วิธีป้องกันการทับซ้อนกันและการทำงานซ้ำซ้อน

การทำงานเป็นทีมสร้างงานในฝันได้อย่างแน่นอน แต่ไม่ใช่เมื่องานทับซ้อนกันหรือทำซ้ำโดยไม่มีผลลัพธ์ที่เป็นบวก ความพยายามซ้ำซ้อนหรือการทับซ้อนกันของงานเป็นศัตรูตัวฉกาจของผู้จัดการโครงการหรือผู้นำ เนื่องจากไม่ได้มุ่งเป้าไปที่วัตถุประสงค์ที่ถูกต้อง การทำงานซ้ำซ้อนทำให้ทรัพยากรหมด

มาดูกันว่าการทำซ้ำใช้งานได้จริงเมื่อใดและถ้าไม่เป็นเช่นนั้นจะหลีกเลี่ยงได้อย่างไร

การทำซ้ำของความพยายามคืออะไร?

ก่อนดำดิ่งสู่ความซ้ำซ้อนของงาน เรามาสำรวจกันก่อนว่าความซ้ำซ้อนของความพยายามหมายถึงอะไร พูดง่ายๆ ก็คือ ความพยายามที่ซ้ำซ้อนคือการที่คนสองคนขึ้นไปพยายามทำงานแบบเดียวกัน ความพยายามซ้ำซ้อนทำให้ได้ผลผลิตน้อยลงหรือไม่? สิ่งสำคัญที่นี่คือผลลัพธ์ หากผลลัพธ์ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง แม้จะพยายามซ้ำแล้วซ้ำเล่า มันก็จะไม่เกิดผล อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณสามารถสร้างผลลัพธ์ที่แตกต่างผ่านความพยายามซ้ำๆ กัน มันก็สามารถมีประสิทธิผลได้

ตัวอย่างเช่น ลองพิจารณาสถานการณ์สมมติในโรงงานผลิตของเล่น คนงานในสายการผลิตใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการบรรจุรถของเล่น 25 กล่อง เพิ่มผู้ปฏิบัติงานอื่นในบรรทัดเดียวกัน ตอนนี้คุณมีคนงานสองคน แต่ละคนบรรจุรถของเล่น 25 กล่องต่อชั่วโมง ผลลัพธ์ที่ได้คือรถของเล่น 50 คันต่อชั่วโมง ในกรณีนี้ ผลลัพธ์จะเพิ่มเป็นสองเท่าเนื่องจากความพยายามซ้ำซ้อน จึงเป็นการเพิ่มผลผลิต

ลองนึกภาพว่าแผนกการตลาดของโรงงานเดียวกันกำลังดำเนินการวิจัยเกี่ยวกับการแนะนำของเล่นใหม่เพื่อกำหนดเป้าหมายการขายตามฤดูกาล ทีมผลิตภัณฑ์ของบริษัทนั้นอาจพยายามทำเช่นเดียวกัน โดยไม่รู้ว่าฝ่ายการตลาดก็ทำงานแบบเดียวกันเช่นกัน ในตอนท้ายของวัน ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการมีรายงานสองฉบับเกี่ยวกับงานเดียวกัน ที่นี่ความพยายามที่ซ้ำซ้อนนำไปสู่ผลลัพธ์เดียวกัน อาจมีข้อมูลเชิงลึกที่แตกต่างกันในรายงานทั้งสองฉบับ แต่หากทั้งสองทีมร่วมมือกันตั้งแต่เนิ่นๆ พวกเขาสามารถระบุความคล้ายคลึงกันในความพยายามของพวกเขาและแจกจ่ายงานระหว่างกันเพื่อสร้างรายงานที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น

อย่างที่คุณเห็น มีเพียงเส้นบางๆ ระหว่างการทำซ้ำของความพยายามและการทำงาน แม้ว่างานซ้ำซ้อนไม่ได้เลวร้ายเสมอไป แต่หากได้รับการจัดการที่ผิดพลาด อาจทำให้เสียเวลาและทรัพยากรขององค์กรไปโดยเปล่าประโยชน์

วิธีการป้องกันการทับซ้อนกันและการทำงานซ้ำซ้อน?

ตอนนี้คุณกำลังสงสัยว่า 'ฉันจะเอาชนะความซ้ำซากของงานได้อย่างไร'

ขั้นตอนแรกคือการวิเคราะห์ผลลัพธ์ของความพยายามที่ทำซ้ำแต่ละครั้งอย่างรอบคอบ เพื่อกำหนดผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม หากงานที่ซ้ำกันกำลังบังคับให้สมาชิกในทีมมีประสิทธิผลน้อยลง คุณต้องใช้มาตรการเพื่อให้แน่ใจว่างานจะไม่ทับซ้อนกัน ซึ่งจะง่ายต่อการตรวจสอบระหว่างแต่ละทีมที่มีผู้จัดการหรือผู้นำในการดูแลงานของสมาชิกในทีมแต่ละคน

ในกรณีส่วนใหญ่ ความซ้ำซ้อนของงานเกิดขึ้นในทีมข้ามสายงานเมื่อไม่มีช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างกัน ด้านล่างนี้คือขั้นตอนบางส่วนที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้เพื่อหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนของงาน

สื่อสารอย่างสม่ำเสมอ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง พูดคุย ติดต่อประสานงาน และมีส่วนร่วม! การสื่อสารเป็นขั้นตอนแรกในการป้องกันการซ้ำซ้อนของงาน

งานซ้ำซ้อนเกิดขึ้นเนื่องจากขาดการสื่อสารระหว่างทีมข้ามสายงาน ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ หากมีแนวการสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างทีมการตลาดและทีมผลิตภัณฑ์ พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันและค้นคว้าข้อมูลร่วมกันได้ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแน่ใจว่ามีช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างและภายในทีม

คุณสามารถใช้วิธีการที่เป็นทางการ เช่น การประชุมวางแผนการทำงานประจำวัน หรืออีเมลหรือแอป เช่น Slack, Google Chat หรือ Microsoft Teams เพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมอย่างราบรื่น

ในองค์กรขนาดใหญ่ การประชุมเป็นประจำอาจไม่ใช่เรื่องจริง แต่หัวหน้าทีมสามารถรับทราบซึ่งกันและกันเกี่ยวกับโครงการที่พวกเขาทำอยู่

ช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญมากขึ้นกว่าเดิม ทั้งนี้เนื่องมาจากแนวโน้มที่เพิ่มขึ้นของบริษัทต่างๆ ที่จะหันไปใช้โครงสร้างการทำงานทางไกล ในบริบทนี้ จำเป็นต้องมีการสื่อสารอย่างต่อเนื่องเพื่อรักษาความโปร่งใสของงาน ในขณะเดียวกันก็สร้างความสัมพันธ์ในทีม

ติดตามและวัดความคืบหน้า

สิ่งสำคัญคือต้องติดตามงานที่จัดสรรให้กับแต่ละทีมและวัดความคืบหน้า ร่วมมือกับสมาชิกในทีมของคุณและมีแผนปฏิบัติการเพื่อแสดงรายการงานทั้งหมดที่ต้องทำให้สำเร็จ ทำแบบฝึกหัดนี้เมื่อเริ่มโครงการใหม่หรือทำงานประจำวัน หารือกับแต่ละทีมเพื่อกำหนดกรอบเวลาจริงเพื่อบรรลุผลสำเร็จเหล่านี้

จากนั้นสามารถติดตามงานที่มอบหมายบนกระดาน Kanban ตามลำดับความสำคัญ แนวปฏิบัตินี้ช่วยกำหนดปริมาณงานที่เสร็จแล้ว สิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ และตัวบล็อกอยู่ที่ไหน

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเข้าใจได้ชัดเจนว่าหัวหน้าทีมต้องให้ความสนใจจุดไหน และต้องใช้มาตรการใดในการลบตัวบล็อกออก

Creately คือพื้นที่ทำงานแบบภาพออนไลน์ที่เปิดใช้งานการแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ระหว่างการวางแผนโครงการ เพื่อให้สามารถระบุและป้องกันความซ้ำซ้อนของงานได้ตั้งแต่เนิ่นๆ แมปเวิร์กโฟลว์ของโครงการบนไดอะแกรมเลนว่ายน้ำเพื่อจัดสรรงานและทรัพยากรให้กับแต่ละทีม การแสดงภาพโปรเจ็กต์ทั้งหมดของคุณบนผืนผ้าใบเดียวสามารถช่วยหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในการข้ามไปมาระหว่างแอพหลายตัวสำหรับการติดตามโปรเจ็กต์ อย่างสร้างสรรค์ทำให้ง่ายต่อการกำหนดว่าใครกำลังทำอะไร ดังนั้นจึงช่วยขจัดโอกาสที่งานทับซ้อนกัน

มีความโปร่งใสและทำให้งานของคุณเข้าถึงได้

เมื่อคุณทำโปรเจ็กต์เสร็จแล้ว ให้ทิ้งมรดกของงานที่คุณทำไว้ ทำให้สมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องทุกคนในบริษัทเข้าถึงงานของคุณได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีฐานข้อมูลที่อำนวยความสะดวกในการเข้าถึงการวิจัยก่อนหน้านี้และความพยายามของโครงการอย่างราบรื่น ซึ่งจะช่วยให้เพื่อนร่วมงานที่พยายามทำโครงการในอนาคตรวบรวมความรู้เกี่ยวกับงานที่เสร็จแล้ว ขจัดพื้นที่สำหรับการทำงานซ้ำ

นอกจากนี้ยังให้ความกระจ่างแก่พวกเขาเกี่ยวกับผลลัพธ์ของแนวทางปฏิบัติที่เป็นไปได้และให้ความกระจ่างในสิ่งที่ควรทำแตกต่างออกไป

Creately สามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางศูนย์กลางในการรวมศูนย์เนื้อหา งาน และการสื่อสารของโครงการทั้งหมด ตั้งแต่การระดมความคิดและการวางแผนไปจนถึงการดำเนินการ มีเฟรมเวิร์กที่ปรับแต่งได้สำหรับการทำแผนที่ความคิด การทำแผนที่ผู้สนใจ การวางแผนการวิ่ง ไทม์ไลน์ของโครงการ การแมปเวิร์กโฟลว์ และอื่นๆ ความสามารถในการทำงานร่วมกันของ Creately รวมถึงการประชุมทางวิดีโอในแอป การติดตามเมาส์ และการแสดงความคิดเห็นทำให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันและแบ่งปันข้อมูลได้อย่างราบรื่น

ครั้งที่สองคือเสน่ห์ที่ 'ไม่เสมอไป'

การทำงานซ้ำซ้อนไม่ได้แย่เสมอไป อย่างไรก็ตาม เมื่อไม่ได้มุ่งไปที่ผลลัพธ์ที่เหมาะสม การทำงานซ้ำซ้อนอาจใช้เวลานานและน่าเบื่อหน่ายอย่างยิ่ง

ฉลาดเกี่ยวกับวิธีการทำงานของคุณ ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน คุณไม่สามารถทำงานในไซโลได้อีกต่อไป อย่าลังเลที่จะมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณและสื่อสารกับพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ เปิดกว้างในการแบ่งปันความรู้ซึ่งกันและกันและมุ่งเน้นไปที่การบรรลุเป้าหมายร่วมกัน การสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้ทุกคนในบริษัททำงานอย่างมีความหมายในเส้นทางสู่ความสำเร็จร่วมกัน