วิธีลดการหดตัวในสินค้าคงคลัง

เจ้าของธุรกิจอีคอมเมิร์ซต่างคุ้นเคยกับความท้าทายของการหดตัวของสินค้าคงคลังมากเกินไป

ไม่ว่าจะเกิดจากข้อผิดพลาดในการปฏิบัติตามหรือการโจรกรรม การหดตัวสามารถกินผลกำไรและทำให้ธุรกิจต้องดิ้นรนเพื่ออยู่รอด อย่างไรก็ตาม เจ้าของธุรกิจอีคอมเมิร์ซจำนวนมากไม่ทราบว่าการหดตัวของสินค้าคงคลังส่งผลต่อผลกำไรของพวกเขามากน้อยเพียงใด

ผลการศึกษาล่าสุดที่อ้างถึงในการสำรวจความปลอดภัยการค้าปลีกแห่งชาติปี 2564 พบว่าการหดตัวของสินค้าคงคลังทำให้ธุรกิจอีคอมเมิร์ซต้องเสียค่าใช้จ่ายเฉลี่ย 1.62% ของยอดขายประจำปี นั่นอาจฟังดูไม่มากนัก แต่สำหรับธุรกิจที่สร้างยอดขายได้ 100,000 ดอลลาร์ต่อปี นั่นคือการสูญเสีย 1,620 ดอลลาร์

และสำหรับธุรกิจที่สร้างยอดขายได้หลายล้านต่อปี การขาดทุนนั้นยิ่งน่าปวดหัวขึ้นไปอีก

การหดตัวของสินค้าคงคลังเป็นปัญหาร้ายแรงสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซ ซึ่งอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผลกำไร

คุณลดการหดตัวในธุรกิจของคุณได้อย่างไร?

มาดำน้ำกันเถอะ

การหดตัวของสินค้าคงคลังส่งผลต่อธุรกิจของคุณอย่างไร

เจ้าของธุรกิจอีคอมเมิร์ซสามารถยืนยันได้ว่าการหดตัวของสินค้าคงคลังเป็นปัญหาสำคัญ

และไม่ใช่แค่ธุรกิจขนาดใหญ่ที่ได้รับผลกระทบจากการหดตัวเท่านั้น ธุรกิจขนาดเล็กก็ประสบกับความสูญเสียเช่นกัน ซึ่งมักมีกำไรและการดำเนินงานที่น้อยกว่าที่ต้องแบกรับ

การหดตัวของสินค้าคงคลังสามารถส่งผลกระทบด้านลบต่อธุรกิจขนาดเล็กได้หลายประการ ได้แก่:

• รายได้ลดลง,
• ค่าทดแทนสำหรับสินค้าที่ถูกขโมย
• ค่าแรงที่เพิ่มขึ้น,
• เพิ่มค่าใช้จ่ายด้านความปลอดภัย,
• เพิ่มต้นทุนเทคโนโลยีเพื่อควบคุมการโจรกรรม
• เวลาและความสนใจของผู้นำบริษัทและ
• ขวัญกำลังใจของพนักงานลดลง

ปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้สามารถมีผลกระทบร้ายแรงต่อผลกำไรของธุรกิจขนาดเล็ก

เจ้าของธุรกิจอีคอมเมิร์ซสามารถทำอะไรเพื่อป้องกันการหดตัวได้? มีการดำเนินการหลายอย่างที่ธุรกิจของคุณสามารถทำได้เพื่อลดความเสี่ยงของการหดตัว รวมถึงการใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม การใช้เทคโนโลยีเพื่อติดตามสินค้าคงคลัง และการฝึกอบรมสำหรับพนักงาน

เจ้าของธุรกิจอีคอมเมิร์ซสามารถช่วยลดผลกระทบด้านลบจากการหดตัวของสินค้าคงคลังในธุรกิจได้ด้วยการทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ด้านล่าง

สาเหตุหลักของการหดตัวของสินค้าคงคลัง

ในการแก้ไขหรือลดปัญหาการหดตัวของสินค้าคงคลังในบริษัทของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าการสูญเสียมาจากไหน

1. การ ขโมยของตามร้าน: การขโมยของตามร้าน (หรือลูกพี่ลูกน้องของอีคอมเมิร์ซ การฉ้อโกงการปฏิเสธการชำระเงิน และการฉ้อโกงคืนสินค้า) มีส่วนรับผิดชอบต่อการสูญเสียประจำปีของผู้ค้าปลีกมากกว่า 35% ตามการสำรวจประจำปีจาก National Retail Federation
2. การ โจรกรรมของพนักงาน: การโจรกรรมของพนักงานใช้เวลาเกือบเท่าๆ กับผลกำไรจากการขโมยของในร้าน และมีส่วนรับผิดชอบต่อการหดตัวของร้านค้าปลีกถึง 33% พนักงานขโมยโดยใช้วิธีการสร้างสรรค์ต่างๆ ตั้งแต่การออกบัตรของขวัญปลอมอย่างฉ้อฉล และการใช้ส่วนลดของพนักงานเพื่อซื้อสินค้าหรือเงินในกระเป๋า
3. การ ย่อขนาดกระดาษ: หรือที่เรียกว่าข้อผิดพลาดในการบริหาร การย่อขนาดกระดาษคิดเป็น 20% ของการหดตัวของร้านค้าปลีก ซึ่งรวมถึงการขายผลิตภัณฑ์ของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจด้วยเงินน้อยลง หรือการคืนเงินเป็นเงินมากกว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งอาจเกิดจากข้อผิดพลาดในการออกตั๋ว ธุรกรรม หรือสินค้าคงคลังที่นับผิด
4. การฉ้อโกงของผู้ขาย : การ ฉ้อโกงของผู้ขายคิดเป็นสัดส่วนน้อยกว่า 5% ของการหดตัวทั้งหมดของผู้ค้าปลีก แต่สิ่งนี้เกิดขึ้น ดังนั้นจึงต้องตระหนัก การฉ้อโกงของผู้ขายเกิดขึ้นเมื่อผู้ขายของคุณจงใจส่งสินค้าคงคลังน้อยกว่าที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ของคุณ หรือเมื่อตัวแทนผู้ขายขโมยผลิตภัณฑ์จากร้านค้าหรือคลังสินค้าของคุณ

แม้ว่าปัจจัยต่างๆ หลายประการอาจทำให้สินค้าคงคลังหดตัว แต่คุณสามารถบรรเทาความสูญเสียได้

เมื่อทราบสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการหดตัวของสินค้าคงคลังและดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์เหล่านี้ คุณสามารถทำให้ตัวเองอยู่ในตำแหน่งที่ดีขึ้นมากในการปกป้องผลกำไรของคุณ

จ้าง ผู้จัดการการป้องกันการสูญเสีย

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการลดการหดตัวของสินค้าคงคลังในธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณคือการจ้าง Loss Prevention Manager

หน้าที่ของบุคคลนี้คือการติดตามและลดปริมาณสินค้าคงคลังที่สูญหายเนื่องจากการโจรกรรม ความเสียหาย หรือสาเหตุอื่นๆ ผู้จัดการการป้องกันการสูญเสียจะทำงานร่วมกับคุณเพื่อพัฒนาและใช้นโยบายและขั้นตอนต่างๆ เพื่อลดการสูญเสีย

พวกเขายังจะทำการตรวจสอบระดับสินค้าคงคลังและขั้นตอนการจัดเก็บของคุณเป็นประจำ นอกจากนี้ พวกเขายังสามารถให้การฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการจัดการและจัดเก็บสินค้าคงคลังอย่างเหมาะสม

การจ้างผู้จัดการป้องกันการสูญเสียสามารถช่วยลดปริมาณการหดตัวของสินค้าคงคลังในธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณได้อย่างมาก

ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ด้วยรายการตรวจสอบและรายงาน

พนักงานของคุณเป็นมนุษย์เท่านั้น และมนุษย์ทุกคนล้วนเคยทำผิดพลาด น่าเสียดายที่ข้อผิดพลาดบ่อยครั้งโดยพนักงานของคุณอาจทำให้สินค้าคงคลังสูญหายและบุ๋มในบรรทัดล่างสุดของคุณ

เพื่อลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากพนักงานของคุณ ให้ใช้ระบบรายการตรวจสอบรายวันและรายงานประจำเพื่อให้พนักงานมีความรับผิดชอบและติดตาม

การใช้รายการตรวจสอบรายวันหมายความว่าพนักงานของคุณทราบและเข้าใจสิ่งที่ต้องทำเมื่อมาถึงที่ทำงาน และวิธีที่คุณต้องการให้พวกเขาทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จสิ้น

เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน พนักงานของคุณอาจต้องส่งรายงานที่ทำให้พวกเขารับผิดชอบงานและรายการตรวจสอบที่พวกเขาทำเสร็จ

รายงานความเสียหายเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณลดการหดตัว คุณสามารถเพิ่มความรับผิดชอบของพนักงานและลดสินค้าคงคลังที่เสียหายได้โดยกำหนดให้ต้องรายงานเมื่อพนักงานหรือลูกค้ามีสินค้าคงคลังเสียหาย

การสร้างระบบรายงานและรายการตรวจสอบช่วยลดความผิดพลาดของมนุษย์ ทำให้พนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้น และช่วยให้พนักงานมีความรับผิดชอบ นอกจากนี้ยังให้การจัดการที่มีทรัพยากรอันล้ำค่าสำหรับการดูแลพนักงานและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

ตรวจสอบผู้ขายของคุณสองครั้ง (และสามเท่า)

ไม่ใช่แค่พนักงานของคุณที่ทำผิดพลาดหรือขโมยสินค้าคงคลัง ผู้ขายของคุณอาจเป็นสาเหตุของการหดตัวของธุรกิจของคุณเช่นกัน

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณที่จะต้องตรวจสอบซ้ำและตรวจสอบเอกสารของผู้ขายทั้งหมดของคุณสามครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าคงคลังของคุณได้รับการพิจารณาอย่างครบถ้วนและอยู่ในสภาพที่สามารถขายได้

ในการลดการฉ้อโกงของผู้ขาย คุณควร:

• ตรวจสอบว่ารายการทั้งหมดในใบแจ้งหนี้ของคุณถูกต้องและได้จัดส่งแล้ว
• ยืนยันว่าไม่มีสินค้าคงคลังเสียหายหรือหัก
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสินค้าที่เน่าเสียง่ายอยู่ภายในวันที่ขายหรือหมดอายุ
• ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าการกำหนดราคาถูกต้องและตรงกับใบแจ้งหนี้ของคุณ

การฉ้อโกงของผู้ขายส่วนใหญ่เกิดขึ้นเมื่อผู้ขายอยู่ในร้านค้าหรือคลังสินค้าของคุณ ดังนั้นให้คอยดูแลอย่างใกล้ชิดเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดหรือความคลาดเคลื่อนในสินค้าคงคลังของคุณ

ดำเนินการตรวจสอบสินค้าคงคลังเป็นประจำ

การตรวจสอบสินค้าคงคลังช่วยให้ธุรกิจอีคอมเมิร์ซระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดของระบบการจัดการสินค้าคงคลังได้ นอกจากนี้ยังช่วยในการระบุและป้องกันการโจรกรรมและการหดตัว

การตรวจสอบสินค้าคงคลังอาจใช้เวลานานและมีราคาแพง แต่ก็เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซ ไม่เพียงแต่จะช่วยลดการหดตัวของสินค้าคงคลังและเพิ่มผลกำไร แต่ยังช่วยปรับปรุงความเข้าใจของพนักงานเกี่ยวกับความสำคัญของการควบคุมสินค้าคงคลังที่มีต่อผลกำไรของบริษัทของคุณ

นอกจากนี้ คุณควรใช้การนับตามรอบเป็นประจำ การตรวจสอบสินค้าคงคลังที่มีขนาดเล็กลงซึ่งเกิดขึ้นทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือนตามความจำเป็น สิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานของคุณตื่นตัวและช่วยให้คุณติดตามสินค้าคงคลังโดยรวมและพื้นที่ที่มีปัญหาได้อย่างสม่ำเสมอ

มีบางสิ่งที่ต้องจำไว้เมื่อทำการตรวจสอบสินค้าคงคลัง คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตรวจสอบของคุณไม่เพียงแต่ยืนยันปริมาณสินค้าคงคลังของคุณ แต่ยังรวมถึงเงื่อนไขด้วย ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุการโจรกรรม การใส่ผิดที่ หรือความเสียหายที่เกิดขึ้นเป็นประจำ

ประการแรก ธุรกิจของคุณควรเน้นที่การตรวจสอบระดับสต็อกอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจถึงความถูกต้องและป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

ประการที่สอง บริษัทของคุณควรสร้างระบบสำหรับติดตามการเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลัง ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจระบุความคลาดเคลื่อนและดำเนินการแก้ไขได้

สุดท้าย คุณจะต้องมุ่งเน้นไปที่การป้องกัน ธุรกิจสามารถลดความเสี่ยงของการหดตัวและการโจรกรรมโดยการใช้ระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพ เช่น SkuVault

การตรวจสอบสินค้าคงคลังเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซ สามารถช่วยปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า เพิ่มผลกำไร และป้องกันการหดตัวและการโจรกรรม เมื่อปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้ บริษัทต่างๆ จะมั่นใจได้ว่าการตรวจสอบสินค้าคงคลังจะมีประสิทธิภาพสูงสุด

ชี้แจงนโยบายบริษัทของคุณ

สิ่งหนึ่งที่มีผลกระทบมากที่สุดที่ธุรกิจอีคอมเมิร์ซสามารถทำได้เพื่อลดการหดตัวของสินค้าคงคลังคือการชี้แจงนโยบายของบริษัท

นี่หมายถึงการพิจารณาขั้นตอนภายในของคุณอย่างใกล้ชิดและสื่อสารกับพนักงานของคุณอย่างชัดเจน

อันดับแรก คุณต้องระบุสาเหตุของการหดตัวในธุรกิจของคุณ นี่อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การขโมยของพนักงานไปจนถึงสินค้าที่เสียหาย

เมื่อคุณทราบสาเหตุของการหดตัวแล้ว คุณสามารถใช้นโยบายเพื่อช่วยป้องกันได้

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้พนักงานลงนามในการส่งมอบทั้งหมดหรือดำเนินการตรวจสอบสินค้าคงคลังเป็นประจำ

นอกจากนี้ คุณควรแจ้งผลที่ตามมาของการโจรกรรมพนักงาน เมื่อพนักงานของคุณเข้าใจว่ามีผลทางกฎหมายและการจ้างงานที่สำคัญสำหรับการโจรกรรมธุรกิจของคุณ รวมถึงการขโมยสินค้าหรือเงินและการโจรกรรมทางปัญญา พวกเขามีแนวโน้มที่จะขโมยจากบริษัทของคุณน้อยลง

สุดท้าย กล้องวงจรปิดและป้ายที่ระบุว่าคลังสินค้าหรือร้านค้าของคุณใช้ประโยชน์ดังกล่าวสามารถช่วยป้องกันการโจรกรรมได้เช่นกัน

การอธิบายนโยบายและขั้นตอนของคุณให้กระจ่าง คุณสามารถช่วยลดการหดตัวของสินค้าคงคลังและทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

อบรมพนักงานเกี่ยวกับการป้องกันการโจรกรรม

เครื่องมือที่มีค่าอีกอย่างหนึ่งในการลดการหดตัวของบริษัทของคุณคือการฝึกอบรมพนักงานปัจจุบันและใหม่ทั้งหมด เพื่อป้องกันการฉ้อโกงของลูกค้าและพนักงาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณทุกคนทราบวิธีการหลอกลวงและการโจรกรรมหลายประเภทที่อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณและส่งเสริมพวกเขาด้วยการฝึกอบรม ดังนั้นพวกเขาจึงรู้ว่าต้องทำอย่างไรหากสงสัยว่ามีการโจรกรรมหรือการฉ้อโกง

การฝึกอบรมป้องกันการโจรกรรมไม่เพียงแต่ปลูกฝังความรู้สึกของความรับผิดชอบส่วนบุคคลให้กับพนักงานของคุณ แต่ยังช่วยให้พวกเขามีความมั่นใจในการจัดการกรณีการโจรกรรมที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี

เทคโนโลยีหลายประเภทสามารถช่วยให้คุณจัดการสินค้าคงคลังของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดการหดตัว

ตัวอย่างเช่น แท็ก RFID สามารถช่วยให้คุณติดตามสินค้าคงคลังของคุณในแบบเรียลไทม์ และเครื่องสแกนบาร์โค้ดสามารถช่วยให้คุณนับสินค้าคงคลังของคุณได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

นอกจากนี้ โปรแกรมซอฟต์แวร์จำนวนมากยังสามารถช่วยคุณติดตามระดับสินค้าคงคลังและจัดการพนักงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ว่าจะเป็นไปไม่ได้ที่จะขจัดการหดตัวของสินค้าคงคลังโดยสิ้นเชิง แต่ซอฟต์แวร์การจัดการคลังสินค้า (WMS) เช่น SKuVault สามารถช่วยให้คุณลดขนาดลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ WMS ให้ข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันเกี่ยวกับระดับสินค้าคงคลังของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถระบุความคลาดเคลื่อนได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ WMS ยังช่วยให้การจัดการสินค้าคงคลังในด้านต่างๆ ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ เช่น การรับและการนำออก ซึ่งสามารถช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้ เมื่อใช้ WMS คุณสามารถสร้างระบบสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ซึ่งจะช่วยลดการหดตัวของบริษัทของคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการพนักงานยังสามารถเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับการนำนโยบายการลดการหดตัวไปใช้อย่างรวดเร็ว ซอฟต์แวร์นี้สามารถทำให้การฝึกอบรมการปฐมนิเทศและการป้องกันการโจรกรรมเป็นไปอย่างราบรื่นสำหรับพนักงานใหม่และที่มีอยู่ นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานของคุณมีงานประจำวัน รายการตรวจสอบ และการรายงานสินค้าที่เสียหายหรือสูญหายแบบดิจิทัล

ความคิดสุดท้าย

การหดตัวของสินค้าคงคลังเป็นปัญหาร้ายแรงสำหรับธุรกิจทุกขนาด และสามารถส่งผลกระทบต่อทุกอย่างตั้งแต่ผลกำไรของคุณไปจนถึงฐานลูกค้าของคุณ ในโพสต์นี้ เราได้สรุปขั้นตอนบางส่วนเพื่อลดการหดตัวของสินค้าคงคลังของธุรกิจของคุณ

ก่อนอื่น คุณจำเป็นต้องเข้าใจสาเหตุของการหดตัวของสินค้าคงคลัง เพื่อให้คุณสามารถจัดการกับปัญหาเหล่านั้นได้โดยตรง สาเหตุหลักคือการขโมยโดยพนักงานหรือลูกค้า ข้อผิดพลาดที่เกิดจากพนักงาน และผลิตภัณฑ์เสียหายหรือสูญหาย

เมื่อคุณทราบสาเหตุหลักของการหดตัวของสินค้าคงคลังในธุรกิจของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อบรรเทาปัญหาเหล่านั้นได้ ขั้นตอนสำคัญประการหนึ่งคือการจ้างผู้จัดการป้องกันการสูญเสียที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามนโยบายและขั้นตอนต่างๆ เพื่อป้องกันการสูญเสีย คุณยังสามารถลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ด้วยรายการตรวจสอบและรายงาน ทำการตรวจสอบสินค้าคงคลังบ่อยครั้ง ชี้แจงนโยบายของบริษัท และฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการป้องกันการโจรกรรม

เทคโนโลยียังช่วยให้คุณติดตามสินค้าคงคลังและตรวจจับความคลาดเคลื่อนได้

ในท้ายที่สุด ต้องใช้ความพยายามร่วมกันจากทุกคนในองค์กรเพื่อลดการหดตัวของสินค้าคงคลัง - จากผู้บริหารระดับสูงลงมา

โดยทำตามเคล็ดลับในโพสต์นี้ คุณสามารถนำตัวเองไปสู่การลดปัญหาที่มีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจของคุณ