คู่มือง่ายๆ ในการพัฒนาแผนปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพ

วางแผนที่จะเปลี่ยนวิสัยทัศน์ของคุณให้เป็นจริง? และวิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงความท้าทายและปัญหาระหว่างการเดินทางครั้งนี้คืออะไร? แผนปฏิบัติการที่มั่นคง

เราได้สรุป 6 ขั้นตอนที่อธิบายวิธีการเขียนแผนปฏิบัติการ เมื่อคุณคุ้นเคยกับสิ่งเหล่านี้แล้ว ให้ดำเนินการต่อและใช้เทมเพลตที่แก้ไขได้ด้านล่างเพื่อเริ่มวางแผนทันที

แผนปฏิบัติการคืออะไร

แผนปฏิบัติการคือรายการตรวจสอบสำหรับขั้นตอนหรืองานที่คุณต้องทำให้เสร็จเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่คุณตั้งไว้

เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์และช่วยปรับปรุงการวางแผนการทำงานเป็นทีม ไม่เพียงแต่ในการจัดการโครงการเท่านั้น แต่บุคคลสามารถใช้แผนปฏิบัติการเพื่อเตรียมกลยุทธ์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายส่วนตัวของตนเองได้เช่นกัน

ส่วนประกอบของแผนปฏิบัติการประกอบด้วย

• คำอธิบายที่ชัดเจนของเป้าหมายที่จะบรรลุ
• งาน/ขั้นตอนที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
• ผู้ที่จะมีหน้าที่รับผิดชอบในแต่ละภารกิจ
• งานเหล่านี้จะเสร็จสมบูรณ์เมื่อใด (กำหนดเวลาและเหตุการณ์สำคัญ)
• ทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จ
• มาตรการประเมินความก้าวหน้า

สิ่งที่ยอดเยี่ยมในการรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียวคือทำให้ง่ายต่อการติดตามความคืบหน้าและวางแผนสิ่งต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิภาพ

แผนปฏิบัติการไม่ใช่สิ่งที่กำหนดไว้ในหิน เมื่อองค์กรของคุณเติบโตขึ้นและสภาพแวดล้อมโดยรอบเปลี่ยนไป คุณจะต้องทบทวนและปรับเปลี่ยนเพื่อตอบสนองความต้องการล่าสุด

ทำไมคุณถึงต้องการแผนปฏิบัติการ

บางครั้งธุรกิจไม่ได้ใช้เวลามากในการพัฒนาแผนปฏิบัติการก่อนที่จะมีความคิดริเริ่ม ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วจะนำไปสู่ความล้มเหลว หากคุณไม่เคยได้ยินมาก่อน “ความล้มเหลวในการวางแผนคือการวางแผนที่จะล้มเหลว” เบนจามิน แฟรงคลินเคยกล่าวไว้ว่าครั้งหนึ่ง

การวางแผนช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับอุปสรรคข้างหน้าและติดตามคุณ และด้วยแผนปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและจดจ่อกับตนเองได้

ต่อไปนี้คือประโยชน์บางประการของแผนปฏิบัติการที่คุณควรรู้

• มันให้ทิศทางที่ชัดเจนแก่คุณ เนื่องจากแผนปฏิบัติการเน้นย้ำอย่างชัดเจนว่าต้องดำเนินการอย่างไรและเมื่อใดควรทำให้เสร็จ คุณจะรู้ว่าคุณต้องทำอะไรอย่างแน่นอน
• การเขียนเป้าหมายและวางแผนเป็นขั้นตอนจะทำให้คุณมีแรงจูงใจและมุ่งมั่นตลอดโครงการ
• ด้วยแผนปฏิบัติการ คุณสามารถติดตามความคืบหน้าไปสู่เป้าหมายของคุณได้
• เนื่องจากคุณกำลังระบุขั้นตอนทั้งหมดที่คุณต้องทำให้เสร็จในแผนปฏิบัติการของคุณ มันจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานตามความพยายามและผลกระทบ

วิธีการเขียนแผนปฏิบัติการ | ปฏิบัติที่ดีที่สุด

ดูจากรูปลักษณ์แล้ว การสร้างแผนปฏิบัติการดูค่อนข้างง่าย แต่มีขั้นตอนสำคัญหลายประการที่คุณต้องปฏิบัติตามด้วยความระมัดระวังเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากมัน ต่อไปนี้คือวิธีการเขียนแผนปฏิบัติการอธิบายใน 6 ขั้นตอนง่ายๆ

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดเป้าหมายสุดท้ายของคุณ

หากคุณไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการทำและสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ แสดงว่าคุณกำลังตั้งค่าตัวเองสำหรับความล้มเหลว

วางแผนความคิดริเริ่มใหม่หรือไม่? เริ่มต้นด้วยการกำหนดว่าคุณอยู่ที่ไหนและต้องการอยู่ที่ไหน

แก้ปัญหา? วิเคราะห์สถานการณ์และสำรวจวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ก่อนที่จะจัดลำดับความสำคัญ

จากนั้นเขียนเป้าหมายของคุณ และก่อนที่คุณจะไปยังขั้นตอนต่อไป ให้ดำเนินการตามเกณฑ์ SMART หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งให้แน่ใจว่าเป็น

• เฉพาะเจาะจง - ชัดเจนและชัดเจน
• วัดได้ – รวมตัวชี้วัดที่วัดได้เพื่อติดตามความคืบหน้า
• บรรลุได้ – ทำได้จริงและทำได้ภายในทรัพยากร เวลา เงิน ประสบการณ์ ฯลฯ ที่คุณมี
• เกี่ยวข้อง – สอดคล้องกับเป้าหมายอื่น ๆ ของคุณ
• ทันเวลา - มีวันที่สิ้นสุด

ใช้แผ่นงานเป้าหมาย SMART นี้เพื่อทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น แบ่งปันกับผู้อื่นเพื่อรับข้อมูลของพวกเขาเช่นกัน

และดูคำแนะนำง่ายๆ เกี่ยวกับกระบวนการกำหนดเป้าหมายเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งและวางแผนเป้าหมายของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ระบุขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตาม

เป้าหมายมีความชัดเจน คุณควรทำอย่างไรจึงจะตระหนักได้

สร้างเทมเพลตคร่าวๆ เพื่อแสดงรายการงานทั้งหมดที่ต้องดำเนินการ วันที่ครบกำหนด และบุคคลที่รับผิดชอบ

สิ่งสำคัญคือคุณต้องแน่ใจว่าทั้งทีมมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้และมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร ด้วยวิธีนี้ทุกคนจะได้ตระหนักถึงบทบาทและความรับผิดชอบของตนในโครงการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละงานมีการกำหนดอย่างชัดเจนและสามารถทำได้ หากคุณเจองานที่ใหญ่กว่าและซับซ้อนกว่า ให้แยกย่อยออกเป็นงานย่อยที่ง่ายต่อการดำเนินการและจัดการ

เคล็ดลับ: ใช้เทมเพลต RACI Matrix เพื่อชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบของโครงการ และวางแผนโครงการ

ขั้นตอนที่ 3: จัดลำดับความสำคัญของงานและเพิ่มกำหนดเวลา

ถึงเวลาจัดระเบียบรายการใหม่โดยจัดลำดับความสำคัญของงาน บางขั้นตอน คุณอาจต้องจัดลำดับความสำคัญเนื่องจากอาจบล็อกขั้นตอนย่อยอื่นๆ ได้

เพิ่มกำหนดเวลาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นจริง ปรึกษากับบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการเพื่อทำความเข้าใจความสามารถของตนก่อนตัดสินใจกำหนดเวลา

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดเหตุการณ์สำคัญ

เหตุการณ์สำคัญถือได้ว่าเป็นเป้าหมายย่อยที่นำไปสู่เป้าหมายหลักในตอนท้าย ข้อดีของการเพิ่มเหตุการณ์สำคัญคือช่วยให้สมาชิกในทีมตั้งตารอบางสิ่งบางอย่างและช่วยให้พวกเขามีแรงจูงใจแม้ว่าวันครบกำหนดสุดท้ายจะห่างไกลออกไป

เริ่มต้นจากเป้าหมายสุดท้ายและย้อนกลับไปเมื่อคุณตั้งเป้าหมาย อย่าลืมเผื่อเวลาไว้น้อยเกินไปหรือมากเกินไประหว่างขั้นตอนสำคัญที่คุณตั้งไว้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการกำหนดเหตุการณ์สำคัญในอวกาศห่างกันสองสัปดาห์

ขั้นตอนที่ 5: ระบุทรัพยากรที่จำเป็น

ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณมีทรัพยากรที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ในมือเพื่อทำงานให้เสร็จ และหากตอนนี้ยังไม่มี คุณจำเป็นต้องวางแผนเพื่อซื้อมันก่อน

ซึ่งควรรวมงบประมาณของคุณด้วย คุณสามารถกำหนดคอลัมน์ของแผนปฏิบัติการเพื่อทำเครื่องหมายต้นทุนของแต่ละงาน หากมี

ขั้นตอนที่ 6: นึกภาพแผนปฏิบัติการของคุณ

จุดประสงค์ของขั้นตอนนี้คือการสร้างสิ่งที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้อย่างรวดเร็วและสามารถแชร์กับทุกคนได้

ไม่ว่าแผนปฏิบัติการของคุณจะอยู่ในรูปของผังงาน แผนภูมิแกนต์ หรือตาราง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนนั้นสื่อสารองค์ประกอบที่เราได้ระบุไว้อย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นงาน เจ้าของงาน วันครบกำหนด ทรัพยากร ฯลฯ

เอกสารนี้ทุกคนควรเข้าถึงได้ง่ายและควรแก้ไขได้

ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบ ประเมิน และอัปเดต

จัดสรรเวลาในการประเมินความคืบหน้าที่คุณได้ทำกับทีมของคุณ

คุณสามารถทำเครื่องหมายงานที่เสร็จสมบูรณ์ว่าเสร็จสิ้นในแผนปฏิบัติการขั้นสุดท้ายนี้ โดยให้ความสนใจกับความคืบหน้าของคุณไปสู่เป้าหมาย

การทำเช่นนี้ยังช่วยดึงเอางานที่ค้างอยู่หรือล่าช้าออกไปด้วย ซึ่งในกรณีนี้ คุณต้องหาสาเหตุและหาวิธีแก้ไขที่เหมาะสม แล้วอัปเดตแผนปฏิบัติการตามนั้น

เทมเพลตแผนปฏิบัติการ

แผนปฏิบัติการทางธุรกิจ

คู่มือการทำแผนธุรกิจเพื่อการนำเสนออย่างง่าย

แผนปฏิบัติการทางการตลาด

แผนปฏิบัติการเชิงกลยุทธ์

แม่แบบแผนปฏิบัติการแก้ไข

ค้นหาเทมเพลตแผนปฏิบัติการแก้ไขเพิ่มเติม

คู่มือง่ายๆ ในการสร้างแผนฉุกเฉินทางธุรกิจ

เทมเพลตแผนปฏิบัติการ

เคล็ดลับเพิ่มเติมในการสร้างแผนปฏิบัติการ?

แผนปฏิบัติการออกแบบมาเพื่อเป็นแนวทางในการบรรลุเป้าหมาย เปลี่ยนวิสัยทัศน์ของคุณให้เป็นเป้าหมายและขั้นตอนที่นำไปปฏิบัติได้ และช่วยให้คุณจดจ่อและมีแรงจูงใจ

ตั้งแต่พนักงานแต่ละคนในองค์กรไปจนถึงแผนกขนาดใหญ่สามารถใช้แผนปฏิบัติการเพื่อนำทางไปสู่การบรรลุเป้าหมายได้

บางทีคุณกำลังจะสร้างแผนปฏิบัติการครั้งแรกของคุณ หรือคุณเป็นมืออาชีพในการเขียนแผนนี้อยู่แล้ว ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด เราอยากทราบความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับวิธีการเขียนแผนปฏิบัติการ แชร์กับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง