สุดยอดคู่มือการทำงานจากที่บ้านอย่างถูกวิธี

มันยากแค่ไหน? คุณอาจคิดว่า.

คุณอยู่ที่บ้าน. คุณมีแล็ปท็อปของคุณ การเชื่อมต่อ Wifi ทำงานได้ดี คุณกำลังสวม PJs ของคุณ คุณสามารถกินที่โต๊ะของคุณ อะไรก็ได้ที่คุณต้องการและทุกเวลาที่คุณต้องการ

สะดวกสบาย ผ่อนคลาย และเจ้านายของคุณไม่สามารถมองข้ามไหล่ของคุณเพื่อดูทุกการเคลื่อนไหวของคุณ ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้เวลาสองสามนาทีเหล่านั้นเพื่อกรอกแบบทดสอบ Buzzfeed เพราะบางครั้งการรู้ว่าคุณคือตัวละครดิสนีย์ตัวใดตามความชอบของอาหารจานด่วนก็เป็นเรื่องที่ดี

แต่คุณยังต้องทำงาน รับโค้ดล่าสุดที่เขียนและโพสต์บล็อกที่ได้รับการตรวจสอบ ท้ายที่สุดแล้ว คุณไม่ต้องการให้งานกองพะเนินเทินทึก

หากคุณกำลังผัดวันประกันพรุ่งและรู้สึกไม่มีผลงานเมื่อต้องทำงานจากที่บ้าน ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพที่คุณและทีมปฏิบัติตามเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

เพิ่งเริ่มต้น? นี่คือวิธีการเตรียมตัว

เมื่อคุณสื่อสารโทรคมนาคม คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีความพร้อม แม้ว่าจะดูเหมือนไม่มีอะไรให้ทำมากนัก แต่ก็มีขั้นตอนบางอย่างที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อให้มีประสิทธิผลตลอดทั้งวัน

ตั้งค่าเวิร์กสเตชันของคุณ

ต้องการให้สิ่งต่าง ๆ มีประสิทธิผลหรือไม่? จากนั้นคุณต้องมีพื้นที่ที่ปราศจากสิ่งรบกวน เวิร์กสเตชัน

ความคิดที่จะพิมพ์โน้ตบนแล็ปท็อปของคุณขณะนอนอยู่บนเตียงหรือนั่งบนโซฟาในขณะที่เปิดทีวีอยู่อาจเป็นเรื่องที่ดึงดูดใจ แต่มันจะไม่เกิดขึ้นถ้าเป้าหมายของคุณคือการมีประสิทธิผล

เวิร์กสเตชันที่มีโต๊ะและเก้าอี้ที่เหมาะสมซึ่งคุณสามารถเก็บแล็ปท็อปและที่ทำงานไว้ จะสร้างบรรยากาศที่คุณต้องการเพื่อให้มีสมาธิ

ไม่จำเป็นต้องเป็นโฮมออฟฟิศเฉพาะในบางมุมของบ้าน แต่สถานที่ที่จะช่วยให้คุณเตรียมจิตใจและมีสมาธิกับงานของคุณในขณะที่หลบเลี่ยงความวุ่นวายในส่วนอื่นๆ ของบ้านก็เพียงพอแล้ว

เคล็ดลับ: แกล้งทำเป็นว่าคุณกำลังจะไปทำงานจริงๆ ทำทุกสิ่งที่คุณจะทำถ้าคุณกำลังจะไปที่สำนักงานจริงๆ ตั้งนาฬิกาปลุก ตื่นแต่เช้า ชงกาแฟ ใส่เสื้อผ้าที่ดี (ไม่ใช่ PJ) ฯลฯ

หากมีเสียงรบกวนที่รบกวนคุณมากเกินไป คุณควรพิจารณาใช้หรือซื้อหูฟังตัดเสียงรบกวน

รับเทคโนโลยีของคุณตามลำดับ

เหตุผลที่ทำให้การทำงานจากที่บ้านประสบความสำเร็จคือเทคโนโลยี ถ้าไม่มีมัน ก็คงไม่มีทางเป็นไปได้

ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะมีทุกสิ่งที่คุณต้องการตามลำดับ ตัวอย่างเช่น หากงานของคุณต้องการจอภาพเพิ่มเติมจากหน้าจอแล็ปท็อป คุณอาจต้องพิจารณาซื้อ

เคล็ดลับ: พกแล็ปท็อปและที่ชาร์จกลับบ้านเป็นนิสัยเมื่อคุณต้องออกจากงานหลังเลิกงาน วิธีนี้หากเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นซึ่งทำให้คุณไม่สามารถไปทำงานในวันถัดไป คุณสามารถทำงานจากที่บ้านได้

สิ่งสำคัญคือคุณต้องติดตั้งแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่ทีมของคุณใช้บนอุปกรณ์ของคุณด้วย หากคุณกำลังใช้อุปกรณ์ส่วนตัวแทนอุปกรณ์ที่สำนักงานจัดหาให้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานของคุณได้รับการติดตั้งไว้ที่นั่นเช่นกัน

และที่สำคัญที่สุด คุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานได้ ซึ่งจะไม่พังเป็นครั้งคราวและทำให้ความคืบหน้าของคุณช้าลง อยู่ใกล้ WiFi มากขึ้นเนื่องจากอุปกรณ์ที่อยู่ห่างไกลจากมันมักจะใช้แบนด์วิดท์

กำหนดเวลาทำงาน

คุณอาจรู้สึกว่าคุณมีเวลาทั้งหมดในโลกที่จะทำรายงานนั้นเมื่อคุณทำงานจากที่บ้าน

และคุณอาจถูกล่อลวงให้เลื่อนการทำงานออกไป เพราะสิ่งที่คุณมีคือเวลา (ตอนนี้คุณไม่จำเป็นต้องเดินทางไปมาระหว่างที่ทำงานและที่บ้าน คุณสามารถทำงานนี้ในคืนนี้ หรือพรุ่งนี้เช้าหรือเมื่อไรก็ได้!) .

แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานและชั่วโมงที่ไม่ทำงาน บางครั้งเส้นแบ่งระหว่างงานกับเวลาส่วนตัวอาจไม่ชัดเจนเมื่อคุณทำงานจากระยะไกล คุณจึงต้องรักษากิจวัตร พยายามเริ่มงานและเลิกงานในเวลาเดียวกันทุกวันเพื่อเริ่มต้น

เคล็ดลับ: จัดตารางวันของคุณตามปกติที่สำนักงาน หากคุณกำลังทำงาน 9-5 ให้เริ่มและสิ้นสุดกะ WFH ของคุณในเวลาเดียวกัน

หากคุณกำลังทำงานกับทีม คุณอาจมีช่วงเวลามาตรฐานอยู่แล้วเมื่อทุกคนออนไลน์และทำงาน ดังนั้นการกำหนดเวลาพักระหว่างนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญและแจ้งให้ทุกคนทราบเมื่อคุณไม่อยู่

หากคุณกำลังใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารเช่น Slack คุณสามารถทำเครื่องหมายสถานะความพร้อมของคุณที่ปรับแต่งได้สำหรับองค์กรของคุณ

ป้องกันตัวเองเมื่อต้องทำงานจากระยะไกล

แม้ว่าคุณจะอยู่บ้านและมีโอกาสเกิดอุบัติเหตุค่อนข้างต่ำ แต่คุณก็อาจไม่ปลอดภัยด้วยวิธีอื่นๆ มากมาย

สำหรับผู้เริ่มต้น คุณมักจะตกเป็นเหยื่อของมัลแวร์และการโจรกรรมข้อมูลประจำตัว หรือการหลอกลวงทางอินเทอร์เน็ต

สิ่งสำคัญคือคุณต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ความปลอดภัยที่จำเป็นบนอุปกรณ์ของคุณ เพื่อปกป้องข้อมูลของคุณทางออนไลน์

ต่อไปนี้เป็นวิธีป้องกันตนเองเมื่อทำงานจากระยะไกล

วิธีการทำงานร่วมกับทีม

แม้ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์ คุณอาจต้องร่วมมือกับลูกค้าหรือกลุ่มลูกค้าในบางครั้ง ดังนั้น การเพิ่มเกมการทำงานร่วมกันของคุณเมื่อทำงานจากระยะไกลจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ทีมของคุณทำงานจากที่บ้านเนื่องจากการระบาดของ COVID-19 หรือไม่? เราได้ตัดสินใจลด 50% สำหรับแผนทีม Creately ทั้งหมดของเรา เพื่อช่วยให้ทีมและธุรกิจที่ต้องการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แลกรับข้อเสนอนี้

จัดทำเอกสารแนวทางปฏิบัติและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานทางไกล

เพื่อให้เกิดประสิทธิผลในการทำงานเป็นทีม สิ่งสำคัญคือต้องมีแนวทางและแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจนที่ทุกคนควรยึดถือและปฏิบัติตาม

ไม่ว่าจะเป็น Google Document, หน้า Wiki หรือไฟล์ PDF ที่แชร์ผ่านอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานทางไกลได้รับการกำหนดและจัดทำเป็นเอกสารไว้อย่างชัดเจน จะช่วยรักษาความมุ่งมั่นของผู้ที่ทำงานจากที่บ้าน

สื่อสารกับทีมของคุณมากเกินไป

ถ้าคุณอยู่ในห้องเดียวกัน คุณจะพูดคุยกันทุกเรื่อง และคนอื่นๆ ที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของบทสนทนาก็สามารถมีส่วนร่วมได้ แต่เมื่อทำงานทางไกล คุณไม่มีความหรูหราขนาดนั้น

แต่คุณยังสามารถทำให้มันใช้งานได้

• คุณสามารถตั้งคำถาม ความคิดเห็น และข้อเสนอแนะในช่องทางสาธารณะ แทนที่จะส่งข้อความไปยังบุคคลที่คุณต้องการคุยด้วยโดยตรง ด้วยวิธีนี้ ไม่เพียงแต่คนอื่นๆ จะสามารถอ่านการสนทนาระหว่างคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณเท่านั้น แต่ยังสามารถเข้าร่วมแสดงความคิดเห็นได้อีกด้วย

• และเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้ใช้แฮงเอาท์วิดีโอเพื่อพูดคุยกัน เป็นการสื่อสารแบบตัวต่อตัวที่ใกล้เคียงที่สุดเมื่อคุณทำงานจากที่บ้าน ไม่เพียงแต่ช่วยรักษาความสัมพันธ์ของมนุษย์ให้คงอยู่ แต่คุณจะสามารถแสดงตัวตนให้อีกฝ่ายเข้าใจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

เคล็ดลับ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดเวลาสำหรับการประชุมเป็นประจำ สร้างกิจกรรมโดยใช้เครื่องมือเช่น Google ปฏิทิน และส่งคำเชิญไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องล่วงหน้าอย่างน้อย 2 ชั่วโมง

• ให้ทีมแชร์สิ่งที่พวกเขากำลังทำงานอยู่สำหรับวันในช่องเมื่อเริ่มต้น หากพวกเขาย้ายไปทำอย่างอื่นในระหว่างวัน พวกเขาสามารถแจ้งทีมพร้อมข้อมูลอัปเดตได้ ในท้ายที่สุด ทุกคนสามารถแบ่งปันสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้และไม่สามารถทำได้

• ดำเนินการ scrum รายวันด้วยแฮงเอาท์วิดีโอที่แชร์กับทีมหรือเธรดสาธารณะบนแพลตฟอร์มการสื่อสารของคุณ

จัดเก็บไฟล์และเอกสารในตำแหน่งศูนย์กลาง

รบกวนเพื่อนร่วมงานของคุณทุก ๆ ห้านาทีเพื่อส่งลิงค์ไปยังไฟล์หรือเอกสารที่คุณต้องการคือนักฆ่าประสิทธิภาพ

จะช่วยประหยัดเวลาได้มากหากไฟล์ เอกสาร ทรัพย์สิน ฯลฯ ทั้งหมดที่เหมือนกันกับผู้อื่นในทีมของคุณถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งศูนย์กลางที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่าย เครื่องมืออย่าง Google Drives ให้คุณบันทึกทุกอย่างในระบบคลาวด์ คุณจึงสามารถเข้าถึงทุกสิ่งที่ต้องการได้จากทุกที่

รักษาโครงสร้างที่กำหนดไว้อย่างดีซึ่งช่วยให้ค้นหาไฟล์และโฟลเดอร์ได้ง่าย วางแผนโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณให้ดีขึ้นโดยใช้ไดอะแกรมด้านล่างนี้

แจกแจงโปรเจ็กต์ต่างๆ ที่นี่ แต่ทีมที่เหลือสามารถช่วยได้ด้วยแฮงเอาท์วิดีโอที่แชร์

เคล็ดลับ: วางแผนสิ่งที่คุณจะทำล่วงหน้าเพื่อช่วยให้ตัวเองมีสมาธิจดจ่อ การมีกำหนดการหรือรายการสิ่งที่ต้องทำจะกระตุ้นให้คุณทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จภายในวันมากขึ้น

เครื่องมือทำงานระยะไกล

มีเครื่องมือมากมายที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันทางออนไลน์เป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม ให้เลือกอย่างชาญฉลาด เพราะคุณอาจไม่สามารถซื้อได้ทั้งหมด และแม้ว่าคุณจะทำได้ การใช้เครื่องมือมากเกินไปจะทำให้การติดตามสิ่งต่างๆ เป็นเรื่องยาก

ต่อไปนี้คือเครื่องมือยอดนิยมบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อทำงานร่วมกับทีมของคุณในงานต่างๆ ได้

สำหรับการสื่อสาร: Slack

แทนที่อีเมลขนาดยาวด้วยข้อความโต้ตอบแบบทันทีด้วย Slack ช่วยให้คุณสามารถส่งข้อความตรงไปยังเพื่อนร่วมงานของคุณและสร้างช่องทางสำหรับทีมต่างๆ (เช่น การตลาด) ซึ่งพวกเขาสามารถแบ่งปันข้อความและตอบกลับชุดข้อความได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถรักษาประวัติข้อความได้อีกด้วย

คุณยังสามารถใช้ Slack สำหรับการประชุมทางวิดีโอได้อีกด้วย

สำหรับการทำงานร่วมกันด้วยภาพ: Creately

Creately เป็นเครื่องมือบนคลาวด์สำหรับการจัดระเบียบและสื่อสารความคิด แผน กลยุทธ์ ฯลฯ ของคุณโดยใช้ไดอะแกรมและภาพ

การใช้คุณสมบัติการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ คุณและทีมของคุณสามารถแฮ็กแนวคิดโดยใช้ประเภทไดอะแกรมมากกว่า 50 ประเภท รวมถึงไดอะแกรม UML, แผนที่ความคิด, ม็อคอัพ UI, ผังงาน ฯลฯ ในขณะที่บันทึกคำขอเปลี่ยนแปลงและข้อเสนอแนะด้วยความคิดเห็นในบรรทัด

นอกจากนี้ยังทำงานร่วมกับแอปอื่นๆ เช่น Slack, Google Drive, Confluence เป็นต้น

สำหรับการจัดการไฟล์: Google Drive

Google ไดรฟ์เป็นที่ที่ปลอดภัยในการจัดเก็บ แบ่งปัน และจัดการไฟล์ส่วนบุคคลและธุรกิจทั้งหมดของคุณ โดยจะทำงานร่วมกับแอป Google อื่นๆ ทั้งหมด เช่น Google เอกสารและชีต ช่วยให้คุณสามารถเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ในตำแหน่งศูนย์กลางที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ด้วยอุปกรณ์ใดก็ได้

สำหรับการจัดการงาน อาสนะ

อาสนะช่วยทีมในการจัดระเบียบ ติดตาม และจัดการงานและโครงการประจำวันของพวกเขา คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญ มอบหมายงานและกำหนดเวลา ติดตามความคืบหน้าของโครงการ และทำให้ทุกคนบรรลุเป้าหมายได้

สำหรับการจัดการเวลาและการตั้งเวลา: Google ปฏิทิน

Google ปฏิทินสามารถช่วยให้คุณจัดการกำหนดการได้อย่างง่ายดายตลอดทั้งวัน แจ้งให้คุณทราบถึงการประชุมตามกำหนดการ กิจกรรม ฯลฯ

ต่อไปนี้คือรายการเครื่องมือเพิ่มเติมที่สามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นเมื่อทำการสื่อสารทางไกล

วิธีการทำงานจากที่บ้าน? มีคำแนะนำเพิ่มเติมหรือไม่?

ด้วยสิ่งที่เกิดขึ้นกับการแพร่กระจายของ Coronavirus ทั่วโลก บริษัทต่างๆ จำนวนมากขึ้นกำลังค้นหาการทำงานจากที่บ้านเพื่อเป็นทางเลือกที่เหมาะสม เราหวังว่าคู่มือนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

มีคำแนะนำและเคล็ดลับอื่นๆ เกี่ยวกับวิธีการทำงานจากที่บ้านหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง