เงื่อนไขการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้
เผยแพร่แล้ว: 2022-04-06ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณสามารถกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินได้ด้วยตัวเอง อย่างไรก็ตาม มีกฎบางอย่างที่คุณต้องปฏิบัติตามเมื่อตั้งค่า หากคุณลืมระบุเงื่อนไขการชำระเงินในใบแจ้งหนี้ ผู้รับเอกสารดังกล่าวจะต้องชำระเงินภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเทศที่คุณดำเนินธุรกิจ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะระบุ เงื่อนไขการชำระเงินที่พบบ่อยที่สุดคืออะไร? มีข้อ จำกัด หรือไม่? คุณสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ในบทความต่อไปนี้
เงื่อนไขการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ – สารบัญ:
- เงื่อนไขการชำระเงินทั่วไป
- เหตุใดจึงควรกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินเมื่อเริ่มต้นความร่วมมือ
- ทำไมบริษัทใหญ่ถึงต้องการเงื่อนไขการชำระเงินที่ยาวขึ้น?
- เหตุใดเงื่อนไขการชำระเงินระยะยาวจึงส่งผลต่อธุรกิจของคุณ
- จะสนับสนุนให้ผู้รับเหมาของคุณชำระใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็วได้อย่างไร
เงื่อนไขการชำระเงินทั่วไป
แม้ว่าคุณจะมีความยืดหยุ่นมากในการกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ของคุณ แต่ก็ควรตรวจสอบวิธีที่ผู้อื่นทำ ระยะเวลาการชำระเงินใดที่ปฏิบัติบ่อยที่สุด? นี่คือสิ่งที่ได้รับความนิยมมากที่สุด:
- 7 วัน,
- 14 วัน
- 30 วัน,
- 60 วัน
- 90 วัน.
ในบางประเทศ ระยะเวลาการชำระเงินตามกฎหมายคือ 30 วัน ในกรณีนี้ ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา ที่ใบแจ้งหนี้ที่ออกโดย freelancer จะต้องชำระภายใน 30 วัน ในสหราชอาณาจักร ระยะเวลาการชำระเงินเริ่มต้นคือ 30 วันหลังจากได้รับใบแจ้งหนี้ การส่งมอบสินค้า หรือการให้บริการ
ในทางกลับกัน ในบางประเทศในยุโรป ระยะเวลาการชำระเงินที่แนะนำสำหรับธุรกรรมที่ไม่สมมาตร กล่าวคือ ธุรกรรมที่ทั้งสองฝ่ายมีขนาดต่างกัน คือ 60 วัน ข้อยกเว้นคือธุรกรรมกับหน่วยงานสาธารณะ ซึ่งควรชำระใบแจ้งหนี้ภายใน 30 วัน อย่างไรก็ตาม ไม่มีอะไรมาขัดขวางการกำหนดระยะเวลาการชำระเงินที่สั้นลง เช่น 21 หรือ 14 วัน คุณควรแจ้งผู้รับเหมาของคุณเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินที่เลือกเมื่อใด
เหตุใดจึงควรกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินเมื่อเริ่มต้นความร่วมมือ
คุณควรจำไว้ว่าปัญหาเช่นวันที่ชำระเงินจะต้องได้รับการพิจารณาเมื่อลงนามในสัญญาหรือยอมรับคำสั่ง ทำไม หากคุณไม่ได้กำหนดวันที่ชำระเงินก่อนที่คุณจะรับคำสั่งซื้อ ผู้รับเหมาของคุณจะได้รับใบแจ้งหนี้ที่มีระยะเวลาการชำระเงินตามกฎหมาย หากคุณออกใบแจ้งหนี้ในระยะเวลาที่สั้นลง พวกเขาจะมีสิทธิ์แปลกใจ สิ่งนี้จะไม่ส่งผลดีต่อคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากการจ่ายใบแจ้งหนี้หลังจากวันครบกำหนดอาจส่งผลให้เกิดดอกเบี้ย
ดังนั้นจึงควรมีความชัดเจนในการยอมรับคำสั่งซื้อ จะเพียงพอหากในการติดต่อทางอีเมลที่เกี่ยวข้องกับการสร้างรายละเอียดคำสั่งซื้อ คุณระบุว่าคุณวางแผนที่จะออกใบแจ้งหนี้ด้วย เช่น กำหนดเส้นตายการชำระเงิน 14 วัน ในกรณีเช่นนี้ ผู้รับเหมาของคุณจะรับทราบว่าได้รับเอกสารจากคุณ ซึ่งเขาจะต้องชำระเงินภายในระยะเวลาที่กำหนด ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้สึกว่าคุณเป็นมืออาชีพที่ดูแลรายละเอียดทั้งหมดของการทำธุรกรรม
ทำไมบริษัทใหญ่ถึงต้องการเงื่อนไขการชำระเงินที่ยาวขึ้น?
หากคุณทำงานเป็นฟรีแลนซ์หรือทำธุรกิจขนาดเล็ก คุณอาจไม่ได้รับใบแจ้งหนี้จำนวนมาก เส้นทางจากการรับใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการชำระเงินนั้นค่อนข้างสั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีซึ่งทำให้ควบคุมต้นทุนได้ง่าย คุณสามารถตรวจสอบได้อย่างง่ายดายว่าคุณได้สั่งซื้อสินค้าและบริการที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้หรือไม่ จากนั้นคุณเพียงแค่ทำการโอนเงินในธนาคารของคุณและนี่คือ
มันดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงในองค์กรขนาดใหญ่ ที่นั่น ใบแจ้งหนี้ต้องผ่านแผนกสองแผนกหรือมากกว่านั้นก่อนจึงจะได้รับการชำระเงินในที่สุด ทำไมสิ่งนี้ถึงเกิดขึ้น? ใบแจ้งหนี้ไปที่สำนักงานเลขานุการหรือฝ่ายธุรการซึ่งเป็นที่ยอมรับและลงทะเบียน จากนั้นพวกเขาจะถูกส่งต่อไปยังแผนกบัญชี แต่ไม่ได้หมายถึงการชำระเงินทันที อาจจำเป็นต้องตรวจสอบว่าใครเป็นผู้สั่งซื้อสินค้าหรือบริการ จำนวนนั้นสอดคล้องกับคำสั่งซื้อที่ลงนามหรือไม่ และระยะเวลาการชำระเงินหรือข้อมูลอื่นๆ ที่ระบุในใบแจ้งหนี้นั้นถูกต้องหรือไม่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขั้นตอนที่นำมาใช้ในบริษัทที่กำหนด งานดังกล่าวอาจทำโดยคนที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง
ภายหลัง ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งสำหรับการชำระเงิน ควรสังเกตว่าลายเซ็นของผู้มีอำนาจอนุมัติการชำระเงินยังคงมีความจำเป็นในการดำเนินการโอน การดำเนินการนี้ใช้เวลานาน ดังนั้น คุณจึงควรคำนึงถึงเมื่อร่วมมือกับบริษัทขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม เมื่อกำหนดเงื่อนไขการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทั้งสองฝ่าย โปรดจำไว้ว่าการสุดขั้วอาจไม่เอื้ออำนวย คุณต้องคำนึงถึงความต้องการของคุณเองด้วย
เหตุใดเงื่อนไขการชำระเงินระยะยาวจึงส่งผลต่อธุรกิจของคุณ
โดยการตั้งค่าเงื่อนไขการชำระเงินที่ยาวนานมาก คุณจะให้เครดิตผู้รับเหมาของคุณ ในขณะที่คุณกำลังรอการชำระเงิน ลูกค้าของคุณสามารถได้รับประโยชน์จากสินค้าหรือบริการที่คุณให้ไว้ หากพวกเขาจ่ายเงินให้คุณทันที คุณจะสามารถใช้เงินและได้รับประโยชน์จากมันได้ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณมีปัญหาด้านสภาพคล่อง ในกรณีเช่นนี้ คุณควรยอมรับเงื่อนไขการชำระเงินที่สั้นกว่านี้
หากคุณออกใบแจ้งหนี้ให้กับบุคคลที่มีระยะเวลาการชำระเงินนานมาก เช่น 90 วัน และคุณมีเงินหมดในขณะนั้น คุณอาจต้องกู้เงินจากธนาคาร ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้หากคุณออกใบแจ้งหนี้โดยมีระยะเวลาการชำระเงินสั้นลง หากมีใครชักจูงคุณว่าระยะเวลาการชำระเงินที่ยาวนานขึ้นไม่ควรเป็นปัญหา คุณสามารถลองพลิกสถานการณ์ได้เสมอ ทำอย่างไร? คุณสามารถเสนอการชำระเงินล่วงหน้าสำหรับบริการของคุณเพื่อแลกกับส่วนลดเล็กน้อย นี่อาจเป็นทางออกที่ดีกว่าการกู้ยืมเงินราคาแพง
จะสนับสนุนให้ผู้รับเหมาของคุณชำระใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็วได้อย่างไร
หากเงื่อนไขการชำระเงินนับจากวันที่ได้รับใบแจ้งหนี้โดยผู้รับเหมา ใบแจ้งหนี้ที่ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้ได้รับการชำระเงินเร็วขึ้น ในกรณีนี้ คุณไม่ต้องรอให้คนส่งจดหมายถึงลูกค้าของคุณ นอกจากนี้ หากผู้รับสินค้าหรือบริการของคุณใช้ระบบ CRM ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้การทำงานของพวกเขาง่ายขึ้น ซึ่งจะทำให้คุณได้รับการชำระเงินเร็วขึ้น
มีอะไรอีกบ้างที่คุณสามารถทำได้เพื่อเร่งกระบวนการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินที่เร็วขึ้น เห็นได้ชัดว่าคุณต้องคำนวณจำนวนส่วนลดเพื่อไม่ให้สูญเสีย นอกจากนี้ คุณสามารถเตือนผู้รับเหมาของคุณว่าหากพวกเขาไม่ชำระใบแจ้งหนี้ตรงเวลา คุณจะเพิ่มดอกเบี้ยสำหรับการชำระเงินล่าช้า ยังไงก็ตาม กำหนดเส้นตายการชำระเงินที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน แล้วตรวจสอบว่าลูกค้าของคุณมีคุณสมบัติตรงตามนั้นหรือไม่ ด้วยแอปการออกใบแจ้งหนี้ฟรีของเรา คุณสามารถตั้งค่าการเตือนสำหรับการชำระเงินที่จะเกิดขึ้น และเพียงคลิกเดียวตรวจสอบจำนวนเงินที่ครบกำหนดและวันครบกำหนด
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook และ Twitter
ผู้เขียน: Andy Nichols
นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด