วิธีสร้างโปรแกรมอาสาสมัครแบบมีส่วนร่วม

หากคุณไม่สร้างการเข้าถึงและการมีส่วนร่วมในโครงการอาสาสมัครขององค์กรของคุณ คุณเสี่ยงที่จะถูกลดทอนความพยายามของคุณ นั่นเป็นเพราะประโยชน์ของการเป็นอาสาสมัครขึ้นอยู่กับพนักงานทุกคนที่รู้สึกว่าได้รับเชิญและมีส่วนร่วม ทำถูกต้องแล้ว โปรแกรมอาสาสมัครแบบมีส่วนร่วมช่วยให้พนักงานเข้าใจถึงความหมายที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น กระชับความสัมพันธ์ทั่วทั้งบริษัท และปรับปรุงวัฒนธรรมของบริษัท

ข่าวดีก็คือคุณสามารถทำโครงการอาสาสมัครแบบมีส่วนร่วมได้ ไม่ว่าคุณจะมีทรัพยากรประเภทใดก็ตาม กุญแจสำคัญคือการหลีกเลี่ยงแนวทางเดียวที่เหมาะกับทุกคน ให้ออกแบบโอกาสในการเป็นอาสาสมัครของคุณเพื่อพบกับพนักงานที่พวกเขาอยู่

การเป็นอาสาสมัครแบบมีส่วนร่วมเริ่มต้นด้วยการสนทนา

หากต้องการเรียนรู้ว่าอะไรขัดขวางผู้คนจากการเป็นอาสาสมัคร ให้ถาม

เริ่มการสนทนานี้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้คุณสามารถสร้างโอกาสที่มีที่ว่างสำหรับทุกคน หากคุณเดาเฉพาะสิ่งที่ทำให้ผู้คนไม่มีส่วนร่วม คุณอาจมองข้ามประสบการณ์ที่ไม่เหมือนใครมากมาย

การเป็นอาสาสมัครมีอุปสรรคหลายอย่าง ทั้งทางร่างกาย จิตใจ และสภาพแวดล้อม บางอย่างอาจชัดเจนและบางอย่างอาจมองไม่เห็น การสร้างการช่วยสำหรับการเข้าถึงที่แท้จริงนั้นเกี่ยวกับการทำให้แน่ใจว่าไม่มีใครถูกกีดกัน ดังนั้นให้เริ่มด้วยการแจ้งข้อมูลให้มากที่สุด การทำตามขั้นตอนนี้ไม่เพียงดีสำหรับการส่งเสริมการมีส่วนร่วมเท่านั้น การมีส่วนร่วมมีผลโดยตรงต่อความสุขและการรักษาพนักงาน

เริ่มต้นด้วยการถามพนักงานของคุณ—เราขอแนะนำให้ใช้แบบสำรวจที่ไม่เปิดเผยตัวตน—เกี่ยวกับประเภทของความท้าทายที่พวกเขาต้องเผชิญในการเข้าร่วมเป็นอาสาสมัคร ให้ผู้คนพูดได้อย่างอิสระและปลอดภัยเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการ และสิ่งที่รู้สึกว่าถูกจำกัด ฟังอย่างใกล้ชิด ใช้คำติชมนี้เพื่อปรับแต่งโปรแกรมของคุณให้ตรงกับความต้องการของพวกเขา โปรดระวังอย่าให้พนักงานอยู่ในตำแหน่งที่พวกเขารู้สึกกดดันให้เปิดเผยข้อมูลใดๆ เกี่ยวกับสถานะความทุพพลภาพหรือสุขภาพจิตที่พวกเขาต้องการเก็บไว้เป็นส่วนตัว

การเป็นอาสาสมัครแบบมีส่วนร่วมหมายถึงการให้ความสำคัญกับการเข้าถึงเป็นอันดับแรก

ความสามารถในการเข้าถึงและการรวมเข้าด้วยกันนั้นแตกต่างกันไปตามแต่ละองค์กร—ตามที่ควร พนักงานทุกคนมีความต้องการที่แตกต่างกัน ดังนั้นการเสนอตัวเลือกและที่พักจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทุกคนมีจุดเริ่มต้น

ตัวอย่างเช่น ผู้ที่มีความพิการทางร่างกายอาจมีปัญหาในการไปยังสถานที่อาสาสมัครนอกสำนักงาน พิจารณาสิ่งต่าง ๆ เช่น การเข้าถึงรถวีลแชร์ทั้งในการขนส่ง (และจัดหาหากจำเป็น) และในและรอบ ๆ สถานที่อาสาสมัคร และให้แน่ใจว่ากิจกรรมอาสาสมัครที่คุณเลือกมีตัวเลือกสำหรับความสามารถทางร่างกายที่หลากหลาย การมีวีลแชร์เข้าถึงได้ไม่ได้หมายความว่าหมดความหมาย หากกิจกรรมอาสาสมัครคือการบรรจุและเคลื่อนย้ายกล่องที่มีน้ำหนักมาก

ไม่สามารถมองเห็นความพิการได้ในทันที ผู้ที่มีปัญหาสุขภาพจิตหรือวิตกกังวลทางสังคมอาจต้องการการสนับสนุนมากขึ้นเพื่อให้ประสบความสำเร็จ ตัวอย่างเช่น ผู้ที่แยกตัวออกจากระบบประสาทอาจทำงานอาสาสมัครได้ดีกว่าในระยะเวลาอันสั้น หรือในสภาพแวดล้อมแบบตัวต่อตัวมากกว่าในกลุ่มใหญ่

สถานการณ์ก็มีบทบาทสำคัญในการเข้าถึงเช่นกัน ผู้ที่พึ่งพาการขนส่งสาธารณะอาจไม่สามารถเข้าร่วมกิจกรรมอาสาสมัครได้หากไม่มีความช่วยเหลือ หรือพนักงานที่มีบุตรอาจไม่สามารถเข้าร่วมกิจกรรมที่เกิดขึ้นหลังเวลาทำงาน

แนวทางปฏิบัติทั่วไปบางประการที่ควรทราบ:

• เสนอตัวเลือกการจัดตารางเวลาที่ยืดหยุ่นสำหรับความสามารถประเภทต่างๆ ทั้งหมด
• จัดให้มีการฝึกอบรมเกี่ยวกับการสนับสนุนคนพิการประเภทต่างๆ และให้ความรู้เกี่ยวกับการลดอคติโดยนัย
• สำรวจกิจกรรมอาสาสมัครเสมือนจริง (มีมากกว่าที่คุณคิด!)

การเข้าถึงเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการลงชื่อสมัครใช้

สำคัญพอๆ กับการเข้าถึงกิจกรรมอาสาสมัคร ขั้นตอนการลงชื่อสมัครใช้เป็นจุดติดต่อแรกที่พนักงานมีกับโปรแกรมอาสาสมัครของคุณ จะต้องเป็นประสบการณ์ที่ครอบคลุม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นล่วงหน้า หากพนักงานไม่แน่ใจว่าจะสามารถเข้าถึงกิจกรรมอาสาสมัครได้หรือไม่ พวกเขามักจะไม่ลงทะเบียน ให้รายละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะทำได้เกี่ยวกับสิ่งที่ผู้เข้าร่วมควรคาดหวัง รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการเดินทาง ที่จอดรถ และเสื้อผ้าหรืออุปกรณ์ที่จำเป็น

การให้คำแนะนำที่ชัดเจนสามารถช่วยให้ทุกคนคลายความกังวลได้ หากพนักงานกังวลว่าพวกเขาจะสวมเสื้อผ้าผิดประเภทหรือไปผิดที่ บางคนอาจเลือกที่จะไม่รับ

ด้านสังคมของอาสาสมัครมีความสำคัญเช่นกัน ให้พนักงานมองเห็นได้ว่าใครลงทะเบียนเพื่อรับโอกาสในการเป็นอาสาสมัคร การรู้ว่าพวกเขาจะทำงานเคียงข้างใครสามารถช่วยผู้ที่มีความวิตกกังวลในการเข้าสังคมและสามารถกระตุ้นให้อาสาสมัครใหม่ ๆ จำเป็นต้องมีส่วนร่วม

รวมตัวเลือกสำหรับการเป็นอาสาสมัครแบบตัวต่อตัวและแบบเสมือน

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้โปรแกรมอาสาสมัครของคุณเข้าถึงได้มากขึ้นและครอบคลุมมากขึ้นคือการสร้างโอกาสแบบตัวต่อตัว (ไม่ว่าจะเป็นแบบเสมือนจริงหรือแบบตัวต่อตัว) และยอมรับแนวคิดของอาสาสมัครแบบเสมือนโดยทั่วไป

อาสาสมัครแบบตัวต่อตัวจะรู้สึกกดดันน้อยลง นี่เป็นช่วงเวลาสำหรับอาสาสมัครที่จะทำงานร่วมกับผู้อื่นโดยตรงในสภาพแวดล้อมที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ตัวอย่างบางส่วนได้แก่:

• การกวดวิชา: สร้างความสัมพันธ์ผ่านการเป็นหุ้นส่วนกับโรงเรียนหรือองค์กรที่ไม่หวังผลกำไร
• การให้คำปรึกษา: ที่ปรึกษาพบปะกับผู้รับการปรึกษาเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าที่โรงเรียน ที่ทำงาน ที่บ้าน ในชุมชน ฯลฯ
• เวิร์กช็อป: การจัดเวิร์กชอปรายเดือนเป็นวิธีที่ดีในการแบ่งปันทักษะ

ยิ่งไปกว่านั้น เกือบ 83% ของบริษัทเสนออาสาสมัครเสมือนจริง—และด้วยเหตุผลที่ดี อาสาสมัครเสมือนจริงเป็นวิธีการที่เป็นธรรมชาติและเป็นธรรมชาติในการเสนออาสาสมัครตามทักษะ เช่น:

• การวิจัยออนไลน์สำหรับองค์กร
• การโทรศัพท์เพื่อรวบรวมการสนับสนุน
• การสร้างเนื้อหาสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร (วิดีโอ กราฟิกโซเชียลมีเดีย การเขียนคำโฆษณา ภาพเว็บไซต์ ฯลฯ)
• บริจาคทักษะการบัญชีหรือคำแนะนำให้กับธุรกิจขนาดเล็ก
• การจัดตั้งกองทุนออนไลน์

อาสาสมัครเสมือนเป็นช่องทางให้เกือบทุกคนในทุกระดับของการเข้าถึงสามารถตอบแทนได้ รวมไว้โดยค่าเริ่มต้นและคุ้นเคยเป็นอย่างดีในโลกของการทำงานปัจจุบัน อาสาสมัครออนไลน์สามารถใช้สำหรับการระดมทุน การธนาคารทางโทรศัพท์หรือข้อความ การส่งเสริมกิจกรรม เผยแพร่การรับรู้เกี่ยวกับสาเหตุ เขียนบล็อกหรือจดหมายข่าว จัดการบัญชีโซเชียลมีเดีย พัฒนางานวิจัยและการสำรวจ เผยแพร่บทความ และอื่นๆ อีกมากมาย

ขอความคิดเห็นและวัดผล

เมื่อคุณมีโปรแกรมและทำงานแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องติดตามผลลัพธ์ มิฉะนั้น ผลกระทบจากการตัดสินใจของคุณจะยากที่จะเข้าใจ

ขอความคิดเห็นจากพนักงานบ่อยๆ และรับฟังอย่างใกล้ชิดเพื่อให้คุณปรับตัวได้ ซึ่งไม่ควรเป็นการเช็คอินเพียงครั้งเดียว ดูเป็นการสนทนาต่อเนื่อง คำถามที่จะถามรวมถึง:

• พนักงานรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนอย่างเพียงพอในการเป็นอาสาสมัครหรือไม่?
• พนักงานทุกคนที่สนใจเป็นอาสาสมัครสามารถเข้าร่วมได้หรือไม่?
• มีกี่คนที่เป็นอาสาสมัครต่อไปหลังจากครั้งแรก?
• คุณจะทำให้ขั้นตอนการอนุมัติอาสาสมัครหยุดงาน (VTO) ง่ายขึ้นได้อย่างไร
• พนักงานมีข้อเสนอแนะอะไรบ้างในการปรับปรุงโครงการอาสาสมัครของคุณ?

คำติชมของพนักงานเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการหาโอกาสในการปรับปรุงโปรแกรมของคุณ ไม่ใช่แค่ในแง่ของการช่วยสำหรับการเข้าถึงเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อผลกระทบด้วย ขอความคิดเห็นจากพนักงานทุกคน ไม่ใช่แค่อาสาสมัคร ด้วยวิธีนี้คุณจะได้ภาพรวมของมุมมองที่ทุกคนมีต่อโปรแกรมและความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้ผู้คนไม่มีส่วนร่วม

การเข้าถึงที่ดีขึ้นช่วยปรับปรุงประสบการณ์สำหรับทุกคน

ไม่ว่าโครงการอาสาสมัครของคุณจะอยู่ในขั้นตอนใด การมุ่งเน้นไปที่การเข้าถึงได้ง่ายและการไม่แบ่งแยกเป็นการกระทำที่ชาญฉลาด เนื่องจากการช่วยสำหรับการเข้าถึงที่แท้จริงไม่เพียงแค่ให้ผู้คนจำนวนมากขึ้นเข้ามาในโปรแกรมของคุณเท่านั้น แต่ยังปรับปรุงประสบการณ์สำหรับทุกคนด้วย

การมุ่งเน้นที่การช่วยสำหรับการเข้าถึงช่วยให้กระบวนการลงชื่อสมัครใช้เป็นไปอย่างราบรื่น ทำให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมมีข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการล่วงหน้า และทำให้กระแสตอบรับกลับมาแข็งแกร่ง นั่นเป็นสิ่งที่ดีสำหรับพนักงานทุกคนและสำหรับบริษัทโดยรวม ในการช่วยคุณสร้างโปรแกรมอาสาสมัครที่ครอบคลุม ให้มองหาซอฟต์แวร์ CSR ที่ได้รับการรับรองสำหรับการเข้าถึงและมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้พนักงานเป็นผู้นำ