สรุปเทมเพลตอย่างสร้างสรรค์: สัปดาห์ที่ 2 ของเดือนมิถุนายน

เผยแพร่แล้ว: 2023-06-16

สัปดาห์ที่แล้ว เราได้แชร์เทมเพลตที่กำหนดเองสำหรับผู้ที่มีส่วนร่วมในการวางแผนงาน การจัดการผลิตภัณฑ์ การให้คำปรึกษาด้านอาชีพ มานุษยวิทยาวัฒนธรรม และการฝึกสอนประสิทธิภาพส่วนบุคคล

สัปดาห์นี้เราได้เตรียมเทมเพลตใหม่ล่าสุด 5 แบบที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับนักออกแบบ UX, ผู้จัดการผลิตภัณฑ์, ผู้จัดการโครงการ, หัวหน้าทีม, ผู้สร้างเนื้อหา, ผู้ควบคุมคุณภาพ, ผู้ฝึกสอนและที่ปรึกษามืออาชีพ

หากคุณสนใจที่จะสำรวจเทมเพลตเพิ่มเติม เราขอแนะนำให้คุณไปที่ชุมชนไดอะแกรมของเรา ซึ่งคุณจะพบคอลเลคชันเทมเพลตมากมายหลายร้อยรายการที่จัดไว้สำหรับกรณีการใช้งานขององค์กรที่หลากหลาย

เทมเพลตของสัปดาห์นี้ประกอบด้วย:

Lean UX แคนวาส
แม่แบบก่อนชันสูตร
เทมเพลตที่เก็บเนื้อหา
เมทริกซ์ความเสี่ยง
เทมเพลตการประชุมเชิงปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพ

ยัน UX Canvas

Lean UX canvas เป็นเครื่องมือภาพที่ใช้ในด้านการออกแบบประสบการณ์ผู้ใช้ (UX) เพื่ออำนวยความสะดวกในการสร้างการทำงานร่วมกันและการสื่อสารแนวคิดผลิตภัณฑ์ โดยทั่วไปจะใช้โดยนักออกแบบ UX ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ และทีมงานข้ามสายงานที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่คล่องตัวและวนซ้ำ

การใช้เทมเพลตแคนวาสแบบ Lean UX สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการออกแบบและทำให้สมาชิกในทีมสอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการและแนวทางที่เน้นผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำง่ายๆ เกี่ยวกับวิธีใช้เทมเพลต Lean UX canvas ในห้าขั้นตอนง่ายๆ:

ระบุปัญหา: ระบุและวางกรอบปัญหาที่คุณต้องการแก้ไขอย่างชัดเจน โดยพิจารณาจากความต้องการของผู้ใช้และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
ระบุลักษณะผู้ใช้เป้าหมาย: กำหนดผู้ใช้เป้าหมายหลักสำหรับผลิตภัณฑ์ของคุณ และสร้างลักษณะผู้ใช้ที่แสดงถึงลักษณะเฉพาะ พฤติกรรม และเป้าหมาย
สร้างแผนที่การเดินทางของผู้ใช้: แสดงภาพประสบการณ์ของผู้ใช้โดยทำแผนที่การเดินทางตั้งแต่การโต้ตอบครั้งแรกไปจนถึงการบรรลุเป้าหมาย รวมถึงจุดสัมผัส อารมณ์ และจุดปวด
สร้างแนวคิดในการแก้ปัญหา: ระดมความคิดในการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้เพื่อแก้ไขปัญหาที่กำหนดและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ส่งเสริมมุมมองที่หลากหลายจากสมาชิกในทีม
กำหนดสมมติฐานและตรวจสอบความถูกต้อง: สร้างสมมติฐานเกี่ยวกับโซลูชันที่สร้างขึ้นและออกแบบการทดลองเพื่อทดสอบสมมติฐานเหล่านี้กับผู้ใช้ โดยเน้นที่วงจรของการป้อนกลับ การเรียนรู้ และการปรับแต่งซ้ำๆ

_{คลิกที่ภาพเพื่อแก้ไข Lean UX Canvas}

แม่แบบก่อนการชันสูตร

แม่แบบก่อนการชันสูตรเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ที่ผู้จัดการโครงการ หัวหน้าทีม และผู้มีอำนาจตัดสินใจใช้ในการคาดการณ์และลดความเสี่ยงหรือความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะเกิดขึ้น เป็นสิ่งที่มีค่าอย่างยิ่งในช่วงการวางแผนของโครงการหรือความคิดริเริ่ม

ต่อไปนี้คือวิธีการใช้เทมเพลตการชันสูตรพลิกศพใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ:

