทรและสมาชิกในทีมจะได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นและเป็นมืออาชีพ

• เชื่อมต่อกับบริการอื่นๆ

หากระบบโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจของคุณเสนอการผสานรวมกับบริการอื่นๆ เช่น ซอฟต์แวร์ CRM หรือแอปพลิเคชันปฏิทิน ให้ใช้การเชื่อมต่อเหล่านี้เพื่อปรับปรุงกระบวนการกำหนดเวลาการโทรให้ดียิ่งขึ้น

การทำเช่นนี้ช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

การตั้งค่าระบบโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะจัดการการโทรทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ที่มา: Shutterstock

4. ทำให้การโทรติดต่อธุรกิจของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ

กำหนดเวลาการโทรติดต่อธุรกิจของคุณได้ง่ายๆ โดยใช้เครื่องมือและกลยุทธ์ที่เหมาะสม

• ทำให้กระบวนการจัดตารางเวลาเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยเครื่องมือซอฟต์แวร์

การใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ เช่น Calendly , POWR Appointments , Acuity Scheduling หรือ ScheduleOnce สามารถช่วยปรับปรุง การจองนัดหมาย และจัดการตารางการโทร

แพลตฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้ลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานจองช่วงเวลาตามความพร้อมของคุณ และยังเสนอการผสานรวมกับระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนจริงยอดนิยม

• ใช้การรวมปฏิทินเพื่อการตั้งเวลาอย่างราบรื่น

การรวมปฏิทินช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับการนัดหมาย และ ลดความเสี่ยงของความขัดแย้งในการจัดกำหนดการ

โชคดีที่ระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนส่วนใหญ่มีตัวเลือกการผสานรวมกับแอปพลิเคชันปฏิทินยอดนิยม เช่น Google ปฏิทิน, Microsoft Outlook หรือ Apple iCal

• ใช้ประโยชน์จากการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น

ในยุคปัจจุบัน ระบบโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่มีฟีเจอร์เตือนความจำในตัวที่ให้คุณปรับแต่งการเตือนความจำได้

การใช้การแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือ SMS สามารถช่วยลดการไม่ปรากฏตัวและการยกเลิกในนาทีสุดท้าย ในการดำเนินการดังกล่าว ให้ปรึกษาแหล่งข้อมูลสนับสนุนที่ถูกต้องเพื่อขอคำแนะนำ

ด้วยการใช้กลยุทธ์เหล่านี้และใช้ระบบโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจที่เชื่อถือได้ คุณจะมีความพร้อมในการจัดการตารางการโทรของคุณได้อย่างราบรื่น

5. ตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบโทรศัพท์

การตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้มั่นใจถึงประสิทธิภาพและทำการปรับปรุงตามความจำเป็น

• ติดตามปริมาณการโทรและรูปแบบการใช้งาน

การติดตามปริมาณการโทรและรูปแบบการใช้งานเมื่อเวลาผ่านไปเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถใช้ เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล ในตัวจากระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนส่วนใหญ่หรือแอปพลิเคชันของบุคคลที่สาม เช่น CallRail เพื่อรวบรวมข้อมูลนี้

• วิเคราะห์ข้อมูล

การวิเคราะห์ข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือน โดยพิจารณาว่าจะช่วยเปิดเผยส่วนที่ต้องปรับปรุงหรือเติบโต

เมตริกสำคัญบางอย่างที่ต้องวิเคราะห์ ได้แก่ เวลาพักสายเฉลี่ย เวลาสนทนาเฉลี่ย และอัตราการละทิ้งการโทร

คุณยังสามารถใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อระบุข้อซักถามและแนวโน้มความชอบของลูกค้าได้อีกด้วย ด้วยการใช้ข้อมูลเชิงลึกที่รวบรวมจากการสอบถามและความชอบของลูกค้า ธุรกิจสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

• ปรับการตั้งค่า

เมื่อคุณระบุจุดที่ต้องปรับปรุงหรือเติบโตผ่านการวิเคราะห์ข้อมูลแล้ว จำเป็นต้องปรับการตั้งค่าระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนของคุณให้สอดคล้องกัน

นี่คือการปรับเปลี่ยนที่อาจเกิดขึ้น:

• เปลี่ยนกฎการกำหนดเส้นทางเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมที่เหมาะสมที่สุดจะได้รับสาย
• ปรับตัวเลือกการระงับเพลงหรือข้อความหากลูกค้าแสดงความไม่พอใจกับองค์ประกอบเหล่านี้
• รวมคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การต่อสายอัตโนมัติหรือระบบตอบรับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR) เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของผู้โทร

การตรวจสอบเป็นประจำจะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของระบบโทรศัพท์ธุรกิจเสมือนได้อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้รับประสบการณ์ที่ดีทั้งผู้โทรและพนักงาน

การรับทราบความก้าวหน้าในด้านเทคโนโลยีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการติดตามความคืบหน้าและการปรับปรุงเพิ่มเติมตามความจำเป็น

ที่มา: Shutterstock

ในฐานะมืออาชีพ การจัดตารางการโทรเพื่อธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญต่องานของคุณ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณเชี่ยวชาญในงานที่ทำอยู่ได้สำเร็จ

5 ขั้นตอนในการกำหนดเวลาการโทรทางธุรกิจทั้งหมดให้สำเร็จ

1. ระบุผู้เข้าร่วมและความพร้อม
2. เลือกเวลาที่ดีที่สุด
3. ใช้แอปพลิเคชันปฏิทินหรือแอปจัดกำหนดการประชุม
4. ส่งคำเชิญ
5. เคารพขอบเขตส่วนบุคคล

1. ระบุผู้เข้าร่วมและความพร้อม

คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการหรือเครื่องมือการรวมปฏิทินเพื่อทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น

ก่อนกำหนดเวลาการโทร ให้ระบุผู้เข้าร่วมทั้งหมดและความพร้อมของพวกเขา มันจะช่วยให้คุณหาเวลาที่เหมาะสมสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

2. เลือกเวลาที่ดีที่สุด

เวลาที่ดีที่สุดในการโทรติดต่อธุรกิจคือระหว่าง 9.00 น. ถึง 17.00 น. ในเขตเวลาท้องถิ่นของผู้รับ

อย่างไรก็ตาม อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความชอบและตารางการทำงานของแต่ละคน พิจารณาใช้ตัวแปลงโซนเวลาเมื่อนัดหมายการโทรระหว่างประเทศ

3. ใช้แอปพลิเคชันปฏิทินหรือแอปจัดกำหนดการประชุม

คุณสามารถกำหนดเวลาการโทรโดยใช้แอปพลิเคชันปฏิทิน เช่น Google ปฏิทินหรือ Microsoft Outlook เพื่อสร้างกิจกรรมที่มีวันที่และเวลาเฉพาะ

คุณยังสามารถใช้แอพจัดกำหนดการประชุมโดยเฉพาะ ซึ่งช่วยค้นหาเวลาที่สะดวกร่วมกันสำหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

4. ส่งคำเชิญ

เมื่อคุณระบุผู้เข้าร่วมและเลือกเวลาที่เหมาะสมได้แล้ว ให้ส่งคำเชิญพร้อมวันที่ เวลา และข้อมูลการโทรเข้าเพื่อให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายได้รับแจ้ง

5. เคารพขอบเขตส่วนบุคคล

โทรติดต่อลูกค้าก่อน 8.00 น. ในเขตเวลาท้องถิ่น หากลูกค้าร้องขอเวลาติดต่อก่อนหน้านี้โดยเฉพาะ การเคารพขอบเขตของผู้คนในขณะที่รักษาความเป็นมืออาชีพในช่วงเวลาทำงานเป็นสิ่งสำคัญ

ทำตามเคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะสามารถกำหนดเวลาการโทรเพื่อธุรกิจทั้งหมดของคุณได้สำเร็จ และมั่นใจได้ว่าทุกคนจะได้รับข้อมูลและพร้อม มีความสุขในการโทร!

บทสรุป

โดยสรุป การจัดตารางเวลาการโทรทางธุรกิจทั้งหมดให้ประสบความสำเร็จนั้น คุณจะต้องเข้าใจความต้องการทางธุรกิจของคุณอย่างถี่ถ้วน เลือกระบบโทรศัพท์เสมือนที่เหมาะสม ตั้งค่าอย่างเหมาะสม และใช้ประโยชน์จากเครื่องมืออัตโนมัติเพื่อปรับปรุงกระบวนการกำหนดเวลา

อย่าลืมตรวจสอบประสิทธิภาพเมื่อเวลาผ่านไปเพื่อทำการปรับเปลี่ยนและเพิ่มประสิทธิภาพ

ที่ Messaging Service เรานำเสนอระบบโทรศัพท์เสมือนที่เชื่อถือได้และราคาย่อมเยาพร้อมคุณสมบัติต่างๆ เช่น การตั้งเวลาอัตโนมัติและการแจ้งเตือน

ลงชื่อ สำหรับระบบโทรศัพท์เสมือนของ Messaging Service ได้แล้ววันนี้ เพื่อพัฒนากระบวนการสื่อสารของธุรกิจคุณอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน!