วิธีเรียกใช้การประชุมทางไกลที่มีประสิทธิผล | แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและเทมเพลต

ข้อเท็จจริง: ทีมทางไกลมักจะประชุมมากกว่าพนักงานในสถานที่

หากคุณกำลังทำงานจากที่บ้าน คุณคงรู้ดีว่าเรื่องนี้เป็นความจริง

บางครั้งสิ่งต่าง ๆ อาจดูเหมือนควบคุมไม่ได้ มีหลายใบหน้าบนหน้าจอ มีคนพูดพร้อมกันมากเกินไป บางคนมาสายและไม่รู้ว่าคนอื่นกำลังพูดถึงอะไร แล้วจู่ๆ ทุกคนก็เพ่งความสนใจไปที่แมวของใครบางคน ซึ่งตัดสินใจเข้าร่วมการโทรโดยไม่ได้รับเชิญ

แต่การประชุมมีความสำคัญ และสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล สิ่งหนึ่งที่ช่วยให้ทุกคนอยู่ในแนวเดียวกันไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน

ด้านล่างนี้คือแนวทางปฏิบัติบางประการที่จะช่วยให้คุณจัดการประชุมทางไกลที่มีประสิทธิภาพสูงจากบ้านของคุณเองได้อย่างสะดวกสบาย

พร้อมที่จะดำน้ำใน?

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมทางไกล

1. ระบุผู้เข้าร่วมและช่วยพวกเขาเตรียมพร้อม

การตัดสินใจว่าใครต้องมีส่วนร่วมในการประชุมขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่แท้จริงของการประชุม

และเมื่อวางแผนการประชุมเสมือนจริง คุณต้องพิจารณาให้มากขึ้นว่าใครเข้าร่วมการประชุม เนื่องจากอาจมีข้อจำกัดในเครื่องมือที่คุณใช้ หลายเขตเวลา และกำหนดการที่ขัดแย้งกัน

จำเป็นต้องตรวจสอบกำหนดการของผู้เข้าร่วมประชุมเองก่อนที่จะกำหนดเวลาสำหรับการประชุม

ในสำนักงาน คุณสามารถทำตัวสบายๆ เกี่ยวกับกำหนดการได้ เนื่องจากคุณสามารถแบ่งปันข้อมูลเพิ่มเติมระหว่างรับประทานอาหารกลางวัน ส่งต่อกันที่โถงทางเดิน พูดคุยกัน ฯลฯ

การประชุมเสมือนจริงต้องอาศัยการเตรียมตัวล่วงหน้ามากกว่านี้

สิ่งสำคัญคือคุณต้องส่งกำหนดการ พร้อมด้วยเป้าหมาย/วัตถุประสงค์ของการประชุม และลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม หรือแอปที่คุณจะใช้ในระหว่างการสนทนาก่อนเวลาไม่กี่ชั่วโมงหากไม่ใช่วันก่อน

ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้น โดยการติดตั้งซอฟต์แวร์ที่จำเป็น การอ่าน ค้นคว้า กำหนดเวลาการประชุมในวันนั้น และดูแลข้อกำหนดทางเทคนิคอื่นๆ ในขณะเดียวกัน ชี้แจงบทบาทที่ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนจะได้รับในระหว่างการประชุม

2. ชี้แจงแนวทางการประชุมทางไกล

แนวทางการประชุมช่วยจัดการสิ่งต่างๆ ได้ดีขึ้น

ชี้แจงสิ่งที่คุณคาดหวังให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนทำ/มีส่วนร่วม และวิธีที่พวกเขาควรปฏิบัติตนเมื่อออนไลน์ (เช่น พวกเขาควรรอจนกว่าคนอื่นพูดจบก่อนที่จะแสดงความคิดเห็น หากพวกเขาเปิดกล้องและปิดเสียงไมโครโฟนในขณะที่คนอื่นกำลังพูด ฯลฯ .)

คุณสามารถกล่าวถึงหลักเกณฑ์เหล่านี้ได้ในอีเมลแนะนำตัวที่คุณส่งไปพร้อมกับกำหนดการ หรือใช้เวลาสองสามนาทีเพื่อพูดถึงสิ่งเหล่านี้ในตอนเริ่มการประชุม

ในเวลาเดียวกัน ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถช่วยให้สิ่งต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์มารยาทในการประชุมออนไลน์ง่ายๆ เหล่านี้

• แต่งกายสุภาพ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีภูมิหลังที่เป็นมืออาชีพและเหมาะสมกับงาน (เช่น ไม่มีเตียง ห้องรก ฯลฯ)
• ปิดเสียงไมโครโฟนของคุณเมื่อคุณไม่ได้พูด
• อย่าฟุ้งซ่าน อย่าจ้องโทรศัพท์ พิมพ์คีย์บอร์ดหรือทำงานอื่นๆ เมื่อมีคนอื่นนำเสนอ
• ปิดเสียงโทรศัพท์และปิดการแจ้งเตือนอื่นๆ
• รอเทิร์นของคุณ อย่าขัดจังหวะในขณะที่คนอื่นกำลังพูดหรือพูดคุยกัน
• หากคุณมีความคิดเห็นหรือคำถาม โปรดให้ความสนใจกับตัวเองก่อนพูด โบกมือหรือพูดว่า 'คำถาม' หรือ 'ความคิดเห็น'
• พร้อม. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่อ กล้อง และไมโครโฟนของคุณใช้งานได้ก่อนการประชุม

เคล็ดลับ: มอบหมายบทบาทของผู้อำนวยความสะดวก ผู้บันทึก ผู้จับเวลา ฯลฯ ให้ผู้เข้าร่วม หมุนเวียนบทบาทเหล่านี้ในวันต่างๆ เพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วม

3. เลือกซอฟต์แวร์การประชุมทางไกลที่เหมาะสม

การประชุมเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จทั้งหมดมีอะไรที่เหมือนกัน? ชุดเครื่องมือที่ดีเพื่ออำนวยความสะดวกและวัตถุประสงค์

มีเครื่องมือมากมายให้คุณเลือกตามความต้องการของคุณ

ซูม: นี่คือโซลูชันห้องประชุมที่ใช้ซอฟต์แวร์เป็นหลัก ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถประชุมออนไลน์ได้โดยมีหรือไม่มีวิดีโอ เมื่อคุณต้องการหารือบางอย่างกับทีมที่ใหญ่กว่า และต้องการเห็นปฏิกิริยาของพวกเขาในวิดีโอ เครื่องมือนี้จะได้ผลดี

Slack: Slack เป็นแอปส่งข้อความที่สามารถใช้สำหรับการโทรด้วยเสียงและวิดีโอได้ คุณสามารถมีช่อง Slack แยกต่างหากซึ่งคุณสามารถตั้งค่าการเตือนสำหรับการยืนขึ้นรายวันหรือการตรวจสอบโครงการรายสัปดาห์ เก็บบันทึกการประชุมของคุณด้วยโพสต์หรือทางขวาบนช่อง Slack ฯลฯ อย่างไรก็ตาม อนุญาตเฉพาะการโทรแบบกลุ่มวิดีโอสำหรับ ทั้งหมด 15 คน ดังนั้นจึงใช้ได้ผลดีที่สุดสำหรับทีมขนาดเล็กสำหรับการประชุมสั้นๆ

สร้างสรรค์: ต้องการอธิบายแนวคิดหรือแนวคิดด้วยการแสดงภาพบนไวท์บอร์ดออนไลน์หรือไม่ Creately เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมที่ต้องการใช้แผนที่ความคิดในการระดมความคิด หรือผังงานเพื่อหารือเกี่ยวกับกระบวนการใหม่ ฯลฯ ในระหว่างการประชุม ด้วยคุณสมบัติการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ทุกคนสามารถแก้ไขและแบ่งปันความคิดเห็นบนผืนผ้าใบ/กระดานเดียวกันได้พร้อมกัน

Google เอกสาร: ไม่ว่าจะสร้างวาระการประชุม แชร์บันทึกการประชุม หรือทำงานร่วมกันในข้อเสนอโครงการ Google เอกสารเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันและแก้ไขเอกสารในแบบเรียลไทม์ แชทและแสดงความคิดเห็น และคุณสามารถใช้ประวัติการแก้ไขเพื่อเปลี่ยนกลับเป็นเอกสารเวอร์ชันเก่าได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

คุณยังสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้ร่วมกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ Slack เพื่อพูดคุยกัน และใช้ Creately เพื่ออธิบายและบันทึกกลยุทธ์ของคุณ แชร์หน้าจอของคุณกับคนอื่นๆ ในทีม เพื่อให้ทุกคนสามารถเห็นสิ่งที่คุณกำลังทำงานอยู่ หรือสร้างเอกสาร Creately ของคุณจากช่องทาง Slack ของคุณ (ด้วยปลั๊กอิน Creatly สำหรับ Slack) เพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับ: ใช้วิดีโอให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้เนื่องจากเป็นการสื่อสารแบบตัวต่อตัวที่ใกล้เคียงที่สุดเมื่อคุณทำงานจากที่บ้าน นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้คุณได้อ่านภาษากายของผู้เข้าร่วมงาน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาให้ความสนใจจริงๆ

