บทบาทของระบบสารสนเทศในการจัดการทรัพยากรมนุษย์คืออะไร?

ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคลเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่องค์กรสมัยใหม่ส่วนใหญ่ใช้ ในยุคของเทคโนโลยีสมัยใหม่ เป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการถึงการจัดการทรัพยากรบุคคลโดยปราศจากการสนับสนุนด้านไอที ระดับที่ระบบเหล่านี้ถูกปรับให้เข้ากับองค์กรขึ้นอยู่กับขนาด ความซับซ้อนของกระบวนการ วิธีการใช้เครื่องมือที่ทันสมัย ​​ทรัพยากรและทุน การนำระบบไอทีไปใช้หรือการปรับปรุงระบบที่มีอยู่ให้ทันสมัย ​​ไม่เพียงแต่ต้องอาศัยค่าใช้จ่ายทางการเงินเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยการเปลี่ยนแปลงขององค์กร บุคลากร และจิตใจ ตลอดจนความรู้ของโปรแกรมด้วย ดังนั้น ก่อนที่คุณจะตัดสินใจใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าว ให้วิเคราะห์และเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น

ระบบสารสนเทศในการจัดการทรัพยากรบุคคล – สารบัญ:

1. องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
2. การใช้งานระบบสารสนเทศใน HRM
3. ประโยชน์ของการใช้ระบบสารสนเทศ
4. สรุป

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศเป็นส่วนหนึ่งของเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ที่ใช้เครื่องมือคอมพิวเตอร์ สำหรับระบบที่จะเรียกว่าไอทีนั้นจะต้องประกอบด้วยฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ โทรคมนาคมและพนักงาน

ฮาร์ดแวร์คือชุดของอุปกรณ์ทางเทคนิคที่ช่วยให้สามารถส่ง รับ และประมวลผลข้อมูลได้ ฮาร์ดแวร์ประกอบด้วยอุปกรณ์ต่างๆ เช่น อุปกรณ์อินพุต (แป้นพิมพ์ เครื่องอ่าน เมาส์) อุปกรณ์ส่งออก (จอภาพ เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์) โปรเซสเซอร์ และหน่วยความจำ เนื่องจากการพัฒนาอย่างรวดเร็วของโซลูชันไอทีที่ทันสมัย ​​ฮาร์ดแวร์จึงมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาและล้าสมัยอย่างรวดเร็ว ฮาร์ดแวร์ที่สะดวกและเป็นที่นิยมที่สุดในการบริหารงานบุคคลคือคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (แล็ปท็อป) และสมาร์ทโฟน

ซอฟต์แวร์คือชุดของโปรแกรม คำแนะนำ อินเทอร์เฟซที่ใช้งาน และข้อมูลรวม ที่ช่วยให้สามารถประมวลผลข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ที่ระบุโดยผู้ใช้ การใช้ซอฟต์แวร์นี้จะสร้างเครื่องมือพื้นฐาน เช่น ฐานข้อมูลต่างๆ ซึ่งทำหน้าที่เป็นชุดของข้อมูลที่สัมพันธ์กัน ฐานข้อมูลพนักงานประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงาน ฐานข้อมูลแบบจำลองช่วยให้สามารถจำลองผลที่ตามมาจากการตัดสินใจและประเมินผลพนักงาน ในทางกลับกัน ฐานความรู้ช่วยให้สามารถจัดการความรู้ การศึกษาพฤติกรรมของพนักงาน และการนำโปรแกรมการฝึกอบรมไปปฏิบัติ

โทรคมนาคมเกี่ยวข้องกับการเชื่อมต่อการทำงานของคอมพิวเตอร์และเทอร์มินัลหลายเครื่อง คอมพิวเตอร์สามารถเชื่อมต่อได้ในระดับภูมิภาค ระดับชาติ หรือระดับโลก โซลูชันดังกล่าวช่วยให้คุณสร้างองค์กรเสมือนและใช้งานระยะไกลได้ โทรคมนาคมทำงานบนเครือข่ายโทรศัพท์ ไฟเบอร์ออปติก แต่ยังไร้สาย และแม้แต่เครือข่ายดาวเทียม

พนักงานเป็นองค์ประกอบที่สำคัญและมีค่าที่สุดของระบบสารสนเทศ เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการระบบประกอบด้วยโปรแกรมเมอร์ สถาปนิก ผู้จัดการ และผู้ใช้ เพื่อให้ระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องฝึกอบรมและแนะนำพนักงานให้รู้จักกับงานใหม่ บริษัทขนาดเล็กมักใช้การสนับสนุนทางเทคนิคภายนอก คนที่มีขนาดใหญ่กว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีเพื่อดูแลการดำเนินงานและปรับปรุงระบบให้ทันสมัยอย่างต่อเนื่อง

การใช้งานระบบสารสนเทศใน HRM

ก่อนตัดสินใจใช้ระบบข้อมูล ให้ทำการวิเคราะห์องค์กร และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ความต้องการของพนักงานที่รับผิดชอบนโยบาย HRM ตอบคำถามว่าระบบจะอำนวยความสะดวกในการทำงานของพวกเขาในระดับใดและในระดับใดและกิจกรรมที่ดำเนินการจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่ การคำนวณทางเศรษฐศาสตร์สำหรับสถานการณ์เฉพาะจะเป็นประโยชน์เช่นกัน เป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การจดจำว่าประโยชน์ของระบบข้อมูลขึ้นอยู่กับบทบาทและสถานที่ของฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลในโครงสร้างขององค์กร

ประโยชน์ของการใช้ระบบสารสนเทศ

ระบบข้อมูลทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่ในท้องตลาดจะแตกต่างกันไปตามฟังก์ชันการทำงาน อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะเฉพาะที่มีอิทธิพลต่อการนำไปใช้และการใช้งาน การนำ HRIS ไปใช้อย่างเหมาะสมมีประโยชน์ที่วัดได้หลายประการ เช่น

• ออมทรัพย์. ผลตอบแทนจากการลงทุนเป็นระยะยาว แต่หลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ผลลัพธ์ทางการเงินของการใช้งานระบบจะมองเห็นได้ชัดเจน ระบบแบบรวมศูนย์ทำให้สามารถรวมกระบวนการย่อยเข้าเป็นหนึ่งเดียว ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพแรงงานเพิ่มขึ้นอย่างมาก โมดูลการพัฒนาวิชาชีพช่วยลดต้นทุนด้านลอจิสติกส์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดฝึกอบรม
• ปรับปรุงการสื่อสาร ฐานข้อมูลแบบรวมศูนย์ช่วยลดสิ่งที่เรียกว่า "เสียงในการสื่อสาร" โดยการจัดเตรียมชุดข้อมูลที่ไม่เปลี่ยนแปลงสำหรับพนักงานทุกคนในองค์กร การลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานกับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องยังช่วยลดต้นทุนและขจัดการตัดสินใจที่ผิดพลาดอีกด้วย
• การวิเคราะห์และการรายงาน ฟังก์ชันการรวบรวม การเรียงลำดับ และการตีความทำให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว และข้อมูลที่ได้รับจะไม่เกิดข้อผิดพลาด การเข้าถึงรายงานอย่างรวดเร็วช่วยให้ผู้จัดการสามารถตัดสินใจด้านบุคลากรได้แม่นยำยิ่งขึ้น
• ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น ฟังก์ชันของระบบปรับปรุงการทำงานที่เกี่ยวข้องกับ เช่น การติดตามบัตรลงเวลาหรือการวิเคราะห์การรักษาพนักงานและการลาออก ระบบข้อมูลขั้นสูงทำให้งานที่น่าเบื่อที่สุดเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ระบบสารสนเทศ – สรุป

ข้อมูลสำหรับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ซึ่งประมวลผลในระบบสารสนเทศมีความสำคัญเป็นพิเศษ ด้วยฐานความรู้เฉพาะนี้ จึงสามารถจัดการบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านการวางแผน การจัดระเบียบ การเป็นผู้นำ และการควบคุมที่เพียงพอ

ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรและสภาพแวดล้อมเป็นตัวกำหนดการตัดสินใจด้านบุคลากรที่เหมาะสม ปัญหาด้านการจัดการทรัพยากรมนุษย์ที่เพิ่มขึ้นในช่วงเวลาที่ผ่านมาทำให้การนำระบบการจัดการไอทีมาใช้เป็นหนึ่งในเงื่อนไขสำคัญสำหรับความสำเร็จในด้านนี้ การใช้ระบบอย่างเหมาะสมอาจเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งที่นำไปสู่ความได้เปรียบในการแข่งขันของบริษัท

อ่านเพิ่มเติม: ประเภทของซอฟต์แวร์ HRIS

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest

ผู้เขียน: นิโคล แมนกิน

ผู้จัดการ HR ที่มีความสามารถที่ยอดเยี่ยมในการสร้างบรรยากาศที่ดีและสร้างสภาพแวดล้อมที่มีคุณค่าให้กับพนักงาน เธอชอบที่จะเห็นศักยภาพของคนที่มีความสามารถและระดมพวกเขาเพื่อพัฒนา

ดูกระทู้ทั้งหมด