จะส่งใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร? เครื่องมือที่มีประโยชน์
เผยแพร่แล้ว: 2022-08-29นักแปลอิสระ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก หรือผู้ประกอบการทุกคนจะออกใบแจ้งหนี้ทุกเดือน พวกเขาจำเป็นต้องได้รับการชำระเงินสำหรับงานที่ทำหรือสินค้าที่ส่งมอบ แต่การออกเอกสารดังกล่าวไม่รับประกันการรับชำระเงิน เพื่อความสำเร็จอย่างสมบูรณ์จำเป็นต้องส่งมอบให้กับผู้รับเหมา จากบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ 3 วิธีในการส่งใบแจ้งหนี้และเครื่องมือที่มีประโยชน์เป็นพิเศษในกระบวนการนี้
วิธีส่งใบแจ้งหนี้ – สารบัญ:
- จะส่งใบแจ้งหนี้แบบกระดาษได้อย่างไร?
- วิธีการจัดทำใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์?
- จะสร้างและส่งไฟล์ PDF พร้อมใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร?
- แอปพลิเคชันการออกใบแจ้งหนี้สามารถช่วยคุณได้อย่างไร?
จะส่งใบแจ้งหนี้แบบกระดาษได้อย่างไร?
แม้ว่าอินเทอร์เน็ตจะถูกระงับในบ้านและสำนักงานของเรา แต่ใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ที่ส่งไปอย่างท่วมท้นจะถูกส่งทางไปรษณีย์แบบปกติ ตามรายงาน E-Invoicing / E-Billing การแปลงเป็นดิจิทัลและระบบอัตโนมัติมากถึง 90% ของใบแจ้งหนี้ส่งถึงผู้รับในรูปแบบกระดาษ
น่าเสียดายที่มีข้อเสีย หนึ่งในนั้นคือเวลาที่ใช้ในการส่งจดหมายไปยังที่อยู่ที่ระบุ เมื่อจัดส่ง คุณต้องคำนึงถึงกระบวนการทั้งหมดที่นำไปสู่การได้รับเงิน คุณต้องจำไว้ว่าอาจมีคนไม่กี่คนที่แนบเอกสารกระดาษ พวกเขาจะคาดหวังให้คุณส่งใบแจ้งหนี้ในแบบฟอร์มนี้เท่านั้น เป็นที่ยอมรับว่าคุณอาจจะสามารถโน้มน้าวให้บางคนออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ในกรณีอื่นๆ คุณจะต้องปรับให้เข้ากับความต้องการของลูกค้าของคุณ
เครื่องมือส่วนใหญ่ที่คุณต้องใช้ในการส่งใบแจ้งหนี้แบบกระดาษมีอยู่ในสำนักงานทุกแห่ง คุณจะต้อง มีคอมพิวเตอร์พร้อมเครื่องพิมพ์ ซอฟต์แวร์สำนักงาน และซองจดหมาย แม้ว่าคุณจะสามารถเขียนใบแจ้งหนี้ด้วยมือในแบบฟอร์มที่เตรียมไว้เป็นพิเศษ แต่การทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นง่ายกว่ามาก
ด้วยโปรแกรมประมวลผลคำหรือสเปรดชีต คุณสามารถเตรียมเอกสารที่มีองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดได้ จากนั้นคุณต้องพิมพ์ ใส่ซองจดหมาย ระบุที่อยู่ และส่ง โปรแกรมประมวลผลคำยอดนิยมส่วนใหญ่ช่วยให้คุณสามารถพิมพ์บนซองจดหมายได้ ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องลำบากใจกับการเขียนที่อยู่ด้วยมือ สิ่งที่คุณต้องทำคือซื้อแสตมป์และส่งจดหมายถึงผู้รับเหมา
วิธีการจัดทำใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์?
อีกทางเลือกหนึ่งสำหรับเอกสารกระดาษคือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คุณไม่จำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์พิเศษในการสร้าง เนื่องจากซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ทุกวัน เช่น สเปรดชีตธรรมดาหรือโปรแกรมประมวลผลคำ ก็เพียงพอแล้ว เช่นเดียวกับเอกสารที่ส่งทางไปรษณีย์ธรรมดา คุณต้องสร้างใบแจ้งหนี้ก่อน ยกเว้นว่าแทนที่จะพิมพ์ คุณควรบันทึกไฟล์ที่สร้างด้วยวิธีนี้
หลีกเลี่ยงรูปแบบเช่น DOC หรือ XLS เพราะถึงแม้จะเป็นเรื่องธรรมดาและเปิดง่าย แต่ก็มีข้อเสียเปรียบที่สำคัญอย่างหนึ่ง – เอกสารที่จัดเตรียมในลักษณะนี้สามารถแก้ไขได้ง่าย เป็นที่ยอมรับว่าคุณมีทางเลือกในการรักษาความปลอดภัยในการแก้ไขไฟล์ดังกล่าวด้วยรหัสผ่าน แต่ควรใช้โซลูชันที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว นั่นคือไฟล์ PDF โดยการส่งเอกสารดังกล่าว คุณมั่นใจได้ว่าจะไม่มีใครเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับเนื้อหาในเอกสารดังกล่าว
จะสร้างและส่งไฟล์ PDF พร้อมใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร?