4. จัดสรรเวลาเพื่อทำลายน้ำแข็ง

สำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล การประชุมอาจเป็นช่วงเวลาสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ แทนที่จะดำดิ่งลงไปในการอภิปรายเรื่องทางการ ให้ใช้เวลาช่วงเริ่มต้นการประชุมเพื่อทำลายน้ำแข็ง สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมในชั่วโมงข้างหน้า

คุณสามารถเดินไปรอบๆ ห้องประชุมเสมือนเพื่อถามทุกคนว่าสัปดาห์ของพวกเขาเป็นอย่างไรบ้าง หรือพูดคุยเกี่ยวกับเหตุการณ์ปัจจุบันที่ทุกคนได้รับผลกระทบ

เคล็ดลับ: ก่อนที่จะย้ายเข้าไปพูดคุยอย่างเป็นทางการในประเด็นที่เกี่ยวข้อง โปรดเตือนทุกคนให้นึกถึงเป้าหมายของการประชุมด้วย

5. จดบันทึกและสร้างแผนปฏิบัติการ

การเก็บบันทึกความคิดทั้งหมดที่แบ่งปันระหว่างการประชุมเป็นสิ่งสำคัญ สามารถแชร์กับผู้ที่พลาดการประชุมและนำไปใช้สร้างแผนปฏิบัติการของคุณได้ในภายหลัง

สิ่งที่สำคัญพอๆ กับการอภิปรายและหาแนวทางแก้ไขคือการมอบหมายให้ทุกคนที่เข้าร่วมในผลการประชุมและรายการดำเนินการเพื่อดำเนินการตามแผน ในขณะเดียวกัน สิ่งสำคัญคือต้องชี้แจงวันครบกำหนดและเมื่อใดที่จะมีการประชุมครั้งต่อไป

หากคุณกำลังใช้เครื่องมือการจัดการงาน คุณสามารถวางแผนทุกอย่างได้อย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถใช้เทมเพลตแผนปฏิบัติการ (ดูด้านล่าง) เพื่อจัดลำดับความสำคัญของสิ่งต่างๆ

เคล็ดลับ: ส่งอีเมลพร้อมสรุปทุกอย่างรวมถึงรายการการทำงานที่ได้รับมอบหมายให้พวกเขาหลังการประชุม

7 เทมเพลตเพื่อให้สิ่งต่าง ๆ มีประสิทธิภาพในระหว่างการประชุมทางไกล

ด้านล่างนี้คือเทมเพลตบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้ทันทีในระหว่างการประชุมเสมือนจริง เพียงคลิกที่เทมเพลตเพื่อเปิดในเครื่องมือแก้ไข แชร์ลิงก์แก้ไข/ตรวจสอบกับผู้อื่นเพื่อทำงานร่วมกัน

แผนปฏิบัติการ

กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ ทรัพยากร วันที่ครบกำหนด ฯลฯ จากนั้นและที่นั่นด้วยเทมเพลตแผนปฏิบัติการนี้

บันทึกการประชุม

จัดระเบียบรายงานการประชุมของคุณด้วยเทมเพลตที่เรียบง่ายนี้เพื่อจดบันทึกการประชุม คุณสามารถแนบไปกับอีเมลสรุปหรือแชร์ในช่อง Slack เพื่อให้ผู้อื่นเข้าถึงได้

เริ่ม หยุด ดำเนินการต่อ

ไตร่ตรองถึงการกระทำที่ทีมควรเริ่มทำ หยุดทำ และดำเนินการต่อไปด้วยเทมเพลตนี้

แผนที่ความคิด

ระดมความคิดในหัวข้อโดยใช้เทมเพลตนี้ คุณสามารถใช้รหัสสีเพื่อระบุแนวคิดที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนเพิ่มเข้ามา

แผนภาพก้างปลา

ลดความซับซ้อนในการแก้ปัญหาและค้นหาสาเหตุของปัญหาด้วยแผนภาพก้างปลานี้

กระดานไอเดีย

รวบรวม จัดระเบียบ และจัดลำดับความสำคัญของแนวคิดที่รวบรวมจากกระดานความคิด คุณยังสามารถใช้แผนภาพความสัมพันธ์เพื่อจัดหมวดหมู่แนวคิดและค้นหาแนวโน้ม/รูปแบบได้อีกด้วย

กฎบัตรทีม

ทำงานร่วมกันในการชี้แจงทิศทางของทีมและกำหนดขอบเขตด้วยเทมเพลตกฎบัตรของทีมนี้

มีคำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับการจัดการประชุมเสมือนจริงที่มีประสิทธิผลหรือไม่

ช่วงนี้ Work from home กันเพราะไวรัสโคโรน่าระบาด? จากนั้นการเข้าร่วมการประชุมออนไลน์จะต้องเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวันของคุณ แจ้งให้เราทราบถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่ทีมของคุณใช้เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ มีประสิทธิผล