ความสำคัญของเครื่องมือการจัดการโครงการวิศวกรรมซอฟต์แวร์

สรุป: พัฒนาซอฟต์แวร์ด้วยวิธีที่มีโครงสร้างมากขึ้นโดยใช้ Project Management Tool ค้นหาสาเหตุที่คุณควรเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและทิ้งสเปรดชีตปกติของคุณ เราได้เลือกกรณีศึกษาที่น่าสนใจเพื่อให้คุณเข้าใจถึงความสำคัญของซอฟต์แวร์นี้

การพัฒนาซอฟต์แวร์เป็นกระบวนการที่ยาวนานซึ่งเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอน ผู้เชี่ยวชาญ และแม้แต่ทีมงาน แต่การจัดการทุกอย่างจะขึ้นอยู่กับผู้จัดการโครงการเพียงคนเดียวที่ต้องสร้างไทม์ไลน์โครงการ จัดสรรงาน จัดการการเงิน สร้างรายงาน และทำอีกมากมาย

การดำเนินการทั้งหมดนี้ด้วยตนเองหรือเฉพาะในสเปรดชีตทำให้กระบวนการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ การส่งมอบโครงการล่าช้า และการใช้จ่ายทรัพยากรที่ไม่ได้ติดตาม อย่างไรก็ตาม การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการด้านวิศวกรรมซอฟต์แวร์สามารถช่วยวิศวกรซอฟต์แวร์และผู้ร่วมงานอื่นๆ ในการจัดการทีม การจัดทำงบประมาณ และการส่งมอบโครงการ

มาดูกันว่าเหตุใดคุณจึงต้องมีเครื่องมือการจัดการโครงการในการพัฒนาซอฟต์แวร์ และวิธีที่คุณจะใช้เครื่องมือดังกล่าวเพื่อเพิ่มผลลัพธ์ให้ได้สูงสุด

เครื่องมือการจัดการโครงการวิศวกรรมซอฟต์แวร์คืออะไร?

เครื่องมือการจัดการโครงการด้านวิศวกรรมซอฟต์แวร์ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถวางแผน กำหนดเวลา จัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และติดตามความคืบหน้าของโครงการเพื่อพัฒนาซอฟต์แวร์และดำเนินการโครงการบนเว็บ

เหตุใดเครื่องมือการจัดการโครงการจึงมีความสำคัญในการพัฒนาซอฟต์แวร์

ต่อไปนี้เป็นฟังก์ชันที่สำคัญบางประการของเครื่องมือการจัดการโครงการสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์:

• การจัดการงาน

ทำงานของคุณให้เสร็จเร็วขึ้นด้วยการสร้าง มอบหมาย และกำหนดวันครบกำหนดที่เกี่ยวข้องโดยใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามเวลาโดยนักพัฒนาเกี่ยวกับงานเฉพาะ สร้างรายการตรวจสอบสำหรับพวกเขา ตั้งลำดับเวลา ทำงานที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติ และอื่นๆ นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการยังสามารถเพิ่มแท็กและสร้างส่วนไม่จำกัดเพื่อจัดระเบียบงานตามขั้นตอนในกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถสร้างคอลัมน์งานในบอร์ดคัมบังสำหรับการทดสอบ การติดตามจุดบกพร่อง การออกแบบ ฯลฯ

• การวางแผนทรัพยากร

หัวหน้าทีมสามารถวางแผนทรัพยากรบุคคลและสินทรัพย์อื่นๆ อย่างมีกลยุทธ์เพื่อเพิ่มผลผลิตและสร้างโซลูชั่นที่เป็นนวัตกรรมใหม่ พวกเขาสามารถใช้มุมมองสไตล์ Gantt เพื่อทำความเข้าใจว่าพนักงานคนใดมีบางโครงการอยู่แล้ว และใครพร้อมที่จะทำงานเพิ่มเติม ดังนั้น ผู้จัดการโครงการสามารถมอบหมายงานใหม่โดยใช้ฟังก์ชันตัวจัดกำหนดการแบบลากและวาง

• การติดตามเวลา

วิศวกรซอฟต์แวร์อาวุโสสามารถติดตามบันทึกเวลาของวิศวกรทุกคนในงานเฉพาะด้วยตัวติดตามเวลาเริ่ม-หยุด ตารางเวลาคาดการณ์ หรือมุมมองปฏิทิน คุณสามารถติดตามระยะเวลาที่ใช้ไปในแต่ละขั้นตอน ซึ่งรวมถึงการสร้างแบบจำลองการออกแบบซอฟต์แวร์, PRD, การทดสอบ, การรวมระบบ และการเปิดตัวขั้นสุดท้าย ในความเป็นจริง หัวหน้าทีมยังสามารถสร้างไทม์ชีทแบบละเอียดที่กำหนดเองได้ด้วยฟิลด์และเมตริกที่ต้องการ เช่น เฟส ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ สรุป สถานะ ชื่อ และอื่นๆ

• การจัดทำงบประมาณโครงการ

ผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดงบประมาณหรือแต่ละโครงการที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายแบบครั้งเดียวและแบบประจำโดยใช้รูปแบบการเรียกเก็บเงินที่แตกต่างกัน ตามไทม์ไลน์โครงการที่กำหนดไว้ หัวหน้าโครงการสามารถประมาณการชั่วโมงการทำงานที่เรียกเก็บเงินได้ เครื่องมือและต้นทุนการรวมระบบ และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่นๆ เพื่อสร้างประมาณการงบประมาณโดยรวมสำหรับโครงการ

• การจัดการเวิร์กโฟลว์

วิศวกรซอฟต์แวร์อาวุโสสามารถสร้างและเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์โดยใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์ช่วยให้คุณเห็นภาพกระบวนการและความคืบหน้าพร้อมสถานะงานจนถึงขณะนี้ คุณสามารถใช้บอร์ด Kanban เพื่อเพิ่มความชัดเจนและเข้าใจว่างานใดที่เสร็จสมบูรณ์ กำลังดำเนินการ และรอดำเนินการ นอกจากนี้ยังสามารถใช้คุณลักษณะการจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อกำหนดความรับผิดชอบของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• รายงานทางธุรกิจ

ผู้นำโครงการสามารถสร้างรายงานสรุปและสั้น ๆ ได้อย่างง่ายดายภายในไม่กี่นาทีโดยใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ รายงานเหล่านี้สามารถใช้เพิ่มเติมสำหรับการวิเคราะห์ประสิทธิภาพ การคาดการณ์และการจำลองทางการเงินขั้นสูง นอกจากนี้ รายงานยังสามารถช่วยคุณเปรียบเทียบช่องว่างระหว่างเป้าหมายที่ตั้งไว้และเป้าหมายที่สำเร็จ และระบุปัญหาคอขวด ในความเป็นจริง ผู้ใช้ยังสามารถสร้างรายงานภาพในรูปแบบของแผนภูมิวงกลมและกราฟต่างๆ ด้วยตัวกรองและเมตริกที่กำหนดเอง

อ่านที่น่าสนใจ

คำแนะนำในการอ่าน: โอเพ่นซอร์สและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการฟรี (บนเว็บ)

ใช้กรณีของเครื่องมือการจัดการโครงการในการพัฒนาซอฟต์แวร์

มาทำความเข้าใจว่าผู้จัดการโครงการสามารถใช้เครื่องมือการจัดการโครงการวิศวกรรมซอฟต์แวร์ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร

1. ค้นหาทักษะและทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อมอบหมายงาน

ในการเริ่มต้นโครงการของคุณ คุณต้องค้นหาว่านักพัฒนาซอฟต์แวร์ ผู้เขียนโค้ด และนักออกแบบคนใดของคุณพร้อมใช้งานโดยใช้ตัวกรองผู้รับมอบหมายบน Kanban, Scrum หรือบอร์ดอื่นๆ ยิ่งไปกว่านั้น ผู้จัดการยังต้องตรวจสอบว่าสมาชิกในทีมคนใดมีทักษะที่เหมาะสมสำหรับโครงการที่กำหนด ซึ่งสามารถทำได้โดยแยกข้อมูลประวัติส่วนตัวที่มองไม่เห็น

ประวัติย่อเหล่านี้ประกอบด้วยข้อมูลและทักษะทางวิชาชีพของพนักงานเท่านั้น ไม่ใช่ข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งนำไปสู่การคัดเลือกพนักงานสำหรับโครงการที่ยุติธรรมยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมอบหมายงาน PRD ให้กับพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญในภาษาโปรแกรมที่จำเป็นเท่านั้น โดยใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ คุณสามารถจัดสรรงานทั้งหมดพร้อมข้อมูลที่สมบูรณ์และสื่อสนับสนุนให้กับบุคคลที่เหมาะสม

2. ประเมินความสามารถในการทำกำไรและเวลา

หลังจากที่คุณพบนักพัฒนาและนักออกแบบที่เหมาะสมสำหรับโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ครั้งต่อไปของคุณแล้ว คุณต้องทำการประมาณการในขั้นตอนต่างๆ ที่โครงการของคุณจะดำเนินการ ตัวอย่างเช่น ในวิศวกรรมซอฟต์แวร์ ขั้นตอนเหล่านี้จะรวมถึงการวิจัย, PRD, การออกแบบแบบจำลอง, การทดสอบ, RFL, Live เป็นต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเวิร์กโฟลว์ขององค์กรของคุณ ซอฟต์แวร์นี้ยังช่วยในการประมาณเวลา ความสามารถในการทำกำไรของโครงการ และอื่นๆ

3. ติดตามผลผลิตของทีมและปรับเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะสม

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถอนุญาตให้นักพัฒนาของคุณสามารถบันทึกเวลาที่ใช้ในการทำงาน สามารถทำได้ง่าย ๆ โดยคลิกที่ปุ่มเริ่มและสิ้นสุดการจับเวลา นอกจากนี้ การติดตามเวลานี้ช่วยให้หัวหน้าโครงการสามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนใดใช้เวลาเท่าใดในการทำงานให้เสร็จ และในที่สุดก็ทราบระดับประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา จากสิ่งนี้ ผู้จัดการโครงการสามารถเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์โครงการทั้งหมดและปรับเปลี่ยนไทม์ไลน์ได้ หากจำเป็น

4. ทำงานเกี่ยวกับการเงิน

ดังนั้น เมื่อคุณทราบจำนวนชั่วโมงการทำงานที่ต้องการและเครื่องมืออื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ คุณก็สามารถประเมินงบประมาณโครงการได้อย่างง่ายดายเช่นกัน โดยใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ หัวหน้าโครงการสามารถคำนวณกำไรผ่านโครงการซอฟต์แวร์เฉพาะ

ซึ่งสามารถทำได้โดยเพิ่มต้นทุนของชั่วโมงการทำงาน เครื่องมือ และต้นทุนคงที่และที่เกิดขึ้นประจำอื่นๆ พร้อมกับรายได้ที่โครงการสร้างขึ้น ในความเป็นจริง หากมีการเปลี่ยนแปลงในต้นทุน ลำดับเวลา หรือการส่งมอบ สามารถดูและติดตามได้อย่างง่ายดายโดยใช้รายงานตามเวลาจริงและตัวกรองต่างๆ

5. การสร้างรายงานที่กำหนดเองด้วยเมตริกที่กำหนดเอง

หากคุณทำเสร็จแล้วหรืออยู่ระหว่างเร่งความเร็วหรือทั้งโครงการ คุณสามารถติดตามความคืบหน้าล่าสุดได้อย่างง่ายดายโดยใช้รายงาน รายงานจะให้ข้อมูลเชิงลึกตามเวลาจริงเกี่ยวกับความพร้อมของพนักงาน การเงินโครงการ รายงานตำแหน่งว่าง ฯลฯ

ผู้ใช้สามารถปรับแต่งรายงานเหล่านี้โดยใช้เมตริกต่างๆ เช่น เวลาที่กำหนด เวลาที่ติดตาม ค่าใช้จ่ายโดยประมาณ ชั่วโมงความจุ ตำแหน่ง ฯลฯ นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถแปลงรายงานเหล่านี้เป็นรูปแบบภาพโดยใช้แผนภูมิวงกลม กราฟแท่ง และอื่นๆ

มาทำความเข้าใจผลกระทบของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการในบริษัทไอทีกันเถอะ

ลองดูตัวอย่างของบริษัทไอทีชั้นนำและทำความเข้าใจถึงประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

SovTech ซึ่งเป็นบริษัทผู้ให้บริการด้านไอทีชั้นนำในแอฟริกาใต้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและเพิ่มความสามารถในการทำกำไรโดยรวมด้วยมุมมองจากมุมสูงของการเงินที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

เมื่อองค์กรเริ่มเติบโตและมีจำนวนพนักงานถึง 170 คนโดยมีโครงการสำคัญ 25 โครงการภายใต้การบริหาร Oliver ผู้จัดการเริ่มเผชิญกับความท้าทายในขณะที่จัดการกระบวนการทางการเงินของบริษัท ในเวลานั้น บริษัทกำลังเติบโตอย่างมากโดยมีพนักงานประมาณ 220 คนทำงานในโครงการ 40 โครงการ

ความท้าทายที่ SovTech เผชิญ

• ทำการเปลี่ยนแปลงเป็นประจำในสเปรดชีตเป็นรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน
• เกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณและการประมาณค่าบ่อยครั้ง ซึ่งต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการแก้ไข
• รับการอัปเดตเป็นประจำด้วยตนเองในทุกขั้นตอนจากผู้รับมอบหมายทั้งหมดเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน เวลาเสร็จสิ้นโดยประมาณ ความรับผิดชอบของงาน และอื่นๆ
• ไม่มีความชัดเจนเกี่ยวกับความพร้อมของพนักงานและหน้าที่ความรับผิดชอบ
• การระบุและมอบหมายงานให้กับมืออาชีพที่เหมาะสม
• ขาดการสร้างรายงานตามความต้องการ

การจัดการกับความท้าทายเหล่านี้ด้วยสเปรดชีตและการติดตามด้วยตนเองกำลังสร้างความสับสนวุ่นวาย นอกจากนี้ การเงินของบริษัทและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานก็ได้รับผลกระทบเช่นกัน กลายเป็นเรื่องยากสำหรับ SovTech ในการสร้างและประเมินส่วนต่างกำไรของโครงการจริงและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและการพัฒนา แม้แต่การใช้ตัวติดตามเวลาทั่วไปก็ไม่ได้ช่วยอะไร เพราะสามารถคำนวณเวลาที่ใช้ในงานได้เท่านั้น แต่ไม่สามารถแก้ไข เปลี่ยนแปลง หรือแก้ไขเพิ่มเติมได้

คำแนะนำในการอ่าน: การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการในอุตสาหกรรมก่อสร้าง

ผลกระทบหลังจากใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

เมื่อสเปรดชีตของ SovTech เริ่มยาวขึ้นและกระบวนการซับซ้อนมากขึ้น บริษัทไอทีจึงตัดสินใจลองใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ เครื่องมือนี้ช่วยให้พวกเขาปรับปรุงกระบวนการที่วุ่นวายและสิ่งอื่นๆ ที่รวมถึง:

• คาดการณ์และตรวจสอบความสามารถของพนักงานทุกคน
• เพิ่มประสิทธิภาพและจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพด้วยมุมมอง 360 องศาของแดชบอร์ด
• ติดตามความคืบหน้าของงานและการเปลี่ยนแปลงต้นทุนที่เกี่ยวข้อง
• จัดสรรภาระงานอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างทรัพยากรมนุษย์ที่มีอยู่และมีทักษะ
• ตรวจสอบปัจจัยอื่นๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อการเงินของโครงการ
• ติดตามว่างบประมาณปัจจุบันถูกใช้ไปอย่างไรและที่ใด

ทั้งหมดนี้ช่วยให้ Oliver ผู้จัดการโครงการเข้าใจว่าเขาสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการวิศวกรรมซอฟต์แวร์ มันทำให้เขามองเห็นกระบวนการทั้งหมดจากมุมสูงและเขาไม่จำเป็นต้องติดตามผลด้วยตนเองจากใคร

“สำหรับผู้จัดการโครงการ การรักษางบประมาณให้อยู่ในงบประมาณและประหยัดเวลาเป็นสิ่งสำคัญที่สุดเสมอ และด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการ คุณสามารถดูข้อมูล ทรัพยากรของคุณ วางแผนเทียบกับที่เกิดขึ้นจริง ติดตามกิจกรรม และอื่นๆ อีกมากมาย” – Aditya Ghosh ผู้จัดการผลิตภัณฑ์

บทสรุป

การสร้างซอฟต์แวร์เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและเกี่ยวข้องกับงานและทีมงานหลายอย่าง ซึ่งอาจทำให้ผู้จัดการโครงการเกิดความสับสนและเหนื่อยล้าในการจัดการได้ ในความเป็นจริง ความสับสนนี้อาจส่งผลให้การส่งมอบโครงการล่าช้าและการใช้งบประมาณมากเกินไป แต่การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการวิศวกรรมซอฟต์แวร์จะช่วยให้ผู้จัดการโครงการของคุณสามารถจัดการ กำหนดเวลา มอบหมาย และติดตามความคืบหน้าของโครงการได้ ยิ่งไปกว่านั้น สิ่งนี้จะช่วยให้หัวหน้าทีมมั่นใจได้ถึงการส่งมอบตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ

หมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง: ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ | ซอฟต์แวร์การจัดการงาน | ซอฟต์แวร์แผนที่ความคิด | ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ | เครื่องมือ Kanban | เครื่องมือการต่อสู้ | เครื่องมือโครงลวด | ซอฟต์แวร์ผังงาน | ซอฟต์แวร์การจัดการผลิตภัณฑ์ | การจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ | ซอฟต์แวร์การจัดการคุณภาพ