โดยทั่วไป การประชุมจะถือว่าประสบความสำเร็จหากได้ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม ถึงเวลาเลิกสนใจผลลัพธ์และสนใจผู้เข้าร่วมจริงมากขึ้นแล้วหรือยัง

การวิจัยล่าสุดชี้ให้เห็นว่าอาจเป็นกรณีนี้ การประชุมอย่างมีจุดมุ่งหมายเป็นการประชุมที่เสริมสร้างจิตใจและความคิด นำผู้เข้าร่วมประชุมไปสู่ระดับใหม่

จากผลการวิจัยของพฤติกรรมศาสตร์ สิ่งที่ผู้คนประสบจริงเปลี่ยนเนื้อเยื่อสมองทางกายภาพ ผู้คนออกกำลังกายสมองผ่านการสนทนา ซึ่งมากกว่าสองในสามเป็นการเข้าสังคม ลองนึกภาพว่าการนั่งประชุมแบบเดิมๆ กับวิทยากรและการนำเสนอ PowerPoint ส่งผลเสียต่อสมองอย่างไร!

ออกไปด้วยรูปแบบเดิมๆ กับความคิดสร้างสรรค์

ผู้จัดการหลายคนใช้ตรรกะทางเศรษฐกิจแบบดั้งเดิม โดยมองว่าสมาชิกขององค์กรเป็นตัวแทนที่สนใจตนเอง พวกเขาสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่สอดคล้องกันซึ่งล้มเหลวในการชำระ

จากนั้นพวกเขาก็มาถึงทางแยก: บังคับใช้การควบคุมที่เข้มงวดยิ่งขึ้นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการหรือสร้างการประชุมที่สร้างสรรค์และออกแบบตามวัตถุประสงค์ที่สูงขึ้นอย่างแท้จริงซึ่งจะช่วยชี้นำการตัดสินใจและตัดกับความต้องการของ บริษัท หากพวกเขาเลือกตัวเลือกที่สอง พวกเขาจะพบผู้คนที่ลองสิ่งใหม่ เสี่ยง และก้าวไปสู่การเรียนรู้เชิงลึกในทุกระดับขององค์กรตั้งแต่บนลงล่าง

วิทยากรสามารถช่วยค้นหาจุดประสงค์ที่สูงกว่านั้นได้อย่างไร

หากคุณถามผู้จัดการว่าจุดประสงค์ของบริษัทคืออะไร หลายคนจะพูดว่า "การเติบโตทางเศรษฐกิจ" "กำไรมากขึ้น" หรืออย่างอื่นตามนั้น นี่เป็นเรื่องธรรมดาเพราะสอดคล้องกับกลยุทธ์การจัดการที่พวกเขาได้รับการสอนในโรงเรียนธุรกิจและสิ่งที่พวกเขาได้เรียนรู้หลังจากนั้น งานเป็นพื้นฐานของผลลัพธ์และผลกำไรเป็นเป้าหมายของบริษัทใดๆ บางองค์กรมีเอกสารแสดงภารกิจ วัตถุประสงค์ และค่านิยม แม้ว่าจะเป็นขั้นตอนในทิศทางที่ถูกต้อง ค่านิยมเหล่านี้ได้รับการบูรณาการและสะท้อนให้เห็นในการประชุมหรือไม่?

แนวคิดการประชุมผู้บริหาร – รายการตรวจสอบการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การประชุมผู้บริหารเป็นที่ที่การตัดสินใจที่สำคัญที่สุด โดยการหล่อเลี้ยงความสัมพันธ์ทางสังคม ผู้จัดงานสามารถทำให้พวกเขามีเป้าหมายมากขึ้น ความรู้สึกเป็นเจ้าของมีอิทธิพลอย่างมากต่อการตัดสินใจและพฤติกรรม

ใช้การเล่าเรื่อง

ในการทำให้ข้อความของคุณมีความหมายมากขึ้น บอกเล่าเรื่องราว และสำรองข้อมูลข้อเท็จจริงโดยใช้ข้อมูล ผู้อำนวยความสะดวกสามารถช่วยคุณสร้างสมดุลของข้อเท็จจริง เพื่อไม่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมถูกครอบงำ สมองของคนเราไม่สามารถเก็บข้อมูลได้ไม่จำกัด ผู้อำนวยความสะดวกวางแผนการประชุมผู้บริหารเพื่อหลีกเลี่ยงการให้ความสำคัญกับข้อมูลมากเกินไป แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่การแตะศักยภาพของมนุษย์

แตะศักยภาพของมนุษย์

ปฏิเสธไม่ได้ว่าเทคโนโลยีมีประโยชน์มากในการประชุม อย่างไรก็ตาม ผู้คนเป็นแกนหลัก ทุกองค์กรมีแหล่งรวมตัวแทนการเปลี่ยนแปลงที่มีพลังซึ่งไม่เคยมีใครใช้มาก่อน – ผู้ที่ขับเคลื่อนเป้าหมาย เป็นผู้ใหญ่ และคิดบวกอย่างมาก พวกเขาเป็นแรงบันดาลใจตามธรรมชาติให้กับผู้อื่น พวกเขาพร้อมเสมอที่จะริเริ่มและสามารถช่วยในทุกขั้นตอนของกระบวนการสร้างวัตถุประสงค์

ในการดึงศักยภาพของมนุษย์ ให้นึกถึงเวลาที่คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมจำกัดโฟกัสและเมื่อใดควรเพิ่มความสนใจ ใช้ประโยชน์จากแสงและเสียงเพื่อสร้างพลังงานในพื้นที่หรือทำให้รู้สึกสงบ วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการสร้างสถานีขนาดเล็กเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเลือกได้ว่าต้องการมีส่วนร่วมอย่างไร เหล่านี้เป็นการประชุมกลุ่มย่อยที่มีหรือไม่มีวิทยากร ซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับเทคนิคการเรียนรู้จากประสบการณ์ที่วิทยากรของคุณสามารถสื่อสารกับคุณได้

จัดการความเครียด

เตือนผู้เข้าร่วมประชุมของคุณให้นอนหลับและออกกำลังกายก่อนการประชุมเพื่อให้พวกเขาได้พักผ่อนอย่างเต็มที่และพร้อมที่จะมีส่วนร่วม องค์ประกอบของสติสามารถช่วยให้ผู้จัดการรู้สึกกระปรี้กระเปร่ามากขึ้นและจัดการระดับความเครียดของตนได้
แนวคิดที่ง่ายที่สุดคือการหยุดเป็นระยะๆ ระหว่างการประชุมเพื่อเตือนผู้เข้าร่วมประชุมให้หายใจเข้าลึกๆ ในช่วงพัก คุณสามารถกระตุ้นประสาทสัมผัสโดยการให้แสงธรรมชาติหรือคุกกี้อบสดใหม่ กลิ่นที่เพียงพอจะทำให้ผู้คนรู้สึกกระปรี้กระเปร่า องค์ประกอบตามธรรมชาติเช่นนี้ช่วยให้ผู้จัดการคิดได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

กำหนดจำนวนคนที่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุมจริงๆ และหลีกเลี่ยงการทำให้พวกเขาเครียดโดยคาดหวังให้พวกเขานั่งนิ่งๆ นานหลายชั่วโมงและรับข้อมูลเข้า ข้อมูลจะถูกแบ่งออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ และ "ย่อยได้" มากขึ้นซึ่งสามารถใส่ได้ 40 เซสชันนาที

ลองนึกดูว่าคุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกอย่างไรหลังการประชุม จากนั้นให้นึกถึงสิ่งที่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ สิ่งนี้เรียกว่าความรู้สึก "แบ่งชั้น" รวมการติดตามผลการประชุมไว้เสมอ เช่น ส่งอีเมลสรุปการประชุมและรายงานการประชุมหากเป็นไปได้และจำเป็น

รับประกันผลกระทบเชิงบวก

คุณมั่นใจได้อย่างไรว่าผลการประชุมในเชิงบวก? ที่เริ่มต้นด้วยการกำหนดผลลัพธ์ในเชิงบวก สิ่งที่อาจเป็น – การแก้ปัญหา การตัดสินใจ ฯลฯ – รวมถึงกิจกรรมเพื่อขับเคลื่อนระดับใหม่ของการเชื่อมต่อและความหมาย

เมื่อผู้คนมีส่วนร่วม ประสบการณ์ของพวกเขาจะสมบูรณ์ยิ่งขึ้น น่าพึงพอใจยิ่งขึ้น และมีจุดมุ่งหมายมากขึ้น ผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมที่มีประสบการณ์จะทำให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมประชุมมีความกระตือรือร้นและมีส่วนร่วม ต้องคำนึงถึงความต้องการของผู้เข้าร่วม เท่านั้นจากนั้นคุณสามารถรับประกันผลกระทบในเชิงบวกตลอดจนประสบการณ์ที่แท้จริงและเป็นของแท้

ผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมสามารถสร้างประสบการณ์จริงที่ไม่เหมือนใครซึ่งผู้คนต้องการแบ่งปัน สิ่งนี้เริ่มต้นด้วยการให้ทางเลือกแก่ผู้เข้าร่วม จากข้อมูลของ IACC ปัจจุบัน 4 ใน 5 งานของผู้วางแผนการประชุมครอบคลุมการสร้างประสบการณ์ในระดับที่มากกว่าเมื่อสองปีที่แล้วมาก การประชุมผู้บริหารกำลังเปลี่ยนเป็นประสบการณ์โดยระบุกลยุทธ์ที่เหมาะสมซึ่งผู้อำนวยความสะดวกสามารถช่วยกำหนดและนำไปใช้ได้

เคล็ดลับสู่การประชุมอย่างมีจุดมุ่งหมาย: การออกแบบประสบการณ์

IMEX ผู้นำการประชุมและงานนิทรรศการกล่าวว่า ธีมของ "การประชุมอย่างมีจุดมุ่งหมาย" จะครอบงำอุตสาหกรรมในปีต่อๆ ไป การประชุมอย่างมีจุดมุ่งหมายประกอบด้วยนวัตกรรม ความหมายที่ลึกซึ้ง และความเข้าใจที่ลึกซึ้ง

ผลประโยชน์และวัตถุประสงค์ของการประชุมเข้าหากันอย่างซับซ้อน สำหรับผู้อำนวยความสะดวก นี่หมายถึงการก้าวไปไกลกว่าการออกแบบการประชุมแบบเดิมๆ โดยการแนะนำองค์ประกอบของสุขภาพ ความเป็นอยู่ที่ดี พฤติกรรมศาสตร์ และเทคโนโลยี อย่างไรก็ตาม เหนือสิ่งอื่นใด มันหมายถึงการให้ทุกคนมีทางเลือกที่อยู่ภายในขอบเขตของหัวข้อการประชุมอย่างมีจุดมุ่งหมาย

จุดมุ่งหมายที่สูงขึ้นในการประชุมครั้งต่อไปของคุณ

แม้ว่าจุดประสงค์ที่สูงกว่า เช่น ความรู้สึกพึงพอใจและการรับรู้งานของตนว่ามีความหมาย ไม่จำเป็นต้องรับประกันว่าจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อผลกำไรในทันที แต่บริษัทจำนวนมากได้แสดงผลลัพธ์ที่น่าประทับใจ

การศึกษาของ Gartenberg เกี่ยวกับผู้คนกว่าครึ่งล้านคนในบริษัท 429 แห่ง ซึ่งเกิดขึ้นในช่วงห้าปี (พ.ศ. 2549 ถึง พ.ศ. 2554) ชี้ให้เห็นถึงผลกระทบเชิงบวกต่อการวัดผลการปฏิบัติงานที่มองไปข้างหน้าและผลตอบแทนของสินทรัพย์เมื่อมีการสื่อสารวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน

จุดประสงค์จึงเป็นมากกว่าความเพ้อฝัน ความสามารถในการแข่งขันและสุขภาพทางการเงินของบริษัทของคุณอาจขึ้นอยู่กับมัน

Sylvia Peters เป็นผู้ทำงานร่วมกันใน Find A Facilitator และคุณแม่ลูกสอง เธอยังเป็นผู้เชี่ยวชาญในการนำสิ่งอำนวยความสะดวกที่น่าเชื่อถือ มีประสบการณ์ และสง่างามที่สุดมาใช้กับการประชุมทุกครั้งที่เธอเข้าร่วม ในเวลาว่าง คุณจะพบว่าเธอนั่งสมาธิและทำสลัดที่เธอชอบ