คู่มือง่ายๆ สำหรับการวางแผนทรัพยากรบุคคลด้วยเครื่องมือและเทมเพลต

ไม่เป็นความลับที่กุญแจสำคัญในการดำเนินงานที่ราบรื่นอย่างต่อเนื่องขององค์กรคือพนักงาน ก็คือ พนักงานที่มีทักษะเหมาะสมที่ทำงานอย่างถูกต้อง และวิธีทำให้พนักงานประเภทนั้นทำงานในองค์กรของคุณสามารถทำได้ผ่านการวางแผนทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้น

ในโพสต์นี้ เราได้ลดความซับซ้อนของกระบวนการทรัพยากรบุคคลสำหรับคุณโดยแนะนำคุณผ่านแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ ใช้ประโยชน์จากเทมเพลตที่ให้มาเพื่อปรับปรุงกระบวนการวางแผนของคุณให้ดียิ่งขึ้น

การวางแผนทรัพยากรบุคคลคืออะไร

การวางแผนทรัพยากรบุคคลเป็นกระบวนการที่องค์กรต่างๆ ประเมินทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบัน คาดการณ์ความต้องการหรือความจำเป็นในอนาคต ระบุช่องว่างและวางแผนเพื่อเติมเต็ม

โดยทั่วไป การวางแผนทรัพยากรบุคคลหรือที่เรียกว่าการวางแผนกำลังคนและการวางแผนกำลังคน ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณมีบุคลากรที่มีทักษะที่เกี่ยวข้องในปริมาณที่เหมาะสมในตำแหน่งงานที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

ความสำคัญของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

การวางแผนทรัพยากรบุคคลมีบทบาทสำคัญในการทำให้แน่ใจว่าองค์กรมีทักษะที่จำเป็นเมื่อใดก็ตามที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ นอกจากนี้ยังมีสาเหตุสำคัญหลายประการที่ทำให้การวางแผนทรัพยากรบุคคลมีความสำคัญต่อองค์กร

• ช่วยให้แน่ใจว่ามีการใช้กำลังคนที่มีอยู่อย่างเหมาะสมที่สุด
• สนับสนุนการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรและวัตถุประสงค์โดยมั่นใจว่ามีการว่าจ้างคนที่เหมาะสมเพื่อตอบสนองความต้องการแรงงานได้ทันท่วงที
• ให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ของ HR เช่น การสรรหา การคัดเลือก การเลื่อนตำแหน่ง การฝึกอบรมและการพัฒนา ฯลฯ และกำหนดนโยบาย HR
• ช่วยให้องค์กรปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมที่เกิดจากการแข่งขัน เทคโนโลยี นโยบายของรัฐบาล ฯลฯ ที่อาจส่งผลให้เกิดความต้องการพนักงานใหม่ ทักษะใหม่ ฯลฯ
• ช่วยระบุข้อกำหนดด้านแรงงานที่จำเป็นในการดำเนินการตามแผนขยายและกระจายความเสี่ยงให้ประสบความสำเร็จ
• นอกจากนี้ยังช่วยคาดการณ์ข้อบกพร่องหรือส่วนเกินของกำลังคนและดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อจัดการกับสถานการณ์
• ช่วยพัฒนาแผนอาชีพสำหรับพนักงานแต่ละคนและกำหนดการฝึกอบรมและการพัฒนาที่พวกเขาต้องการ

4 ขั้นตอนในกระบวนการวางแผนทรัพยากรบุคคล

มี 4 ขั้นตอนกว้าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการวางแผนทรัพยากรบุคคล

ขั้นตอนที่ 1: ระบุอุปทานในปัจจุบันของทรัพยากรมนุษย์

กระบวนการวางแผนเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์กลุ่มแรงงานในปัจจุบัน ระบุจุดแข็งและจุดอ่อนขององค์กรของคุณเกี่ยวกับจำนวนพนักงาน ทักษะ ประสบการณ์ คุณสมบัติ ตำแหน่ง ระดับผลงาน อายุ ผลประโยชน์ ระดับเงินเดือน ภาษาที่พูด การจ้างงานก่อนหน้า ฯลฯ

มีหลายวิธีที่คุณสามารถทำตามขั้นตอนนี้ได้

• อ้างถึงการตรวจสอบประสิทธิภาพที่ผ่านมา
• รวบรวมข้อมูลจากระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคลของคุณ
• พูดคุยกับหัวหน้าแผนกเพื่อรับแนวคิดเกี่ยวกับพนักงานที่ทำงานภายใต้พวกเขา
• ถามพนักงานด้วยแบบสอบถาม
• ให้พนักงานทำการประเมินตนเองด้วยการวิเคราะห์ SWOT

เมื่อคุณได้รวบรวมข้อมูลมากมายเกี่ยวกับพนักงานปัจจุบันแล้ว ให้โอนไปยังรายงานสินค้าคงคลังทักษะ เทมเพลตภาพสำหรับคลังทักษะที่อ้างอิงและเข้าใจได้ง่ายขึ้นแสดงไว้ด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 2: คาดการณ์ความต้องการทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต

ขั้นตอนนี้กำหนดให้คุณต้องเข้าใจเป้าหมายในอนาคตขององค์กรก่อน เนื่องจากจะมีผลกระทบอย่างมากต่อความต้องการทรัพยากรบุคคลในอนาคต

ก่อนที่จะกำหนดความต้องการในอนาคต คุณต้องพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น อัตราการลาออกของพนักงาน แนวโน้มของตลาดหรืออุตสาหกรรม ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีที่จะช่วยให้กระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติ การเกษียณอายุ การเลื่อนตำแหน่ง การเลิกจ้าง ฯลฯ

ขั้นตอนที่ 3: วิเคราะห์ช่องว่างระหว่างอุปสงค์และอุปทานแรงงาน

เมื่อคุณได้ชี้แจงแล้วว่าทักษะใดที่มีอยู่ในคลังของคุณ และทักษะใดที่คุณต้องการสำหรับอนาคต คุณจะเห็นช่องว่างที่มีอยู่ได้อย่างชัดเจน

การจัดหาพนักงานในองค์กรในปัจจุบันสามารถช่วยตอบสนองความต้องการในอนาคตได้หรือไม่?

คุณจะต้องเสนอโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อยกระดับพนักงานปัจจุบันให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของบริษัทหรือไม่?

หากไม่เพียงพอ คุณจะต้องรับสมัครพนักงานใหม่ที่มีทักษะที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ตรงกับความต้องการกำลังคนในอนาคต

สิ่งสำคัญคือคุณต้องรักษาสมดุลระหว่างอุปสงค์และอุปทานในการวางแผนทรัพยากรบุคคล

ขั้นตอนที่ 4: พัฒนาและดำเนินการตามแผนเพื่อตอบสนองช่องว่าง

จากนั้นมาพัฒนาแผนปฏิบัติการ

หากมีพนักงานไม่เพียงพอ คุณสามารถใช้ความพยายามในการว่าจ้างพนักงานใหม่ ฝึกอบรมพนักงานที่มีอยู่ การจ้างภายนอก หรือการโอนย้ายระหว่างแผนก

ในทางกลับกัน หากมีพนักงานมากเกินไป คุณอาจต้องพิจารณาการเลิกจ้าง แผนการเกษียณโดยสมัครใจ การโอนย้าย ฯลฯ

เมื่อมีการวางแผนแผนแล้ว ควรบูรณาการเข้ากับกลยุทธ์โดยรวมขององค์กร และสิ่งสำคัญคือต้องติดตามดูแผนและประเมินประสิทธิภาพตลอดเวลา

เครื่องมือการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

คุณสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้ได้ตลอดขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการวางแผนกำลังคน พวกเขาสามารถช่วยคุณในการวิเคราะห์ความสามารถของพนักงานปัจจุบันของคุณและกำหนดความต้องการในอนาคต เทมเพลตที่ให้ไว้สามารถแก้ไขได้ทางออนไลน์ เพียงคลิกที่เทมเพลตเพื่อแก้ไขออนไลน์

การวิเคราะห์ SWOT

SWOT ย่อมาจากจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และภัยคุกคาม สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินตนเองโดยพนักงานแต่ละคน หรือเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ในการประเมินสถานะปัจจุบันขององค์กร

จุดแข็งและจุดอ่อนเป็นปัจจัยภายใน ตัวอย่างเช่น จุดแข็งขององค์กรของคุณอาจเป็นการมีพนักงานที่มีทักษะ แต่จุดอ่อนอาจเป็นจำนวนพนักงานที่มีทักษะไม่เพียงพอ

โอกาสและภัยคุกคามเป็นปัจจัยภายนอก ตัวอย่างเช่น ความพร้อมของพนักงานที่มีทักษะในตลาดอาจเป็นโอกาสที่ดีสำหรับคุณหากคุณกำลังว่าจ้าง ในทางกลับกัน คู่แข่งของคุณที่แย่งชิงพนักงานของคุณด้วยเงินเดือนที่ดีกว่าอาจเป็นภัยคุกคามต่อคุณ

การวิเคราะห์ SWOT เป็นหนึ่งในเครื่องมือยอดนิยมที่ใช้ระหว่างการวิเคราะห์สถานการณ์ เครื่องมือวิเคราะห์สถานการณ์อื่นๆ ที่คุณสามารถใช้กับการวางแผนกำลังคนได้อธิบายไว้ในคู่มือการวิเคราะห์สถานการณ์ของเรา

แผนผังองค์กร

แผนผังองค์กรคือการแสดงภาพลำดับชั้น/โครงสร้างขององค์กร นอกจากนี้ยังเน้นการรายงานความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน บทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา ในการวางแผนทรัพยากรบุคคลนั้นสามารถใช้ได้หลายวิธี

• เมื่อต้องการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับบทบาท ความรับผิดชอบ ทักษะ ประสบการณ์ของพนักงานในปัจจุบัน ฯลฯ คุณยังสามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม เช่น คุณสมบัติทางการศึกษา และข้อมูลประชากร ซึ่งจะช่วยให้คุณระบุบุคลากรที่เหมาะสมสำหรับงานนี้ได้อย่างรวดเร็ว
• เพื่อสร้างโรดแมปความต้องการบุคลากร คุณสามารถทำเครื่องหมายข้อบกพร่องด้านแรงงานและส่วนเกินทุนในแผนผังองค์กรของบริษัทได้เช่นกัน

RACI Matrix

นี่คือแผนภูมิ ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบให้กับงานในโครงการ โดยเน้นย้ำว่าใครควรรับผิดชอบ รับผิดชอบ ให้คำปรึกษา และแจ้งข้อมูลในระหว่างโครงการ

ตาราง 9 กล่อง

ตาราง 9 กล่อง หรือที่เรียกว่าเมทริกซ์ประสิทธิภาพและศักยภาพ มีการใช้กันอย่างแพร่หลายในการพัฒนาพนักงานและการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง ช่วยประเมินพนักงานที่มีอยู่ของคุณเทียบกับประสิทธิภาพในปัจจุบันและประสิทธิภาพในอนาคตของพวกเขา

การให้คะแนนพนักงานของคุณด้วยความช่วยเหลือของช่อง 9 ช่องช่วยให้คุณระบุพนักงานที่เข้มแข็งและผู้ที่ตามหลังได้

การวางแผนสถานการณ์

มีหลายสถานการณ์ เช่น ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ภัยธรรมชาติ การเปลี่ยนแปลงทางการเมืองหรือเศรษฐกิจที่สามารถเปลี่ยนแปลงทิศทางในอนาคตของบริษัทของคุณได้อย่างมาก โดยปกติ คุณอาจไม่เห็นพวกเขามาหรือวางแผนสำหรับพวกเขา

เมื่อรวมการวางแผนสถานการณ์จำลองไว้ในกระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์ของคุณ คุณจะสามารถระบุสถานการณ์ในอนาคตที่แตกต่างกันเหล่านี้ อภิปรายว่าจะส่งผลกระทบต่อองค์กรของคุณอย่างไร และใช้มาตรการป้องกันไว้ก่อน

คุณสามารถรวมการวางแผนสถานการณ์จำลองเข้ากับการวางแผนทรัพยากรบุคคลโดยพิจารณาสถานการณ์สมมติที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดด้านแรงงานที่เปลี่ยนแปลงในอนาคตของคุณ

อ้างถึงแหล่งข้อมูลของเราเกี่ยวกับการวางแผนสถานการณ์จำลองเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับเครื่องมือนี้ในรายละเอียดเพิ่มเติม

แผนภูมิทดแทน

นี่คือไดอะแกรมที่คล้ายกับแผนผังองค์กร ใช้เพื่อระบุผู้สมัครที่อาจเข้ามาแทนที่พนักงานที่เกษียณอายุ ย้าย ฯลฯ สามารถพัฒนาแผนภูมิการทดแทนรายบุคคลสำหรับตำแหน่งสำคัญแต่ละตำแหน่งในบริษัทพร้อมกับการทดแทนที่เป็นไปได้

เคล็ดลับในการปรับปรุงการวางแผนกำลังคนมีอะไรบ้าง?

ในโพสต์นี้ เราได้กล่าวถึงทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการวางแผนทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นมือใหม่ และเราเชื่อว่าเทมเพลตที่ให้ไว้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นโครงการได้

เป็นผู้เชี่ยวชาญในการวางแผนกำลังคนอยู่แล้ว? แบ่งปันเคล็ดลับเกี่ยวกับเครื่องมือและกระบวนการที่คุณสาบานไว้ในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง