วิธีเขียนข้อเสนอโครงการธุรกิจที่ได้รับการอนุมัติ

การเขียนข้อเสนอโครงการธุรกิจต้องใช้เวลาและการพิจารณาอย่างรอบคอบ แต่จะได้ผลเมื่อคุณสร้างความประทับใจให้นักลงทุนของคุณ

โครงการของคุณได้รับการอนุมัติหรือได้รับทุนสนับสนุนอาจขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของข้อเสนอโครงการของคุณ ดังนั้นการลงทุนความพยายามพิเศษนั้นเพื่อทำให้สำเร็จจึงเป็นสิ่งสำคัญ

มีขั้นตอนต่างๆ ที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อเสนอทางธุรกิจของคุณจะส่งผลกระทบอย่างมากต่อผู้มีอำนาจตัดสินใจของบริษัทของคุณ และในโพสต์นี้ เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับพวกเขา โดยจะอธิบายวิธีเขียนข้อเสนอโครงการทีละขั้นตอน นอกจากนี้ยังมีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้เพื่อเขียนข้อเสนอโครงการที่ชนะ

ข้อเสนอโครงการคืออะไร

เริ่มจากพื้นฐานกันก่อน

ข้อเสนอโครงการคืออะไร? เป็นเอกสารที่แสดงรายการทุกด้านของโครงการ ภูมิหลัง วิสัยทัศน์ เป้าหมาย งาน ความต้องการ เจ้าของ ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ โดยพื้นฐานแล้วจะอธิบายว่าโครงการของคุณคืออะไร สิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยโครงการนี้ และคุณวางแผนที่จะดำเนินการอย่างไร

เป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งในขั้นตอนการวางแผนของโครงการ โครงร่างแต่ละขั้นตอนของโครงการ ช่วยให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการ ลำดับความสำคัญ และเป้าหมายร่วมกันที่พวกเขาควรจะทำ

วัตถุประสงค์ของข้อเสนอโครงการคือเพื่อสื่อสารคุณค่าของโครงการของคุณกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด ลูกค้า นายจ้าง นักลงทุน และโน้มน้าวพวกเขาถึงคุณค่าของโครงการ

ประโยชน์ของข้อเสนอโครงการที่มีโครงสร้างดี

• ชี้แจงความคาดหวังของโครงการ – ข้อกำหนดของโครงการและแผนปฏิบัติการ
• ช่วยเพิ่มศักยภาพของโครงการ
• นำเสนอภาพรวมขนาดใหญ่ของโครงการทำให้คุณสามารถระบุปัญหาได้อย่างง่ายดาย
• ลดความซับซ้อนของการดำเนินโครงการ

ข้อเสนอโครงการประเภทต่างๆ ได้แก่

• ร้องขออย่างเป็นทางการ – ข้อเสนอที่ทำขึ้นเพื่อตอบสนองต่อคำร้องขอข้อเสนออย่างเป็นทางการ (RFP) เอกสาร RFP มักจะระบุข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และบางครั้งก็ระบุคำแนะนำในการเตรียมข้อเสนอ
• ร้องขออย่างไม่เป็นทางการ – ข้อเสนอประเภทนี้ไม่ต้องการ RFP ซึ่งหมายความว่าไม่มีเอกสารอย่างเป็นทางการที่สรุปความต้องการของลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ดังนั้นจึงไม่ประกอบด้วยรายละเอียดที่เป็นทางการซึ่งมักจะมี
• ไม่พึงประสงค์ – ข้อเสนอประเภทนี้เป็นความคิดของบุคคลที่สร้างข้อเสนอเหล่านี้และไม่ได้คาดหวังหรือร้องขอจากใครก็ตาม ข้อเสนอเหล่านี้สามารถมีค่ามากสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ความ ต่อเนื่อง – โดยพื้นฐานแล้วคุณต้องอัปเดตข้อเสนอที่ดำเนินการอยู่หรือได้รับการอนุมัติแล้ว หรือเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณต้องเช็คอินกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและหารือเกี่ยวกับความคืบหน้า
• การต่ออายุ – เขียนขึ้นเพื่อสนับสนุนการต่ออายุโครงการที่ถูกยกเลิกหรือหมดอายุการใช้งาน
• เพิ่มเติม – เมื่อคุณต้องการทรัพยากรมากกว่าที่จัดสรรให้กับโครงการในตอนแรก คุณสามารถเขียนข้อเสนอโครงการเพิ่มเติมได้ โดยมีวัตถุประสงค์คือเพื่อแสดงให้เห็นถึงความจำเป็นในการใช้ทรัพยากรเพิ่มเติมและประเมินขอบเขตและไทม์ไลน์ของโครงการอีกครั้ง

วิธีการเขียนข้อเสนอโครงการ

เมื่อคุณได้ระบุประเภทของข้อเสนอโครงการที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มเขียนข้อเสนอโครงการธุรกิจของคุณได้

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนข้อเสนอโครงการจริง ๆ มีขั้นตอนเบื้องต้นสองสามขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการ เหล่านี้คือ:

• ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ แม้ว่าคุณควรตั้งเป้าที่จะดึงความสนใจและความสนใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณด้วยข้อเสนอของคุณ วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้นคือการคิดเหมือนพวกเขา ทำความเข้าใจว่าพวกเขาเป็นใคร พวกเขารู้อะไรอยู่แล้ว และสิ่งที่พวกเขาชอบในแง่ของความคิดของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนข้อมูลที่คุณรวมไว้และภาษาที่คุณใช้ได้โดยขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาเป็นใคร
• รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาที่โครงการต้องการแก้ไข โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของผลกระทบที่มีต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความสนใจของพวกเขา
• ดำเนินการวิจัยเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของปัญหา และแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ซึ่งถูกค้นพบโดยผู้ที่อยู่นอกบริษัทของคุณหรือโดยทีมของคุณเอง วิธีนี้จะช่วยคุณปรับโซลูชันของคุณเองเพื่อสร้างอาร์กิวเมนต์ที่ชัดเจนยิ่งขึ้น หรือพิจารณาว่าควรดำเนินการตามหรือไม่ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากโซลูชันที่ผู้อื่นพบได้รับการทดสอบแล้วและล้มเหลว)
• กำหนดผลกระทบของโครงการต่อความสำเร็จของบริษัทของคุณ หรือว่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอย่างไร วางโครงร่างตัวชี้วัดความสำเร็จสำหรับข้อเสนอและแสดงผล และหากคุณพบว่ามีความเสี่ยงใดๆ ที่เกี่ยวข้อง อย่ากลัวที่จะนำมาเปิดเผยเช่นกัน ไม่ว่าในกรณีใด การรู้จักพวกเขาจะทำให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนแผนปฏิบัติการของคุณให้สามารถต้านทานได้
• ระบุไทม์ไลน์และทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้น ตรวจสอบว่ามีทีม อุปกรณ์ และวัสดุที่จำเป็นในการดำเนินงานโครงการหรือไม่ และบรรลุวัตถุประสงค์ได้ทันท่วงที พิจารณาโครงการอื่นๆ ที่ทีมของคุณจะดำเนินการ อุปกรณ์หรือวัสดุที่ไม่สามารถใช้งานได้ในขณะนี้ และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเกี่ยวกับทรัพยากรที่คุณจะต้องแบกรับเพื่อดำเนินโครงการที่เสนอ
• สร้างโครงร่างข้อเสนอโครงการของคุณตามข้อมูลที่คุณได้รวบรวม เขียนองค์ประกอบหลัก องค์ประกอบพื้นฐานควรรวมถึงการแนะนำตัว ปัญหา แนวทางแก้ไข แผนปฏิบัติการ ไทม์ไลน์และทรัพยากร และข้อสรุป

การทำตามขั้นตอนเริ่มต้นข้างต้นให้เสร็จสิ้นจะช่วยให้คุณเริ่มต้นเขียนข้อเสนอโครงการธุรกิจของคุณได้ดี ขั้นตอนต่อไปของคุณคือการจัดระเบียบงานวิจัยของคุณให้เป็นเอกสารที่สอดคล้องกัน – ข้อเสนอจริง ต่อไปนี้คือวิธีการเขียนข้อเสนอสำหรับโครงการตั้งแต่เริ่มต้น

1. เขียนบทสรุปผู้บริหาร

บทสรุปสำหรับผู้บริหารจะนำเสนอภาพรวมคร่าวๆ ของข้อเสนอที่จะตามมา ไม่ใช่เพียงสิ่งแรกที่ผู้อ่านจะได้เห็น แต่บางครั้งก็เป็นเพียงสิ่งเดียวที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะอ่านก่อนตัดสินใจเกี่ยวกับแนวคิดที่เสนอ ดังนั้นบทสรุปสำหรับผู้บริหารจึงควรเหมาะสมกับผู้ที่ยังไม่ได้อ่าน เพื่อจุดประสงค์นี้ ควรประกอบด้วยบทสรุปของทุกส่วนในเอกสาร

• บทวิเคราะห์ปัญหา
• ข้อสรุปที่คุณมาถึง
• แผนปฏิบัติการที่แนะนำ

ตั้งเป้าที่จะทำให้บทสรุปน่าสนใจและน่าเชื่อ ใช้สถิติที่โดดเด่นในสองประโยคแรกเพื่อกระตุ้นความสนใจของผู้อ่าน

2. กำหนดปัญหา

ให้คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับปัญหาที่โครงการของคุณตั้งเป้าที่จะแก้ไข

จากการวิจัยที่คุณได้ทำไปก่อนหน้านี้ คุณสามารถอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันของปัญหาในแง่ของสิ่งที่กำลังทำอยู่ทั้งในและนอกองค์กรของคุณ และเหตุผลที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณควรกังวลเกี่ยวกับเรื่องนี้

แม้ว่าคุณจะต้องอธิบายอย่างตรงไปตรงมา แต่อย่าลืมใช้ภาษาและแนวคิดที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณประทับใจมากที่สุด

03. แนะนำวิธีแก้ปัญหาของคุณ

เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้ว่าปัญหาคืออะไร ก็ถึงเวลาอธิบายว่าโครงการหรือโซลูชันของคุณเข้ามามีบทบาทอย่างไร ส่วนนี้มักจะเป็นส่วนที่มีรายละเอียดมากที่สุดของข้อเสนอโครงการ และเพื่อให้ผู้อ่านของคุณสนใจ คุณสามารถลองใช้ภาพได้

ส่วนนี้ควรอธิบายโซลูชันของคุณพร้อมกับวิธีที่คุณวางแผนที่จะดำเนินการ ควรเสริมความจริงที่ว่าการตัดสินใจของคุณได้รับการสนับสนุนโดยการวิจัยที่เหมาะสมและละเอียดถี่ถ้วน ชี้แจง

• แนวทางโครงการ ; วิธีการรวมทีม เครื่องมือและอุปกรณ์ที่จะใช้ และวิธีที่คุณจะจัดการกับการเปลี่ยนแปลงระหว่างการดำเนินการ

• ตารางโครงการ ; แสดงรายการงานโครงการพร้อมกับการประมาณเวลาสำหรับแต่ละรายการ การแบ่งงานจะช่วยให้คุณจัดสรรทีมได้อย่างเหมาะสม และคุณสามารถใช้แผนภูมิแกนต์ในส่วนนี้เพื่อสรุปทรัพยากร งาน และไทม์ไลน์ได้อย่างชัดเจน

• ผลงานโครงการ ; ผลลัพธ์คือผลลัพธ์ของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ (เช่น ผลิตภัณฑ์ บริการ หรือรายงานโดยละเอียด) กล่าวถึงผลงานที่ส่งมอบของโครงการพร้อมกับวันที่ส่งมอบ ใช้โครงสร้างการแบ่งงานที่นี่เพื่อช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

ตามความจำเป็น คุณสามารถใส่ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ความเสี่ยงที่คาดการณ์ไว้และขั้นตอนที่คุณจะใช้เพื่อเอาชนะ แผนการสื่อสาร และเหตุการณ์สำคัญที่จะช่วยติดตามความคืบหน้า

เพื่อให้ส่วนนี้เป็นมิตรกับผู้อ่านมากขึ้น คุณสามารถนำเสนอข้อมูลทั้งหมดนี้โดยใช้แผนปฏิบัติการ

04. สรุปต้นทุนโครงการ

ส่วนนี้เน้นที่ต้นทุนโดยประมาณของโครงการที่เสนอ ควรมีงบประมาณที่แยกรายการสำหรับโครงการ

จุดประสงค์ของส่วนนี้คือเพื่อช่วยให้นักลงทุนได้รับแนวคิดว่าต้นทุนโครงการสามารถพอดีกับงบประมาณของตนเองได้หรือไม่ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าการคำนวณมีความถูกต้องมากที่สุด

05. สรุปข้อเสนอของคุณ

ให้ทบทวนประเด็นสำคัญทั้งหมดที่กล่าวถึงในข้อเสนอโดยย่อ เนื่องจากนี่เป็นส่วนสุดท้าย จึงเป็นโอกาสสุดท้ายที่คุณต้องโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ดังนั้น ตอกย้ำแนวทางแก้ไขปัญหาของคุณและเหตุผลที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณควรใส่ใจในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าวิธีการที่คุณเสนอนั้นเป็นประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร

06. เพิ่มภาคผนวก

ส่วนนี้สงวนไว้สำหรับเอกสารอ้างอิง แผนภูมิ กราฟ ฯลฯ ที่ถูกอ้างถึงเมื่อเขียนข้อเสนอโครงการ

07. แก้ไขและปรับปรุง

เพื่อยืนยันความเป็นมืออาชีพของคุณและเอาชนะผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณต้องนำเสนอข้อเสนอโครงการที่ปราศจากข้อผิดพลาด

พิสูจน์อักษรข้อเสนอของคุณเพื่อตรวจสอบการสะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ บ่อยครั้งที่ดวงตาคู่ใหม่ช่วยตรวจจับความผิดพลาดได้ง่าย ให้เพื่อนร่วมงานตรวจสอบเอกสารหรือรอ 1-2 วันแล้วตรวจสอบใหม่ด้วยตนเอง

เทมเพลตข้อเสนอโครงการ

ข้อเสนอโครงการที่มีรายละเอียดและมีโครงสร้างที่ดีจะช่วยให้คุณจดจ่อและติดตามได้โดยเสนอคำแนะนำที่จำเป็นตลอดทั้งโครงการ ซึ่งดีกว่าการเลือกสิ่งต่าง ๆ จากความทรงจำหรือการสนทนาที่คุณมีกับทีมของคุณในระหว่างการประชุมครั้งนั้นอย่างแน่นอน สัปดาห์ก่อน

เพื่อให้ง่ายสำหรับทุกคน คุณสามารถมีเทมเพลตข้อเสนอโครงการมาตรฐานที่พวกเขาสามารถอ้างอิงได้เมื่อบันทึกแนวคิดโครงการของพวกเขา

ต่อไปนี้เป็นเทมเพลตข้อเสนอโครงการสองสามแบบที่คุณสามารถแบ่งปันกับทีมได้

ข้อเสนอโครงการธุรกิจหน้าเดียว

คุณสามารถแก้ไขเทมเพลตนี้ทางออนไลน์และแชร์ลิงก์กับทีมของคุณหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางออนไลน์เพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันได้ เชื่อมต่อกับพวกเขาผ่านการประชุมทางวิดีโอในแอป Creately และแนะนำพวกเขาผ่านแต่ละส่วนของข้อเสนอ อีกวิธีหนึ่งคือการแสดงความคิดเห็นในบรรทัด พวกเขายังสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อเสนอได้

แม่แบบข้อเสนอโครงการ

กระบวนการของคุณในการเขียนข้อเสนอโครงการธุรกิจคืออะไร?

การสร้างข้อเสนอโครงการบางครั้งอาจเป็นโครงการขนาดเล็กในตัวเอง การใช้รายการตรวจสอบกระบวนการที่เหมาะสมหรือเทมเพลตมาตรฐานสามารถช่วยเร่งความเร็วของสิ่งต่างๆ ได้ ก่อนเขียนข้อเสนอโครงการของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเบื้องต้นที่กล่าวถึงข้างต้นก่อน คำนึงถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป้าหมายของคุณและสร้างกรณีที่น่าสนใจสำหรับข้อเสนอของคุณ

ต้องการแบ่งปันความคิดของคุณเกี่ยวกับวิธีการเขียนข้อเสนอโครงการ ? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง