จะรักษาฐานข้อมูล CRM ที่สะอาดได้อย่างไร

ในการรัน ระบบ ฐานข้อมูล CRM งานที่ท้าทายโดยทั่วไปคือการตรวจสอบความถูกต้องและความถูกต้องของข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในนั้น เมื่อการบำรุงรักษาข้อมูลโดยองค์กรไม่เท่ากัน กิจกรรมต่างๆ จะช้าลง รายงานจะไม่ถูกต้อง และเป็นการยากที่จะตรวจสอบรายละเอียดของแต่ละเรกคอร์ดด้วยตนเอง เนื่องจากมีกิจกรรมสำคัญอื่นๆ ที่ต้องจัดการ

ตัวอย่าง

ลองพิจารณาตัวอย่าง หากตัวแทนขาย A จากองค์กรโทรติดต่อฝ่ายขายเพื่อติดตามผลไปยังลูกค้าและพบว่าตัวแทนขาย B ได้โทรติดต่อไปแล้ว สถานการณ์ทั้งหมดอาจทำให้ตัวแทน A อับอายขายหน้าเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม คำถามคือ ความสับสนเกิดขึ้นที่ไหนและทำไมตัวแทนถึงเป็นเช่นนั้น ให้โทรไปอย่างนั้นเหรอ?

สมมติว่าตัวแทน A ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลและพบว่าไม่มีการบันทึกการโทรไปยังผู้ติดต่อก่อนหน้านี้ ในการตรวจสอบเพิ่มเติม ตัวแทน A พบว่ามีสำเนาของผู้ติดต่อเดียวกันที่มอบหมายให้กับตัวแทนขาย B ซ้ำ ดังนั้นข้อสรุปในกรณีนี้คือตัวแทนสองคนในทีมขายมีผู้ติดต่อที่คล้ายกันและทั้งคู่ก็ดำเนินการตาม งานโดยการโทรติดตามผลไปยังลูกค้า

นี่เป็นตัวอย่างคลาสสิกของข้อเท็จจริงที่ว่า CRM มีข้อมูลที่ไม่ถูกต้องซึ่งเป็นสาเหตุที่ขัดขวางกระบวนการขายในกรณีขององค์กรที่กล่าวถึงข้างต้น เนื่องจากข้อมูลนี้ไม่ได้รับการจัดการ บางครั้งสิ่งนี้ก็อาจทำให้ผู้ติดต่อไม่ได้รับการจัดการ และหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลของพวกเขาก็เปลี่ยนไป

การรักษาชุดข้อมูลที่สะอาดและเป็นระเบียบ

ในตัวอย่างที่กล่าวข้างต้น เราสังเกตว่ากรณีของการทำสำเนาข้อมูลทำให้เกิดการโทรติดตามการขายที่น่าอับอาย นอกจากการทำสำเนาแล้ว ยังอาจมีโอกาสเกิดปัญหาในการจัดการความถูกต้องของข้อมูลในกรณีที่ ไม่ทำการ ขจัดความ ซ้ำซ้อนของ CRM

ดังนั้นจึงมีความจำเป็นต้องรักษาชุดข้อมูลที่สะอาด เป็นระเบียบ และถูกต้องในฐานข้อมูลการขาย เพื่อให้ข้อมูลได้รับการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ มิฉะนั้น รายงานการขายอาจเต็มไปด้วยข้อผิดพลาด ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาที่ใหญ่กว่าได้ในที่สุด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าองค์กรเปิดใช้งานส่วนลด 10% สำหรับผลิตภัณฑ์ของตนตามนโยบาย และตัวแทนบางรายอาจไม่ทราบนโยบายนี้หรืออาจประมาทและป้อนส่วนลดที่สูงขึ้นสำหรับผลิตภัณฑ์บางส่วนของตน ข้อเสนอ

ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น คุณจะต้องจัดการกับข้อยกเว้นด้วยตนเองและตั้งค่าสิ่งต่างๆ ให้ถูกต้อง อาจใช้เวลานานอย่างแน่นอนและไม่จำเป็นเช่นกัน นอกจากนี้ตัวแทนจะต้องจับข้อผิดพลาดอย่างรวดเร็วเพื่อไม่ให้ยอดขายได้รับผลกระทบ

ดังนั้น ทั้งหมดนี้จึงเป็นข้อเท็จจริงง่ายๆ ประการเดียว นั่นคือการ ขจัดความ ซ้ำซ้อน ของ ฐาน ข้อมูล การใช้ Zoho CRM โดยรับความช่วยเหลือจากที่ ปรึกษา CRM สามารถช่วยในการบำรุงรักษาและทำความสะอาดฐานข้อมูล วิธีที่มีประสิทธิภาพบางประการในการดำเนินการนี้ด้วย Zoho CRM มีการกล่าวถึงด้านล่าง เราจะดูพวกเขาทีละคน

การจัดการบันทึกที่ซ้ำกัน

การใช้ Zoho CRM มีประโยชน์ในการเสนอวิธีแก้ปัญหาที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพสำหรับปัญหาเรกคอร์ดที่ซ้ำกัน เราจะดูวิธีการทำในสองวิธีและตัวอย่าง

• การจับกุมรายการที่ซ้ำกันก่อนที่จะสร้างพวกเขา

  เมื่อคุณทำให้บางฟิลด์เป็นฟิลด์ที่ไม่ซ้ำ การสร้างเรกคอร์ดที่ซ้ำกันจะหยุดทันที นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรักษาฐานข้อมูล

ในกรณีที่คุณทำเครื่องหมาย "ที่อยู่อีเมล" เป็นฟิลด์ที่ไม่ซ้ำกันในโมดูล CRM สามารถแจ้งเตือนให้คุณสร้างลูกค้าเป้าหมายใหม่ด้วยที่อยู่อีเมลเดียวกันเหมือนกับลูกค้าเป้าหมายที่มีอยู่ ในการทำให้ฟิลด์ไม่ซ้ำกัน คุณเพียงแค่ต้องเลือกตัวเลือก “ไม่อนุญาตค่าที่ซ้ำกัน” ใต้การตั้งค่าของฟิลด์

• การรวม Duplicate Records

  โดยไม่คำนึงถึงการสร้างฟิลด์ที่ไม่ซ้ำกันและตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง อาจมีบันทึกที่ซ้ำกันใน CRM ในกรณีนี้ สามารถใช้เครื่องมือขจัดความซ้ำซ้อนของ Zoho CRM เพื่อรวมข้อมูลที่ซ้ำกัน

เมื่อผู้ใช้เรียกใช้การตรวจสอบที่ไม่ซ้ำซ้อน CRM สามารถรวมเรกคอร์ดที่เป็นสำเนาของกันและกันโดยอัตโนมัติ ในกรณีที่มีข้อขัดแย้ง คุณสามารถเลือกมาสเตอร์เรคคอร์ดเพื่อให้สามารถรวมรายการที่ซ้ำกันเป็นเรกคอร์ดที่เลือก

นอกจากเครื่องมือขจัดข้อมูลซ้ำซ้อนแล้ว Zoho CRM ยังมาพร้อมกับตัวเลือก "ค้นหาและผสาน" พิเศษที่ทำซ้ำคุณสมบัติต่างๆ คุณสามารถใช้ตัวเลือก ค้นหาและผสานรายการที่ซ้ำกัน ในกรณีที่คุณทราบว่าระเบียนใดในโมดูลที่ทำซ้ำและควรรวมเข้าด้วยกัน

ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่คุณรู้ว่าผู้ติดต่อที่ชื่อ Sanjay มีสำเนาที่ซ้ำกัน และคุณต้องการรวมสำเนา คุณสามารถไปที่หน้าของ Jame แล้วคลิกค้นหาและผสานรายการที่ซ้ำกัน คุณสามารถเลือกเรกคอร์ด ตั้งค่าเรกคอร์ดที่ถูกต้อง และรวมสำเนาที่ซ้ำกัน

การตรวจสอบข้อมูล CRM

นอกจากการขจัดความซ้ำซ้อนของข้อมูลแล้ว ยังต้องดำเนินการในเชิงรุกเพื่อให้แน่ใจว่า ฐานข้อมูล CRM จะไม่รวบรวมข้อมูลขยะตั้งแต่แรก ซึ่งหมายความว่าควรค้นหาวิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่อยู่ในบัญชี CRM

Zoho CRM มาพร้อมกับคุณสมบัติบางอย่างซึ่งคุณสามารถรับรองความถูกต้องของข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ซึ่งรวมถึงความพยายามต่างๆ เช่น การวางกระบวนการ การจำกัดการเข้าถึง และการส่งบันทึกอัตโนมัติเพื่อขออนุมัติด้วยตนเอง

• ส่งบันทึกอัตโนมัติ

ในฐานะผู้จัดการฝ่ายขาย คุณมักจะไม่มีเวลาดูและตรวจสอบข้อมูลแต่ละชิ้นที่เข้าสู่ ฐาน ข้อมูล CRM ไม่ว่าคุณจะต้องการทราบรายละเอียดที่สำคัญบางอย่าง เช่น เปอร์เซ็นต์ส่วนลดของผลิตภัณฑ์

ในกรณีที่มีคนป้อนส่วนลดที่ยอมรับไม่ได้ คุณจะต้องการแจ้งให้ทราบ Zoho CRM มาพร้อมกับโซลูชันที่เชื่อถือได้สำหรับจัดการกับข้อกำหนดนี้ โดยสามารถส่งบันทึกที่สร้างโดยทีมขายได้โดยอัตโนมัติเพื่อขออนุมัติระดับสูงตามเกณฑ์ที่กำหนดเอง

ดังนั้น นี่เป็นวิธีที่คุณสามารถรับทราบข้อมูลสำคัญที่ได้รับใน CRM ในกรณีที่เป็นสาเหตุของข้อกังวล การกำหนดค่าอย่างง่ายของกระบวนการอนุมัติเวิร์กโฟลว์พร้อมเกณฑ์ที่เหมาะสมก็เพียงพอแล้วสำหรับการส่งเรกคอร์ดโดยอัตโนมัติเพื่อขออนุมัติ

• การตรวจสอบข้อมูล

เมื่อมีการเพิ่มเรกคอร์ดใน CRM บางครั้งอาจมีสถานการณ์ที่คุณไม่สามารถกรอกข้อมูลในฟิลด์ทั้งหมดของเรกคอร์ดได้ในครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น ในขณะที่เพิ่มลูกค้าเป้าหมาย คุณสามารถดูฟิลด์ที่เรียกว่า สนใจ

ในขณะนี้ คุณอาจไม่ค่อยแน่ใจนัก แต่เมื่อคุณโทรหาลูกค้าเป้าหมายและถามพวกเขาว่าพวกเขาสนใจอะไร คุณจะสามารถกรอกข้อมูลในช่องนี้ได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถกรอกเปอร์เซ็นต์ส่วนลดสำหรับดีลเมื่อคุณได้พูดคุยกับผู้จัดการฝ่ายขาย

ในกรณีนี้ คุณกำลังทำตามขั้นตอนโดยละเอียด สามารถป้อนรายละเอียดได้ในขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการเท่านั้น คุณอาจพบกับขั้นตอนต่างๆ เช่น คุณสมบัติลูกค้าเป้าหมาย การเจรจาต่อรอง การอนุมัติส่วนลด ขั้นตอนสัญญา ฯลฯ

หากเป็นสถานการณ์ที่ฟังดูคล้ายคลึงกัน คุณสามารถวางกระบวนการใน CRM และในขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการ คุณสามารถมีอำนาจหน้าที่ของระบบในขณะที่ตรวจสอบข้อมูลได้ตามต้องการ เมื่อบันทึกดำเนินไป CRM จะแจ้งให้ผู้ใช้ป้อนรายละเอียดในบริบทที่ถูกต้อง เมื่อเรกคอร์ดออกจากกระบวนการ คุณสามารถมีข้อมูลที่สมบูรณ์สำหรับเรกคอร์ดได้

คุณสามารถใช้ Zoho CRM เพื่อสร้างกระบวนการทางธุรกิจด้วยความช่วยเหลือจากพิมพ์เขียว ช่วยในการออกแบบและดำเนินการตามกระบวนการอย่างเป็นระบบ ด้วยความช่วยเหลือของ Zoho Blueprint คุณสามารถกำหนดแต่ละขั้นตอนในกระบวนการและบุคคลที่เกี่ยวข้องกับแต่ละขั้นตอนได้ คุณยังสามารถแนะนำทีมของคุณตลอดการดำเนินการตามกระบวนการ คุณสามารถตรวจสอบและกำหนดข้อมูลในขณะที่ดำเนินการตามกิจวัตรโดยอัตโนมัติได้เช่นกัน

ปรับแต่งฟิลด์

คุณสามารถใช้ Zoho CRM เพื่อปรับแต่งฟิลด์ตามกลยุทธ์ที่กล่าวถึงด้านล่าง เราจะดูพวกเขาทีละคน

• ข้อมูลการขายอาณัติ :

วิธีแรกคือการกำหนดข้อมูลการขายที่สำคัญโดยทำเครื่องหมายฟิลด์เป็นฟิลด์บังคับ ปัญหาสำคัญที่มาพร้อมกับข้อมูลที่ไม่มีการรวบรวมกันคือมีหลายฟิลด์ที่ไม่สมบูรณ์

เมื่อคุณส่งเอกสารทางกฎหมายทางอีเมล คุณมักจะพบว่าข้อมูลถนนขาดหายไปในส่วนที่อยู่ซึ่งเป็นวิธีการทำสิ่งต่างๆ ที่ไม่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ได้โดยการทำเครื่องหมายฟิลด์เป็นฟิลด์บังคับใน Zoho CRM เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว จะไม่สามารถบันทึกเรกคอร์ดได้หากไม่กรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

• การตั้งค่าขีดจำกัดอักขระสูงสุดสำหรับฟิลด์ :

หลายครั้ง คุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องกรอกฟิลด์ที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะสำหรับองค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่น หมายเลข ID เฉพาะที่มาพร้อมกับ 10 หลัก เกิดอะไรขึ้นถ้ามีคนป้อน 9 หลัก? กรณีที่ระบบรับเบอร์แล้วข้อมูลจะคลาดเคลื่อน

เมื่อคุณปรับแต่งฟิลด์นี้ใน Zoho CRM คุณสามารถตั้งค่าขีดจำกัดอักขระสูงสุดที่อนุญาตสำหรับฟิลด์ข้อความและจำนวนหลักสูงสุดที่อนุญาตสำหรับฟิลด์ตัวเลขเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้

การดูแลรักษาสไตล์ชีต

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าระบบอัตโนมัติทำงานได้ดีมาก อย่างไรก็ตาม ยังปฏิเสธไม่ได้ว่าความพยายามของมนุษย์มีความสำคัญต่อการรับรองคุณภาพของข้อมูล วิธีที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าการป้อนข้อมูลทำได้ง่ายและสอดคล้องกันโดยการแนะนำรูปแบบการตั้งชื่อ

ตัวอย่างเช่น บางครั้งอาจมีการอ้างถึงประเทศด้วยชื่อที่ต่างกันและในรูปแบบที่ต่างกัน สหราชอาณาจักรเรียกว่าสหราชอาณาจักรบริเตนและสหราชอาณาจักร นี่คือเหตุผลที่รูปแบบมาตรฐานสำหรับข้อมูลช่วยในการสร้างรายงานที่แม่นยำในขณะที่กรองเรกคอร์ดตามเกณฑ์

คุณสามารถทำตามสไตล์ชีตที่มีรายการตัวย่อและรูปแบบการป้อนข้อมูลมาตรฐานสำหรับที่อยู่ ชื่อบริษัท ที่อยู่อีเมล การแต่งตั้ง ฯลฯ ค่าแบบหล่นลงที่กำหนดไว้ล่วงหน้ายังช่วยในการขจัดส่วนหนึ่งของปัญหาในกรณีนี้ในขณะที่ทำ สามารถขจัดความ ซ้ำซ้อน ของ ฐานข้อมูล ได้

การใช้บทบาทเพื่อความปลอดภัย

ข้อมูลมาจากหลายแหล่งและผู้ใช้หลายคนเข้าถึงได้พร้อมกัน ซึ่งหมายความว่าการบำรุงรักษาฐานข้อมูล CRM ที่สะอาดไม่ใช่เรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม หนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและได้รับการพิสูจน์แล้วเพื่อให้บรรลุงานนี้คือการจำกัดการเข้าถึงข้อมูลในบัญชี CRM

คุณสามารถกำหนดบทบาทที่จะช่วยคุณควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ในขณะที่ทำงานกับข้อมูล CRM ด้วยวิธีนี้ ผู้ใช้จะแก้ไขเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา การเข้าถึงถูก จำกัด เฉพาะผู้ที่รับผิดชอบเท่านั้น

บทสรุป

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูล CRM นั้นสะอาดเป็นความรับผิดชอบของทุกคน และประโยชน์ของการทำแบบเดียวกันนั้นรวมถึงการทำความเข้าใจลูกค้าให้ดีขึ้นมากพร้อมกับความสามารถในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

ในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือในการเริ่มต้นใช้งานกลยุทธ์การทำความสะอาดและบำรุงรักษาข้อมูล CRM Encaptechno เป็นพันธมิตรที่ปรึกษา CRM ที่สามารถให้บริการคุณได้ ในฐานะที่ปรึกษา CRM ที่มีประสบการณ์หลากหลาย เราได้ช่วยให้ธุรกิจจำนวนมากประสบความสำเร็จด้วยโซลูชันเทคโนโลยี

ติดต่อ เราวันนี้เพื่อให้เราสามารถล้างข้อมูลของคุณและสร้างกระบวนการเพื่อให้เป็นเช่นนั้นต่อไป