จะเขียนกรณีธุรกิจอย่างไรให้น่าสนใจ? | #35 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2023-02-17เหตุผลทางธุรกิจหรือกรณีธุรกิจเป็นหนึ่งในเอกสารสำคัญที่จัดทำโดยผู้จัดการโครงการ ท้ายที่สุด มันจะโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและท้ายที่สุดจะตัดสินว่าโครงการได้รับการสนับสนุน เงินทุน และนำไปปฏิบัติหรือไม่ แล้วจะเขียนกรณีธุรกิจที่น่าเชื่อถือได้อย่างไร?
จะเขียนกรณีธุรกิจอย่างไรให้น่าสนใจ? – สารบัญ:
- การแนะนำ
- ทำไมต้องติดตามโครงการนี้? นิยามธุรกิจ n–eed ให้ชัดเจน
- พวกเราจะทำอะไร? อธิบายขอบเขตของโครงการ
- เราจะทำงานอย่างไร? สรุปกำหนดการ
- ค่าใช้จ่ายเท่าไหร่? เตรียมการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์
- เป้าหมายคุ้มค่ากับความพยายามหรือไม่? เกณฑ์ผลลัพธ์ที่ต้องการ
- สรุป
การแนะนำ
คำจำกัดความของกรณีธุรกิจใน PMBOK ล่าสุดนั้นกว้างมาก มันอ่านดังนี้:
“กรณีศึกษาทางธุรกิจคือการนำเสนอคุณค่าสำหรับโครงการที่เสนอซึ่งอาจรวมถึงผลประโยชน์ทางการเงินและไม่ใช่ทางการเงิน”
จากคำอธิบายสั้น ๆ ดังกล่าว เป็นการยากที่จะสรุปวิธีการเตรียมเอกสารที่น่าเชื่อถือต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย กรณีธุรกิจประเภทใดที่จะเขียนสำหรับโครงการที่วางแผนไว้
กรณีธุรกิจต้องการความชัดเจนสูงสุด ดังนั้น ความคิดที่ดีในการเริ่มต้นคือการพยายามอธิบายให้เหมือนกับว่าคุณกำลังพูดกับเด็ก – เรื่องจริงหรือจินตนาการ – เกี่ยวกับสิ่งที่เราจะทำ ทำไมเราถึงอยากทำโครงการและเราต้องการทำอะไร? เราจะทำมันให้สำเร็จได้อย่างไรและเป้าหมายของเราคือใคร?
ทำไมโครงการนี้ถึงน่าติดตาม? กำหนดความต้องการทางธุรกิจให้ชัดเจน
ขั้นตอนแรกสู่กรณีธุรกิจที่ดีคือการกำหนดความต้องการที่ชัดเจนซึ่งวัตถุประสงค์ของโครงการและผลประโยชน์ทางธุรกิจต่อองค์กร กล่าวอีกนัยหนึ่งคือคำตอบสำหรับคำถามที่ว่าเหตุใดจึงต้องดำเนินโครงการ
ในการตอบคำถาม เราต้องเตรียม:
- ข้อกำหนดทางธุรกิจเบื้องต้น
- ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์
- โครงร่างของสถานะในอนาคตขององค์กรที่ได้รับประโยชน์จากการบรรลุเป้าหมาย
ผู้จัดการโครงการจะป้อนรายละเอียดของความต้องการทางธุรกิจลงในกฎบัตรโครงการหลังจากการอนุมัติของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในเบื้องต้นและการตัดสินใจที่จะย้ายโครงการเข้าสู่ขั้นตอนการวางแผน
พวกเราจะทำอะไร? อธิบายขอบเขตของโครงการ
ขั้นตอนต่อไปคือการนำเสนอขอบเขตของโครงการ เหตุผลสำหรับสิ่งนี้จะต้องเชื่อมโยงงานที่วางแผนจะดำเนินการกับความต้องการทางธุรกิจอย่างเข้าใจได้ ด้วยวิธีนี้จึงอธิบายได้ว่าเหตุใดโครงการจึงคุ้มค่าที่จะติดตาม คุณต้องโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้เชื่อมั่นว่าความต้องการทางธุรกิจนั้นคุ้มค่ากับการลงทุนและเร่งด่วน ดังนั้นจึงควรกล่าวถึงในเวลานี้
นอกจากนี้ยังควรกล่าวถึงโซลูชันทางเทคนิคและนวัตกรรมที่เราตั้งใจจะใช้ หากเราใช้โซลูชันขั้นสูงและอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์พิเศษ เหตุผลของเราจะชัดเจนเมื่อเราอธิบายแนวคิดพื้นฐานและหลีกเลี่ยงศัพท์แสง
เราจะทำงานอย่างไร? สรุปกำหนดการ
ตอนนี้ได้เวลาร่างตารางการทำงานของโครงการแล้ว คุณต้องพูดถึงเหตุการณ์สำคัญที่นี่โดยอธิบายถึงผลลัพธ์ที่คาดหวังในหนึ่งหรือสองประโยค สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจไม่เพียง แต่ขอบเขต แต่ยังรวมถึงวิธีดำเนินการโครงการด้วย นอกจากนี้ยังช่วยให้ทราบได้ทันทีเกี่ยวกับขนาดของทีมและเวลาที่จำเป็นในการบรรลุผลลัพธ์แรกของโครงการของเรา
ค่าใช้จ่ายเท่าไหร่? เตรียมการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์
การวิเคราะห์ต้นทุนช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดหาเงินทุนโครงการได้ ควรนำเสนออย่างถูกต้องที่สุด:
- จำนวนเงินทั้งหมด – ขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์ต้นทุนและทรัพยากรที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
- จำนวนเงินย่อยตามเหตุการณ์สำคัญหรือปีหากดำเนินโครงการระยะยาว
แม้ว่ากรณีธุรกิจต้องการเพียงจำนวนเงินทั่วไป แต่คุณจะต้องมีข้อมูลทางการเงินโดยละเอียดและการวิเคราะห์ในขั้นตอนต่อมาของวงจรชีวิตโครงการ ดังนั้นจึงควรเตรียมการประมาณการตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบว่าผู้จัดการโครงการคุ้นเคยกับค่าใช้จ่ายในการดำเนินโครงการ
เป้าหมายนั้นคุ้มค่ากับความพยายามหรือไม่? เกณฑ์ผลลัพธ์ที่ต้องการ
ขั้นตอนสุดท้ายคือการวางผลลัพธ์ที่ต้องการของโครงการ นี่คือวิสัยทัศน์ที่รัดกุมของอนาคต อธิบายถึงผลประโยชน์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่มอย่างชัดเจน คุณควรเก็บไว้:
- กระชับ
- ปราศจากศัพท์แสง
- ด้วยภาพที่มีข้อมูลและผลลัพธ์ที่ต้องการ
- เหมือนจริง.
คำนึงถึงความหมายที่เกี่ยวข้องกับประเด็นสุดท้าย เนื่องจากกิจกรรมของทีมงานโครงการจะอยู่ภายใต้การตรวจสอบข้อเท็จจริงระหว่างการดำเนินการและจะถูกเปรียบเทียบกับผลลัพธ์ที่ต้องการที่กำหนดไว้ของโครงการ หากพวกเขามีความทะเยอทะยานแต่ระมัดระวังเพียงพอ คุณจะพบกับพวกเขาอย่างปลอดภัยและโครงการจะยังคงเป็นไปตามความต้องการและให้ผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้
สรุป
กรณีธุรกิจที่น่าสนใจควรรวมถึง: ความต้องการทางธุรกิจที่ชัดเจน ขอบเขตโครงการ ไทม์ไลน์ การวิเคราะห์ต้นทุน-ผลประโยชน์ และผลลัพธ์ที่ต้องการ
การนำเสนอกรณีธุรกิจสื่อสารถึงคุณค่าของโครงการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีประสิทธิภาพ ดังที่ PMBOK กล่าวไว้ “ผลลัพธ์ที่ต้องการควรได้รับการอธิบายอย่างชัดเจน ประเมินซ้ำๆ และอัปเดตตลอดทั้งโครงการ” ดังนั้น ผู้จัดการโครงการควรประเมินโครงการอย่างสม่ำเสมอจากมุมมองของกรณีธุรกิจตลอดทั้งโครงการ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถรับประกันได้ง่ายที่สุดว่ายังคงสอดคล้องกับความต้องการและกำลังก้าวไปสู่เป้าหมายที่ตกลงร่วมกันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