คุณได้รับมอบหมายให้จัดการ อินสแตนซ์ HubSpot ของบริษัทคุณหรือไม่ นั่นเป็นงานใหญ่ และเริ่มต้นด้วยการจัดระเบียบพอร์ทัลและความคล่องตัว

การรักษาบัญชี HubSpot ให้สะอาดอยู่เสมอคือกุญแจสู่การจัดการ HubSpot ที่ประสบความสำเร็จ

หากคุณสืบทอดบัญชีที่มีอยู่ อาจเป็นเรื่องยากที่จะทราบว่าจะเริ่มต้นจากที่ใด ด้วยการเชื่อมต่อระหว่างหน้า Landing Page, CTA, ลิงก์, รูปภาพ และอื่นๆ มากมาย การดึงเธรดหนึ่งไปก่อนหน้าที่ลิงก์อื่นอาจทำให้ลิงก์เสียและประสบการณ์ของผู้ใช้ที่ไม่ดี

ในบทความนี้ เราจะหารือกันว่าทำไมการมีกลยุทธ์องค์กรที่ชัดเจนจึงมีความสำคัญต่อการเติบโตที่ปรับขนาดได้ด้วย HubSpot และลำดับที่ถูกต้องในการล้างเนื้อหา HubSpot ของคุณ

ดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำสั่งซื้อที่เหมาะสมที่สุดและขั้นตอนที่แน่นอนด้านล่าง หรือ ข้ามไปที่ส่วนนั้นทันที

เหตุใดฉันจึงต้องรักษาเนื้อหา HubSpot ให้สะอาดอยู่เสมอ

หากคุณกำลังอ่านโพสต์นี้ เป็นไปได้ว่าคุณมีปัญหาเล็กน้อยในอินสแตนซ์ HubSpot ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นสำเนาโลโก้ของคุณมากกว่า 50 สำเนาในไฟล์ HubSpot หรือเทมเพลตหน้า Landing Page ที่ลอกแบบมาหลายสิบแบบในตัวจัดการการออกแบบของคุณ พอร์ทัลที่ยุ่งเหยิงและไม่มีการรวบรวมกันจะทำให้ปวดหัว

เหตุใดพอร์ทัลที่ยุ่งเหยิงทำให้การจัดการ HubSpot ยากขึ้น:

• ปัญหาการสร้างแบรนด์ - เมื่อพนักงานของคุณเลือกเทมเพลตเก่าสำหรับอีเมล แลนดิ้งเพจ และอื่นๆ คุณอาจสร้างแบรนด์หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด - ฝันร้ายให้กับบริษัทของคุณ
• ปัญหาการปรับขนาด - หากคุณมีโลโก้ของคุณเพียงสำเนาเดียว การเปลี่ยนไฟล์นั้นไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ง่ายเมื่อคุณทำการออกแบบใหม่ ในทางกลับกัน หากคุณมีโลโก้หลายร้อยโลโก้ในขนาด รูปแบบ และตำแหน่งที่แตกต่างกัน คุณอาจพบว่าตัวเองใช้เวลาหลายชั่วโมงและหลายชั่วโมงในการเปลี่ยนเนื้อหาที่อาจใช้เวลา 15 วินาทีในการเปลี่ยน นอกจากนี้ยังนำไปใช้กับพื้นที่ส่วนกลางอื่นๆ เช่น ส่วนหัว ส่วนท้าย เมนูไซต์ โมดูลเริ่มต้น และอื่นๆ
• เสียเวลา เงิน และความพยายาม โดยเปล่าประโยชน์ - การจัดเรียงไฟล์ เทมเพลต และโมดูลหลายร้อยรายการนั้น — อย่างที่คุณทราบ — ไม่ใช่การใช้เวลาของคุณอย่างมีกลยุทธ์ หากคุณไม่พบสิ่งที่ต้องการในทันที คุณอาจต้องจ้างภายนอกหรือออกแบบสิ่งใหม่

อะไรคือความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการจัดระเบียบพอร์ทัลการตลาด HubSpot ของคุณ?

ทุกอย่างในพอร์ทัล HubSpot ของคุณเชื่อมต่อกัน นั่นเป็นส่วนหนึ่งของเหตุผลที่การใช้ HubSpot เป็นส่วนสำคัญในการปิดวงจรในกลยุทธ์การตลาดของบริษัทของคุณ

แต่ก็สามารถทำให้การล้างข้อมูลสินทรัพย์ยุ่งยากได้เช่นกัน

นาทีที่รายชื่อติดต่อถูกอัปโหลด พวกเขาสามารถหล่อเลี้ยงผ่านโซเชียลมีเดีย อีเมล บล็อกโพสต์ และหน้าเว็บไซต์ต่างๆ โลโก้ที่คุณอัปโหลดในการตั้งค่าเว็บไซต์คือโลโก้ที่พวกเขาจะเห็นบนเว็บไซต์ของคุณและอีเมลใดๆ ที่คุณส่งจาก HubSpot ส่วนท้ายที่ใช้ในหน้าแรกของคุณ Global Group อาจปรากฏในหน้าอื่นๆ มากกว่า 50 หน้า

ซึ่งหมายความว่าคุณไม่สามารถเข้าสู่ระบบและเริ่มลบเนื้อหาได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพอร์ทัลของคุณมีการใช้งานมานานกว่าสองปี หรือคุณมีพนักงานหลายคนที่ทำงานภายใน HubSpot

การลบหนึ่งโลโก้สามารถลบทุกโลโก้ที่ใช้ทั่วทั้งไซต์ เช่นเดียวกับการลบผู้ติดต่อรายหนึ่งอาจลบประวัติทั้งหมดใน CRM ที่ผสานรวมของคุณ

วิธีจัดระเบียบพอร์ทัลการตลาดของคุณ

ขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดคือการกำหนดรูปแบบการตั้งชื่อสำหรับเนื้อหาของคุณ หลักการตั้งชื่อทำให้เนื้อหาของคุณค้นหาได้และจัดระเบียบได้ง่ายขึ้น

วิธีพัฒนาแบบแผนการตั้งชื่อเนื้อหา HubSpot

ต่อไปนี้คือตัวอย่างหลักเกณฑ์การตั้งชื่อที่คุณสามารถใช้กับเนื้อหาทางการตลาดใน HubSpot

ชนิดของเนื้อหา	อนุสัญญาการตั้งชื่อที่แนะนำ	ตัวอย่าง
แคมเปญ	ชื่อแคมเปญ - วันที่เริ่มต้นแคมเปญ	แคมเปญผู้นำการผลิต - ไตรมาสที่ 1 ปี 2020
แลนดิ้งเพจ บำรุงเวิร์กโฟลว์	ชื่อแคมเปญ - ชื่อเนื้อหา - ปีที่เผยแพร่	แคมเปญผู้นำการผลิต – รายการตรวจสอบประสิทธิภาพของสายการประกอบขั้นสูงสุด – 2020
เลี้ยงดูอีเมล	ชื่อของ Nurture Campaign (หรือเวิร์กโฟลว์) - อีเมล # ในลำดับ	Cold Leads Nurture - อีเมล #2
รายการ เวิร์กโฟลว์ภายใน อีเมลการตลาดแบบครั้งเดียว	ชื่อที่สื่อความหมายสูง - พิจารณาเพิ่มวันที่	จดหมายข่าวการผลิต - พฤษภาคม 2564
เทมเพลต โมดูล และโฟลเดอร์ใน Design Manager	ชื่อเพจ - ปี	หน้าแรก - 2020
มาตรฐานสากล ภูมิภาค หรือภาษา	รหัสประเทศ - ตัวระบุภาษา - ชื่อเนื้อหา	สหรัฐอเมริกา - TH - แคมเปญผู้นำการผลิต - ไตรมาสที่ 3 ปี 2020

หลักการตั้งชื่อนี้ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อให้สามารถค้นหาได้ง่ายในแต่ละเครื่องมือ การค้นหาทรัพย์สินของคุณเร็วขึ้นทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น มาก 6-12 เดือนนับจากนี้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการอัปโหลดและตั้งชื่อไฟล์ใน HubSpot

เมื่ออัปโหลดรูปภาพ ไฟล์ PDF วิดีโอ ฯลฯ ลงใน HubSpot ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือตั้งชื่อไฟล์ที่สื่อความหมายได้ดีมาก หากไฟล์รูปภาพของคุณมีลักษณะดังนี้: GettyImage291830 — คุณควรใช้เวลาสองสามนาทีพิเศษในการเปลี่ยนชื่อไฟล์นั้น

ในอีก 6 เดือนต่อจากนี้ คุณอาจจะมองหาภาพที่สวยงามของหญิงสาวคนหนึ่งที่ส่งข้อความทางโทรศัพท์ ของ เธอ แต่คุณจะไม่มีวันพบมันหากมีชื่อที่ไม่เกี่ยวข้องโดยสิ้นเชิง

นอกจากนี้ ไม่ควรเพิ่มปีในชื่อไฟล์ของคุณ — โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเนื้อหาที่คุณต้องการให้คงอยู่ตลอดไป

สมมติว่าคุณถ่ายทำการสัมมนาผ่านเว็บที่ยอดเยี่ยมมากในปี 2020 ซึ่งจะเกี่ยวข้องในอีกหลายปีข้างหน้า หาก "2020" ปรากฏในชื่อไฟล์ เมื่อมีคนดาวน์โหลดวิดีโอในปี 2022 วิดีโอนั้นจะลงวันที่ทันที

เคล็ดลับระดับมืออาชีพ: เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้สร้างคู่มือมาตรฐาน HubSpot ซึ่งระบุอย่างชัดเจนว่ามาตรฐานขององค์กรของคุณคืออะไร เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในบริษัทรู้วิธีจัดระเบียบพอร์ทัล

ใช้โฟลเดอร์ HubSpot สำหรับการจัดการเนื้อหา

โฟลเดอร์พร้อมใช้งานสำหรับส่วนสำคัญหลายส่วนของ HubSpot รวมถึงหน้าเว็บไซต์ หน้า Landing Page อีเมล เวิร์กโฟลว์ และอื่นๆ โฟลเดอร์สามารถช่วยคุณได้:

• จัดระเบียบเนื้อหาของคุณตามความสำคัญหรือตามกระบวนการหลัก ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเก็บเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติส่วนหลังที่สำคัญทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์เดียว คุณอาจต้องการการแจ้งเตือนภายในอัตโนมัติทั้งหมดของคุณในโฟลเดอร์เดียว
• จัดระเบียบเนื้อหาของคุณตามแคมเปญ: เพื่อให้คุณสามารถดูทุกสิ่งที่คุณมีอยู่สำหรับข้อเสนอพิเศษหรือแคมเปญในที่เดียว
• จัดระเบียบเนื้อหาของคุณตามประเทศ ภูมิภาค หรือความเป็นเจ้าของ: เพื่อให้คุณสามารถตั้งค่าการอนุญาตหลักสำหรับเนื้อหาบางกลุ่มในไม่กี่วินาที

เคล็ดลับระดับมืออาชีพ: การเก็บถาวรเนื้อหาเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการย้ายเนื้อหาที่คุณไม่ได้ใช้ — แต่ยังไม่พร้อมที่จะลบ — ออกจากพื้นที่เนื้อหาหลักของคุณ อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้เพิ่มรูปแบบการตั้งชื่อ [เก็บถาวร] ที่ส่วนต้นของชื่อเนื้อหาภายในของคุณ

ทำไม ต่อมา เมื่อคุณไปลบไฟล์ โมดูล ฯลฯ คุณจะสามารถดูได้ว่าไฟล์เหล่านั้นปรากฏในเนื้อหาสดหรือเนื้อหาที่เก็บถาวรโดยมีคำว่า "เก็บถาวร" ในชื่อเนื้อหาของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการพอร์ทัล HubSpot ของคุณ

หากคุณได้รับมอบหมายให้จัดระเบียบพอร์ทัล HubSpot ของบริษัทของคุณใหม่ ไม่ต้องตกใจ เรามีลำดับการปฏิบัติงานที่เหมาะสมที่สุดในการเข้าหาการทำความสะอาดและการจัดการระยะยาวของคุณ โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ล้มล้างแคมเปญทั้งหมดโดยเพียงแค่เก็บอีเมลถาวร

วิธีตรวจสอบและล้างสินทรัพย์การตลาด HubSpot ของคุณ

1. ติดต่อการจัดการฐานข้อมูล

เราแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการล้างฐานข้อมูลผู้ติดต่อ เนื่องจากลูกค้า HubSpot ส่วนใหญ่จะถูกเรียกเก็บเงินตามจำนวนผู้ติดต่อที่มีอยู่ในระบบ

คุณควรลบผู้ติดต่อที่มี:

• ยกเลิกการสมัครรับข้อมูลจากเนื้อหาอีเมลทั้งหมด (หรือทำเครื่องหมายว่าคุณเป็นสแปม)
• เด้งอย่างหนักจากพอร์ทัลของคุณ (หรือตีกลับอย่างยาก — ซึ่งหมายความว่าพวกเขาตีกลับอย่างหนักจากพอร์ทัลของผู้ใช้ HubSpot อื่น)

คุณอาจพิจารณาลบผู้ติดต่อที่:

• ไม่ได้ใช้งานนานกว่ารอบการขายที่ยาวที่สุดของคุณ 2-3 เท่า ผู้ติดต่อเหล่านี้ไม่มีการมีส่วนร่วมอย่างมากและไม่น่าจะกลับมามีส่วนร่วมอีกครั้ง นี่คือบทความที่ดีเกี่ยวกับความสำคัญของการกรองเมลสีเทาใน HubSpot
• ไม่เข้ากับบุคลิกผู้ซื้อเป้าหมายของคุณ — ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของพวกเขามีขนาดเล็กเกินไป หากพวกเขาเป็นผู้ขายหรือพยายามขายอะไรบางอย่างให้กับคุณ หากพวกเขากำลังหางาน ฯลฯ

ก่อนลบผู้ติดต่อ ให้พิจารณาผลกระทบจากการสูญหายของข้อมูลต่อไปนี้:

• ข้อมูลการส่งแบบฟอร์ม
• ข้อมูลการเยี่ยมชมเว็บไซต์
• แสดงรายการข้อมูลสมาชิก (เช่น ข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของรายการคงที่)
• ข้อมูลจากการรวมระบบ (เช่น Salesforce, Wistia, GoToWebinar, SurveyMonkey)
• ข้อมูลการเปลี่ยนระยะวงจรชีวิต
• ข้อมูลเกี่ยวกับการเสร็จสิ้นเหตุการณ์ที่กำหนดเอง

อย่างไรก็ตาม การรักษาผู้ติดต่อที่คุณไม่สามารถทำการตลาด ได้ ส่วนใหญ่) จะทำให้เสียพื้นที่ในพอร์ทัลของคุณ เว้นแต่ว่าคุณกำลังใช้ AI ให้คะแนนลูกค้าเป้าหมายขั้นสูง และจำเป็นต้องเก็บผู้ติดต่อที่ปิดหายไปเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงาน เราขอแนะนำให้ล้างพอร์ทัลของผู้ติดต่อที่ "ใช้ไม่ได้" เป็นระยะๆ

การขจัดข้อมูลผู้ติดต่อและบริษัทที่ซ้ำกันเป็นวิธีที่ดีในการประหยัดพื้นที่และให้แน่ใจว่าคุณมีความสมบูรณ์ของข้อมูลที่แข็งแกร่ง นี่คือคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบและขจัดข้อมูลติดต่อที่ซ้ำกัน

หมายเหตุสำคัญก่อนที่จะไปยังขั้นตอนที่ 2: ในขณะที่การทำความสะอาดคุณสมบัติผู้ติดต่อของคุณเป็นขั้นตอนทางเทคนิค #9 ในบทความนี้ เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้ตรวจสอบคุณสมบัติของคุณก่อนที่จะดำเนินการต่อ ระบุคุณสมบัติที่ซ้ำกัน คุณสมบัติที่จะไม่ใช้อีกต่อไป และคุณสมบัติที่ควรและไม่ควรใช้ในแบบฟอร์ม เวิร์กโฟลว์ และการรวม ติดตามสิ่งเหล่านี้ในสเปรดชีตหรือเอกสารแยกต่างหาก นี้จะทำให้แน่ใจว่าคุณพร้อมสำหรับความสำเร็จในขั้นตอนต่อไปนี้ และจะทำให้การลบคุณสมบัติเมื่อคุณไปถึงขั้นตอน #9 ง่ายขึ้นมาก

2. ตรวจสอบการบูรณาการ HubSpot ของคุณ

ตอนนี้ฐานข้อมูลผู้ติดต่อของคุณได้รับการทำความสะอาดแล้ว และคุณมีความคิดที่ดีว่าที่พักประเภทใดกำลังดำเนิน การ อยู่ โปรดแน่ใจว่าคุณใช้เวลาในการตรวจสอบการผสานรวมของคุณ ใช้เวลาทบทวน:

• ปัจจุบันมีการผสานการทำงานอะไรบ้าง?
• ข้อมูลไหลระหว่างระบบอย่างไร?
• นี่คือสิ่งที่คุณต้องการ? ปิดหรือถอดอะไรได้บ้าง
• คุณมีบัญชีกับ Zapier หรือไม่? Zaps อะไรอยู่?

หากคุณใช้การผสานรวม HubSpot > Salesforce ก็ถึงเวลาตรวจสอบ:

• รายการรวม Salesforce ของคุณ
• การตั้งค่าการซิงค์ Salesforce หรือ CRM ของคุณ

3. ทำความสะอาดหน้า Landing HubSpot และหน้าเว็บไซต์

เป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณจะต้องเริ่มต้นด้วยการล้างเนื้อหาทางการตลาดที่มีขนาดใหญ่กว่าก่อนที่จะไปยังเนื้อหาที่เล็กกว่า เช่น แบบฟอร์มและติดตามผลอีเมล คุณไม่ต้องการให้ใครมาที่หน้าที่มีทรัพย์สินเสีย วิธีป้องกันที่ดีที่สุดคือเริ่มจากด้านบนและลงด้านล่าง

ลบ (หรือเก็บถาวร) เนื้อหาที่ไม่ให้คุณค่ากับธุรกิจของคุณอีกต่อไป บทความนี้แสดงวิธีประเมินประสิทธิภาพหน้าเว็บของคุณ เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับสิ่งที่ควรเก็บไว้และสิ่งที่จะนำออก

หมายเหตุสำคัญ: ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น หากคุณเก็บถาวรเนื้อหาของคุณ ให้ลองเพิ่มแบบแผนการตั้งชื่อ [เก็บถาวร] ที่ส่วนต้นของชื่อเนื้อหาภายในของคุณ วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามได้มากในภายหลัง

โดยทั่วไป เราแนะนำให้เปลี่ยนเส้นทางเนื้อหาที่เก็บถาวร/ถูกลบไปยังหน้าที่มีความเกี่ยวข้องสูงเพื่อใช้เป็นทางเลือก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณโปรโมตเพจอย่างหนักบนโซเชียล ในอีเมล หรือถ้าคุณมี CTA ที่ชี้ไปที่เนื้อหา

พิจารณาว่าข้อเสนอของคุณปรากฏที่ใดบนไซต์ของคุณและในเนื้อหาสดอื่นๆ

คุณอาจต้องลบการอ้างอิงไปยังหน้า Landing Page ของคุณออกจาก:

• ศูนย์ทรัพยากรเว็บไซต์ของคุณ
• การนำทางเมนูหรือส่วนท้ายของคุณ
• แถบด้านข้างบล็อกของคุณ
• ส่งเสริมแคมเปญหรืออีเมลของคุณ
• หน้าหลักของคุณ

เคล็ดลับระดับมืออาชีพ: ขณะที่คุณกำลังเก็บถาวรหรือลบหน้า Landing Page คุณอาจพิจารณาลบหรือเก็บถาวรอีเมลติดตามผลที่เพิ่มลงในตัวแก้ไขหน้า Landing Page โดยตรง วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาในขั้นตอนที่ 7 การล้างอีเมล

4. รวม CTA ของ HubSpot ของคุณ

การทำความสะอาด CTA ต่อไปเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากคุณไม่ต้องการชี้ผู้เยี่ยมชมของคุณไปยังเนื้อหาที่ไม่ได้เผยแพร่อีกต่อไป หากคุณใช้รูปแบบการตั้งชื่อตั้งแต่เนิ่นๆ การระบุ CTA ที่ชี้ไปที่เนื้อหาของคุณนั้นทำได้ง่าย

บนแดชบอร์ด CTA ของคุณ คอลัมน์ "สถานที่" จะเน้นว่า CTA ของคุณปรากฏกี่แห่งและที่ใด

ในตัวอย่างด้านล่าง CTA ของเราปรากฏใน 56 แห่ง เราสามารถลบ CTA นี้ (ซึ่งจะดึงออกจากเนื้อหาทั้งหมด) อาจมีความเสี่ยงหากคุณใช้ข้อความเพื่อเรียก CTA หากคุณมีเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง เราสามารถออกแบบ CTA ที่มีอยู่ใหม่และอัปเดต URL ได้ การดำเนินการนี้จะอัปเดตทั่วทั้ง 56 แห่ง

หรือเพื่อประสบการณ์การใช้งานที่แม่นยำที่สุด คุณสามารถนำทางไปยังสถานที่ทั้ง 56 แห่งและลบ/แทนที่ CTA ทั้งหมด

5. ทำความสะอาดฟอร์ม HubSpot ของคุณ

เมื่อคุณทราบแล้วว่าเนื้อหาใดที่ยังเผยแพร่อยู่และเนื้อหาใดที่เก็บไว้ คุณสามารถล้างข้อมูลในแบบฟอร์มได้ นำแบบฟอร์มที่ไม่ปรากฏในเนื้อหาสดออก คุณจะสามารถดูว่าปรากฏเฉพาะในเนื้อหาที่เก็บถาวรหรือไม่ เนื่องจากรูปแบบการตั้งชื่อที่คุณเพิ่มไว้ในขั้นตอนที่ #3

เพื่อปรับปรุงการตรวจทานของคุณ ให้ลองจัดระเบียบแดชบอร์ดของฟอร์มตามจำนวนหน้าที่ปรากฏบนแบบฟอร์ม:

หมายเหตุ: มุมมองนี้จะไม่แสดงให้คุณเห็นว่ามีการฝังแบบฟอร์มบนหน้าภายนอก (ไม่ใช่ HubSpot) หรือไม่

เคล็ดลับระดับมืออาชีพ: ขณะที่คุณกำลังตรวจสอบแบบฟอร์ม คุณอาจต้องการหาโอกาสในการใช้กลยุทธ์รูป แบบ ที่ดี เช่น การเพิ่มโปรไฟล์แบบก้าวหน้า เพิ่มความยินยอม GDPR การจับคู่คำขอภาคสนามของคุณกับมูลค่าของข้อเสนอ และอื่นๆ

อย่าลืมตรวจทานแบบฟอร์ม "ป๊อปอัป" ของคุณด้วย และลบแบบฟอร์มใดๆ ที่ส่งเสริมเนื้อหาที่คุณไม่ได้นำเสนออีกต่อไปออกจากการล้างหน้า Landing Page

6. ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ HubSpot ของคุณ

ควรทำความสะอาดเวิร์กโฟลว์ก่อนส่งอีเมล เพื่อให้คุณรู้ว่าเนื้อหาใดที่หล่อเลี้ยงคุณไม่ได้เก็บไว้อีกต่อไป ทำให้ง่ายต่อการลบอีเมลในขั้นตอนต่อไป

ในการล้างเวิร์กโฟลว์ HubSpot ของคุณ เราแนะนำให้จัดระเบียบแดชบอร์ดเวิร์กโฟลว์ของคุณโดย:

• ลงทะเบียนใช้งานอยู่ - สิ่งนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าเวิร์กโฟลว์ใดที่มีผู้ติดต่อกำลังดำเนินการอยู่
• วันที่อัปเดตล่าสุด - นี่จะแสดงให้คุณเห็นถึงครั้งสุดท้ายที่มีคนในทีมของคุณทำการแก้ไขเวิร์กโฟลว์ — โปรดทราบว่าการแก้ไขอาจมีขนาดใหญ่หรือเล็ก ดังนั้นแต่ละเวิร์กโฟลว์ก็ควรได้รับการตรวจสอบ
• วันที่สร้าง - เพื่อดูว่าเวิร์กโฟลว์เดิมถูกสร้างขึ้นเมื่อใด

ใช้ตัวกรองเหล่านี้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของการตรวจทานของคุณ หากมีผู้ติดต่อ 1,000 รายลงทะเบียนในเวิร์กโฟลว์ที่สร้างขึ้นใน ปี 2014 เป็นไปได้ว่าเนื้อหานั้นล้าสมัยอย่างมาก พิจารณาหยุดขั้นตอนการเลี้ยงดูที่เก่ามากไว้ชั่วคราวจนกว่าคุณจะสามารถตรวจทานเนื้อหาและตรวจสอบว่ากำลังดำเนินการอยู่

ตรวจสอบอย่างเป็นระบบ ปิด หรือลบการสร้างลูกค้าเป้าหมายหรือดูแลเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ได้ให้บริการกับกลยุทธ์ทางการตลาดของคุณอีกต่อไป

เคล็ดลับ ระดับมืออาชีพ : คุณอาจพิจารณาเก็บถาวรหรือลบอีเมลที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ที่คุณนำออกเพื่อให้ขั้นตอนถัดไปง่ายขึ้นมาก

เมื่อทำความสะอาดเวิร์กโฟลว์อื่น ๆ เช่น การแจ้งเตือนอัตโนมัติ การตั้งค่าแบ็คเอนด์ วิธีแก้ปัญหา และอื่น ๆ สิ่งสำคัญคือต้องใช้เวลาทำความเข้าใจเกี่ยวกับการเชื่อมต่อระหว่างกันของทุกสิ่ง การทำแผนที่เวิร์กโฟลว์ของคุณบนกระดาษหรือบนไวท์บอร์ดในบางครั้งอาจช่วยได้

เมื่อมีข้อสงสัย พยายามทำความเข้าใจว่าคุณต้องทำอะไรให้สำเร็จ และทำให้ง่ายขึ้นจากตรงนั้น

ในบางกรณี เรายังแนะนำให้เริ่มต้นใหม่ทั้งหมด

การทำงานกับ HubSpot Trainer ที่ผ่านการรับรองสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงและขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน ถ้าลำไส้ของคุณบอกคุณว่ามันน่าจะง่ายกว่า — มันอาจจะเป็นไปได้!

7. ล้างอีเมล HubSpot ของคุณ

เมื่อคุณทำความสะอาดข้อเสนอ CTA และเวิร์กโฟลว์แล้ว คุณสามารถย้ายเข้าและเริ่มดึงวัชพืชจากเครื่องมืออีเมลของคุณ

ขั้นแรก กรองเครื่องมืออีเมลของคุณตามประเภทอีเมล = อัตโนมัติ นี่จะแสดงให้คุณเห็นอีเมลทั้งหมดที่ถูกไล่ออกในเบื้องหลัง

จากนั้นลองจัดมุมมองของคุณตามวันที่ "อัปเดตล่าสุด"

สิ่งนี้จะทำให้คุณมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับอีเมลที่ยังไม่ได้แก้ไขในบางครั้ง แต่ยังคงมีอยู่ในที่ใดที่หนึ่ง เริ่มลบหรือเก็บถาวรอีเมลที่ไม่ได้เชื่อมต่อกับเนื้อหาสดอีกต่อไป

ตอนนี้เป็นเวลาที่ดีในการตรวจสอบอีเมล "ติดตามผล" — อีเมลที่ส่งหลังจากส่งแบบฟอร์มแลนดิ้งเพจ — สำหรับอีเมลใดๆ ที่คุณอาจพลาดในการล้างหน้า Landing Page

เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้ตรวจสอบอีเมลในโฟลเดอร์ฉบับร่างของคุณ:

หากคุณมีฉบับร่างที่เริ่มต้นเมื่อหลายสัปดาห์ (หรือหลายปี) ที่ แล้ว ให้ล้างข้อมูลเหล่านั้นทั้งหมด!

คุณอาจต้องการเก็บแบทช์และอีเมลปกติไว้เหมือนเดิม มีกิจกรรมการมีส่วนร่วมทางอีเมลที่อาจมีความสำคัญต่อการรายงานของคุณในอนาคต

8. จัดระเบียบตัวจัดการไฟล์และตัวจัดการการออกแบบ

เมื่อคุณได้ตัดสินใจแล้วว่าเนื้อหาใดจะคงอยู่และกำลังจะเกิดอะไรขึ้น ก็ถึงเวลาล้างไฟล์และเทมเพลตที่ไม่ได้ใช้ของคุณ

ขึ้นอยู่กับปริมาณเนื้อหาที่คุณมีในสองส่วนนี้ นี่อาจเป็นแง่มุมที่ใช้เวลามากที่สุดในการล้างข้อมูลของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ารูปภาพและโมดูลของคุณไม่ได้รับการตั้งชื่ออย่างดี คุณสามารถพิจารณาเอาท์ซอร์สการล้างข้อมูลนี้ แต่เราขอแนะนำอย่างยิ่ง:

• การลบไฟล์และเทมเพลตที่ไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป
• การเปลี่ยนชื่อไฟล์และเทมเพลตที่มีอยู่ตามแบบแผนการตั้งชื่อของคุณ
• การย้ายไฟล์และเทมเพลตของคุณไปยังโฟลเดอร์เชิงกลยุทธ์ที่จะช่วยให้คุณค้นหาเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว
• การแทนที่ไฟล์เก่าที่ล้าสมัยด้วยไฟล์ใหม่ที่ปรากฏอยู่

8. การล้างข้อมูลทรัพย์สิน HubSpot

เมื่อการตลาดของคุณอยู่ในสภาพที่ดีขึ้น ก็ถึงเวลาตรวจสอบเอกสารแบ็กเอนด์ของคุณ จะง่ายกว่าในการระบุว่าคุณสมบัติใดกำลังใช้งานอยู่ในขณะนี้ซึ่งแบบฟอร์มของคุณได้รับการล้างแล้ว

ก่อนเริ่มต้น ควรส่งออกประวัติทรัพย์สินทั้งหมดของคุณและนำเข้าไปยังตัวจัดการไฟล์เพื่อความปลอดภัย สิ่งนี้ทำให้มั่นใจถึงความสมบูรณ์ของข้อมูลในกรณีที่คุณลบบางสิ่งที่กลายเป็นเรื่องสำคัญออกไป วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือ:

1. ทำรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมด
2. เลือกเพื่อส่งออก
3. เลือกคุณสมบัติทั้งหมด
4. ส่งออกเป็น CSV
5. เพิ่มไปยังไฟล์ HubSpot เพื่อความปลอดภัย

เมื่อคุณส่งออกได้แล้ว ก็ถึงเวลาลบคุณสมบัติที่ไม่ได้ใช้ออก จากนั้นผสานคุณสมบัติที่เกี่ยวข้องกันสูงเข้าด้วยกันเพื่อรับค่าสูงสุดจากฐานข้อมูลของคุณ

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถลบคุณสมบัติเริ่มต้นของ HubSpot ได้ในขณะนี้ แต่คุณสามารถทำให้ไม่พร้อมใช้งานในแบบฟอร์มได้ เพิ่มเติมเกี่ยวกับที่ด้านล่าง

เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใช้เวลานี้ในการพิจารณาว่าคุณสมบัติใดควรมีให้ในแบบฟอร์ม และคุณสมบัติใดที่ไม่ควร นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งถ้าคุณมีฟิลด์แบบกำหนดเองที่คุณต้องการให้ทีมของคุณใช้แทนฟิลด์เริ่มต้นของ HubSpot เพื่อป้องกันความสับสนเมื่อสร้างแบบฟอร์ม คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าสิ่งใดที่มองเห็นได้ในแบบฟอร์มและสิ่งใดที่ไม่สามารถมองเห็นได้

เพียงแก้ไขคุณสมบัติและกาเครื่องหมาย/ยกเลิกการเลือกช่องที่ระบุว่าฟิลด์ควรพร้อมใช้งานในแบบฟอร์มและบอทหรือไม่:

โปรดใช้ความระมัดระวังในการจัดลำดับความสำคัญของฟิลด์ที่ใช้ในการผสานการทำงานของคุณ เช่น Salesforce หรือผ่านการผสานรวมและ API อื่นๆ

10. สินทรัพย์ HubSpot อื่น ๆ ที่ต้องตรวจสอบเป็นประจำ

มีพื้นที่อื่นๆ ของ HubSpot ที่ต้องการการจัดการเป็นประจำ ซึ่งรวมถึง:

• แคมเปญ
• รายงานและแดชบอร์ดการรายงาน
• คะแนนนำ
• ผู้ใช้ HubSpot และการอนุญาต
• การตั้งค่าและการรายงานทางสังคมของคุณ
• เนื้อหาบล็อกและการจัดการ Cruft
• การเปลี่ยนเส้นทาง URL
• การตั้งค่า GDPR

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับการล้างข้อมูลพอร์ทัลบางส่วนที่ควรทราบ:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ลบหรือเก็บถาวรเนื้อหาที่ใช้ในเนื้อหาสดบนไซต์ของคุณ HubSpot ทำให้ง่ายต่อการดูว่ามีการใช้เนื้อหาที่ไหน ในกรณีส่วนใหญ่ คุณจะได้รับ "คำเตือน" ก่อนลบเนื้อหาที่มีการใช้งานที่อื่น แต่เป็นการดีที่สุดที่จะตรวจสอบ ใช้แหล่งข้อมูลเหล่านี้เพื่อช่วยคุณระบุตำแหน่งที่จะค้นหาการพึ่งพาร่วมใน HubSpot:

• จะทราบได้อย่างไรว่ามีการใช้ไฟล์จากตัวจัดการไฟล์ที่อื่นหรือไม่
• จะทราบได้อย่างไรว่ามีการใช้แบบฟอร์มในหน้า Landing Page

2. กระบวนการนี้ใช้เวลานานมาก ไม่ว่าคุณจะแก้ปัญหานี้ด้วยตัวเองหรือคุณมีทีมที่ช่วยเหลือ โปรดทราบว่ากระบวนการนี้ใช้เวลานาน คุณจะต้องจัดสรรงานอย่างน้อยแปดชั่วโมงสำหรับแต่ละพื้นที่ของ HubSpot ที่คุณทำความสะอาด คุณอาจพบว่าตัวเลขนี้เพิ่มขึ้นสามเท่าหรือสี่เท่า ขึ้นอยู่กับปริมาณเนื้อหาที่คุณมีในพอร์ทัลของคุณ และความคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์ของคุณ

3. ติดตามสิ่งที่คุณทำ เก็บรายการหัวข้อย่อยของสิ่งที่คุณทำเสร็จแล้ว รายการนี้จะช่วยให้คุณจดจำพื้นที่ที่คุณจัดการไปแล้ว แต่ยังสามารถใช้เพื่อรายงานกลับไปยังทีมการตลาดหรือผู้จัดการของคุณเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณ

ลองใช้เครื่องมือฟรี เช่น Trello เพื่อจัดระเบียบความพยายามเหล่านี้

4. ไม่เป็นไรที่จะเก็บถาวร หากคุณกังวลเกี่ยวกับการกดปุ่ม "ลบ" เนื้อหาของคุณ อาจมีเหตุผลที่ดี การนำเนื้อหาออกจาก HubSpot รวมถึงรายชื่อ อีเมล หรือรายการ จะมีผลถาวร และทีมสนับสนุนด้านเทคนิคของ HubSpot จะไม่สามารถช่วยคุณกู้คืนข้อมูลที่สูญหายได้ หากมีข้อสงสัย ให้ยกเลิกการเผยแพร่และเก็บถาวรเนื้อหาของคุณ วิธีนี้ช่วยให้คุณเก็บข้อมูลการวิเคราะห์ในอดีต และเผยแพร่ซ้ำในกรณีที่คุณต้องการเข้าถึงในอนาคต

อย่างไรก็ตาม ถังเก็บถาวรของคุณอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากในการจัดการเช่นกัน พิจารณาการลบโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณเป็นจำนวนมากหลังจากไม่ได้ใช้งาน 6-12 เดือน

5. ส่งออกประวัติการติดต่อของคุณก่อนที่จะเริ่มต้น หากคุณได้รับมอบหมายให้ลบผู้ติดต่อออกจากฐานข้อมูลของคุณ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการส่งออกฐานข้อมูลทั้งหมดของคุณก่อนที่จะกดปุ่มลบขนาดใหญ่สีแดง ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ จากนั้นนำเข้าไฟล์ .csv ของคุณไปยัง HubSpot File Manager โดยใช้หลักการตั้งชื่อ เช่น HubSpot Contact Database – All Data / All Time – Date ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลติดต่อดิบของคุณได้ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวในอนาคต

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา เราได้ช่วยล้างข้อมูล HubSpot มากเกินกว่าที่เราจะนับได้ หากคุณมีคำถามหรือสถานการณ์พิเศษที่เราสามารถช่วยได้ โปรดส่งความคิดเห็นถึงเรา

ต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมสำหรับการล้างข้อมูล HubSpot หรือไม่ เราให้บริการด้านการตลาดและการจัดการ HubSpot หลายอย่าง แก่ลูกค้าของเรา — อย่าลังเลที่จะติดต่อทีมของเราและสอบถามว่าเราจะช่วยได้อย่างไร!