คู่มือภาพเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพองค์กร

เป้าหมายของทุกองค์กรคือการบรรลุระดับประสิทธิภาพสูงสุดอย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณมีเครื่องมือและเทคนิคที่จำเป็นในการระบุปัญหาด้านประสิทธิภาพ แยกสาเหตุหลัก ปรับปรุงกระบวนการ และจัดให้มีการแทรกแซงผลการปฏิบัติงานของพนักงานที่เหมาะสม การดำเนินการนี้สามารถทำได้ในลักษณะที่คุ้มค่า

นั่นคือสิ่งที่เรากำลังกำหนดเป้าหมายในโพสต์นี้โดยพยายามแนะนำให้คุณรู้จักกับเทคนิคภาพต่างๆ ที่สามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร

เครื่องมือแก้ปัญหา

การแก้ปัญหาในสภาพแวดล้อมขององค์กรต้องใช้เวลามากกว่าในสถานการณ์อื่นๆ ตั้งแต่การค้นหาปัญหาไปจนถึงการดำเนินการแก้ไขและติดตามผลลัพธ์ คุณอาจต้องใช้แนวทางที่เป็นระบบ เทคนิคการมองเห็นต่อไปนี้จะช่วยให้คุณลดความซับซ้อนของกระบวนการคดเคี้ยวนี้

แผนภาพความสัมพันธ์

มันคืออะไร

แผนภาพความสัมพันธ์แสดงให้เห็นภาพความสัมพันธ์ของเหตุและผลที่มีอยู่ภายในชุดของปัญหา หากคุณกำลังพยายามหาความสัมพันธ์เชิงสาเหตุเบื้องหลังปัญหา เครื่องมือนี้สามารถช่วยคุณได้

ทำอย่างไร

ขั้นตอนที่ 1: ขั้นตอนแรกคือการระบุปัญหาที่ทำให้องค์กรของคุณก้าวหน้าช้า กระบวนการ ฯลฯ ปัญหาควรอยู่ที่ด้านบนสุดของไดอะแกรม เพื่อเน้น คุณสามารถแสดงเป็นสีอื่นหรือในขนาดที่ใหญ่ขึ้น

ขั้นตอนที่ 2: ระดมความคิดถึงเหตุผลที่คุณคิดว่าอาจเป็นสาเหตุของปัญหาที่คุณระบุก่อนหน้านี้

ขั้นตอนที่ 3: วิเคราะห์สาเหตุที่คุณระบุและค้นหาความสัมพันธ์ของเหตุและผลระหว่างพวกเขา เชื่อมโยงสาเหตุและผลกระทบด้วยลูกศร หากอิทธิพลที่สาเหตุมีต่อเอฟเฟกต์นั้นรุนแรงกว่า ให้เน้นโดยทำให้ลูกศรเข้มขึ้น และหากความสัมพันธ์นั้นอ่อนลง คุณสามารถพรรณนามันด้วยเส้นประ

ขั้นตอนที่ 4: ถัดไปคือการวิเคราะห์ว่าอะไรคือสาเหตุที่แท้จริง หากสาเหตุใดสาเหตุหนึ่งมีลูกศรชี้หลายจุด ให้พิจารณาว่าเป็นสาเหตุหลักของปัญหา และหากมีรายการที่มีลูกศรชี้ไปที่มันมาก สิ่งนั้นก็คือผลลัพธ์หลัก เมื่อคุณทราบรายละเอียดเหล่านี้แล้ว คุณจะคิดหาวิธีแก้ไขได้ง่ายขึ้นมาก

การวิเคราะห์สาเหตุ Root

มันคืออะไร

การวิเคราะห์สาเหตุเป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่ใช้ในการระบุสาเหตุของปัญหา ช่วยให้คุณเข้าถึงจุดต่ำสุดของปัญหาและค้นหาวิธีแก้ไขอย่างถาวร

ทำอย่างไร

มีเครื่องมือมากมายสำหรับวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง

5 ทำไม

5 ทำไมการวิเคราะห์จึงค่อนข้างง่ายที่จะทำ เมื่อคุณกำหนดปัญหาแล้ว ให้ถามทีมของคุณว่าทำไมมันถึงเกิดขึ้น หาเหตุผลมาให้เค้า. ถามว่าทำไมอีกสี่ครั้งเมื่อคุณเจาะลึกและวิเคราะห์สาเหตุ คุณสามารถใช้เทมเพลตไดอะแกรม 5 อันดังตัวอย่างด้านล่างเพื่อบันทึกข้อมูลเพื่อใช้อ้างอิงอย่างรวดเร็ว

แผนภาพก้างปลา (แผนภาพอิชิกาว่า/ แผนภาพสาเหตุและผลกระทบ)

อ้างถึง Ultimate Guide to Fishbone Diagrams เพื่อเรียนรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับประเภทไดอะแกรม เมื่อคุณพร้อมแล้ว คุณสามารถใช้เทมเพลตไดอะแกรมก้างปลา ดังตัวอย่างด้านล่างเพื่อวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง

แผนผังความสัมพันธ์

มันคืออะไร

แผนภาพความสัมพันธ์เป็นเทคนิคการระดมความคิดที่ใช้ในการจัดระเบียบข้อมูล/ข้อมูลจำนวนมากโดยจัดกลุ่มแนวคิดที่คล้ายกันหรือที่เกี่ยวข้องกันภายใต้หัวข้อเดียว และเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสำรวจปัญหาร่วมกับทีม

ทำอย่างไร

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดปัญหาที่คุณต้องการหาทางแก้ไข หากคุณมีคำชี้แจงปัญหาที่ชัดเจน (เช่น เราจะเร่งความเร็วโครงการของเราได้อย่างไร) ทีมของคุณจะแนะนำแนวคิดได้ง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 2: ให้ทีมของคุณคิดและคิดหาวิธีแก้ไขปัญหา พวกเขาสามารถนำเสนอความคิดของตนเองหรือพูดคุยกันและนำเสนอความคิดเป็นกลุ่ม

ขั้นตอนที่ 3: จัดหมวดหมู่หรือจัดกลุ่มความคิดของคุณเพื่อการวิเคราะห์ที่ง่ายดาย คุณสามารถใช้แผนภาพความสัมพันธ์ แผนภาพก้างปลา หรือการวิเคราะห์เหตุผล 5 ข้อเพื่อค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาที่คุณกำลังวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ที่นี่

เครื่องมือปรับปรุงกระบวนการ

เมื่อพูดถึงการลดต้นทุน การปรับปรุงบริการ ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น และการปรับปรุงคุณภาพ การปรับปรุงกระบวนการคือกุญแจสำคัญ เครื่องมือภาพต่อไปนี้ที่เรากำลังจะดูจะช่วยคุณในโครงการปรับปรุงกระบวนการของคุณ

เต่าไดอะแกรม

มันคืออะไร

ไดอะแกรม Turtle เป็นเครื่องมือคุณภาพที่แสดงภาพองค์ประกอบของกระบวนการ เช่น ผู้ที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลเข้า ผลลัพธ์ ทรัพยากร ฯลฯ ช่วยให้เข้าใจกระบวนการจากมุมมองของผู้บริหารและพนักงาน

ทำอย่างไร

ต่อไปนี้เป็นวิธีกรอกแผนภาพเต่าแต่ละกล่อง

ข้อมูลป้อนเข้า – ที่นี่คุณควรระบุข้อมูลป้อนเข้าหรือทรัพยากรทั้งหมด เช่น เอกสาร ข้อมูล เอกสารที่คุณจะต้องดำเนินการตามกระบวนการ

ผลลัพธ์ - ผลลัพธ์สุดท้ายของกระบวนการของคุณคืออะไร? ซึ่งอาจรวมถึงผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย เอกสาร และบันทึก

ใครที่เกี่ยวข้อง – ในส่วนนี้ คุณต้องพูดถึงเจ้าของกระบวนการและทรัพยากรบุคคลที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น

กับอะไร – ที่นี่คุณต้องลงรายการทรัพยากรที่ไม่ใช่มนุษย์ที่จำเป็นในการดำเนินการตามกระบวนการ

กระบวนการ/ ทำอย่างไร – นี่คือที่ที่คุณเพิ่มการอ้างอิงไปยังเอกสารที่บอกให้ผู้คนทราบถึงวิธีดำเนินการแต่ละขั้นตอน

มาตรการ – กล่าวถึงตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่จะช่วยให้คุณระบุได้ว่ากระบวนการนั้นสำเร็จหรือล้มเหลว

สำหรับรายการเทคนิคการปรับปรุงกระบวนการที่ครอบคลุมซึ่งครอบคลุมเครื่องมือแบบ Lean และ Six Sigma โปรดดูที่ Easy Guide to Process Improvement Methodologies ของเรา

เครื่องมือการวางแผนเชิงกลยุทธ์

การวางแผนเชิงกลยุทธ์เป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับความได้เปรียบในการแข่งขันและประสิทธิภาพองค์กรที่ดีขึ้น เครื่องมือการวางแผนเชิงกลยุทธ์ต่อไปนี้ใช้แนวทางภาพ และช่วยสร้างและใช้กลยุทธ์อย่างมีประสิทธิภาพ

การวางแผนสถานการณ์

มันคืออะไร

การวางแผนสถานการณ์จำลองเป็นเครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างสมมติฐานเกี่ยวกับอนาคตและสภาพแวดล้อมในองค์กรของคุณจะเปลี่ยนไปอย่างไร โดยพื้นฐานแล้ว ด้วยการวางแผนสถานการณ์ คุณสามารถนึกภาพความเป็นจริงต่างๆ ที่ธุรกิจของคุณอาจเผชิญได้ในอนาคต วิธีนี้จะช่วยให้คุณได้คำตอบเมื่อเผชิญกับความเป็นจริงทางเลือกแต่ละอย่างได้สำเร็จ

ทำอย่างไร

สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการทำแบบฝึกหัดการวางแผนสถานการณ์ โปรดดูบทความนี้

ขั้นตอนที่ 1: ระบุแรงขับเคลื่อนของธุรกิจของคุณ เช่น การเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจ เทคโนโลยี ฯลฯ คำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงภายในที่อาจมีผลกระทบต่อบริษัทของคุณด้วย พิจารณาปัจจัยขับเคลื่อนทั้งหมด รวมถึงสิ่งที่คิดว่าอาจส่งผลต่อการเติบโตของบริษัทของคุณ และระบุรายการเหล่านั้น

ขั้นตอนที่ 2: ความไม่แน่นอนใดที่ส่งผลกระทบร้ายแรงต่อบริษัทของคุณ เลือกความไม่แน่นอนสองประการที่คุณคิดว่าจะมีผลกระทบร้ายแรงที่สุดต่อบริษัทของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: สร้างเมทริกซ์ที่มีความไม่แน่นอน 2 อย่างเป็นแกนและตัวขับเคลื่อนธุรกิจ ด้วยเมทริกซ์ คุณสามารถสร้างสถานการณ์สมมติสี่สถานการณ์ที่จะช่วยคุณในการตัดสินใจเกี่ยวกับอนาคตของธุรกิจของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: สุดท้าย คุณและทีมของคุณสามารถพูดคุยกันว่าคุณควรตอบสนองต่อสถานการณ์เหล่านี้อย่างไร

การวิเคราะห์ SOAR

มันคืออะไร

SOAR ย่อมาจากจุดแข็ง โอกาส แรงบันดาลใจ และผลลัพธ์ เป็นกรอบการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยให้องค์กรมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่พวกเขาทำได้ดี สิ่งที่ควรปรับปรุง และสิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสนใจมากที่สุด

ทำอย่างไร

ขั้นตอนที่ 1: เมื่อคุณเลือกทีมของคุณสำหรับการระดมความคิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามาจากแผนกต่างๆ และมีทักษะและประสบการณ์ที่แตกต่างกัน เพื่อที่คุณจะได้สามารถพิจารณามุมมองที่หลากหลาย

ขั้นตอนที่ 2: สร้างแบบสอบถามหรือคำแนะนำเพื่อใช้อ้างอิงเมื่อซักถามผู้เข้าร่วมระหว่างเซสชัน

ขั้นตอนที่ 3: ร่วมกับทีมพยายามค้นหาเงื่อนไขเชิงบวกที่ส่งผลต่อความสำเร็จของบริษัทของคุณในอดีต ระบุความใฝ่ฝันและผลลัพธ์ที่ต้องการเพื่ออนาคตที่ประสบความสำเร็จ

ขั้นตอนที่ 4: ระบุพื้นที่ของโอกาสและเขียนข้อความเป้าหมายสำหรับแต่ละส่วน กำหนดมาตรการที่จะช่วยติดตามความสำเร็จขององค์กรด้วย

การวิเคราะห์สาก

มันคืออะไร

การวิเคราะห์ PESTLE ช่วยระบุและวิเคราะห์ปัจจัยภายนอกที่สำคัญหรือพลังมหภาคที่ส่งผลกระทบต่อองค์กร ในระหว่างการวิเคราะห์ PESTLE คุณควรตรวจสอบและระบุการเปลี่ยนแปลงในแต่ละด้านต่อไปนี้

ปัจจัยทางการเมือง

ผลกระทบของนโยบายของรัฐบาลหรือรัฐบาลที่มีต่อบริษัทหรืออุตสาหกรรมของคุณ

ปัจจัยทางเศรษฐกิจ

เศรษฐกิจและผลการดำเนินงานอาจส่งผลกระทบต่อองค์กรหรืออุตสาหกรรมของคุณอย่างไร? รายละเอียดที่คุณอาจต้องพิจารณา ได้แก่ อัตราการจ้างงาน ต้นทุนวัตถุดิบ อัตราดอกเบี้ย ฯลฯ

ปัจจัยทางสังคม

การพิจารณาปัจจัยทางสังคมจะช่วยให้คุณเข้าใจความต้องการและความต้องการของลูกค้าของคุณได้ดีขึ้น เช่น การเปลี่ยนทัศนคติ การเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรม ระดับการศึกษา เป็นต้น

ปัจจัยทางเทคโนโลยี

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีจะส่งผลต่อการเติบโตของบริษัทและอุตสาหกรรมของคุณอย่างไร?

ปัจจัยทางกฎหมาย

คุณต้องตระหนักถึงอาณาเขตทางกฎหมายที่คุณดำเนินการอยู่ และคอยจับตาดูการเปลี่ยนแปลงในกฎหมายและผลกระทบที่จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของคุณ

ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อม

ในส่วนนี้ คุณต้องลงรายการว่าการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อม เช่น การเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ มลภาวะ ฯลฯ จะส่งผลต่อการเติบโตของบริษัทของคุณอย่างไร

สำหรับเครื่องมือการวางแผนกลยุทธ์ทางการตลาดเพิ่มเติม โปรดดูรายการเครื่องมือการวางแผนกลยุทธ์การตลาดขั้นสูงสุดของเรา

เครื่องมือปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

องค์กรสามารถก้าวไปข้างหน้าได้ก็ต่อเมื่อได้รับการสนับสนุนจากทีมงานที่แข็งแกร่งของพนักงานที่ทำงานได้ดี ต่อไปนี้คือเครื่องมือบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อพัฒนาทีมและที่ปรึกษา และโค้ชพนักงานของคุณเพื่อช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิภาพการทำงาน

รุ่น 9-Box

มันคืออะไร

โมเดล 9 กล่องเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการวางแผนและพัฒนาสืบทอดตำแหน่ง แนวคิดเบื้องหลังเมทริกซ์คือการหาว่าพนักงานทุกคนพอดีกับกริดอย่างไร บริษัทสามารถเข้าใจได้ว่าพนักงานแต่ละคนอยู่ที่ใดและควรวางตำแหน่งอย่างไรในระหว่างการเปลี่ยนแปลงองค์กรที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

แกน X ของตารางติดตามประสิทธิภาพโดยรวมในปัจจุบัน และแกน Y แสดงให้เห็นถึงศักยภาพของพนักงาน

วิธีใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นด้วยการกำหนดเกณฑ์และมาตรฐานสำหรับแต่ละช่อง หากคุณอธิบายให้ชัดเจน การจัดหมวดหมู่พนักงานแต่ละคนจะง่ายกว่า

ขั้นตอนที่ 2: วางพนักงานแต่ละคนในกล่องของตน เพื่อช่วยคุณในการออกกำลังกาย ให้นำโปรไฟล์พนักงานติดตัวไปด้วย

ขั้นตอนที่ 3: รวมตัวกันและวางแผนความก้าวหน้าของพนักงานเป็นระยะๆ มันจะช่วยให้คุณเห็นว่าพวกเขาพัฒนาไปอย่างไรและคุณต้องดำเนินการอย่างไรเพื่อพัฒนาทีมของคุณให้เติบโตต่อไป

เติบโตโมเดล

มันคืออะไร

โมเดล GROW เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการจัดโครงสร้างเซสชันการฝึกสอนหรือให้คำปรึกษาพนักงานของคุณ ช่วยให้บุคคลชี้แจงว่าเขาต้องการบรรลุอะไรและจะบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร

วิธีใช้งาน

ขั้นตอนที่ 1: (เป้าหมาย) ขั้นตอนแรกคือการกำหนดเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุเมื่อสิ้นสุดเซสชันการฝึกสอน เป้าหมายในที่นี้อาจเป็นเป้าหมาย ผลลัพธ์ด้านประสิทธิภาพ ฯลฯ ในการกำหนดเป้าหมาย การปฏิบัติตามเกณฑ์ SMART เป็นสิ่งสำคัญ

ขั้นตอนที่ 2: (ความเป็นจริง) ขั้นตอนต่อไปคือการวิเคราะห์และรับแนวคิดเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันที่ผู้เข้ารับการฝึกอบรมอยู่ โค้ชสามารถช่วยลูกค้าของเขาในการประเมินตนเองด้วยการวิเคราะห์ SWOT ส่วนบุคคล และระบุจุดแข็ง จุดอ่อนของเขาด้วย เป็นภัยคุกคามและโอกาส เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนนี้ ควรระบุสิ่งกีดขวาง

ขั้นตอนที่ 3: (ตัวเลือก) มีวิธีแก้ปัญหาใดบ้างเพื่อเอาชนะอุปสรรคที่คุณระบุไว้ก่อนหน้านี้ ระดมความคิดถึงความเป็นไปได้ทั้งหมดกับผู้เข้ารับการฝึกอบรม

ขั้นตอนที่ 4: (Will) ในขั้นตอนนี้ มีการเลือกวิธีแก้ปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่งและมีการร่างแผนปฏิบัติการไว้ หน้าที่ของโค้ชต่อจากนี้ไปคือการจูงใจลูกค้าให้ทำตามแผนจนสำเร็จตามเป้าหมาย

คุณใช้เทคนิคอะไรในการปรับปรุงประสิทธิภาพองค์กร

ในคู่มือนี้ เราได้ใช้แนวทางที่แตกต่างออกไป – แนวทางหนึ่ง – เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร และเราหวังว่าวิธีนี้จะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรและผลิตภาพของพนักงานได้

อย่าลืมแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานของคุณและแจ้งให้เราทราบความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับคำแนะนำในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง