คู่มือง่ายๆ ในการวางแผนกิจกรรมด้วยเทมเพลตที่แก้ไขได้ทันที

การจัดกิจกรรมอาจเป็นงานที่น่าเบื่อถ้าคุณไม่มีแผนที่เหมาะสม ยิ่งงานใหญ่ ยิ่งต้องพิจารณารายละเอียดมากขึ้นเมื่อวางแผน และความท้าทายอื่น ๆ ที่คุณจะต้องเอาชนะ

ในโพสต์นี้ เราจะแจ้งให้คุณทราบถึงวิธีการวางแผนงานอย่างง่าย เพื่อให้ง่ายยิ่งขึ้นสำหรับคุณ เราได้เพิ่มเทมเพลตด้วยเช่นกัน คุณสามารถแก้ไขได้ทันทีและเริ่มต้นโครงการของคุณ

วิธีการวางแผนกิจกรรม

ตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนล่วงหน้าจนถึงวันที่จัดงาน มีหลายสิ่งให้ต้องจัดระเบียบและติดตาม

ทำตามขั้นตอนการวางแผนงานด้านล่างเพื่อประหยัดเวลาและงบประมาณของคุณเมื่อจัดงานที่ประสบความสำเร็จ

สร้างรายการตรวจสอบการวางแผนกิจกรรม

รายการตรวจสอบสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในการวางแผนงาน

รายการตรวจสอบการวางแผนงานจะช่วยให้คุณและทีมติดตามสิ่งที่พวกเขาต้องดูแลและดำเนินการต่างๆ ได้อย่างไม่มีที่ติ

ต่อไปนี้เป็นเทมเพลตรายการตรวจสอบการวางแผนกิจกรรมในรูปแบบของแผนที่ความคิด คุณสามารถปรับแต่งตามกิจกรรมของคุณและเชิญทีมของคุณให้ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้เช่นกัน

กำหนดเป้าหมายสำหรับเหตุการณ์

การกำหนดเป้าหมายของงานเป็นหนึ่งในสิ่งแรกที่คุณต้องทำเมื่อวางแผนงาน เป้าหมายมีความหลากหลาย รายได้ ความสนใจของสื่อ การระดมทุน จำนวนผู้เข้าร่วม การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ฯลฯ

กำหนดวัตถุประสงค์ของกิจกรรมหรือสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายที่คุณตั้งไว้นั้นเป็นไปตามเกณฑ์ SMART หรืออีกนัยหนึ่งคือ เฉพาะเจาะจง วัดได้ บรรลุได้ เป็นจริง และทันเวลา

จัดทีมของคุณ

รวบรวมทีมที่มีความสามารถซึ่งสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายที่คุณตั้งไว้ และคุณสามารถมอบหมายงานของคุณได้โดยไม่ต้องคิดอะไรเลย

แผนผังองค์กรแบบเดียวกับด้านล่างสามารถช่วยคุณชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ และการรายงานความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม

ในขณะที่คุณมอบหมายความรับผิดชอบให้กับสมาชิกแต่ละคน สิ่งสำคัญคือต้องหาวิธีสื่อสารกับพวกเขา (เช่น ซอฟต์แวร์แชท อีเมล ฯลฯ) ตลอดกระบวนการวางแผน และอย่าลืมจัดประชุมคณะกรรมการเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของการวางแผนและประเด็นต่างๆ

สร้างไทม์ไลน์การวางแผนกิจกรรมเพื่อเน้นงานแต่ละงานที่คุณต้องทำให้เสร็จและกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้อง จะช่วยให้ทีมของคุณติดตามสิ่งต่างๆ

กำหนดงบประมาณของคุณ

ก่อนเริ่มวางแผน คุณต้องพิจารณางบประมาณของคุณและดูว่าการวางแผนงานกิจกรรมของคุณต้องสอดคล้องกับงบประมาณหรือไม่

ต่อไปนี้คือประเด็นสำคัญที่คุณต้องจัดสรรเงิน (กำหนดต้นทุนจริงสำหรับแต่ละรายการ) เมื่อกำหนดงบประมาณ สิ่งของเหล่านี้บางรายการอาจไม่มีต้นทุนคงที่ แต่สิ่งสำคัญคือต้องประมาณการคร่าวๆ เพื่อตัดสินใจว่าคุณจะสามารถจ่ายได้จริงหรือไม่

• สถานที่ – ซึ่งอาจรวมถึงการชำระเงินที่คุณต้องจ่ายสำหรับค่าเช่าห้องโถง/ห้อง เงินประกัน ที่จอดรถ ฯลฯ
• พนักงาน – พิจารณางบประมาณที่คุณต้องจัดสรรสำหรับค่าอาหาร การเดินทาง และที่พักของพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานนั้นอยู่นอกเมือง
• อาหารและเครื่องดื่ม: อาหารและน้ำเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับงานนี้ พิจารณาตัวเลือกร้านอาหารหลายแบบจนกว่าคุณจะพบตัวเลือกที่เหมาะกับความต้องการและงบประมาณของคุณ
• ความบันเทิง – คุณต้องการนักดนตรี ดีเจ หรือนักพูดหรือไม่? จัดสรรเงินสำหรับพวกเขาตลอดจนค่าขนส่งและค่าที่อยู่อาศัยที่เกี่ยวข้อง
• ของตกแต่ง – หากคุณกำลังจะตกแต่งห้องโถงจัดงานหรือเวทีด้วยดอกไม้ ไฟ ฯลฯ คุณต้องประมาณราคาสำหรับสิ่งเหล่านี้ด้วย
• การตลาด – ควรรวมถึงเงินใดๆ ที่คุณจำเป็นต้องใช้ในการทำการตลาดงานกิจกรรมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นสำหรับโฆษณาบน Facebook หรือโปสเตอร์และใบปลิว
• A/V – รวมถึงอุปกรณ์ทั้งหมด เช่น ไมโครโฟน ลำโพง WiFi สายเคเบิล โปรเจ็กเตอร์ ฯลฯ

เชิญสมาชิกในทีมที่รับผิดชอบด้านต่างๆ มากรอกแผนภูมิพร้อมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

ตั้งวันที่และจองสถานที่ของคุณ

คุณอาจมีวันที่ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหากเป็นเหตุการณ์ที่เกิดซ้ำ อย่างไรก็ตาม หากขึ้นอยู่กับคุณ ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณต้องใส่ใจ

• คุณมีเวลาเพียงพอในการวางแผนก่อนวันงานหรือไม่?
• ข้ามวันหยุดเช่นวันหยุดทางศาสนาหรือตามกฎหมาย
• ตรวจสอบตารางเวลาของผู้เข้าร่วมหลักในวันนั้นว่าว่างหรือไม่
• ขึ้นอยู่กับสถานที่และประเภทของงาน พิจารณาสภาพอากาศ
• และในกรณีที่เลือกวันที่ที่ดีที่สุดเป็นอันดับสอง

เมื่อคุณเลือกวันที่แล้ว ให้เริ่มมองหาสถานที่ที่ตรงกับความต้องการของคุณ ที่นี่คุณต้องพิจารณาด้วย

• ว่างวันไหนและต้องจองคิวล่วงหน้าเท่าไหร่ค่ะ
• นโยบายการชำระเงิน การคืนเงิน และการยกเลิกของพวกเขา
• เหมาะกับงานอีเวนท์ที่คุณวางแผนไว้
• สถานที่จัดงานมีอุปกรณ์ A/V, WiFi หรือไม่?
• การจัดที่นั่งและความต้องการที่จอดรถของคุณ

ระบุพันธมิตรและผู้สนับสนุน

องค์กรชุมชนและผู้สนับสนุนองค์กรสามารถช่วยลดต้นทุน ค้นหาโอกาสในการโฆษณา เพิ่มจำนวนผู้ชม และช่วยคุณในการวางแผนงาน และเมื่อคุณกำลังมองหาพันธมิตร คุณต้องแน่ใจว่าวิสัยทัศน์ของพวกเขาจะเติมเต็มวิสัยทัศน์ของคุณ

ทำการตลาดงานของคุณ

มีหลายวิธีในการทำการตลาดงานกิจกรรมของคุณ คุณสามารถใช้การตลาดผ่านอีเมล ใบปลิว โซเชียลมีเดีย ทีวี วิทยุ หรือคำเชิญ ฯลฯ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่ดีที่สุดในการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณ

เตรียมสื่อการตลาดของคุณให้พร้อมตามที่งบประมาณของคุณเอื้ออำนวย ซึ่งอาจรวมถึงโลโก้ แบนเนอร์ โปสเตอร์ ใบปลิว คำเชิญ จดหมายข่าว ฯลฯ

การเตรียมการขั้นสุดท้าย

กิจกรรมของคุณอยู่ห่างออกไปเพียงไม่กี่วัน และยังมีอีกหลายสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อหลีกเลี่ยงความพ่ายแพ้

• ตรวจสอบกับผู้ให้บริการจัดเลี้ยงของคุณและยืนยันเมนู การนำเสนออาหารและรายละเอียดการให้บริการ ฯลฯ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานที่พร้อมสำหรับการจัดเตรียมในวันและเวลาที่คุณจองไว้สำหรับ
• ตรวจสอบอุปกรณ์อื่นๆ ทั้งหมดที่คุณต้องการสำหรับงานนี้ อย่าลืมทดสอบเพื่อดูว่าใช้งานได้หรือไม่เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จแล้ว
• สร้างตารางกิจกรรมสำหรับคุณและทีมของคุณ

• ส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้เข้าร่วม พรีเซ็นเตอร์/วิทยากร ผู้สนับสนุน และพันธมิตร

พร้อมที่จะวางแผนกิจกรรมครั้งต่อไปของคุณหรือยัง

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักวางแผนกิจกรรมที่มีประสบการณ์หรือมือใหม่ เราหวังว่าขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยคุณ (จัด) กระบวนการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพอีกครั้ง เตรียมเครื่องมือที่เหมาะสมและทีมที่เหมาะสม แล้วคุณก็พร้อมลุย อย่าลืมใช้เทมเพลตการวางแผนกิจกรรมของเราเมื่อคุณวางแผนกิจกรรมครั้งต่อไป

มีเคล็ดลับการวางแผนงานที่จะแบ่งปันกับเราหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง