วิธีการเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ คู่มือปฏิบัติพร้อมเทมเพลต

ทุกองค์กรต้องการชุดกฎเกณฑ์เพื่อเป็นแนวทางแก่สมาชิก ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ได้รับการจัดตั้งขึ้นเพื่อจุดประสงค์นี้ SOPs เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจใดๆ และจำเป็นเพื่อให้มั่นใจในคุณภาพและความสม่ำเสมอของการดำเนินงานขององค์กรท่ามกลางงานยุ่งในแต่ละวัน

โพสต์นี้จะช่วยคุณเมื่อคุณเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานขององค์กรของคุณเองอย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของแนวทางการจัดการแบบวันต่อวันของคุณ อธิบายและรวมถึง

• SOP คืออะไร
• รูปแบบ SOP ต่างๆ
• วิธีเขียน SOP และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด
• เทมเพลต SOP ที่แก้ไขได้

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานคืออะไร

ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานคือชุดคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการกิจกรรมหรือกระบวนการที่สำคัญ เป็นกิจวัตร หรือซ้ำๆ ในองค์กรอย่างถูกต้อง

พวกเขาอธิบายวิธีการดำเนินกิจกรรมเพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางเทคนิคและระบบคุณภาพ และเพื่อสนับสนุนคุณภาพของข้อมูล

โดยทั่วไปแล้ว SOP จะมีความเฉพาะเจาะจงสำหรับองค์กรที่พวกเขาเขียนขึ้นและช่วยเหลือพวกเขาในการรักษาการประกันคุณภาพและกระบวนการควบคุมคุณภาพ นอกจากนี้ยังช่วยให้องค์กรต่างๆ มั่นใจได้ว่าจะปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของรัฐบาล และรักษาความสม่ำเสมอในคุณภาพและความสมบูรณ์ของผลิตภัณฑ์และบริการที่เสนอ

ระเบียบปฏิบัติ

• เป็นเอกสารข้ามสายงาน
• แสดงถึงเวิร์กโฟลว์ข้ามฟังก์ชันต่างๆ
• เริ่มต้นผ่านแผนผังกระบวนการ
• ตอบคำถาม 'ใครทำอะไร'
• ถูกเขียนด้วยเสียงที่ใช้งาน

นอกจากนี้ยังใช้ข้อกำหนดต่างๆ เช่น โปรโตคอล แผ่นงาน คำแนะนำในการทำงาน และขั้นตอนการปฏิบัติงานในห้องปฏิบัติการแทนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน

ความสำคัญของขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน

เกือบทุกกิจกรรม ตั้งแต่การทำความสะอาดเครื่องจักรในการผลิตไปจนถึงการดำเนินการตามกระบวนการที่สำคัญ สามารถบันทึกเป็นเอกสารผ่านขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานได้ พวกเขาช่วย,

• ปรับปรุงผลการดำเนินธุรกิจโดยการให้ข้อมูลการป้องกัน สุขภาพ สิ่งแวดล้อม และการปฏิบัติการที่จำเป็นต่อการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของแต่ละบุคคลให้ประสบความสำเร็จ
• มั่นใจในความปลอดภัยและคุณภาพของสินค้าและบริการ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามมาตรฐาน ข้อบังคับ และแนวทางที่เกี่ยวข้อง
• ขจัดความผันแปรของขั้นตอนและกระบวนการที่ดำเนินการโดยพนักงานที่แตกต่างกันในสถานที่หรือโรงงานต่างๆ ซึ่งช่วยรักษาความสม่ำเสมอ
• ทำหน้าที่เป็นรากฐานที่มั่นคงสำหรับการฝึกอบรมและการปฐมนิเทศพนักงานใหม่
• เปิดใช้งานการควบคุมกระบวนการและในทางกลับกันก็ให้โอกาสในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• อำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่ดีขึ้น
• ทำหน้าที่เป็นรายการตรวจสอบเพื่อช่วยผู้ตรวจสอบด้วยขั้นตอนการตรวจสอบ
• สร้างระบบปฏิบัติการใหม่ในการตั้งค่าใหม่

ประเภทของ SOP | รูปแบบขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน

แม้ว่าองค์กรจะสามารถใช้รูปแบบที่ต้องการหรือรูปแบบที่กำหนดเองเพื่อเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานได้ แต่ก็มีรูปแบบ SOP อยู่สองสามประเภทที่องค์กรใช้กันอย่างแพร่หลาย

