สรุปเทมเพลตอย่างสร้างสรรค์: กรกฎาคมสัปดาห์ที่ 3

ในโพสต์บทสรุปของสัปดาห์ที่แล้ว เราได้แชร์เทมเพลตหลายรายการที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อช่วยให้ผู้จัดการโครงการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์โครงการของตน

สัปดาห์นี้ เรามุ่งเน้นไปที่เทมเพลตสำหรับนักออกแบบ UX, ผู้จัดการผลิตภัณฑ์, ผู้จัดการโครงการ และผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล เทมเพลตเหล่านี้จะช่วยพวกเขาในการวางแผน การทำแผนที่ การจัดการ และการดำเนินงานต่างๆ

ตรวจสอบชุมชนไดอะแกรมของเราสำหรับเทมเพลตและตัวอย่างเฉพาะอุตสาหกรรมเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนงานประจำวันของคุณ

เทมเพลตของสัปดาห์นี้ประกอบด้วย:

• เทมเพลตแผนการวิจัย UX
• เทมเพลตข้ามระดับ 1:1
• แผนที่เรื่องราวของผู้ใช้
• แม่แบบการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• เทมเพลตผืนผ้าใบโครงการ

เทมเพลตแผนการวิจัย UX

โดยทั่วไป เทมเพลตแผนการวิจัย UX ใช้สำหรับประสบการณ์ผู้ใช้ (UX) และการวิจัยผู้ใช้ ช่วยให้จัดโครงสร้างและวางแผนกิจกรรมการวิจัยได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้มั่นใจได้ถึงแนวทางที่เน้นผู้ใช้เป็นศูนย์กลางในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ เทมเพลตนี้ยังช่วยในการกำหนดวัตถุประสงค์การวิจัย ระบุผู้ใช้เป้าหมาย เลือกวิธีการวิจัยที่เหมาะสม และสร้างไทม์ไลน์สำหรับกระบวนการวิจัย

วิธีใช้เทมเพลตแผนการวิจัย UX มีดังนี้

1. การกำหนดวัตถุประสงค์: กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการวิจัยให้ชัดเจน ระบุข้อมูลเชิงลึกที่คุณต้องการได้รับจากการวิจัยและวิธีที่สอดคล้องกับกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์
2. การระบุผู้เข้าร่วม: ระบุกลุ่มเป้าหมายและกลุ่มผู้ใช้สำหรับการวิจัย กำหนดบุคคลหรือคุณลักษณะเฉพาะของผู้ใช้ที่จะรวมไว้ในการศึกษา
3. การเลือกวิธีการ: เลือกวิธีการวิจัยและเทคนิคที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของการวิจัย วิธีการทั่วไป ได้แก่ การสัมภาษณ์ การสำรวจ การทดสอบการใช้งาน และการสังเกต
4. เส้นเวลาและกำหนดการ: สร้างเส้นเวลาที่ร่างกิจกรรมการวิจัยและเหตุการณ์สำคัญ จัดสรรเวลาอย่างเพียงพอสำหรับการรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ และการรายงาน
5. ทรัพยากรและโลจิสติกส์: ระบุทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการวิจัย เช่น เครื่องมือ อุปกรณ์ และแรงจูงใจของผู้เข้าร่วม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการขนส่ง เช่น การรับสมัครผู้เข้าร่วมและสภาพแวดล้อมการวิจัยได้รับการจัดระเบียบเป็นอย่างดี

_{คลิกที่ภาพเพื่อแก้ไขเทมเพลตแผนการวิจัย UX}

เทมเพลตข้ามระดับ 1:1

เทมเพลตข้ามระดับ 1:1 ถูกใช้โดยผู้จัดการ หัวหน้าทีม หรือผู้บริหารเมื่อดำเนินการประชุมข้ามระดับ ในการประชุมเหล่านี้ ผู้จัดการจะพบปะโดยตรงกับพนักงานที่ไม่ได้เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง แต่ทำงานในระดับลำดับชั้นที่แตกต่างกันภายในองค์กร

เทมเพลตนี้อำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและสร้างพื้นที่ปลอดภัยสำหรับผู้รายงานโดยตรงเพื่อแบ่งปันความคิดเห็นและแนวคิดเพื่อปรับปรุงองค์กร ช่วยให้ผู้จัดการได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ไม่มีการกรองเกี่ยวกับไดนามิกของทีมและระบุพื้นที่สำหรับการเติบโตและการพัฒนา

5 ขั้นตอนง่ายๆ ในการใช้เทมเพลตข้ามระดับ 1:1:

1. วางแผนการประชุม: เตรียมวาระการประชุมด้วยหัวข้อที่คุณต้องการพูดคุย เช่น ประสิทธิภาพของทีมหรือความท้าทาย
2. เป็นมิตรและเปิดกว้าง: สร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรเพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาแบ่งปันความคิดของตนได้อย่างสะดวกสบาย
3. ถามคำถาม: ใช้คำถามปลายเปิดเพื่อกระตุ้นการตอบอย่างละเอียด ตัวอย่างเช่น “คุณคิดว่าเราจะปรับปรุงได้อย่างไร” หรือ “คุณเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้าง”
4. ฟังอย่างกระตือรือร้น: ใส่ใจกับสิ่งที่พวกเขาพูด อย่าขัดจังหวะ และแสดงความเห็นอกเห็นใจสำหรับความกังวลของพวกเขา
5. ดำเนินการ: สร้างแผนปฏิบัติการเพื่อแก้ไขปัญหาและทำการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกตามความคิดเห็นของพวกเขา

_{คลิกที่ภาพเพื่อแก้ไขเทมเพลตข้ามระดับ 1:1}

แผนที่เรื่องราวของผู้ใช้

เทมเพลตแผนผังเรื่องราวของผู้ใช้เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับนักออกแบบ UX ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาผลิตภัณฑ์ Agile ช่วยให้นักออกแบบ UX สามารถทำงานร่วมกับทีมข้ามสายงานในการแสดงภาพและจัดลำดับความสำคัญของเรื่องราวของผู้ใช้ในลักษณะที่มีโครงสร้าง

เทมเพลตนี้จัดระเบียบเรื่องราวของผู้ใช้ตามความต้องการและเป้าหมายของผู้ใช้ โดยให้ภาพรวมที่ครอบคลุมเกี่ยวกับคุณลักษณะและฟังก์ชันของผลิตภัณฑ์ ด้วย itUX นักออกแบบสามารถมั่นใจได้ถึงแนวทางการออกแบบที่เน้นผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ และปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้โดยรวม

5 ขั้นตอนง่ายๆ ในการใช้เทมเพลตแผนที่เรื่องราวของผู้ใช้:

• ระบุเป้าหมายของผู้ใช้: เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจเป้าหมายของผู้ใช้เป้าหมาย ระบุปัญหาที่ต้องการแก้ไขและผลลัพธ์ที่คาดหวังจากผลิตภัณฑ์
• แสดงรายการเรื่องราวของผู้ใช้: สร้างรายการเรื่องราวของผู้ใช้ที่ตอบสนองเป้าหมายของผู้ใช้แต่ละราย เรื่องราวของผู้ใช้แต่ละคนควรแสดงถึงฟังก์ชันหรือคุณสมบัติเฉพาะที่ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้
• จัดเรียงเรื่องราวของผู้ใช้: จัดระเบียบเรื่องราวของผู้ใช้ตามลำดับตรรกะตามเวิร์กโฟลว์ของผู้ใช้ สิ่งนี้ช่วยสร้างโฟลว์ที่สอดคล้องกับการเดินทางของผู้ใช้ผ่านผลิตภัณฑ์
• จัดลำดับความสำคัญและแบ่งส่วน: จัดลำดับความสำคัญของเรื่องราวของผู้ใช้ตามความสำคัญและผลกระทบ แบ่งเรื่องราวของผู้ใช้ที่ใหญ่ขึ้นเป็น "ส่วนย่อย" ที่เล็กลงและจัดการได้เพื่ออำนวยความสะดวกในการพัฒนาซ้ำ
• สร้างแผนงาน: ใช้แผนที่เรื่องราวของผู้ใช้เพื่อสร้างแผนงานผลิตภัณฑ์ แผนงานนี้จะช่วยแนะนำกระบวนการพัฒนา ทำให้มั่นใจได้ว่าทีมงานมอบคุณค่าให้กับผู้ใช้ในทุกขั้นตอน

_{คลิกที่ภาพเพื่อแก้ไข User Story Map}

แม่แบบการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีประโยชน์สำหรับผู้จัดการโครงการในการจัดการผู้มีส่วนได้เสียอย่างมีประสิทธิภาพตลอดวงจรชีวิตโครงการ ช่วยในการระบุและวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องในโครงการ ทำความเข้าใจความสนใจของพวกเขา และสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น

เมื่อใช้เทมเพลตนี้ ผู้จัดการโครงการสามารถมั่นใจได้ถึงการสื่อสารแบบเปิด จัดการข้อกังวล และสนับสนุนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการในท้ายที่สุด

วิธีใช้เทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีดังนี้

1. การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: เริ่มต้นด้วยการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการหรือความคิดริเริ่ม ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอก รวมถึงบุคคล กลุ่ม หรือองค์กรที่ได้รับผลกระทบหรือส่งผลกระทบต่อโครงการ
2. การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: วิเคราะห์ความสนใจ ความต้องการ และความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย ระบุระดับอิทธิพลและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการ การวิเคราะห์นี้ช่วยจัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและปรับแต่งกลยุทธ์การสื่อสารให้เหมาะสม
3. แผนการมีส่วนร่วม: พัฒนาแผนการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตามการวิเคราะห์ กำหนดความถี่และวิธีการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย สรุปข้อความสำคัญและผลลัพธ์ที่ต้องการ
4. บรรเทาข้อกังวล: ระบุข้อขัดแย้งหรือข้อกังวลที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างโครงการ วางแผนกลยุทธ์เพื่อจัดการผลประโยชน์ที่ขัดแย้งกันของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและให้การสนับสนุนตลอดวงจรชีวิตโครงการ
5. การตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง: ตรวจสอบและอัปเดตเทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งโครงการ ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ปรับเปลี่ยนกลยุทธ์การมีส่วนร่วมตามความจำเป็น และจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่เชิงรุก
6. บันทึกรายการดำเนินการ: เมื่อสิ้นสุดการประชุม ให้บันทึกรายการดำเนินการหรืองานติดตามผลที่เกิดจากการอภิปราย กำหนดความรับผิดชอบและกำหนดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่ามีความคืบหน้าหลังการประชุม

_{คลิกที่ภาพเพื่อแก้ไขเทมเพลตการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย}

เทมเพลตผืนผ้าใบโครงการ

เทมเพลตพื้นที่ทำงานของโครงการเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการและการวางแผนโครงการ เทมเพลตนี้ให้ภาพรวมระดับสูงของโครงการ บันทึกรายละเอียดที่จำเป็นและจัดสมาชิกในทีมให้สอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการ เป็นวิธีที่กระชับและเห็นภาพในการสื่อสารสิ่งจำเป็นของโครงการ ทำให้มั่นใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและทำงานเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน

5 ขั้นตอนง่ายๆ ในการใช้เทมเพลตพื้นที่ทำงานของโครงการ:

1. วัตถุประสงค์ของโครงการ: กำหนดวัตถุประสงค์และวิสัยทัศน์ของโครงการ ระบุปัญหาที่โครงการมุ่งแก้ไขหรือโอกาสที่มุ่งหมายจะคว้าไว้อย่างชัดเจน
2. การส่งมอบที่สำคัญ: ระบุและแสดงรายการส่งมอบหลักที่โครงการจะผลิต สิ่งเหล่านี้อาจเป็นผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ที่เพิ่มมูลค่าให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
3. ขอบเขตโครงการ: กำหนดขอบเขตของขอบเขตโครงการ ชี้แจงสิ่งที่รวมอยู่และสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในโครงการเพื่อป้องกันการคืบคลานของขอบเขต
4. ผู้ใช้เป้าหมายและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: ระบุผู้ใช้เป้าหมายหรือลูกค้าที่จะได้รับประโยชน์จากผลลัพธ์ของโครงการ นอกจากนี้ ระบุรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักที่จะได้รับผลกระทบหรือมีส่วนได้เสียในโครงการ
5. เกณฑ์ความสำเร็จและความเสี่ยง: กำหนดเกณฑ์ความสำเร็จที่ชัดเจนเพื่อวัดประสิทธิภาพของโครงการ กำหนดลักษณะของความสำเร็จและเมตริกเพื่อประเมินความก้าวหน้า นอกจากนี้ ระบุความเสี่ยงที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการและวางแผนกลยุทธ์การลดความเสี่ยง

_{คลิกที่ภาพเพื่อแก้ไข Project Canvas Template}