การทำงานแบบผสมผสาน – จะนำทีมอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ? | #31 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2023-02-02ไม่ว่าเราจะมองการทำงานแบบผสมผสานในมุมมองใด เรามักจะเผชิญกับความท้าทายเสมอ นั่นคือวิธีจัดการทีมเมื่อบางคนอยู่ในสำนักงานและบางคนทำงานจากระยะไกล และอัตราส่วนของพวกเขาก็เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
งานแบบผสมผสาน – สารบัญ:
- การแนะนำ
- การสื่อสารในทีมไฮบริด
- แลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
- การสนับสนุนทางเทคนิคของการทำงานของทีม
- การรักษาความสัมพันธ์
- สรุป
การแนะนำ
การจัดการทีมโครงการที่ทำงานในโหมดไฮบริดนั้นยากขึ้นเมื่อเทียบกับการทำงานจากระยะไกลหรือนอกสถานที่โดยเฉพาะ ท้ายที่สุด จะควบคุมดูแลได้อย่างไรเมื่อสมาชิกในทีมบางคนทำงานในสำนักงานและคนอื่นๆ จากระยะไกล
ผู้จัดการโครงการเผชิญกับความท้าทายที่สำคัญหลายประการ เหล่านี้รวมถึง:
- การกำหนดกฎการสื่อสารในทีม
- รับประกันการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ราบรื่น
- การสนับสนุนทางเทคโนโลยีสำหรับบุคคลภายนอกสำนักงาน
- รักษาความสัมพันธ์
การสื่อสารในทีมไฮบริด
ในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในรูปแบบไฮบริด คุณต้องกำหนดกฎของการสื่อสาร เมื่อการเข้าหาเพื่อขอความคิดเห็นเกี่ยวกับงานของคุณจากคนที่ทำงานโต๊ะข้างเคียงไม่เพียงพอ การจัดเตรียมเครื่องมือต่างๆ เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะนั้นจึงคุ้มค่า ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งคำถามสั้นๆ ผ่านการแชท ใช้อีเมลสำหรับเรื่องที่ซับซ้อนมากขึ้น และจัดการประชุมทางวิดีโอเพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อที่ซับซ้อนซึ่งต้องอาศัยการมีส่วนร่วมของคนหลายคน
ด้วยทีมใหม่ คุณควรแน่ใจว่าทุกคนรู้ว่า:
- แต่ละคนมีหน้าที่อะไรบ้าง
- วิธีติดต่อสมาชิกในทีมคนอื่นๆ และ
- อะไรคือความคาดหวังสำหรับความถี่ของการสื่อสาร?
สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถใช้สถานะในห้องสนทนาของบริษัท หรือสร้างกระดานติดต่อใน เครื่องมือการจัดการโครงการ นอกจากนี้ยังควรพูดคุยสั้น ๆ เกี่ยวกับหัวข้อการสื่อสารในระหว่างการประชุมโครงการ
แลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อกำหนดกฎของการสื่อสารแล้ว ก็ถึงเวลาคิดเกี่ยวกับเนื้อหาของมัน เป็นความคิดที่ดีที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการแบ่งปันข้อมูลและทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงทรัพยากรเพื่อทำงานให้เสร็จได้
ด้วยซอฟต์แวร์เฉพาะ เช่น Firmbee คุณสามารถแก้ไขปัญหาต่อไปนี้ได้อย่างง่ายดาย:
- การมอบหมายงาน
- การแลกเปลี่ยนข้อมูลเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของโครงการ
- กำหนดวันประชุมโครงการ หรือ
- แบ่งปันผลการตรวจสอบโครงการ
ผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ โดยไม่คำนึงว่าพวกเขาจะทำงานที่ใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานบนไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งเมื่อทำงานนอกสถานที่ อาจถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ที่ป้องกันการใช้งานระยะไกล คุณอาจต้องคิดถึงโซลูชันระบบคลาวด์ หรือกำหนดเวลางานที่คุณดำเนินการ
การสนับสนุนทางเทคนิคของการทำงานของทีม
ลักษณะสำคัญของการดำเนินงานที่ประสบความสำเร็จในรุ่นไฮบริดคือการตั้งค่าเงื่อนไขทางเทคนิคสำหรับการทำงานอย่างต่อเนื่อง พื้นฐานคือ:
- อินเทอร์เน็ตความเร็วสูง
- คอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปและ
- ซอฟต์แวร์ที่จำเป็นในการทำงาน
ผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนที่ทำงานจากระยะไกลมีเครื่องมือ อุปกรณ์ที่เหมาะสม และสามารถเข้าถึงเครือข่ายของบริษัทได้
การรักษาความสัมพันธ์
การรักษาความสัมพันธ์ภายในทีมมักถูกละเลย แต่ก็สำคัญพอๆ กับการสนับสนุนทางเทคนิคและการสื่อสารที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการดำเนินโครงการ อย่างไรก็ตาม ในรุ่นไฮบริด พนักงานที่อยู่ในสำนักงานไม่มีเวลาสร้างการติดต่อระหว่างบุคคล
เมื่องานส่วนใหญ่อยู่ทางไกลเมื่อไปที่สำนักงานใหญ่ของบริษัท ผู้เข้าร่วมโครงการแต่ละคนจะกำหนดเวลาการประชุมเป็นรายบุคคล บางครั้งปรากฎว่าตลอดทั้งวันพวกเขาได้พบกับเพื่อนร่วมงานและผู้เชี่ยวชาญภายนอกที่เกี่ยวข้องกับงาน ส่งผลให้มีเวลาไม่เพียงพอในการพบปะกับทีมซึ่งทำงานร่วมกันที่สำนักงานใหญ่ของบริษัทในทางทฤษฎีเท่านั้น
นั่นเป็นสาเหตุที่ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการทำงานแบบผสมผสานคือ:
- การแตกทีม
- ลดความรู้สึกเป็นเจ้าของทีมในโครงการ และ
- ขาดความมุ่งมั่นทางอารมณ์ต่อ บริษัท
ไม่ใช่แค่ผู้ที่ทำงานจากระยะไกลเท่านั้นที่จะรู้สึกโดดเดี่ยวจากคนอื่นๆ ในทีม นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการดูแลบรรยากาศที่ดีในขณะที่ทำงานร่วมกันจึงสำคัญมาก วิธีแก้ไขอาการป่วยของ "ลูกผสม" อาจเกี่ยวข้องกับการประชุมโครงการกลุ่มปกติเสริมด้วยการสนทนารายบุคคลกับพนักงาน
สรุป
การนำทีมโครงการที่ทำงานในโหมดไฮบริดต้องการให้ผู้จัดการโครงการกำหนดกฎการสื่อสารและทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น สิ่งสำคัญคือต้องรักษาความผูกพันในทีม จัดเตรียมเวลาและพื้นที่สำหรับการประชุมทั้งในสภาพแวดล้อมดิจิทัลและในสำนักงาน
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
คำถามที่สำคัญที่สุด
เครื่องมือและเทคโนโลยีเฉพาะใดที่สามารถช่วยคุณจัดการทีมของคุณระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้
ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น Firmbee มีประโยชน์ในการจัดการทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสาน ช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของงานและสื่อสารกับสมาชิกในทีมได้ในที่เดียว เครื่องมือที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งคือซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ เช่น Zoom, Skype, MS Teams หรือ Google Meet ซึ่งช่วยให้สามารถติดต่อโดยตรงกับสมาชิกในทีมได้ แม้ว่าพวกเขาจะทำงานจากระยะไกลก็ตาม นอกจากนี้ ไฟล์บนคลาวด์และพอร์ทัลการแชร์ไดรฟ์ เช่น Google Drive หรือ Dropbox สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์สำหรับการแบ่งปันและการเข้าถึงทรัพยากรของทีม นอกจากนี้ยังมีโซลูชันเพื่อเพิ่มความปลอดภัยของเนื้อหาที่แบ่งปัน
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