รูปแบบรายการตรวจสอบ

การดำเนินการนี้อยู่ในรูปของรายการที่ต้องทำซึ่งมีการสรุปงานต่างๆ ที่ต้องทำ เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็กหรือบุคคลที่ไม่ต้องการคำแนะนำโดยละเอียด

รูปแบบทีละขั้นตอน

รูปแบบนี้ใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลำดับเลขเพื่อนำเสนอแนวทาง SOP รูปแบบนี้เหมาะที่สุดสำหรับขั้นตอนหรือกระบวนการที่เป็นกิจวัตร ตรงไปตรงมา และง่ายต่อการปฏิบัติตาม

รูปแบบลำดับชั้น

คล้ายกับรูปแบบทีละขั้นตอน รูปแบบลำดับชั้นยังอธิบายขั้นตอนทีละขั้นตอน อย่างไรก็ตาม ในรูปแบบนี้ ขั้นตอนย่อยจะถูกเพิ่มในแต่ละขั้นตอนหลักเป็นรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลำดับเลขเพื่อเน้นข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็น รูปแบบนี้เหมาะที่สุดสำหรับขั้นตอนที่ซับซ้อนซึ่งมีข้อมูลจำนวนมาก

รูปแบบผังงาน

ผังงานช่วยลดความซับซ้อนของขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่ซับซ้อนด้วยผลลัพธ์ที่เป็นไปได้มากมายที่คาดเดาไม่ได้ผ่านการแสดงภาพ รูปแบบนี้ยังเน้นว่าแต่ละขั้นตอนของกระบวนการเชื่อมโยงถึงกันอย่างไร ดังนั้นจึงมีการสรุปขั้นตอนอย่างชัดเจนเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

วิธีการเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ขั้นตอนที่ 1: ระบุขั้นตอนที่จะจัดทำเป็นเอกสาร

ขั้นตอนแรกคือการระบุกิจกรรม กระบวนการ หรือเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการเขียนแนวทาง

พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับกระบวนการหรือพนักงานแต่ละคนเพื่อค้นหากิจกรรมที่พวกเขาทำทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือนในลักษณะเดียวกัน คุณมีตัวเลือกในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นผ่านการสำรวจเช่นกัน หากการพูดคุยกับพวกเขาเป็นเรื่องยาก

ด้วยรายการนี้ คุณสามารถดำเนินการแยกเฉพาะกระบวนการที่ต้องการมาตรฐานได้

หากข้อกำหนดคือการปรับปรุง SOP ที่มีอยู่ ให้ทบทวนและปรับปรุงด้วยความช่วยเหลือจากผู้ที่มีการฝึกอบรมและประสบการณ์ที่เหมาะสมในการดำเนินการตามกระบวนการที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดวัตถุประสงค์

ถัดไป ระบุวัตถุประสงค์ของการสร้างเอกสาร SOP เป็นการจัดกระบวนการให้สอดคล้องกับลำดับความสำคัญทางธุรกิจหรือไม่? หรือเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงานได้ดี? การระบุเหตุผลในการเขียน SOP จะทำให้คุณสามารถจัดโครงสร้างได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในกรณีของ SOP ที่มีอยู่ ให้ระบุจุดบกพร่องหรืออุปสรรคในกระบวนการของคุณที่ก่อให้เกิดความล่าช้าและความล้มเหลว และพิจารณาว่าควรเปลี่ยนแปลงสิ่งใดเพื่อปรับปรุง

ขั้นตอนที่ 3: เลือกรูปแบบ

มีรูปแบบ SOP ที่หลากหลายซึ่งตอบสนองความต้องการทางธุรกิจที่แตกต่างกันและกระบวนการที่เกี่ยวข้อง ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น รูปแบบ SOP เหล่านี้รวมถึงรายการตรวจสอบ รูปแบบทีละขั้นตอน รูปแบบลำดับชั้น และรูปแบบผังงาน คุณสามารถเลือกรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเหล่านี้ตามประเภทของข้อมูลที่คุณต้องการแชร์

ขั้นตอนที่ 4: ระบุผู้สร้างและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

SOPs ควรเขียนขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการหรือใช้กระบวนการนี้จริงๆ

เมื่อเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานสำหรับกระบวนการแบบ multi-tasked ให้พิจารณาวิธีการแบบทีมที่สามารถใช้ประสบการณ์ของบุคคลที่เกี่ยวข้องได้หลายคน

นอกจากนี้ ผู้บริหารระดับ C และผู้บริหารระดับสูงยังสามารถมีส่วนร่วมเพื่อให้มั่นใจว่า SOPs

• สอดคล้องกับลำดับความสำคัญทางธุรกิจระดับสูง
• มีทรัพยากรและอุปกรณ์ที่จำเป็นในการดำเนินการ
• เป็นไปได้ในแง่ของการใช้ทรัพยากรและการขนส่ง

เคล็ดลับ: ไม่ว่าคุณจะพึ่งพาเจ้าของงานหรือผู้เขียนภายในองค์กรเพื่อจัดทำเอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีทักษะการเขียนทางเทคนิคที่จำเป็นและความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการขององค์กรที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 5: กำหนดผู้ชม

การรู้ว่าใครจะอ้างถึง SOP เป็นสิ่งสำคัญในการเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ

ควรเขียน SOP ด้วยรายละเอียดที่เพียงพอที่จะช่วยให้พนักงาน แม้แต่คนที่มีความรู้และประสบการณ์จำกัดเกี่ยวกับกระบวนการ สามารถทำซ้ำขั้นตอนได้โดยไม่ต้องมีการควบคุมดูแล

ในการกำหนดระดับของรายละเอียดที่ควรรวมอยู่ใน SOP คุณต้องเข้าใจก่อนว่าคุณกำลังเขียนเพื่อใคร นี่อาจเป็นพนักงานใหม่ที่ไม่มีความรู้มาก่อนหรือผู้ที่ทำกิจกรรมมาหลายครั้ง การเรียนรู้ความต้องการของพวกเขาจะช่วยให้คุณปรับแต่ง SOP เพื่อความเข้าใจโดย

• ตั้งใจทำงานอย่างเต็มที่
• การใช้ภาษาที่ถูกต้องและคำศัพท์ที่คุ้นเคยและคำอธิบายคำศัพท์ที่แปลกใหม่

เคล็ดลับ: พูดคุยกับพนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามกระบวนการในท้ายที่สุด และเรียนรู้เกี่ยวกับความท้าทายที่พวกเขาเผชิญและรับฟังข้อเสนอแนะของพวกเขา ด้วยการใช้พื้นที่ทำงานแบบภาพอย่าง Creately คุณสามารถนำทุกคนมาที่แคนวาสเดียวกันเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันในขณะที่คุณแสดงภาพ แก้ไข และทบทวนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน

ขั้นตอนที่ 6: สร้างโครงร่างของ SOP

เมื่อทุกอย่างได้รับการสรุปแล้ว – กระบวนการ ผู้สร้าง ผู้ชม และรูปแบบ – เริ่มวางแผนเอกสาร ต่อไปนี้เป็นส่วนประกอบทั่วไปที่รวมอยู่ในเอกสาร SOP

องค์ประกอบของเอกสาร SOP

• หน้าชื่อเรื่อง – สงวนไว้เพื่อรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับเอกสาร รวมทั้งชื่อ SOP วันที่สร้าง หมายเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำ ชื่อผู้เขียนเอกสาร และแผนกหรือการกำหนดบุคคลที่จะนำไปใช้ สบ.
• สารบัญ – ถ้าจำเป็น ให้รวมสารบัญเพื่อให้ทุกคนสามารถนำทางผ่านเอกสารได้ง่ายขึ้น องค์ประกอบนี้มีประโยชน์ในกรณีของเอกสาร SOP ที่มีหลายหน้า
• ข้อมูลการเตรียมการ – รวมถึงข้อมูลเบื้องต้น เช่น วัตถุประสงค์ของ SOP บทบาทและความรับผิดชอบ ทรัพยากร วัสดุและอุปกรณ์ที่จำเป็น และข้อควรระวังด้านความปลอดภัย
• วิธีการและขั้นตอน – ส่วนนี้จะอธิบายขั้นตอนต่างๆ โดยใช้รูปแบบ SOP ที่เลือก
• การควบคุมคุณภาพและการประกัน – นี่คือที่ที่เกณฑ์การให้คะแนนหรือวิธีการอื่นๆ ในการวัดผลการปฏิบัติงานของพนักงานเกี่ยวกับ SOP
• การอ้างอิงและอภิธานศัพท์ – ส่วนนี้สงวนไว้เพื่อแสดงทรัพยากรภายนอกที่คุณอ้างถึงในเอกสารและอธิบายข้อกำหนดที่คุณอ้างถึงในรายละเอียดเพิ่มเติม

เคล็ดลับ: แนบรายละเอียดที่ซับซ้อนด้วยไดอะแกรมที่เรียบง่าย เช่น ผังงาน แผนที่กระบวนการ หรือไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์และภาพประกอบ เพื่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจได้ดีขึ้น

ใช้รูปแบบการเขียนที่สอดคล้องกัน

SOPs ควรเข้าใจง่าย กระชับ และแม่นยำเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจและปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง ดังนั้นจึงหลีกเลี่ยงความเสี่ยงและการเบี่ยงเบนด้านคุณภาพและความปลอดภัย เพื่อจุดประสงค์นี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน

• ถูกเขียนขึ้นโดยใช้รูปแบบทีละขั้นตอนที่ง่ายต่อการปฏิบัติตาม
• มีความชัดเจนและไม่ซับซ้อนมาก
• เขียนโดยใช้เสียงกริยาและกริยาปัจจุบัน หลีกเลี่ยงการใช้แต่โดยนัยถึงคำว่า 'คุณ'
• ไม่ยืดเยื้อและซ้ำซากจำเจ
• ปฏิบัติตามคำแนะนำรูปแบบ (เช่น ประเภทของฟอนต์ ขนาดฟอนต์ และสีที่ใช้) ที่องค์กรใช้
• ใช้ผังงานเพื่อแสดงภาพกระบวนการที่กำลังอธิบาย

ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบและอนุมัติ SOPs

SOP ที่เป็นลายลักษณ์อักษรควรได้รับการตรวจสอบโดยบุคคลอย่างน้อยหนึ่งรายที่มีความรู้ การฝึกอบรม และประสบการณ์ในกระบวนการนี้อย่างเหมาะสม ผู้ตรวจทานควรจดบันทึกและแบ่งปันปัญหาหรือข้อกังวลใด ๆ ที่พวกเขาพบขณะตรวจทานเอกสาร สิ่งเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ก่อนอนุมัติ

เคล็ดลับ: หาบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามกระบวนการในท้ายที่สุดเพื่อทดสอบ SOP ที่ร่างไว้ก่อนที่จะสรุป

เพื่อให้มีประสิทธิภาพ SOP จะต้องเป็นปัจจุบัน การดำเนินการนี้มีการตรวจสอบ อัปเดต และอนุมัติใหม่เป็นประจำทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอน

SOP เหล่านี้ควรได้รับการตรวจสอบอย่างเป็นระบบทุก 1-2 ปีเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเกี่ยวข้อง ตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ให้ระบุวันที่ทบทวน SOP ที่ได้รับการตรวจสอบเสมอ ในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามกระบวนการบางอย่างอีกต่อไป ให้ลบออกจากไฟล์และเก็บถาวร

เคล็ดลับ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสาร SOP พร้อมใช้งานทั้งในรูปแบบเอกสารหรือดิจิทัล โดยเฉพาะกับผู้ที่เกี่ยวข้องโดยตรงในการทำกิจกรรม สร้างไลบรารี SOP ด้วย Creately; รวมศูนย์เอกสาร ทรัพยากร ลิงก์ และภาพที่จำเป็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร SOP ของคุณไว้ในพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อเพียงแห่งเดียว ซึ่งคุณสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ผ่านการประชุมทางวิดีโอและการแก้ไขแบบซิงโครนัส

พร้อมที่จะเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานของคุณเองหรือยัง

SOP ช่วยให้คุณสามารถใช้วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานในธุรกิจ และสร้างเอกสารแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอย่างง่ายที่ช่วยให้ทุกคนสามารถทำงานได้ดีที่สุดในสิ่งที่พวกเขาทำ ในโพสต์นี้ เราได้ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานที่มีประสิทธิภาพไปจนถึงเทมเพลตที่คุณสามารถใช้ได้ทันที ทำตามขั้นตอนเพื่อสร้างสำเร็จ

แบ่งปันประสบการณ์และข้อมูลเชิงลึกของคุณกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง