วิธีใช้บทเรียนที่เรียนรู้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของโครงการ

ทุกโครงการคือประสบการณ์การเรียนรู้ ความล้มเหลวเตือนเราว่าจะไม่ทำข้อผิดพลาดแบบเดิมอีก ความสำเร็จทำให้เรานำทางโครงการในปัจจุบันและอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ กระบวนการที่เหมาะสมสำหรับการจับความล้มเหลว ชัยชนะ และพื้นที่สำหรับการปรับปรุงเหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ นี่คือสิ่งที่บทเรียนโครงการเรียนรู้วิธีทำ

ในโพสต์นี้ เราจะสำรวจวิธีหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้บทเรียนที่ได้รับ เทมเพลตที่ให้ไว้ตลอดทั้งโพสต์สามารถแก้ไขได้ทางออนไลน์ ใช้พวกเขาเพื่อดำเนินการกับงานของคุณ

บทเรียนโครงการเรียนรู้อะไร

บทเรียนที่เรียนรู้คือกุญแจสำคัญ – ทั้งประสบการณ์เชิงบวกและเชิงลบ – รวบรวมตลอดวงจรชีวิตของโครงการตลอดจนที่ข้อสรุป สะท้อนความรู้และความเข้าใจนี้ คุณสามารถเปลี่ยนสิ่งที่เรียนรู้เป็นการดำเนินการที่จำเป็นในการปรับปรุงระบบและกระบวนการในปัจจุบัน และรักษาความปลอดภัยความสำเร็จของโครงการในอนาคต

สำหรับบางองค์กร บทเรียนที่ได้รับจากการจัดการโครงการเป็นกระบวนการที่ไม่เป็นทางการ ซึ่งพวกเขาจะอภิปรายและบันทึกประสบการณ์ของโครงการในช่วงปิดโครงการ องค์กรอื่นๆ ดำเนินการบทเรียนที่ได้รับเมื่อสิ้นสุดแต่ละช่วงของโครงการ ผู้จัดการโครงการ สมาชิกในทีมโครงการ และหัวหน้าทีมสามารถเข้าร่วมในบทเรียนที่ได้รับเพื่อทบทวนรายงานและตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีแปลงข้อมูลเชิงลึกที่ได้รับเป็นการกระทำ

บทเรียนที่ได้เรียนรู้สามารถดำเนินการได้ในขั้นตอนต่างๆ ของโครงงานตามความซับซ้อน เมื่อสิ้นสุดแต่ละเฟส เมื่อสิ้นสุดโครงการ หรือตามเวลาจริงที่เกิดขึ้น

เหตุใดบทเรียนที่เรียนรู้จึงควรเป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ

การจัดทำเอกสารและแชร์บทเรียนทั่วทั้งองค์กรจะช่วยหลีกเลี่ยงและลดโอกาสของความล้มเหลวได้ นอกจากนี้ยังช่วยสร้างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สามารถนำไปรวมกับความพยายามในอนาคตได้

การดำเนินการบทเรียนที่ได้เรียนรู้ยังช่วยสร้างความไว้วางใจในหมู่สมาชิกในทีม การอนุญาตให้พวกเขาแบ่งปันมุมมองของตนเองเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกและผิดในระหว่างโครงการจะทำให้พวกเขารู้สึกมีส่วนร่วมมากขึ้นและกระตุ้นให้พวกเขาสนับสนุนกระบวนการจัดการโครงการมากขึ้น

ในท้ายที่สุด บทเรียนที่ได้รับสามารถมีผลกระทบอย่างแท้จริงต่อกระบวนการของบริษัทและวิธีที่ทีมดำเนินการ

กระบวนการเรียนรู้

กระบวนการเรียนรู้บทเรียนประกอบด้วยห้าขั้นตอน มีจุดมุ่งหมายเพื่อรวบรวมบทเรียนสำคัญที่ได้เรียนรู้ระหว่างโครงการจากผู้เข้าร่วมการประชุม และเพื่อกำหนดวิธีนำความรู้นั้นไปประยุกต์ใช้ให้เกิดผลดียิ่งขึ้นกับโครงการในอนาคต ขั้นตอนคือ

ขั้นตอนที่ 1: ระบุบทเรียนที่ได้รับ

เริ่มต้นด้วยการแก้ไขสิ่งที่ทำได้ดีและสิ่งที่ทำได้ไม่ดีในระหว่างโครงการที่คุณเพิ่งเสร็จสิ้นและสิ่งที่ต้องปรับปรุง สิ่งนี้ควรทำในระหว่างบทเรียนที่ได้เรียนรู้โดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการ

• ในการเตรียมตัวสำหรับเซสชั่น ผู้อำนวยความสะดวกควรส่งแบบสำรวจให้ผู้เข้าร่วม ควรมีคำถามเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับแง่มุมต่างๆ ของโครงการ (เช่น การจัดการโครงการ ทรัพยากร การสื่อสาร ข้อกำหนด ฯลฯ) สิ่งที่สำคัญพอๆ กันก็คือการได้รับคำติชมเกี่ยวกับสิ่งที่ใช้ได้ผล สิ่งที่ไม่ได้ผล และสิ่งที่ควรปรับปรุง การตอบแบบสำรวจไม่เพียงแต่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมเตรียมตัวสำหรับเซสชันได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่คำตอบจะช่วยแนะนำการสนทนาระหว่างพวกเขาด้วย
• สรุปผลการสำรวจและวิเคราะห์พร้อมกับรายงานสำคัญอื่นๆ ในระหว่างเซสชันเพื่อระบุความล้มเหลวของโครงการและชัยชนะ คำแนะนำสำหรับการปรับปรุงโครงการในอนาคตควรได้รับการพิจารณาเมื่อสิ้นสุดคำแนะนำ

คุณสามารถใช้แผนภูมิที่คล้ายกันดังตัวอย่างด้านล่างเพื่อบันทึกความคิดเห็นและประเด็นสำคัญที่อภิปรายระหว่างเซสชัน

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกบทเรียนที่ได้รับ

ขั้นตอนต่อไปของกระบวนการคือการจัดทำเอกสารผลลัพธ์พร้อมรายงานโดยละเอียด ควรรวมข้อเสนอแนะของผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับจุดแข็งและจุดอ่อนของโครงการและคำแนะนำสำหรับการปรับปรุง

เมื่อรายงานเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้แชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการภายในและภายนอกที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถสร้างภาพรวมของรายงานโดยละเอียดสำหรับผู้นำได้ แต่สามารถส่งรายงานฉบับสมบูรณ์เป็นเอกสารแนบเพื่อใช้อ้างอิงต่อไปได้

ขั้นตอนที่ 3: วิเคราะห์บทเรียนที่ได้รับ

ในระหว่างขั้นตอนนี้ ให้วิเคราะห์และจัดระเบียบบทเรียนที่ได้เรียนรู้เพื่อพิจารณาว่าจะนำไปใช้อย่างไร จากนั้นจึงตัดสินใจเลือกการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับพนักงานและการปรับปรุงกระบวนการจัดการโครงการ

ในขั้นตอนต่อไป คุณสามารถสร้างแผนปฏิบัติการโดยสรุปขั้นตอนที่จำเป็น ฝ่าย/แผนกที่รับผิดชอบ ทรัพยากร และไทม์ไลน์

ขั้นตอนที่ 4: เก็บถาวรบทเรียนที่ได้รับ

จัดเก็บเอกสารที่เรียนรู้ทั้งหมดไว้ในตำแหน่งที่เข้าถึงได้ง่าย เช่น ในไดรฟ์ที่แชร์ (เช่น Google ไดรฟ์) ทำให้พร้อมใช้งานสำหรับทีมโครงการและทีมอื่นๆ ในองค์กรและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ขั้นตอนที่ 5: ดึงบทเรียนที่เรียนรู้

อ้างถึงเอกสารที่ได้เรียนรู้เพื่อปรับปรุงกระบวนการของโครงการในปัจจุบัน ปรับความสามารถในการเรียกค้นเอกสารเหล่านี้ให้เหมาะสมโดยการสร้างโฟลเดอร์สำหรับโครงการแต่ละประเภทและจัดระเบียบตามวันที่หรือชื่อโครงการอย่างเหมาะสม หากเครื่องมือที่คุณใช้ในการจัดเก็บรายงานสามารถค้นหาคำสำคัญได้ มันจะง่ายกว่ามากสำหรับทุกคนที่จะดึงข้อมูลเหล่านี้

วิธีหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของโครงการด้วยบทเรียนที่ได้รับ

ต่อไปนี้คือขั้นตอนสองสามขั้นตอนที่คุณสามารถรวมเข้ากับกระบวนการเรียนรู้บทเรียนของโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จ

ดำเนินการบทเรียนที่ได้เรียนรู้บ่อยๆ

หลายสิ่งหลายอย่างอาจผิดพลาดหรือถูกต้องในโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นความคิดริเริ่มที่ซับซ้อนขนาดใหญ่ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะบันทึกข้อมูลสำคัญได้เร็วกว่ารอจนสิ้นสุดโครงการ เมื่อเวลาผ่านไป คุณอาจไม่สามารถรักษาข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญหรือในกรณีที่ไม่สำเร็จ ข้อมูลอาจถูกมองข้ามโดยเจตนา

มีกระบวนการและชุดเครื่องมือที่ได้มาตรฐาน

หลายองค์กรมักล้มเหลวในการเก็บบทเรียนที่เรียนรู้ระหว่างโครงการ เนื่องจากขาดกระบวนการที่กำหนดไว้

ชุดของขั้นตอนที่เหมาะสมทำให้ดูเหมือนมีความจำเป็นมากขึ้นและสามารถช่วยทีมให้จดบันทึกบทเรียนที่ได้รับในระหว่างโครงการ ในทำนองเดียวกัน การมีชุดเครื่องมือที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้ในการรวบรวมข้อมูล จัดเก็บรายงานและเอกสาร และแบ่งปันให้ทั่วทั้งองค์กร จะช่วยปรับปรุงกระบวนการให้คล่องตัวยิ่งขึ้น

ใช้บทเรียนที่ได้รับระหว่างการวางแผนความเสี่ยง

ในระหว่างการประเมินความเสี่ยงของโครงการใหม่ ให้อ้างอิงถึงบทเรียนที่ผ่านมาที่เรียนรู้รายงานของโครงการที่เกี่ยวข้องเพื่อระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างง่ายดาย จากนั้น คุณสามารถไปยังการพัฒนากลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบ

มีทีมเรียนรู้บทเรียน

คุณสามารถใช้วิธีการที่ได้เรียนรู้ หรือบันทึกประสบการณ์ ความเข้าใจ และความประทับใจแบบเรียลไทม์ ตลอดทั้งโครงการ อธิบายว่าคุณจะใช้วิธีนี้อย่างไรและเลือกทีมที่จะมีส่วนร่วมและมีบทบาทอย่างแข็งขัน

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการรวมสมาชิกจากพื้นที่ต่างๆ ของโครงการเพื่อรวบรวมมุมมองที่หลากหลาย รักษาจำนวนสมาชิกในทีมระหว่าง 3 ถึง 10

การรักษาสมุดบันทึกของประสบการณ์โครงการดังกล่าวจะช่วยให้ดำเนินการบทเรียนที่เรียนรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณจะใช้บทเรียนที่เรียนรู้ในการบริหารโครงการอย่างไร?

เราได้กำหนดสิ่งที่ได้รับบทเรียนในการจัดการโครงการ กระบวนการเรียนรู้บทเรียน และวิธีการใช้วิธีการอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของโครงการพร้อมกับเทมเพลตที่มีประโยชน์ในโพสต์นี้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการรวบรวม วิเคราะห์ และเรียนรู้จากบทเรียนที่ได้เรียนรู้นั้นเป็นส่วนหนึ่งของทุกโครงการที่คุณทำ สิ่งสำคัญเท่าเทียมกันคือการวางแผนสำหรับขั้นตอนถัดไปเพื่อใช้บทเรียนที่เรียนรู้อย่างมีประสิทธิภาพ ความพยายามอย่างต่อเนื่องนี้จะช่วยปลูกฝังวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องภายในองค์กรของคุณ