วิธีการกำหนดขอบเขตโครงการ

แก้ไขล่าสุดเมื่อ 31 ตุลาคม 2019

มีความสุขเท่าๆ กับที่คุณมีต่อธุรกิจ มีบางสิ่งที่สามารถทำให้ข้อตกลงดีๆ กลายเป็นเรื่องเหลวไหลได้อย่างรวดเร็ว มันสามารถนำไปสู่การเตรียมตัวสำหรับการแก้ไขอย่างต่อเนื่อง การสื่อสารที่ผิดพลาด ความผิดหวัง และความคาดหวังที่ไม่ได้รับการตอบสนอง ดังนั้นคุณจะหลีกเลี่ยงอาการปวดหัวได้อย่างไร? การกำหนดขอบเขตของโปรเจ็กต์เป็นวิธีเดียวที่จะกำหนดความคาดหวังที่เหมาะสมของสิ่งที่ได้รับ และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าของคุณ ทำเช่นนี้และลูกค้าของคุณและตัวเองในอนาคตจะขอบคุณ มีอะไรจะถามอีกไหม? ใช่? ฉันมีความรู้สึก เข้าเรื่องกันเลยดีกว่า

ฉันจะกำหนดขอบเขตโครงการได้อย่างไร

ควรกำหนดขอบเขตโครงการ ก่อน เริ่มงานหรือรับเงิน (เว้นแต่ขอบเขตโครงการจะเป็นหนึ่งในผลงาน) ควรทำหน้าที่เป็นแนวทางว่าลูกค้าควรคาดหวังอะไรจากข้อตกลงของคุณและกรอบเวลาที่พวกเขาควรคาดหวังให้มา พร้อมกับราคาโดยประมาณ

สิ่งที่ควรอยู่ในขอบเขตโครงการ?

คำถามที่ดี. ขอบเขตโครงการของคุณควรมีหลายอย่าง ควรร่างวัตถุประสงค์ของโครงการ สิ่งนี้ทำให้เป้าหมายในการวัดความสำเร็จของโครงการ คุณควรถามลูกค้าของคุณว่าพวกเขาพยายามแก้ปัญหาอะไร จำไว้ว่าคุณไม่ได้ขายสินค้า คุณกำลังขายโซลูชัน แล้วบริการของคุณจะแก้ไข Pain Point ได้อย่างไร?

ขอบเขตโครงการของคุณควรสรุปสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของลูกค้า พวกเขาต้องการเว็บไซต์หรือไม่? ถ้าพวกเขามีอย่างใดอย่างหนึ่ง คุณจะทำการปรับปรุงอะไรและคุณจะใช้วิธีใดในการทำงานให้สำเร็จ?

แต่ฉันได้พูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้ในการประชุม

ต้องมีการประชุมเพื่อกำหนดขอบเขตโครงการ แต่ไม่สามารถแทนที่ขอบเขตโครงการที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้ การบันทึกข้อกำหนดของโครงการแสดงว่าคุณยอมรับข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับการทำโครงการให้สำเร็จ ง่ายเกินไปที่จะลืมประเด็นสำคัญที่พูดถึงในการประชุม ด้วยขอบเขตของโครงการที่เป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งคุณและลูกค้าสามารถมองย้อนกลับไปและดูว่าเหตุใดจึงมีการดำเนินการบางอย่าง ขอบเขตของโครงการสามารถใช้เป็นแผนงานในการกำหนดความคาดหวังที่เหมาะสมได้

มีเหตุผล. ดังนั้น บอกฉันเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่จะเข้าสู่ขอบเขต

ด้วยความยินดี คุณควรมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าโครงการเชื่อมโยงกับกลยุทธ์ของบริษัทอย่างไร การรู้กลยุทธ์โดยรวมจะช่วยให้คุณปรับงานของคุณให้เหมาะสมกับความพยายามในปัจจุบันมากที่สุด นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิผลของการเลือกและช่วยให้หลักสูตรถูกต้องหากไม่เหมาะสมที่สุดสำหรับสิ่งที่พวกเขาพยายามทำให้สำเร็จ

ขอบคุณ. ฉันเริ่มเข้าใจแล้วว่าเหตุใดจึงสำคัญ แล้วค่าใช้จ่ายล่ะ?

ค่าใช้จ่ายอาจเป็นเรื่องเล็กน้อยสำหรับทั้งสองฝ่าย แต่การกำหนดความคาดหวังที่เหมาะสมก็มีความสำคัญเช่นกัน ขอบเขตควรรวมรายการบริการที่คุณจะให้บริการพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง หากคุณกำลังคิดค่าธรรมเนียมแบบเหมาจ่าย คุณควรรวมรายการของสิ่งที่จะรวมไว้ด้วย หากคุณกำลังชาร์จเป็นรายชั่วโมง ควรแสดงอัตรารายชั่วโมงของคุณพร้อมกับชั่วโมงหรือเวลาโดยประมาณที่ต้องใช้เพื่อให้โครงการเสร็จสิ้น

จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันไม่รู้ว่าต้องเสียค่าบริการเท่าไร?

โดยการถามคำถามก่อนหน้านี้ คุณควรมีความคิดที่ดีว่าโครงการจะใช้เวลานานแค่ไหน หากคุณไม่ได้ระบุราคา แสดงว่าคุณไม่ได้กำหนดความคาดหวังของต้นทุนและปล่อยให้เป็นหน้าที่ของลูกค้า เมื่อถึงเวลาที่ต้องชำระเงิน การไม่สื่อสารเรื่องราคาจ้างอาจทำให้คุณและลูกค้าทะเลาะกันได้ (ซึ่งอาจถือได้ว่าเป็นช่วงเวลาที่ยากลำบากในการรับเงิน)

เกิดอะไรขึ้นถ้าฉันทิ้งบางสิ่งบางอย่างไว้?

อา นั่นคือความกลัวที่ถูกต้องตามกฎหมาย ในขณะที่พิจารณาสิ่งที่อยู่ในขอบเขต คุณควรพูดถึงสิ่งที่อยู่ นอกขอบเขตด้วย การพูดคุยอย่างจงใจเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่นอกขอบเขตสามารถช่วยจัดการความคาดหวังได้ บางครั้งลูกค้าอาจคิดว่ามีบางอย่างรวมอยู่ด้วย โดยที่คุณไม่ได้เสนอบริการนั้นหรือเรียกเก็บเงินเพิ่มสำหรับบริการนั้น หากลูกค้าต้องการดำเนินการบางอย่างที่อยู่นอกขอบเขตที่ตกลงกันไว้ ควรร่างขอบเขตแยกต่างหากเป็นส่วนเสริมในโครงการปัจจุบันของคุณ

โล่งอก ฉันเป็นห่วงส่วนนั้น!

อย่างที่เราทุกคนมี

แล้วถ้าฉันไม่สามารถทำงานให้สำเร็จได้เพราะบางอย่างที่ฉันต้องการจากลูกค้าล่ะ

ขอบเขตของคุณไม่ได้มีไว้สำหรับคุณเท่านั้น สำหรับลูกค้าเช่นกัน สิ่งที่คุณต้องการจากลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นการคัดลอก รูปภาพ หรืออย่างอื่นควรรวมไว้ในขอบเขต คุณควรระบุกรอบเวลาที่เหมาะสมที่ลูกค้าควรจัดเตรียมสิ่งของที่คุณต้องการและขั้นตอนที่จะดำเนินการหากพวกเขาไม่ได้จัดเตรียมให้คุณ คุณควรได้รับข้อมูลติดต่อของบุคคลที่จะรับผิดชอบในการรับสิ่งที่คุณต้องการเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องถามว่าจะไปหาใคร

ดีใจที่ฉันถาม เมื่อฉันมีขอบเขตงานแล้ว ฉันจะทำอะไรกับมันได้บ้าง

คุณสามารถใช้ขอบเขตงานเพื่อสร้างสัญญาได้ ขอบเขตงานของคุณควรรวมอยู่ในสัญญาของคุณ ควรลงนามโดยทั้งคุณและลูกค้า เพื่อให้คุณเข้าใจบทบาทและภาระผูกพันในโครงการอย่างชัดเจน

เอาล่ะ ตอนนี้ฉันมีแล้วที่ฉันทำเสร็จแล้วใช่มั้ย?

ไม่ค่อย.

เอ้า มา !

แค่ได้ยินฉันออกมา หลังจากที่คุณได้นำเสนอลูกค้าของคุณด้วยการส่งมอบ คุณจะทราบได้อย่างไรว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์เมื่อใด อะไรทำให้คุณไม่ถูกจับได้ว่าต้องแก้ไขอย่างต่อเนื่องและในที่สุดก็ได้รับเงินตามจำนวนที่คุณเขียนลงบนกระดาษ ข้อตกลงสิ้นสุด

นั่นอะไร?

ข้อตกลงสิ้นสุดคือเอกสารที่คุณนำเสนอต่อลูกค้าของคุณเมื่อคุณส่งมอบโครงการ อนุญาตให้ลูกค้าตรวจสอบโครงการและเปรียบเทียบกับขอบเขตของงานที่คุณทั้งคู่ตกลงกันไว้ หากลูกค้าพอใจกับงานของคุณ พวกเขาสามารถเซ็นชื่อออก ส่งข้อตกลงคืนให้คุณ และคุณสามารถรับเช็คเงินเดือนอันแสนหวานนั้นได้ อย่างไรก็ตาม หากลูกค้าตัดสินใจว่าบางสิ่งไม่สำเร็จตามข้อตกลงของคุณ พวกเขาสามารถส่งการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่พวกเขาคิดว่าจะทำให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ได้ เมื่อคุณได้เงินคืนแล้ว คุณสามารถแก้ไขการเปลี่ยนแปลง ทำโครงการให้เสร็จสิ้น เก็บเงินค่าจ้าง และไปยังงานต่อไปได้ ทำลายวงจรการแก้ไขที่ไม่สิ้นสุด

ว้าว อัจฉริยะเลย

ขอขอบคุณ. ความเข้าใจนั้นเกิดจากความผิดพลาดมากมาย

ทีนี้พอรู้แล้วว่าขอบเขตงานต้องทำอย่างไร?

ออกไปหางานทำ! และอย่าลืมสิ่งที่จะรวม นี่คือรายการหากคุณต้องการ:

• วัตถุประสงค์ของโครงการคืออะไร?
• เป้าหมายที่พวกเขาต้องการบรรลุคืออะไร?
• วิธีแก้ปัญหาของคุณจะช่วยพวกเขาได้อย่างไร?
• กลยุทธ์ปัจจุบันของพวกเขาคืออะไร?
• โครงการจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?
• นอกขอบเขตคืออะไร?
• ใครดูแลเพื่อให้ได้สิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุโครงการ?
• คุณสร้างสัญญาและลงนามหรือไม่?
• และอย่าลืมข้อตกลงสิ้นสุด

ขอบคุณมาก! คุณช่วยขายงานให้ฉันด้วยได้ไหม

ผู้แต่ง: Taj R.