คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อกำหนด KPI สำหรับสมาชิกในทีม

องค์กรที่ไม่มีตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ก็เหมือนการเดินทางโดยไม่มีแผนที่ เมื่อการเดินทางของคุณไม่มีแผนที่ ไม่มีทางที่คุณจะระบุได้ว่าคุณมาไกลแค่ไหนตั้งแต่เริ่มต้น คุณยังคงขับรถไปยังจุดหมายปลายทางโดยไม่รู้ว่าอะไรขวางทางคุณ ในองค์กร การมี KPI ที่ชัดเจนซึ่งเชื่อมโยงกับเป้าหมายสูงสุดของบริษัทของคุณ จะช่วยให้คุณได้รับความคืบหน้าภายในกรอบเวลาที่กำหนด ช่วยให้เข้าใจการมีส่วนร่วมของสมาชิกในทีมและสิ่งที่ต้องปรับปรุง

KPI คืออะไร?

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ช่วยให้คุณได้รับการวัดเชิงปริมาณในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อบรรลุเป้าหมาย (หรือวัตถุประสงค์) ที่เฉพาะเจาะจง KPI ขับเคลื่อนทีมไปสู่การบรรลุเป้าหมาย จัดเตรียมตัวชี้วัดเพื่อวัดความคืบหน้าของเป้าหมาย และนำเสนอข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าในท้ายที่สุดเพื่อการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับการจัดการการดำเนินงานหรือกระบวนการทางธุรกิจ กระบวนการ KPI ช่วยให้ธุรกิจทุกด้าน ไม่ว่าจะเป็นการเงิน ทรัพยากรบุคคล การบริการลูกค้า หรือการตลาด ให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการปฏิบัติตามความรับผิดชอบ

KPI และผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

ประสิทธิภาพของพนักงานคือหัวใจของความสำเร็จขององค์กร การเดินทางขององค์กรจะประสบความสำเร็จหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับว่าพนักงานมีแรงผลักดันในการบรรลุเป้าหมายอย่างไร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร อันดับแรก เราต้องกำหนดเป้าหมายในระดับบุคคลและระดับทีม เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงกับเป้าหมายของบริษัทได้

พนักงานเป็นทรัพย์สินที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของบริษัท พวกเขาจำเป็นต้องได้รับการสนับสนุน อำนาจ และการประเมินในแง่ของการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องให้ความสนใจกับพฤติกรรมเชิงบวกและเชิงลบของพนักงาน อภิปรายและให้ข้อเสนอแนะเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยสำหรับพวกเขาในการเรียนรู้และปรับปรุง สิ่งนี้จะจัดแนวพวกเขาให้ทำงานเป็นทีมและเป้าหมายขององค์กร

คุณวัดประสิทธิภาพได้อย่างไร? ข้อมูลเชิงปริมาณใดที่คุณสามารถนำเสนอเพื่อเป็นข้อพิสูจน์ถึงการทำงานหนักของทีมคุณ สมาชิกในทีมทุกคนทำงานตามเป้าหมายที่ถูกต้องหรือไม่? และงานของพวกเขามีส่วนช่วยในการบรรลุวัตถุประสงค์สูงสุดของ บริษัท หรือไม่?

นี่คือจุดที่ KPI เข้ามามีบทบาท KPI เป็นรูปแบบหนึ่งของเป้าหมายเชิงปริมาณที่ช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของเป้าหมายธุรกิจของคุณ พวกเขาจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าประสิทธิภาพของสมาชิกในทีมของคุณมีส่วนช่วยอย่างไร นอกจากนี้ KPI ยังสนับสนุนการระบุช่องว่างความรู้และช่วยให้คุณนำแผนการฝึกอบรมเชิงคุณภาพไปปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม

เหตุใด KPI จึงมีความสำคัญ

ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น KPI เป็นสิ่งสำคัญในการระบุการมีส่วนร่วมของสมาชิกในทีมของคุณที่มีต่อเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวม ต่อไปนี้คือสาเหตุสำคัญบางประการที่คุณควรนำกระบวนการ KPI ไปใช้ในองค์กรของคุณ

เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีความรับผิดชอบและสอดคล้องกับเป้าหมาย นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการใดโครงการหนึ่ง กระบวนการ KPI ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนช่วยให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมรับทราบความรับผิดชอบและกำลังพยายามร่วมกันเพื่อบรรลุผลสำเร็จ

เพื่อติดตามผลคะแนนสุขภาพของบริษัท ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับการดำเนินงานขององค์กรอย่างไม่ต้องสงสัย แม้ว่าพวกเขาจะให้ความเข้าใจอย่างครอบคลุมเกี่ยวกับประสิทธิภาพทางการเงินที่แพร่หลาย แต่ก็ยังให้ความกระจ่างเกี่ยวกับปัจจัยเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น เช่น การขาดแคลนเงินทุน คู่แข่งรายใหม่ หรือช่องว่างความรู้

เพื่อติดตามความคืบหน้าเมื่อเวลาผ่านไป KPI ช่วยให้คุณตั้งเป้าหมายตั้งแต่ต้นปีการเงิน และใช้รายงานรายเดือนหรือรายไตรมาสเพื่อวัดความคืบหน้าโดยการติดตามเกณฑ์หลัก เช่น รายได้ ต้นทุนต่อธุรกรรม อัตราความพึงพอใจของลูกค้า และอื่นๆ เนื่องจาก KPI สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร จึงช่วยในการติดตามความคืบหน้าไปสู่เป้าหมายและกลยุทธ์ระยะยาวของบริษัท

เพื่อทำการปรับปรุงเมื่อจำเป็นและเมื่อจำเป็น เมื่อวิเคราะห์ผลลัพธ์ของ KPI แล้ว จะช่วยให้คุณมีสมาธิในส่วนที่ธุรกิจต้องปรับปรุง และปรับเปลี่ยนตามแนวทางการดำเนินการปัจจุบันหรือไม่ วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องตัดสินใจผิดพลาดและคาดเดาสถานการณ์ในอนาคต เนื่องจาก KPI สามารถวัดได้ คุณจึงสามารถมีอิทธิพลโดยตรงต่อปัจจัยที่กำหนดผลลัพธ์และดำเนินการป้องกันเพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในแนวทางที่จะบรรลุเป้าหมาย

กระบวนการ KPI

ขั้นตอนที่ 01 – กำหนดว่าจะใช้ KPI อย่างไร

ขั้นตอนแรกในการกำหนด KPI คือการทำความเข้าใจว่าตัวชี้วัดประสิทธิภาพเหล่านี้จะถูกนำมาใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าอย่างไร ก่อนกำหนด KPI สำหรับทีม ให้รวบรวมสมาชิกและอภิปรายว่าควรใช้เกณฑ์ใดในการกำหนด KPI ของพวกเขา และจะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร

KPI เป็นเพียงรูปแบบหนึ่งของการสื่อสาร และเช่นเดียวกับกรอบงานการสื่อสารใด ๆ KPI ก็ควรเข้าใจอย่างชัดเจนโดยผู้คนที่พวกเขาได้รับมอบหมายด้วยเพื่อให้สามารถดำเนินการได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณมีความรู้ด้านข้อมูลและมีความรู้ เครื่องมือ และทักษะที่เหมาะสมในการตัดสินใจที่ถูกต้องตามข้อมูลที่พวกเขาทำงานด้วย

ขั้นตอนที่ 02 – เชื่อมโยง KPI กับเป้าหมายขององค์กร

บริษัทมักทำผิดพลาดในการใช้ KPI ที่คลุมเครือซึ่งไม่ได้สะท้อนถึงกระบวนการทางธุรกิจของพวกเขา ดังนั้นจึงมองไม่เห็นผลกระทบที่สำคัญใดๆ KPI ของคุณควรเชื่อมโยงกับเป้าหมายขององค์กร เพื่อให้คุณรู้ว่าบริษัทมาถูกทางแล้ว ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจกำหนดกลยุทธ์การพัฒนาภายใต้มุมมองของการเงิน กระบวนการทางธุรกิจภายใน การเรียนรู้และการเติบโต และลูกค้า ดังนั้น KPI ที่คุณตั้งไว้ก็ควรอยู่ในหมวดหมู่เหล่านี้ด้วย

ตัวอย่างเช่น บริษัท ABC อาจกำหนดเป้าหมายด้านการเรียนรู้และการเติบโตเพื่อจัดฝึกอบรมทักษะด้านซอฟท์ให้กับพนักงานภายในงบประมาณ 6 ล้าน ที่นี่ ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและทีมของเขา/เธอจะเป็นหัวหน้าผู้ดูแลในการบรรลุเป้าหมายนี้ ดังนั้น เพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายนี้ พวกเขาอาจมี KPI ในการจัดเวิร์กช็อปฝึกอบรมทักษะอ่อนนุ่ม 6 แห่งต่อไตรมาส (24 เวิร์กช็อปต่อปี) โดยคงค่าใช้จ่ายไว้ภายใต้งบประมาณที่ตั้งไว้

อีกแง่มุมที่สำคัญของกระบวนการ KPI คือต้องแน่ใจว่าทีมของคุณเข้าใจเป้าหมายสูงสุดขององค์กรและแผนปฏิบัติการที่ควรปฏิบัติตามเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย สิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานของคุณมีจุดมุ่งหมายเพื่อเติมเต็มความรับผิดชอบของพวกเขา

ขั้นตอนที่ 03 – KPI ของคุณฉลาดหรือไม่

ใช้สูตร SMART เพื่อกำหนดว่า KPI ของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด

เฉพาะเจาะจง – KPI ที่คุณกำหนดควรเน้นที่แง่มุมเฉพาะของธุรกิจของคุณที่สามารถวัดได้ และพิจารณาว่าเหตุใดจึงสำคัญ

M easurable – ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ควรวัดและเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่กำหนด

A chievable – KPI ควรจะส่งมอบได้

ความ เกี่ยวข้อง – ควรเกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจภายในบริษัท ในขณะที่เชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ขององค์กร

Time- Bound – KPI ควรจะทำได้ในกรอบเวลาที่กำหนด

ขั้นตอนที่ 04 – ตรวจสอบ KPI เมื่อจำเป็นและทำการเปลี่ยนแปลง

ธุรกิจกระจายหรือเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่มีอยู่ขึ้นอยู่กับสภาวะตลาด เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น คุณอาจต้องแก้ไข KPI ที่ตั้งไว้ก่อนหน้านี้และสร้างตัวบ่งชี้ใหม่ซึ่งจะสอดคล้องกับเป้าหมายใหม่ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตรวจสอบ KPI ทุกปีและทำการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น ดังนั้น คุณจึงมั่นใจได้ว่า KPI จะสอดคล้องกับแนวทางที่เปลี่ยนแปลงของธุรกิจ ใช้เทมเพลตด้านล่างเพื่อตรวจสอบ KPI ของคุณ

ให้ KPI นำทางคุณไปสู่ความสำเร็จ

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักมีส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจให้บรรลุเป้าหมาย ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการแข่งขันและซับซ้อนในปัจจุบัน การกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจและแผนการดำเนินการที่ชัดเจนในการบรรลุเป้าหมายนั้นมีความสำคัญมากขึ้น ดังนั้น KPI จึงเป็นแนวทางในการกำหนดทิศทางการเดินทางและความคืบหน้าของคุณ