กำหนดขั้นตอน: รวบรวมทีมงานโครงการหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องและอธิบายวัตถุประสงค์ของการฝึกก่อนชันสูตร เน้นความสำคัญของการระบุความเสี่ยงและความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น
จินตนาการถึงความล้มเหลว: ขอให้ผู้เข้าร่วมจินตนาการว่าโครงการล้มเหลวหรือพบปัญหาสำคัญ กำหนดระยะเวลาที่เฉพาะเจาะจง เช่น หกเดือนหรือหนึ่งปีข้างหน้า กระตุ้นให้พวกเขาคิดอย่างกว้างและสร้างสรรค์เกี่ยวกับเหตุผลที่เป็นไปได้ทั้งหมดสำหรับความล้มเหลว
ระดมความคิดเกี่ยวกับความเสี่ยงและสาเหตุ: จัดเตรียมกระดาษโน้ตหรือแพลตฟอร์มดิจิทัลให้กับผู้เข้าร่วมแต่ละคน ซึ่งพวกเขาสามารถเขียนความเสี่ยงและสาเหตุที่พวกเขาเชื่อว่าอาจนำไปสู่ความล้มเหลวได้ ให้เวลาที่กำหนดในการสร้างไอเดียให้ได้มากที่สุด เตือนพวกเขาให้มุ่งเน้นไปที่ความเสี่ยงเฉพาะมากกว่าภาพรวม
แบ่งปันและจัดกลุ่มความคิด: ให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนแบ่งปันความคิดของพวกเขาทีละคน เพื่อให้สามารถอภิปรายและชี้แจงได้หากจำเป็น เมื่อมีการแบ่งปันความคิด ให้จัดกลุ่มความเสี่ยงและสาเหตุที่คล้ายคลึงกันหรือเกี่ยวข้องกัน ขั้นตอนนี้ช่วยระบุประเด็นสำคัญทั่วไปและจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
กลยุทธ์การลดผลกระทบ: เมื่อแนวคิดทั้งหมดได้รับการแบ่งปันและจัดกลุ่มแล้ว ให้เปลี่ยนโฟกัสไปที่การพัฒนากลยุทธ์เพื่อลดหรือป้องกันความเสี่ยงและสาเหตุที่ระบุ กระตุ้นให้ทีมระดมความคิดในการดำเนินการเชิงรุก แผนฉุกเฉิน หรือมาตรการลดความเสี่ยงที่สามารถดำเนินการเพื่อลดโอกาสหรือผลกระทบของความเสี่ยงที่ระบุ

เมื่อใช้เทมเพลต pre-ortem ทีมโครงการสามารถระบุความเสี่ยงและความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นในเชิงรุก ช่วยให้สามารถพัฒนากลยุทธ์และแผนฉุกเฉินเพื่อป้องกันหรือลดผลกระทบได้ แบบฝึกหัดนี้ส่งเสริมแนวทางการคิดล่วงหน้าและปรับปรุงการวางแผนโครงการโดยรวมและกระบวนการจัดการความเสี่ยง

_{คลิกที่ภาพเพื่อแก้ไขแม่แบบการชันสูตรพลิกศพ}

เทมเพลตที่เก็บเนื้อหา

เทมเพลตที่เก็บเนื้อหาเป็นเครื่องมือที่ผู้จัดการเนื้อหา นักการตลาดดิจิทัล และทีมบรรณาธิการใช้กันทั่วไป เพื่อจัดระเบียบและจัดการเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพ ให้ตำแหน่งส่วนกลางในการจัดเก็บ จัดหมวดหมู่ และเข้าถึงเนื้อหาสำหรับช่องและแพลตฟอร์มต่างๆ

วิธีใช้เทมเพลตที่เก็บเนื้อหามีดังนี้

ตั้งค่าเทมเพลต: สร้างเฟรมเวิร์กที่มีโครงสร้างภายในที่เก็บ รวมถึงโฟลเดอร์ หมวดหมู่ และฟิลด์ข้อมูลเมตา เพื่อจัดระเบียบเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพ พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ประเภทเนื้อหา หัวข้อ ผู้ชมเป้าหมาย และวันที่เผยแพร่
อัปโหลดและจัดหมวดหมู่เนื้อหา: เริ่มต้นด้วยการอัปโหลดเนื้อหาเนื้อหาที่มีอยู่ลงในที่เก็บ กำหนดหมวดหมู่ แท็ก และข้อมูลเมตาที่เหมาะสมให้กับเนื้อหาแต่ละส่วนเพื่อให้ค้นหาและเรียกใช้ได้ง่าย ขั้นตอนนี้ช่วยให้แน่ใจว่าเนื้อหาได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมและเข้าถึงได้
กำหนดสิทธิ์และระดับการเข้าถึง: กำหนดว่าใครสามารถเข้าถึงและแก้ไขเนื้อหาภายในที่เก็บ กำหนดบทบาทผู้ใช้และการอนุญาตเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลและตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมมีสิทธิ์ที่จำเป็น
ทำงานร่วมกันและติดตามการแก้ไข: สนับสนุนการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การควบคุมเวอร์ชัน ติดตามการแก้ไข ข้อคิดเห็น และคำติชมภายในพื้นที่เก็บข้อมูลเพื่อรักษาเวิร์กโฟลว์ที่โปร่งใส และปรับปรุงการพัฒนาเนื้อหาและกระบวนการอนุมัติ
ค้นหาและดึงเนื้อหา: ใช้ฟังก์ชันการค้นหาของที่เก็บเพื่อค้นหาเนื้อหาเฉพาะตามเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง เช่น คีย์เวิร์ด หมวดหมู่ หรือข้อมูลเมตา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพื้นที่เก็บข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้สำหรับการค้นหาและดึงข้อมูลเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพ

ใช้เทมเพลตที่เก็บเนื้อหาเพื่อจัดการและจัดระเบียบเนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพ ปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม และปรับปรุงกระบวนการสร้างเนื้อหาและเผยแพร่

_{คลิกที่รูปภาพเพื่อแก้ไขเทมเพลตที่เก็บเนื้อหา}

เมทริกซ์ความเสี่ยง

เทมเพลตเมทริกซ์ความเสี่ยงเป็นเครื่องมือที่ผู้จัดการโครงการ ผู้จัดการความเสี่ยง และผู้มีอำนาจตัดสินใจใช้กันทั่วไปในการประเมินและจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงตามโอกาสและผลกระทบ จัดทำกรอบโครงสร้างสำหรับการประเมินและแสดงภาพความเสี่ยง ช่วยให้สามารถจัดการความเสี่ยงและกลยุทธ์การลดความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากต้องการใช้เทมเพลตเมทริกซ์ความเสี่ยง ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ 5 ขั้นตอนต่อไปนี้:

ตั้งค่าเทมเพลต: เริ่มต้นด้วยการเลือกเทมเพลตเมทริกซ์ความเสี่ยงที่เหมาะกับความต้องการของคุณ อาจเป็นเทมเพลตที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าหรือเมทริกซ์เปล่าที่คุณกำหนดเอง กำหนดแกนสำหรับความเป็นไปได้และผลกระทบ และกำหนดมาตราส่วนการให้คะแนนสำหรับแต่ละเกณฑ์
ระบุและประเมินความเสี่ยง: ระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากโครงการหรือความคิดริเริ่มของคุณ ประเมินความเสี่ยงแต่ละรายการโดยพิจารณาถึงโอกาสที่จะเกิดขึ้นและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับวัตถุประสงค์ของโครงการ ใช้มาตราส่วนการให้คะแนนที่กำหนดไว้ในเทมเพลตเพื่อกำหนดคะแนนให้กับความเสี่ยงแต่ละรายการ
วางแผนความเสี่ยงบนเมทริกซ์: ใช้โอกาสและแกนผลกระทบในเทมเพลตเพื่อวางแผนความเสี่ยงที่ระบุแต่ละรายการ โดยทั่วไป ความน่าจะเป็นจะแสดงในแกนนอน และผลกระทบจะแสดงในแกนตั้ง วางความเสี่ยงแต่ละรายการที่จุดตัดที่สอดคล้องกับคะแนนความเป็นไปได้และผลกระทบที่ประเมินไว้
กำหนดระดับความเสี่ยง: วิเคราะห์ตำแหน่งของความเสี่ยงบนเมทริกซ์เพื่อกำหนดระดับความเสี่ยงโดยรวม โดยทั่วไปแล้ว ความเสี่ยงในเขตที่มีแนวโน้มสูงและมีผลกระทบสูง (ด้านบนขวา) จะถือว่ามีความเสี่ยงสูงและจำเป็นต้องให้ความสนใจโดยทันที ความเสี่ยงในเขตโอกาสเกิดต่ำและผลกระทบต่ำ (ด้านล่างซ้าย) โดยทั่วไปจะมีลำดับความสำคัญต่ำกว่า
จัดลำดับความสำคัญของการลดความเสี่ยง: ตามระดับความเสี่ยงที่ระบุ จัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงสำหรับความพยายามในการลดความเสี่ยง มุ่งเน้นไปที่พื้นที่ที่มีความเสี่ยงสูงก่อน และจัดสรรทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อพัฒนาและใช้กลยุทธ์ในการบรรเทาผลกระทบ ตรวจสอบและทบทวนเมทริกซ์เป็นประจำเพื่ออัปเดตการประเมินความเสี่ยงและปรับความพยายามในการบรรเทาตามความจำเป็น

เทมเพลตเมทริกซ์ความเสี่ยงช่วยให้คุณเห็นภาพและจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจอย่างรอบรู้และการลดความเสี่ยงที่กำหนดเป้าหมาย นอกจากนี้ยังให้กรอบที่ชัดเจนสำหรับการประเมินและจัดการความเสี่ยงตลอดวงจรชีวิตโครงการ ซึ่งท้ายที่สุดจะช่วยเพิ่มความสำเร็จของโครงการและลดผลกระทบเชิงลบที่อาจเกิดขึ้น

_{คลิกที่ภาพเพื่อแก้ไขเมทริกซ์ความเสี่ยง}

เทมเพลตเวิร์กช็อปที่มีประสิทธิภาพ

เทมเพลตเวิร์กชอปที่มีประสิทธิภาพคือเครื่องมือที่มีโครงสร้างซึ่งใช้โดยวิทยากร ผู้ฝึกสอน และผู้เชี่ยวชาญจากสาขาต่างๆ เพื่อวางแผนและดำเนินการเวิร์กช็อปที่มีประสิทธิผล เป็นกรอบสำหรับการจัดระเบียบและแนวทางการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อใช้เทมเพลตเวิร์กชอป:

กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการ: ระบุวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่ต้องการของการประชุมเชิงปฏิบัติการอย่างชัดเจน ระบุเป้าหมายเฉพาะที่คุณมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุ และความรู้ ทักษะ หรือการดำเนินการที่คุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมได้รับ
วางแผนวาระการประชุม: พัฒนากำหนดการโดยละเอียดซึ่งสรุปขั้นตอนของกิจกรรม หัวข้อที่จะครอบคลุม และจัดสรรเวลาสำหรับแต่ละเซสชัน พิจารณาผสมผสานการนำเสนอ แบบฝึกหัดแบบโต้ตอบ การสนทนากลุ่ม และกิจกรรมภาคปฏิบัติเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมและบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการ
เตรียมวัสดุและทรัพยากร: รวบรวมและเตรียมวัสดุ ทรัพยากร และเอกสารประกอบคำบรรยายที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการประชุมเชิงปฏิบัติการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมสามารถเข้าถึงเอกสาร เวิร์กชีต หรือเครื่องมือที่เกี่ยวข้องซึ่งสนับสนุนการเรียนรู้และการมีส่วนร่วมของพวกเขา
อำนวยความสะดวกในการมีส่วนร่วมและการมีส่วนร่วม: ในระหว่างเวิร์กชอป ใช้เทมเพลตเพื่อเป็นแนวทางในการอำนวยความสะดวกของคุณ ส่งเสริมการมีส่วนร่วม การทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม และการอภิปรายอย่างเปิดเผยระหว่างผู้เข้าร่วม ใช้เทคนิคการโต้ตอบ เช่น การระดมความคิด การทำงานกลุ่ม และการแสดงบทบาทสมมติ เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมและการแบ่งปันความรู้
ประเมินและรวบรวมความคิดเห็น: เมื่อสิ้นสุดการประชุมเชิงปฏิบัติการ ให้จัดสรรเวลาเพื่อรวบรวมความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วม ใช้แบบประเมินหรือแบบสำรวจเพื่อรวบรวมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเนื้อหาการประชุมเชิงปฏิบัติการ การอำนวยความสะดวก และประสบการณ์โดยรวม คำติชมนี้จะช่วยคุณประเมินประสิทธิผลของเวิร์กชอปและปรับปรุงสำหรับเซสชันในอนาคต

เมื่อใช้เทมเพลตเวิร์กชอปที่มีประสิทธิภาพ ผู้เชี่ยวชาญสามารถจัดโครงสร้างและอำนวยความสะดวกในเวิร์กช็อปที่มีส่วนร่วมและสร้างผลกระทบได้ เทมเพลตทำหน้าที่เป็นแนวทางเพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการ ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน และบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการวางแผนและดำเนินการ ส่งผลให้เกิดประสบการณ์การประชุมเชิงปฏิบัติการที่มีคุณค่าและประสบความสำเร็จสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

_{คลิกที่ภาพเพื่อแก้ไขเทมเพลตเวิร์กชอปที่มีประสิทธิภาพ}