จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร? | #21 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2022-12-19เตรียมแผนฉุกเฉินอย่างไร? วิธีที่ดีที่สุดคือใช้วิธีทีละขั้นตอนเมื่อวางลง ด้วยวิธีนี้ เมื่อเกิดวิกฤต คุณสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ที่อธิบายว่าเป็น “แผน B” ได้อย่างใจเย็น
แผนฉุกเฉินของโครงการ – สารบัญ:
- การแนะนำ
- เมื่อใดจึงควรเปลี่ยนแผนการดำเนินโครงการ?
- แผน B: สำหรับโอกาสและภัยคุกคาม
- เตรียมแผนฉุกเฉินอย่างไร?
- สรุป
การแนะนำ
แผนฉุกเฉินของโครงการถูกสร้างขึ้นจากการวิเคราะห์พื้นที่เสี่ยง จุดประสงค์คือเพื่อลดการสูญเสียให้เหลือน้อยที่สุดเมื่อสิ่งต่างๆ ไม่เป็นไปตามแผน และเพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสที่คาดไม่ถึงที่โผล่ขึ้นมาระหว่างทาง กล่าวอีกนัยหนึ่ง แผนฉุกเฉินทำหน้าที่เพิ่มประสิทธิภาพวิธีตอบสนองต่อความเสี่ยง
อาจรวมถึงแนวคิดในการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉินหรือเมื่อมีโอกาสเติบโตที่ไม่คาดคิด ตัวอย่างเช่น อาจรวมถึงแนวคิดในการหาแหล่งเงินทุนเพิ่มเติมหากงบประมาณเกินหรือมีนักลงทุนที่มีแนวโน้ม แผนฉุกเฉินยังสามารถระบุตัวเลือกในการกำหนดความรับผิดชอบใหม่ภายในทีมในกรณีที่ผู้เชี่ยวชาญคนสำคัญขาดงานกะทันหันหรือมีความเป็นไปได้ในการจ้างบุคคลเพิ่มเติม การจัดทำแผนฉุกเฉินยังช่วยให้คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขที่กำหนดสถานการณ์ตลาดซึ่งควรหยุดโครงการทั้งหมดทันที แต่เมื่อใดควรตัดสินใจใช้แผน B? และสร้างแผนฉุกเฉินเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่เป็นไปได้มากที่สุดได้อย่างไร?
เมื่อใดควรเปลี่ยนแผนการดำเนินโครงการ
ความเสี่ยงที่มาพร้อมกับการดำเนินโครงการใดๆ ควรได้รับการประเมินในระยะเริ่มต้นและติดตามผลตลอดระยะเวลา จากข้อมูลของ PMBOK การตอบสนองในเชิงรุกต่อการเปลี่ยนแปลงจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด กล่าวคือ การปรับแนวทางปฏิบัติให้เข้ากับเงื่อนไขก่อนที่ความเสี่ยงจะถึงจุดวิกฤต และยอมรับความเสี่ยงในระดับหนึ่งและละเว้นการหลีกเลี่ยงความเสี่ยงนั้นด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมด
การดำเนินการตามแผนฉุกเฉินควรขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ก่อนอื่น คำตอบควรเป็น:
- เพียงพอต่อระดับภัยคุกคาม นั่นคือ เราไม่ขัดขวางโครงการ เนื่องจาก Project Manager เป็นหวัด
- ตามความเป็นจริง นั่นคือ คำนึงถึงบริบทของการเกิดขึ้นของภัยคุกคาม เช่น หากราคาวัตถุดิบเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วทั่วประเทศ เราจะไม่ใช้เวลามองหาซัพพลายเออร์ที่ถูกกว่า
- ดำเนินการอย่างมีสติ โดยบุคคลที่จะรับผิดชอบล่วงหน้าหลังจากพิจารณาตัวเลือกการตอบสนองต่างๆ
บ่อยครั้งที่แผนฉุกเฉินช่วยให้สถานการณ์อยู่ภายใต้การควบคุมได้อย่างรวดเร็ว ด้วยวิธีที่ออกแบบมาอย่างดีเพื่อตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด ทำให้โครงการสามารถกลับมาดำเนินการตามปกติได้ อย่างไรก็ตาม บางครั้งการใช้แผนฉุกเฉินเกี่ยวข้องกับการปรับเปลี่ยนพื้นที่สำคัญของโครงการ
แผน B: สำหรับโอกาสและภัยคุกคาม
ความเสี่ยงประเภทใดที่ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษ? แผนการดำเนินการของโครงการมีมูลค่าการเปลี่ยนแปลงในสองกรณี: เมื่อจะช่วยหลีกเลี่ยงภัยพิบัติหรือบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้นอย่างมาก การเปลี่ยนแผนเมื่อความเสี่ยงเพิ่มขึ้นมักจะมาพร้อมกับปัญหาต่างๆ เช่น:
- การดำเนินโครงการ ล่าช้า
- เกิน งบประมาณ ,
- ปัญหา ทางเทคนิคและ ความล้มเหลว ,
- ปัญหา ของทีม ,
- สูญเสีย ความเชื่อมั่นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ในทางตรงกันข้าม โอกาส ที่กระตุ้นให้เปลี่ยนไปใช้แผน B รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง:
- โอกาส ทางเทคโนโลยีใหม่ ๆ ,
- เกินดุล งบประมาณ ,
- ประสิทธิภาพ การทำงานของทีมสูงกว่าที่คาดไว้
- ความต้องการที่ เพิ่มขึ้น อย่างฉับพลันสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่กำหนดเป้าหมายโดยโครงการ
เตรียมแผนฉุกเฉินอย่างไร?
เราควรจัดทำแผนฉุกเฉินควบคู่ไปกับแผนโครงการที่เราตั้งใจจะดำเนินการ ด้วยการวิเคราะห์เหตุการณ์สำคัญที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโครงการ ทำให้ง่ายต่อการจินตนาการถึงความเป็นไปได้และความเสี่ยงที่อาจมาพร้อมกับการดำเนินการบางอย่าง
แผนฉุกเฉินที่ดีคำนึงถึงความเสี่ยงที่มีโอกาสเกิดขึ้นสูงสุด เนื่องจากเป็นไปไม่ได้ที่จะเตรียมพร้อมสำหรับทุกสถานการณ์ และไม่มีประสิทธิภาพในการจัดทำแผนปฏิบัติการในกรณีที่อารยธรรมต่างดาวถูกโจมตี
อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์สามารถคาดการณ์พื้นที่ที่มีโอกาสเกิดความเสี่ยงได้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น ในโครงการสร้างซอฟต์แวร์สำหรับลูกค้า ความเสี่ยงหลักจะเกี่ยวข้องกับข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลง และสำหรับสถานการณ์เช่นนี้เราควรเตรียมแผนให้พร้อม ตัวอย่างเช่น เราจำเป็นต้องคาดคะเนล่วงหน้าและเขียนเกณฑ์การยอมรับที่กำหนดไว้อย่างดีลงในสัญญา ตลอดจนเงื่อนไขที่ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปจะต้องปฏิบัติตาม พร้อมกับวิธีการแบบ Agile ที่นำมาใช้กับโครงการประเภทนี้
แม้ว่าแต่ละโครงการจะต้องได้รับการรักษาเป็นรายบุคคล แต่ก็ควรคำนึงถึง หลักการบางประการในการจัดทำแผนฉุกเฉิน:
- คาดการณ์ความเสี่ยง ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ดังนั้น เผชิญหน้ากันจะดีกว่า
- เตรียมแผนปฏิบัติการโดยละเอียดสำหรับสถานการณ์ที่เป็นไปได้มากที่สุด ร่างทั่วไปจะไม่ช่วยในภาวะวิกฤต
- ใช้ภัยคุกคามเป็นโอกาสในการเปลี่ยนแปลง บางทีอาจทำให้โครงการประสบความสำเร็จมากกว่าที่คุณคาดไว้
- อย่าพยายามอธิบายทุกอย่างกับทีม สมาชิกในทีมส่วนใหญ่ไม่มีแผนสำหรับโครงการทั้งหมดอยู่ในหัว ดังนั้นพวกเขาจึงอาจไม่รู้ด้วยซ้ำว่าจะดำเนินการอย่างไร บอกพวกเขาเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานของพวกเขา
- ช่วยทีมผ่านการเปลี่ยนแปลง หากการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการหรือการทำงานร่วมกันของทีม ให้ให้ความสนใจเป็นพิเศษว่าทุกคนคุ้นเคยกับวิธีการทำสิ่งใหม่ๆ หรือไม่
สรุป
แผนฉุกเฉินเป็นวิธีการเชิงรุกในการจัดการกับความเสี่ยงในโครงการ ช่วยให้คุณลดความสูญเสียจากเหตุฉุกเฉิน เช่น การส่งมอบล่าช้าหรือการสูญเสียลูกค้า นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสที่กำลังจะมาถึงซึ่งมีความเป็นไปได้ในการบรรลุเป้าหมายของโครงการให้เร็วขึ้นหรือดีขึ้น
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
คำถามที่สำคัญที่สุด
แผนฉุกเฉินจำเป็นต้องดำเนินการเมื่อโครงการมีความเสี่ยงหรือไม่?
การดำเนินการตามแผนฉุกเฉินขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ขึ้นอยู่กับผู้จัดการโครงการในการประเมินว่าสถานการณ์รุนแรงเพียงใดและจะเริ่มดำเนินการตามแผน B หรือไม่ หากสถานการณ์เรียกร้องให้เป็นเช่นนั้น เขาหรือเธอสามารถปรึกษาการตัดสินใจกับสมาชิกของทีมโครงการ ผู้บริหารขององค์กรหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