การเขียนแผนการจัดการภาวะวิกฤตที่ประสบความสำเร็จ: 9 ขั้นตอนสำคัญที่ต้องปฏิบัติตาม

ในโลกธุรกิจ คำว่า 'วิกฤต' อาจชวนให้นึกถึงภาพหลายภาพในหัวของคุณ การระบาดใหญ่ของโรคระบาด สภาพอากาศที่รุนแรง ไฟไหม้ในโกดัง หรือแม้แต่เรื่องอื้อฉาวในที่สาธารณะที่อุกอาจ

หลายองค์กรมีกระบวนการในการจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าว ไม่ว่าจะโดยพยายามทำให้เหตุการณ์เกิดขึ้นตั้งแต่แรกหรือโดยการบรรเทาหรือลดผลกระทบของวิกฤตเมื่อเกิดขึ้น สิ่งนี้เรียกว่าการจัดการวิกฤต

การจัดการภาวะวิกฤตควรเป็นส่วนสำคัญขององค์กร เนื่องจากไม่มีองค์กรใดที่มีภูมิคุ้มกันต่อเหตุการณ์ดังกล่าวที่อาจเป็นอันตรายต่อการดำเนินงานของพวกเขาและในที่สุดก็เลิกกิจการ

ในโพสต์นี้ เราจะสำรวจวิธีสร้างแผนการจัดการวิกฤตอย่างเหมาะสมทีละขั้นตอน นอกจากนี้เรายังมีเทมเพลตแผนปฏิบัติการการจัดการภาวะวิกฤตซึ่งคุณสามารถใช้ได้ทันทีเพื่อดำเนินการ

วิธีการเขียนแผนการจัดการภาวะวิกฤต

สาระสำคัญของการวางแผนการจัดการวิกฤตประกอบด้วยการจัดตั้งทีมจัดการวิกฤตและการเขียนแผนการจัดการวิกฤต

แผนการจัดการวิกฤตคืออะไร?

เป็นเอกสารที่มีรายละเอียดการดำเนินการที่ทีมจัดการวิกฤตควรทำเมื่อเกิดวิกฤตขึ้นในองค์กร ควรมีจุดมุ่งหมายเพื่อขจัดหรือลดอันตรายที่เกิดขึ้นและช่วยให้องค์กรกลับมาดำเนินการได้โดยเร็วที่สุดหลังจากเกิดวิกฤต

แผนการจัดการภาวะวิกฤตควร

• ไม่ได้จำกัดตัวเองไว้ที่วิกฤตหนึ่งหรือสองประเภท เนื่องจากองค์กรสามารถเผชิญกับวิกฤตได้มากกว่าหนึ่งประเภท จึงควรรวมสถานการณ์วิกฤตที่มีการวิเคราะห์และคาดการณ์ไว้เป็นอย่างดีซึ่งครอบคลุมทุกด้านขององค์กร แผนควรมีการดำเนินการหลายอย่างที่สามารถนำไปปฏิบัติได้สำหรับสถานการณ์วิกฤตที่ระบุ
• ได้รับการพัฒนาด้วยการมีส่วนร่วมของสมาชิกทีมบริหารวิกฤต (CMT) การมีส่วนร่วมของพวกเขาช่วยให้มั่นใจถึงความมุ่งมั่นในแผน

ความสำคัญของแผนการจัดการภาวะวิกฤต:

CMP สร้างวัฒนธรรมและระบบที่เหมาะสมที่องค์กรต้องมีความพร้อมที่ดีขึ้นเพื่อตอบสนองต่อวิกฤตอย่างมีประสิทธิภาพ

• ในเหตุการณ์ที่เกิดวิกฤติ แผนงานที่จัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้องสามารถช่วยชี้แนะทีมที่เกี่ยวข้องในการตัดสินใจที่สอดคล้องกันและดำเนินการตามความจำเป็นอย่างรวดเร็วเพื่อบรรเทาผลกระทบด้านลบ
• นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความมั่นใจให้กับพนักงานและต่อสู้กับความกลัวและความสงสัยของพวกเขา ในขณะที่ยังคงให้ความสำคัญกับลำดับความสำคัญสูงสุดขององค์กร
• กระบวนการสร้างแผนการจัดการวิกฤตช่วยในการระบุภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นกับองค์กรของคุณ กำหนดมาตรการเพื่อลดโอกาสที่จะเกิดขึ้นและกำหนดมาตรการเชิงรุกเพื่อตอบสนองต่อพวกเขา
• แผนการจัดการภาวะวิกฤตยังช่วยหลีกเลี่ยงความเสียหายต่อชื่อเสียงของบริษัทและอยู่ให้พ้นจากปัญหาทางกฎหมาย ตลอดจนลดการหยุดทำงานของการดำเนินงานและรักษาประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

ด้านล่างนี้คือขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการเมื่อเขียนแผนการจัดการภาวะวิกฤต

สร้างทีมบริหารวิกฤตของคุณ

ทีมจัดการวิกฤตมีหน้าที่จัดทำแผนการจัดการวิกฤตและดำเนินการตอบสนองในกรณีที่เกิดวิกฤตจริง

พวกเขามีหน้าที่ให้คำปรึกษากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของบริษัทอื่น ๆ (เช่น ฝ่ายกฎหมายและบริหารความเสี่ยง เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการ และผู้จัดการอาวุโส) เพื่อสร้างแผนที่ดีและมีอำนาจในการตัดสินใจในช่วงวิกฤต

ทีมประกอบด้วยผู้นำและสมาชิกย่อยที่รับผิดชอบในแต่ละด้านของการวางแผนและจัดการวิกฤต (เช่น โลจิสติกส์ การวางแผน ฯลฯ) สมาชิกควรเป็นบุคคลที่มีประสบการณ์ในด้านการเงิน การสื่อสาร การดำเนินงาน และการบริหาร และมักจะรวมถึงหัวหน้าแผนก ผู้จัดการอาวุโส ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการสถานที่ และฝ่ายการตลาดหรือฝ่ายขาย

ก้าวข้ามพันธกิจและค่านิยมของบริษัท

ความรับผิดชอบอันดับแรกของทีมบริหารภาวะวิกฤตคือการทบทวนพันธกิจและค่านิยมของบริษัท และทำให้แน่ใจว่าคำตอบที่รวมอยู่ในแผนจะสะท้อนออกมา

กำหนดวิกฤตที่สามารถโจมตีองค์กรของคุณ

ขั้นตอนต่อไปของการสร้างแผนการจัดการวิกฤตคือการระบุว่าองค์กรของคุณสามารถเผชิญกับวิกฤตประเภทใด การวิเคราะห์ความเสี่ยงทำให้คุณสามารถระบุประเภทของวิกฤตที่อาจคุกคามองค์กรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิกฤตการณ์ที่พบบ่อยที่สุดบางประเภทที่องค์กรต่างๆ เผชิญ ได้แก่ ปัญหาทางกฎหมาย ภัยธรรมชาติ ความเสียหายต่อชื่อเสียง การโจมตีทางอินเทอร์เน็ต ปัญหาด้านความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์ อุบัติเหตุในอุตสาหกรรม ความรุนแรงในสถานที่ทำงาน การพยายามกรรโชก และการคว่ำบาตรของบริษัท แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องรวมภัยคุกคามทั้งหมดไว้ในองค์กรของคุณ แต่ให้ครอบคลุมภัยคุกคามที่เป็นไปได้มากที่สุด

แม้ว่าประเภทของความเสี่ยงที่อาจโจมตีองค์กรของคุณจะแตกต่างกันไปตามลักษณะธุรกิจและสภาพแวดล้อมของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อระบุความเสี่ยงที่อาจส่งผลต่อคุณ

• วิเคราะห์ประเภทของวิกฤตที่องค์กรอื่นๆ ในอุตสาหกรรมต้องเผชิญเพื่อทำความเข้าใจ
• อ้างถึงรายการวิกฤตที่ครอบคลุมและระบุภัยคุกคามที่เกี่ยวข้องกับองค์กรของคุณ
• ตรวจสอบกระบวนการ ระบบ และโครงสร้างในองค์กรของคุณทีละตัวเพื่อระบุช่องโหว่ที่อาจกลายเป็นวิกฤต
• ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ (เช่น ที่ปรึกษาทางการเงินหรือนักบัญชี) หรือรับข้อเสนอแนะจากพนักงานที่อาจมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความเสี่ยงที่พวกเขาพบในแต่ละวัน
• ดูข้อร้องเรียนของลูกค้าเพื่อระบุสิ่งที่พวกเขาไม่พอใจหรือไม่พอใจมากที่สุด

วิเคราะห์ภัยคุกคามที่คุณระบุ

เมื่อคุณสร้างรายการวิกฤตที่อาจส่งผลกระทบกับคุณแล้ว ให้วิเคราะห์ทีละรายการและจัดอันดับตามความรุนแรงและความน่าจะเป็น

คุณสามารถใช้เมทริกซ์การจัดการความเสี่ยงเพื่อประเมินความเสี่ยงที่ระบุโดยพิจารณาจากโอกาสที่จะเกิดขึ้นและผลกระทบเพื่อจัดลำดับความสำคัญสำหรับการบรรเทา

แผนของคุณควรมีการตอบสนองต่อวิกฤตการณ์ที่เป็นไปได้มากที่สุดตามที่ระบุไว้

ระบุสัญญาณเตือน

ตรวจสอบแต่ละวิกฤตที่ระบุและพยายามระบุสัญญาณเตือนที่เกี่ยวข้อง การทราบสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณตรวจพบการเกิดวิกฤตได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และใช้มาตรการเพื่อป้องกันหรือบรรเทาผลกระทบ

สัญญาณเตือนบางอย่าง เช่น การพยากรณ์อากาศ มีความชัดเจนมากขึ้น ในขณะที่อาการของการขายหรือวิกฤตการณ์ทางการเงินอาจไม่แน่นอนมากขึ้นและจะปรากฏขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป การรับรู้และตีความอาจต้องใช้ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญของทีมจัดการวิกฤตของคุณ

ดำเนินการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ

การประเมินนี้ช่วยวิเคราะห์ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นต่อการดำเนินธุรกิจของคุณ จะช่วยให้คุณทราบรายละเอียดเกี่ยวกับผลกระทบของวิกฤตที่มีต่อธุรกิจของคุณ จะขัดขวางการผลิต บล็อกกระบวนการ ก่อให้เกิดความสูญเสียทางการเงิน สร้างความเสียหายต่อชื่อเสียง ฯลฯ อย่างไร

โดยปกติ การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจจะดำเนินการโดยคำนึงถึงสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด ดังนั้นจึงเป็นการวางรากฐานสำหรับองค์กรในการสร้างแผนการตอบสนองที่เป็นระบบและมีเหตุผลมากขึ้น

เตรียมการตอบสนองและแผนฉุกเฉิน

เมื่อคุณได้ระบุและจัดอันดับวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับองค์กรของคุณแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการตัดสินใจว่าจะตอบสนองอย่างไรในโอกาสที่จะเกิดขึ้น

แม้ว่าจะไม่น่าจะเกิดวิกฤตในลักษณะเดียวกับที่คุณวางแผนไว้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องมีการตอบสนองที่ยืดหยุ่นซึ่งสามารถนำไปใช้กับสถานการณ์ต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น การตอบสนองบางอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ในช่วงน้ำท่วมยังสามารถนำไปใช้ในระหว่างการเกิดเพลิงไหม้ได้ (เช่น การอพยพ การล็อคสิ่งอำนวยความสะดวก การแยกตัว)

เมื่อคุณระบุการดำเนินการที่จะดำเนินการในช่วงวิกฤตแต่ละครั้ง สิ่งสำคัญคือต้องมอบหมายบุคคลหรือทีมให้รับผิดชอบในการดำเนินการดังกล่าว นอกจากนี้ คุณควรกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับเครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการตอบสนองและไทม์ไลน์ของขั้นตอนที่จะดำเนินการ

ส่วนสำคัญอื่น ๆ ของการวางแผนฉุกเฉินคือการมอบหมายโฆษกหรือเจ้าหน้าที่สื่อสารสำหรับวิกฤตแต่ละครั้ง โดยปกติบุคคลที่เชี่ยวชาญที่สุดในพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบจะเหมาะสำหรับตำแหน่งนี้

ให้ความรู้และฝึกอบรมทีมงาน

แบ่งปันแผนการจัดการวิกฤตที่เสร็จสมบูรณ์กับส่วนที่เหลือของทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักขององค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้หน้าที่รับผิดชอบและคุ้นเคยกับวิธีการปฏิบัติหน้าที่ในช่วงวิกฤต หากจำเป็น คุณสามารถจัดการฝึกอบรมที่จำเป็นเพื่อให้พวกเขาปฏิบัติหน้าที่ได้ดีขึ้น

ทบทวนแผนอย่างสม่ำเสมอ

ทบทวนเนื้อหาของแผนการจัดการภาวะวิกฤตและอัปเดตตามความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าแผนนั้นเป็นปัจจุบันและถูกต้อง หลังวิกฤต ให้ทบทวนว่าอะไรได้ผลและไม่ได้ผล และอัปเดตแผนตามบทเรียนใหม่ที่ได้เรียนรู้

พร้อมที่จะเขียนแผนจัดการวิกฤตของคุณแล้วหรือยัง

วิกฤตในธรรมชาตินั้นคาดเดาไม่ได้และมีโอกาสเกิดขึ้นต่ำ อย่างไรก็ตาม มันสามารถสร้างความเสียหายได้สูง วิธีที่ดีที่สุดในการเตรียมพร้อมสำหรับวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นคือการวางแผนสำหรับมัน ทำตามขั้นตอนข้างต้นในการสร้างแผนการจัดการวิกฤตของคุณเองและแบ่งปันประสบการณ์ของคุณกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง