วิธีจัดการกับประเด็นสำคัญในการจัดการโครงการ

การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในองค์กรงานและการจัดการธุรกิจที่เริ่มต้นโดยการระบาดใหญ่ไม่ได้ชะลอตัวลงแม้แต่น้อยในปี 2565 อย่างไรก็ตาม ภาวะเศรษฐกิจถดถอยและการเปลี่ยนแปลงอาจพิสูจน์ได้ว่าเอื้อต่อการดำเนินการโครงการอย่างราบรื่น วันนี้ มาดูประเด็นหลักในการจัดการโครงการกันดีกว่า

ปัญหาในการจัดการโครงการ – สารบัญ:

1. ประเด็นหลักในการจัดการโครงการ
2. ปัญหาขอบเขตโครงการ
3. เวลาดำเนินการโครงการ
4. ความยืดหยุ่นของการกระทำ
5. สรุป

ประเด็นหลักในการจัดการโครงการ

จากรายงานของ Pulse of the Profession พบว่าโครงการสำเร็จลุล่วงไปอย่างมีประสิทธิภาพในเปอร์เซ็นต์ที่สูงขึ้น: บรรลุเป้าหมาย อยู่ภายในงบประมาณ และเวลาที่จะทำให้สำเร็จตามแผน ในทางกลับกัน โครงการต่างๆ ถูกยกเลิกในปี 2564 มากกว่าปีก่อนหน้า

ดังนั้น เราจะตรวจสอบคนที่ประสบความสำเร็จเพื่อเรียนรู้จากสิ่งที่ดีที่สุด อะไรคือประเด็นหลักเกี่ยวกับการจัดการโครงการเหล่านี้? และวันนี้เราจะพยายามแก้ปัญหาเหล่านี้อย่างไร?

วันนี้เราจะเน้นไปที่ประเด็นหลักสามข้อที่กังวลในการจัดการโครงการ เหล่านี้คือ:

• ขอบเขตโครงการ
• เวลาดำเนินโครงการ
• ความยืดหยุ่นของทีม

ปัญหาขอบเขตโครงการ

ปัญหาเกี่ยวกับการกำหนดขอบเขตของโครงการมักจะเริ่มต้นตั้งแต่เริ่มแรก และก่อนที่จะมีการชี้แจงสมมติฐานอย่างเต็มที่ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องร่างพิมพ์เขียวของโครงการอย่างรอบคอบ อย่ารีบเร่งและใช้เวลามากพอที่จะชี้แจงเป้าหมายและแผนปฏิบัติการอย่างรอบคอบก่อนที่จะจัดกำหนดการงาน

เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้เครื่องมือที่เหมาะสมในการวางแผนขอบเขตของโปรเจ็กต์ และแบ่งมันออกเป็นมหากาพย์หรือหัวข้อที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจได้

• การสื่อสารกับลูกค้าและคู่ค้า

เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จ การเกิดจึงเป็นสิ่งสำคัญ บรรยากาศที่เอื้ออำนวย การนำเสนอที่น่าเชื่อของสมมติฐานที่สำคัญที่สุดพร้อมกับการเจรจาและทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ของผู้จัดการโครงการอาจตัดสินใจว่าโครงการจะถูกปฏิเสธหรือดำเนินการหรือไม่

การสนทนาที่ตามมากับลูกค้าและผู้มีอำนาจตัดสินใจอื่นๆ เป็นช่วงเวลาที่มีผลผูกพันซึ่งกำหนดขอบเขตเริ่มต้นของโครงการ

• ความยืดหยุ่นของขอบเขตตามธรรมชาติกับขอบเขตการคืบคลาน

แต่ทำไมเราถึงพูดถึงขอบเขต "เริ่มต้น" ของโครงการ? เนื่องจากขอบเขตที่วางแผนไว้จะไม่เหมือนกับขอบเขตสุดท้าย

สมมติฐานความยืดหยุ่นตามธรรมชาติของขอบเขตโครงการเป็นวิธีจัดการกับความแปรปรวนของขอบเขตและเป็นเพียงแนวทางที่เป็นจริง ช่วยให้กรอบงานโครงการปรับให้เข้ากับการส่งมอบจริงและสภาพธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป อย่างไรก็ตาม ความแปรปรวนตามธรรมชาตินี้ต้องไม่ใช้กับสมมติฐานหลักของโครงการ

เมื่อสมมติฐานหลักเปลี่ยนไปและขอบเขตของงานที่ต้องทำขยายออกไป ความสำเร็จของโครงการก็จะถูกตั้งคำถาม ปัญหานี้เรียกว่าขอบเขตการคืบ ขอบเขตการคืบคลานระยะหมายถึงการเติบโตของโครงการที่ไม่สามารถควบคุมได้ และนี่คือความหายนะของโครงการธุรกิจที่ดำเนินการมากถึงหนึ่งในสาม

• ด้านเนื้อหา

อุปสรรคอีกประการหนึ่งในการจัดการโครงการคือการกำหนดเนื้อหาของโครงการ ผู้จัดการโครงการต้องตอบคำถามอย่างตรงไปตรงมา: ฉันรู้เพียงพอเกี่ยวกับงานที่ฉันต้องการทำหรือไม่?

หากคำตอบคือไม่ ไม่ว่าโครงการจะก้าวหน้าแค่ไหน ก็จำเป็นต้องปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญ เริ่มแรกกับผู้ที่ทำขึ้นเป็นทีมโครงการ แต่บางครั้งจำเป็นต้องมีคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญภายนอก

เวลาดำเนินการโครงการ

แม้แต่ผู้จัดการโครงการที่มีประสบการณ์มากก็ยังเป็นผู้มองโลกในแง่ดีที่ไม่สามารถแก้ไขได้เมื่อถึงเวลาดำเนินโครงการ นี่คือหลักฐานจากสถิติของโครงการขนาดใหญ่ที่เสร็จสมบูรณ์ ในปี 2564 ทั่วโลก 55% ของโครงการเสร็จสิ้นตรงเวลา เพิ่มขึ้น 4% เมื่อเทียบกับปีก่อนหน้า อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์ก็ยังไม่เป็นที่น่าพอใจนัก

• ความล่าช้าที่สมจริง

การเสร็จสิ้นตามเวลาของโครงการมักจะถูกขัดขวางโดยเวลาที่ไม่สมจริงที่จัดสรรไว้สำหรับงานเฉพาะ ด้วยเหตุนี้จึงคุ้มค่าที่จะใช้เครื่องมือที่ช่วยให้สามารถวัดความเร็วจริงของการดำเนินการตามสถิติทางสถิติและเปรียบเทียบกับเวลาที่กำหนดไว้ได้

• การสื่อสารในทีม

แน่นอนว่าระยะเวลาในการดำเนินโครงการมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับขอบเขตและงบประมาณ อย่างไรก็ตาม ปัจจัยชี้ขาดมักจะกลายเป็นประสิทธิภาพและความยืดหยุ่นของทีม

ประสิทธิภาพของทีมต้องเป็นไปตามข้อกำหนดที่ชัดเจนและเข้าใจได้ผ่านการมอบหมายงานและความรับผิดชอบแบบธรรมดา สิ่งที่สำคัญพอๆ กันคือความโปร่งใสของการพึ่งพาซึ่งกันและกันในแต่ละขั้นตอนของการปฏิบัติงาน เช่นเดียวกับการจัดคิวงาน ดูแลด้านการสื่อสารเหล่านี้เพื่อป้องกันความพ่ายแพ้เกี่ยวกับเวลาดำเนินการโครงการ

ความยืดหยุ่นของการกระทำ

ช่องแคบและแหล่งที่มาของความล้มเหลวในการจัดการโครงการคือการขาดความยืดหยุ่นอันเป็นผลมาจากการยึดติดกับเส้นทางที่เป็นที่รู้จักและพ่ายแพ้ มักนำไปสู่การใช้วิธีการและเครื่องมือการจัดการที่ได้รับการทดสอบและทดสอบแล้วซึ่งไม่เหมาะสมสำหรับโครงการใดโครงการหนึ่ง แต่จะเพิ่มความยืดหยุ่นของคุณได้อย่างไร - ในฐานะผู้จัดการโครงการ - และของทั้งทีม?

• ความคล่องตัว

ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่ความยืดหยุ่นในการทำงานและการแก้ปัญหาที่มีอยู่ในทีมออกแบบซอฟต์แวร์ขนาดเล็กที่คล่องตัวได้รับการยอมรับจากทั่วโลก บ่อยครั้งที่เครื่องมือการจัดการโครงการจากอุตสาหกรรมไอทีแพร่กระจายไปยังอุตสาหกรรมอื่น ๆ เมื่อสถานการณ์ต้องการความยืดหยุ่นในการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้น

• ความมุ่งมั่นและการจัดการตนเอง

ทีมที่จัดการอย่างว่องไวสามารถใช้ความยืดหยุ่นได้มาก ในตัวพวกเขา ผู้จัดการมีส่วนร่วมโดยตรงในโครงการมักจะให้และรับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการกระทำของพวกเขา และสมาชิกในทีม – อย่างน้อยก็ในระดับหนึ่ง – เลือกงานที่จะทำอย่างอิสระ ทั้งหมดที่ทำให้ทีมเปรียวดูคล้ายกับรูปแบบของการจัดการตนเอง

สรุป

เราได้จัดหมวดหมู่ประเด็นหลักในการจัดการโครงการออกเป็นสามกลุ่ม ประการแรกรวมถึงการกำหนด ความเข้าใจ และการรักษาขอบเขตของโครงการในระหว่างการดำเนินการ ประการที่สองคือระยะเวลาของงานโครงการ ประการที่สามคือการรักษาความยืดหยุ่นในการบริหารทีมและปรับให้เข้ากับสภาวะที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับปัญหาเหล่านี้คือการอัปเดตอยู่เสมอ - ด้วยกำหนดการและความรู้ของคุณ วิธีการจัดการ กับทีมของคุณ และซอฟต์แวร์ที่ทำให้การจัดการโครงการที่ซับซ้อนมากง่ายยิ่งขึ้น

ที่มาของสถิติ: Pulse of the Profession 2021

อ่านเพิ่มเติม: เหตุการณ์สำคัญของโครงการ

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook และ Twitter

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ ทักษะในการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้แรงกดดันของเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้กลายเป็นจริง

ดูกระทู้ทั้งหมด