วิธีใช้วิดีโอเพื่อสื่อสารกับทีมขณะทำงานจากระยะไกล

ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการตื่นนอน จิบกาแฟ แล้วได้รับข้อความว่า “เราคุยกันได้ไหม” ข้อความจากหัวหน้าหรือสมาชิกในทีมของคุณในกล่องจดหมายหรือ Slack

"เอ่อโอ้…. มีอะไรบางอย่างผิดปกติ?"

เราทุกคนเคยไปที่นั่น เมื่อวันก่อน ฉันได้รับ ping ที่คล้ายกันจากลูกค้าใหม่ แม้ว่าฉันจะรู้ว่าทุกอย่างเป็นไปด้วยดี ฉันก็อดคิดไม่ได้ว่าแย่ที่สุด

ปรากฎว่าลูกค้าของฉันแค่อยากจะบอกว่าพวกเขาเผยแพร่ผลงานล่าสุดของฉัน

*ถอนหายใจโล่งอก*

แม้ว่าแอปแชทและอีเมลแบบเรียลไทม์จะเหมาะสำหรับหลาย ๆ อย่าง แต่บ่อยครั้งก็ไม่สามารถจับภาพบริบททั้งหมดที่การแชทแบบตัวต่อตัวและวิดีโออนุญาตได้ ฉันชอบที่จะเปิดอีเมลของฉันและเห็นลิงก์ไปยังวิดีโอสั้นๆ ที่ให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับผลงานของฉัน มากกว่าที่จะเป็นช่วงเวลาแห่งความตื่นตระหนกและตามมาด้วยความโล่งใจ

เนื่องจากพนักงานยังคงปรับตัวเพื่อทำงานทางไกล การเรียนรู้ที่จะสื่อสารกับองค์กรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งจำเป็น

คุณไม่มีตัวเลือกในการเข้าร่วมการพูดคุยแบบ “วอเตอร์คูลเลอร์” แบบคลาสสิก ต่างจากสภาพแวดล้อมในสำนักงานแบบเดิมๆ หรือแม้แต่ดึงสมาชิกในทีมออกไปและแชร์สิ่งที่คุณคิด

โชคดีที่การใช้วิดีโอเพื่อสื่อสารกับทีมของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และป้องกันความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นผ่านอีเมลหรือแชท

ในฐานะผู้จัดการฝ่ายการตลาดหรือผู้อำนวยการ การใช้ประโยชน์จากเครื่องมือสื่อสารที่คุณต้องมีเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีความสอดคล้องกันเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

การทำงานจากระยะไกล: ความเป็นจริงใหม่ของเรา

ก่อนที่โควิด-19 จะเร่งให้บริษัทต่างๆ ทำงานจากระยะไกล การทำงานทางไกลก็ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ตามรายงานของ Owl Labs “42% ของพนักงานที่มีตัวเลือกการทำงานระยะไกลวางแผนที่จะทำงานทางไกลบ่อยขึ้นในอีกห้าปีข้าง หน้า ”

แหล่งที่มา

และขณะนี้ กับบริษัทขนาดใหญ่เช่น Adobe, Google และ Facebook ในกระบวนการย้ายไป ทำงานทางไกล อย่างถาวร บริษัทอื่น ๆ มากมายทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็กกำลังเริ่มปฏิบัติตาม

แม้ว่าการทำงานระยะไกลจะมีข้อดีหลายประการ เช่น ไม่ต้องเดินทางและกำหนดเวลาที่ยืดหยุ่นมากขึ้น แต่ก็ทำให้เกิดความท้าทายในการสื่อสารภายในที่ไม่เหมือนใคร (นอกเหนือจากนั้น สถานการณ์การทำงานทางไกลในช่วง COVID-19 ไม่ใช่สภาพการทำงานทางไกลปกติ)

ในโพสต์ของวันนี้ เราจะมาดู วิธีใช้วิดีโอและการสัมมนาทางเว็บอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสื่อสารกับทีมของคุณ และช่วยให้องค์กรของคุณมีประสิทธิผลและอยู่ในเหตุการณ์เสมอ

วิดีโอแอนิเมชั่นช่วยให้คุณสื่อสารกับทีมระยะไกลได้อย่างไร

หากคุณเคยนำเสนองานในสำนักงาน คุณจะรู้ดีว่าการรักษาความสนใจของพนักงานนั้นยากเพียงใด

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะเห็นโซนทีมของคุณออกมาภายในไม่กี่นาทีแรก และนั่นคือตอนที่คุณกำลังแชร์ห้อง ด้วยการคลิกหรือแตะสิ่งรบกวนสมาธิขณะทำงานจากที่บ้าน การทำให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมอยู่เสมออาจเป็นเรื่องที่ท้าทายมากขึ้น

การใช้วิดีโอแอนิเมชันเพื่อแสดงตัวเลขรายได้ล่าสุดหรือการอัปเดตที่สำคัญของทีมช่วยให้รายงานสถานะที่น่าเบื่อนั้นดูสดชื่น วิดีโอแอนิเมชั่นยังมีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อสำหรับการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่และช่วยให้พวกเขาเรียนรู้เกี่ยวกับเชือก

ในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบเดิมๆ คุณอาจมีพนักงานใหม่คอยดูแลเพื่อนร่วมงานที่อาวุโสกว่าเพื่อให้เข้าใจว่าบริษัทดำเนินไปอย่างไร แต่เมื่อต้องทำงานทางไกล นั่นไม่สามารถทำได้เสมอไป นอกจากนี้ การแบ่งปันเอกสาร Google ที่หนาแน่นซึ่งเต็มไปด้วยขั้นตอนของทีมอาจเป็นการเริ่มต้นที่ดี แต่ก็ไม่ใช่วิธีที่น่าสนใจที่สุดในการแบ่งปันข้อมูลสำคัญ

การสร้างวิดีโอแอนิเมชันเกี่ยวกับค่านิยมและความคาดหวังของบริษัทของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแนะนำบริษัทของคุณให้รู้จักกับพนักงานใหม่ มันสอนข้อมูลที่จำเป็นพร้อมแสงแฟลร์เพิ่มเติมเล็กน้อย แทนที่จะให้พนักงานใหม่ของคุณเริ่มต้นเรียนรู้ผ่าน Google คุณสามารถสร้างคำแนะนำที่ดึงดูดความสนใจเพื่อให้พวกเขาทำงานได้อย่างรวดเร็ว

วิดีโอแอนิเมชั่นมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อแบ่งย่อยหัวข้อทางเทคนิค เช่น วิธีใช้เครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ภายใน

แหล่งที่มา

ประโยชน์อีกประการของเครื่องมือวิดีโอแอนิเมชั่นคือสามารถประหยัดเวลาในการสร้างเทมเพลตใหม่ตั้งแต่ต้น เมื่อคุณได้พัฒนาวิดีโอการเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานใหม่แล้ว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำซ้ำหรือทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยโดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะโดยไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมดทุกครั้ง

สุดท้าย วิดีโอแอนิเมชั่นสั้นๆ ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแชร์ข่าวสารของบริษัท เมื่อ ตัวอย่างเช่น บริษัทของคุณได้รับรางวัลหรือได้รับการนำเสนอในสื่อสิ่งพิมพ์สำคัญๆ

แม้ว่าวิดีโอแอนิเมชันจะสื่อสารข้อมูลที่มีค่ามากมาย แต่ก็มีบางครั้งที่วิดีโอเหล่านั้นอาจไม่ใช่แพลตฟอร์มที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการสื่อสารภายในองค์กร

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานอย่างจริงจังกับหนึ่งในสมาชิกในทีมของคุณ ไม่ควรถ่ายทอดสิ่งนั้นโดยใช้แอนิเมชั่น ในกรณีนั้น การสนทนาทางวิดีโอหรือโทรศัพท์แบบดั้งเดิมจะดีที่สุด

[ต้องการเทมเพลตที่ยอดเยี่ยมเพื่อเริ่มต้นใช้งานวิดีโอแอนิเมชั่นหรือไม่? ตรวจสอบเทมเพลตวิดีโอการทำงานระยะไกลและการเริ่มต้นใช้งานที่เป็นที่นิยมของเรา]

การสัมมนาผ่านเว็บเป็นมากกว่าการนำเสนอ

การสัมมนาผ่านเว็บเป็นอีกวิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารกับทีมของคุณ แม้ว่าจะเป็นเรื่องปกติที่จะเข้าร่วมการซูมหรือการโทรของ Google แฮงเอาท์โดยอัตโนมัติ แต่การสัมมนาผ่านเว็บก็มีประโยชน์เฉพาะบางประการ

แพลตฟอร์มแฮงเอาท์วิดีโอจำนวนมากมีขีดจำกัดผู้เข้าร่วมค่อนข้างน้อย ซึ่งอาจเป็นปัญหาสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ (เว้นแต่คุณมีทรัพยากรในการอัปเกรดเป็นแผนพรีเมียม)

การสัมมนาผ่านเว็บทำให้คุณสามารถพูดคุยกับทุกคนในทีมได้พร้อมๆ กัน โดยที่พนักงานไม่ต้องเปิดเสียงตัวเองโดยไม่ตั้งใจและทำให้เกิดเสียงรบกวน

การสัมมนาผ่านเว็บยังมีประโยชน์ในการที่เครื่องมือการสัมมนาผ่านเว็บส่วนใหญ่ในปัจจุบันมีคุณลักษณะการติดตามการเข้าร่วม กับแพลตฟอร์มอื่นๆ เช่น Zoom คุณอาจไม่ทราบว่าสมาชิกในทีมเป็นผู้จัดประชุมหรือไม่

เครื่องมือเช่น Demio นั้นยอดเยี่ยมเพราะช่วยให้ทีมของคุณเข้าร่วมได้อย่างง่ายดายโดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติม ซึ่งสามารถประหยัดเวลาได้อย่างมากและไม่ต้องปวดหัวกับเทคโนโลยีสำหรับทุกคน

ประโยชน์อีกประการของการใช้การสัมมนาผ่านเว็บสำหรับการสื่อสารในทีมคือการบรรเทาความกดดันที่สมาชิกของคุณอาจรู้สึกได้

ในแฮงเอาท์วิดีโอแบบดั้งเดิม สมาชิกในทีมมักจะรู้สึกว่าต้อง "เรียบร้อย" และพร้อมที่จะเข้าร่วมทั้งวิดีโอและเสียง เนื่องจากชีวิตที่บ้านเป็นเรื่องปกติสำหรับพนักงานหลายคนของคุณในช่วงการระบาดของ COVID-19 ซึ่งอาจสร้างความกดดันและความวิตกกังวลที่ไม่จำเป็น ด้วยการสัมมนาผ่านเว็บ พนักงานของคุณสามารถจดจ่อกับข้อความที่มีอยู่โดยไม่ต้องกังวลว่าพวกเขาจะดูเป็นอย่างไรหรือสำนักงานที่บ้านของพวกเขาจะยุ่งเหยิงหรือไม่

นอกจากนี้ ในขณะที่สมาชิกในทีมสามารถรับชมการสัมมนาผ่านเว็บแบบสด คุณยังสามารถแบ่งปันกับผู้ที่อาจพลาดการนำเสนอต้นฉบับ ตัวเลือกแฮงเอาท์วิดีโอบางตัวอนุญาตให้บันทึกการโทรได้ แต่ก็ไม่ได้ตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้นเสมอไป ดังนั้น หากคุณลืมกดบันทึก อาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดมาก

แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วแพลตฟอร์มการสัมมนาทางเว็บจะเน้นที่การสร้างยอดขาย ลูกค้าใหม่ และโอกาสในการขาย แต่ก็เป็นวิธีที่ประเมินค่าต่ำไปอย่างไม่น่าเชื่อในการสื่อสารกับทีมภายในของคุณ

เครื่องมือการสัมมนาผ่านเว็บ เช่น Demio ยังมอบคุณสมบัติแฮงเอาท์วิดีโอมาตรฐานที่กลายเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารประจำวัน ด้วย Demio คุณสามารถแชร์หน้าจอ เชิญแขกให้พูดโดยมีหรือไม่มีวิดีโอ และอื่นๆ

การสื่อสารผ่านวิดีโอของ Asynch จะช่วยให้ทีมระยะไกลของคุณสื่อสารกันได้

บางทีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งเมื่อต้องทำงานทางไกลก็คือการย้ายไปสู่ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส “พูดง่ายๆ ก็คือ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคือเมื่อคุณส่งข้อความโดยไม่คาดหวังการตอบสนองในทันที ” Amir Salihefendic ผู้ก่อตั้ง Doist บริษัทแรกที่ห่างไกลจากระยะไกลกล่าว

เมื่อคุณใช้วิดีโอเพื่อสื่อสารกับทีมของคุณ ไม่มีการคาดหวังการตอบสนองในทันที เพื่อให้ชัดเจนยิ่งขึ้น แจ้งให้บุคคลนั้นทราบว่าคุณไม่จำเป็นต้องตอบกลับอย่างรวดเร็วในวิดีโอของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณแชร์วิดีโออัปเดตกับทีมของคุณ คุณสามารถเริ่มวิดีโอด้วยข้อความง่ายๆ ที่กำหนดความคาดหวัง: "เฮ้ ทีม ต้องการแชร์การอัปเดตอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับ KPI ของเราสำหรับไตรมาส โปรดตอบกลับด้วยความคิดของคุณไม่เกินวันพฤหัสบดี”

การสื่อสารผ่านวิดีโอโดยค่าเริ่มต้นจะช่วยบรรเทาความเครียดและความจำเป็นในการตอบสนองทันที ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากทีมของคุณครอบคลุมเขตเวลาต่างๆ ที่กล่าวว่าคุณสามารถใช้วิดีโอได้อย่างแน่นอนเมื่อต้องการการตอบสนองโดยเร็วที่สุด

ท้ายที่สุด “จุดประสงค์ของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคือการช่วยให้ทีมของคุณสื่อสารได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องวางภาระที่ไม่จำเป็นในการสื่อสาร” Joe Martin รองประธานฝ่ายการตลาดของ CloudApp กล่าว

และ ในขณะที่การทำงานแบบอะซิงโครนัสเป็นเรื่องปกติเมื่อทำงานจากระยะไกล ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องละเลยการสื่อสารแบบซิงโครนัสโดยสิ้นเชิง บางครั้งจำเป็นต้องตอบกลับอย่างรวดเร็วหรือโทรหรือแชททันที ด้วยวิดีโอแอนิเมชั่นและการสัมมนาทางเว็บ คุณจะเพิ่มตัวเลือกสำหรับทีมของคุณในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือแบบอะซิงโครนัสที่ยอดเยี่ยมที่จะทดลองใช้ อย่าลืมลอง ใช้ CloudApp , Loom , Snagit และ Recordit

ประโยชน์ของวิดีโอ

โดยสรุป มีประโยชน์หลายประการในการสื่อสารผ่านวิดีโอกับทีมที่อยู่ห่างไกลของคุณ ในงานชิ้นนี้ เราได้กล่าวถึงวิธีที่วิดีโอสามารถ:

• เพิ่มผลผลิต
• เพิ่มขวัญกำลังใจของทีม
• ให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วม
• ทำให้ข้อมูลเข้าใจง่าย
• บรรเทาความกดดันที่จะนำเสนอในการประชุม
• ให้ความคล่องตัวในการสื่อสาร

ในขณะที่บริษัทต่างๆ ทั่วโลกยังคงปรับตัวเข้ากับวิธีการทำงานใหม่นี้ การ ใช้ประโยชน์จากวิดีโอเพื่อสื่อสารกับทีมของคุณสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะยังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทันสมัย ​​และรู้สึกเหมือนเป็นส่วนสำคัญในองค์กรของคุณ

คุณพร้อมที่จะค้นพบพลังของวิดีโอแล้วหรือยัง? ลองใช้ Wideo และสร้างวิดีโอของคุณเองเลยวันนี้

Facundo Romei

การตลาดและการเติบโตแบบวีดิโอ