ความสำคัญของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจสำหรับธุรกิจของคุณ

ในบทความก่อนหน้าของเรา เราได้พูดถึงการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจและเทคนิคการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ ในบทความสุดท้ายของซีรีส์นี้ เราจะพูดถึงความสำคัญของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

(1) ปรับการดำเนินงานให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจใหม่

การดำเนินการหรือแก้ไขกลยุทธ์ทางธุรกิจมักจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงในการดำเนินงานและบุคคลที่ปฏิบัติงาน และโดยธรรมชาติแล้ว ผู้คนต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น กระบวนการ กฎเกณฑ์ และบุคคลที่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์เก่าจึงสามารถส่งผลกระทบต่อกลยุทธ์ใหม่ได้

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจช่วยอำนวยความสะดวกโดย:

• โดยช่วยให้ผู้จัดการและผู้บริหารรักษาความสอดคล้องกันระหว่างกระบวนการต่างๆ โดยจับตาดูกลยุทธ์โดยรวมขององค์กร
• โดยทำให้มั่นใจว่าการปฏิบัติงานและกิจกรรมที่ดำเนินการโดยสมาชิกในทีมช่วยให้องค์กรนำกลยุทธ์ไปใช้จริง หากกระบวนการและกลยุทธ์ไม่สอดคล้องกัน มักจะนำไปสู่ความล้มเหลวในการดำเนินการ เพราะแม้ว่าการปฏิบัติงานจะดำเนินการอย่างถูกต้อง แต่เป้าหมายขององค์กรโดยรวมก็ไม่บรรลุเป้าหมาย
• ใช้กระบวนการทางธุรกิจปรับโครงสร้างใหม่ (BPR) โดยการทำความเข้าใจกระบวนการที่มีอยู่และเปลี่ยนแปลงเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น – การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจช่วยในการระบุปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพในกระบวนการ และทำให้ดีขึ้น
• เปิดใช้งาน Process Agility ความสามารถในการเปลี่ยนแปลงและสื่อสารกระบวนการอย่างรวดเร็วเพื่อใช้ประโยชน์จากโอกาสทางธุรกิจใหม่ ๆ หรือจัดการกับความท้าทายทางธุรกิจ

โมเดลกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้เห็นภาพกระบวนการเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น

(2) ปรับปรุงกระบวนการสื่อสาร

สิ่งหนึ่งที่แยกความแตกต่างระหว่างธุรกิจและทีมที่ประสบความสำเร็จคือ พวกเขามีความคิดที่ชัดเจนมากว่าควรทำอะไร ควรทำอย่างไร และบทบาทที่แท้จริงของสมาชิกในทีมทุกคนคืออะไร การสื่อสารที่ชัดเจนของกระบวนการปฏิบัติงานเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้การทำงานของทีมเป็นไปอย่างราบรื่น

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้สามารถจัดทำเอกสารและสื่อสารกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรได้:

• การสร้างแบบจำลองกระบวนการนำเสนอภาษาและวิธีการทั่วไปสำหรับกระบวนการสื่อสารและข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการและกฎการตัดสินใจ
• เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการฝึกอบรมคนใหม่และการถ่ายทอดความรู้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากมีกระบวนการที่จัดทำเป็นเอกสารอย่างถี่ถ้วน สมาชิกในทีมรายใหม่จึงสามารถได้รับการฝึกอบรมอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องทำในสถานการณ์ใด ๆ ที่พวกเขาอาจเผชิญ
• ลดอันตรายที่อาจเกิดขึ้นจากการสูญเสียพนักงานทำให้สูญเสียความรู้ในกระบวนการทางธุรกิจ
• ช่วยให้ผู้จัดการธุรกิจสื่อสารความคิดของตนได้อย่างรวดเร็วและชัดเจน
• การเริ่มต้นการริเริ่มเอกสารกระบวนการขององค์กร
• เปลี่ยนประสบการณ์ของทีมเป็นกระบวนการที่จัดทำเป็นเอกสาร

(3) เพิ่มการควบคุมและความสม่ำเสมอ

องค์กรและบริษัทที่ประสบความสำเร็จคือองค์กรที่รับรองว่ากระบวนการและกฎเกณฑ์ทางธุรกิจของพวกเขาได้รับการออกแบบมาอย่างดี และมีการนำไปใช้ในลักษณะเดียวกันทุกครั้ง การควบคุมกระบวนการและความสม่ำเสมอนี้เป็นความสำเร็จที่สำคัญในองค์กรใดๆ

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้โดยช่วย:

• จัดระเบียบกระบวนการที่มีอยู่ซึ่งอาจไม่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างดีหรือมีการพัฒนาเมื่อเวลาผ่านไปเป็น "ความรู้ที่ไม่เป็นทางการ"
• ดำเนินกระบวนการในลักษณะที่สอดคล้องกันเพราะแทนที่จะพึ่งพาผู้คนให้จดจำทำสิ่งที่ถูกต้อง กระบวนการที่เป็นเอกสารสามารถมอบให้ผู้ใช้ทางธุรกิจได้
• ตัดสินใจได้ดีขึ้นเพราะไม่ต้องเดา เพราะผู้ใช้ทางธุรกิจสามารถจัดทำเอกสารกฎเกณฑ์ทางธุรกิจไว้ข้างหน้าได้
• จัดการกับข้อยกเว้นได้เร็วขึ้นและดีขึ้น
• ปฏิบัติตามกฎข้อบังคับโดยสมบูรณ์โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการที่เป็นเอกสารเป็นไปตามแนวทางปฏิบัติและข้อบังคับทางกฎหมายของบริษัท
• ให้นักธุรกิจรับผิดชอบ
• สนับสนุนความคิดริเริ่มด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น Six Sigma, ISO 9000

(4) ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน

• ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน ทุกธุรกิจและผู้จัดการทุกคนต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขากำลังบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุดด้วยทรัพยากรที่มีให้ ไม่มีที่ว่างสำหรับความไร้ประสิทธิภาพและการสูญเสีย
• ขั้นตอนการจำลองและวิเคราะห์กระบวนการของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจเป็นเครื่องมือที่สำคัญสำหรับผู้จัดการและนักวิเคราะห์เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการของพวกเขาได้รับการปรับให้เหมาะสมและทำงานได้อย่างถูกต้อง
• การจำลองกระบวนการช่วยให้สามารถวิเคราะห์และทำความเข้าใจโฟลว์กระบวนการได้ และช่วยให้ผู้จัดการทราบว่ามีที่ว่างสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิภาพเพิ่มเติมหรือไม่
• ช่วยระบุการปรับปรุงที่จำเป็นและลดรอบเวลาของกระบวนการ
• ช่วยเพิ่มผลผลิตของทรัพยากรและพนักงานที่มีอยู่ และช่วยให้ทีมทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง
• อำนวยความสะดวกในการทดลองที่ปราศจากความเสี่ยงและสนับสนุนการแลกเปลี่ยนแนวคิดในการปรับปรุงกระบวนการ
• การจำลองกระบวนการช่วยให้สามารถสร้างแบบจำลองของการออกแบบกระบวนการก่อนที่จะนำไปใช้จริง ซึ่งจะช่วยลดการหยุดชะงักลงได้
• ส่งเสริมชุดความคิดของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการที่สำคัญทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานแบบค่อยเป็นค่อยไป
• การวิเคราะห์กระบวนการช่วยให้สามารถใช้ทรัพยากรได้ดีขึ้น

(5) ได้เปรียบในการแข่งขัน

ประโยชน์ทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นนำไปสู่ความได้เปรียบทางการแข่งขันที่สำคัญสำหรับองค์กรที่ทุ่มเทเวลาและความพยายามในการจัดทำเอกสาร จำลองสถานการณ์ และปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

การศึกษาของบริษัทที่ประสบความสำเร็จอย่างล้นหลามหลายแห่งมักแสดงให้เห็นว่าพวกเขาประสบความสำเร็จไม่เพียงเพราะความคิดที่ดีขึ้นหรือรูปแบบธุรกิจที่ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังเพราะพวกเขาปรับปรุงและปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องผ่านการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

การปรับปรุงเล็กน้อยในกิจกรรมหนึ่งที่นี่และอีกกิจกรรมหนึ่งนำไปสู่กระบวนการโดยรวมที่ดีขึ้น และการปรับแต่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านั้นช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและได้เปรียบเหนือคู่แข่ง

ประเด็นข้างต้นเน้นถึงความสำคัญของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจต่อองค์กร และนี่เป็นการสิ้นสุดชุดบทความที่เราแบ่งปันเกี่ยวกับการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าสิ่งนี้จะช่วยปรับปรุงความรู้ของคุณเกี่ยวกับ BPM และคุณจะนำความรู้ที่ได้รับไปปฏิบัติจริง และเราได้ออกแบบเทมเพลตการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจอย่างมืออาชีพเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็วเช่นกัน คลิกที่นี่เพื่อเริ่มสร้างไดอะแกรม BPMN ที่ซับซ้อน

เช่นเคยหากคุณมีคำถามใด ๆ โปรดถามพวกเขาในส่วนความคิดเห็น