คุณสามารถใช้ตัวแปลงที่มีอยู่บนเว็บ เช่น Adobe Acrobat เพื่อสร้างไฟล์ PDF เพียงเลือกใบแจ้งหนี้ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ในไฟล์ DOC แล้วโปรแกรมจะทำการแปลงเป็น PDF โดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกเพื่อ บันทึกไฟล์ในรูปแบบ PDF จากภายในโปรแกรม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าคอมพิวเตอร์ของคุณและตัวเลือกที่มีในโปรแกรมประมวลผลคำ/สเปรดชีตของคุณ
เพิ่มเอกสารที่จัดเตรียมด้วยวิธีนี้เป็นไฟล์แนบในอีเมล เป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มสร้างข้อความถึงลูกค้าด้วยขั้นตอนนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ส่งอีเมลโดยไม่มีไฟล์แนบ ในชื่อเรื่องของข้อความ คุณสามารถใส่ชื่อโครงการที่ใช้ใบแจ้งหนี้ได้ เนื้อหาของอีเมลควรสั้นและตรงประเด็น แต่อย่าลืมใช้น้ำเสียงที่สุภาพ คุณสามารถขอบคุณพวกเขาสำหรับความร่วมมือที่ผ่านมา ส่งเสริมให้ใช้บริการที่นำเสนอในอนาคต และในกรณีของใบแจ้งหนี้บางส่วนจะระบุขั้นตอนของการทำงานที่เกี่ยวข้อง
แอปพลิเคชันการออกใบแจ้งหนี้สามารถช่วยคุณได้อย่างไร?
นี่เป็นเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการส่งใบแจ้งหนี้อย่างมาก เนื่องจากให้ตัวเลือกที่หลากหลายที่สุดแก่คุณ หากคุณทำงานกับบริษัทที่ต้องใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ คุณเพียงแค่ออก พิมพ์ และส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์หอยทากตามความต้องการของลูกค้า ประโยชน์สำหรับคุณคือแอปพลิเคชันดังกล่าวมาพร้อมกับ เทมเพลตใบแจ้งหนี้สำเร็จรูป ดังนั้นคุณจึงมั่นใจได้ว่าจะปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของประเทศของคุณ
คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มหรือความถูกต้องของการคำนวณและการสรุป เพียงเลือกอัตราภาษีที่เหมาะสม ใส่มูลค่าสุทธิของสินค้า/บริการ โปรแกรมจะคำนวณมูลค่าของสินค้าเองพร้อมกับภาษี
ด้วยแอปการออกใบแจ้งหนี้ฟรี คุณสามารถ ส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยตรงไปยังกล่องอีเมล ของผู้รับเหมาที่ยอมรับรูปแบบการสื่อสารนี้ เอกสารดังกล่าวจะถูกบันทึกในรูปแบบ PDF ทันที ดังนั้นคุณจะไม่มีปัญหาในการแปลงไฟล์ดังกล่าวให้อยู่ในรูปแบบที่จะรับรองความสมบูรณ์ของข้อมูล คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ที่จัดเตรียมด้วยวิธีนี้ได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง คุณไม่จำเป็นต้องเข้าสู่ระบบอีเมล – คุณสามารถทำทุกอย่างได้จากภายในแอปพลิเคชัน คุณสามารถป้อนหัวเรื่องของข้อความ กรอกเนื้อหาให้ครบถ้วน หรือใช้เทมเพลตที่เตรียมไว้ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดระยะเวลาการทำงานของคุณลงอย่างมาก
ที่สำคัญ คุณจะไม่ส่งอีเมลโดยไม่มีไฟล์แนบอีกต่อไป เพราะการคลิกปุ่ม "ส่ง" ใบแจ้งหนี้ที่คุณออกจะถูกแนบไปกับข้อความโดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับอีเมลมาตรฐาน คุณสามารถเลือกผู้รับข้อความ เพิ่มผู้รับ หรือแม้แต่ส่งสำเนาที่ซ่อนอยู่ สิ่งนี้ใช้ได้จริงเมื่อต้องติดต่อกับบริษัทขนาดใหญ่ เนื่องจากคุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ทั้งไปยังบุคคลที่คุณกำลังทำงานด้วยในโครงการและตรงไปยังแผนกบัญชี
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest
ผู้เขียน: Andy Nichols
นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด