แปลงเป็นดิจิทัลและจัดการข้อมูลพนักงานได้อย่างราบรื่นด้วยซอฟต์แวร์ HR

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจัดการกับข้อมูลพนักงานจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการสรรหาบุคลากร การเริ่มต้นงาน ประสิทธิภาพ การพัฒนาอาชีพ รายละเอียดการประกันภัย และอื่นๆ การจัดการข้อมูลทุกประเภทอย่างเหมาะสมไม่ใช่เรื่องง่าย

นอกจากนี้ ประเภทข้อมูลเหล่านี้มีลักษณะละเอียดอ่อนและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตอาจประกอบด้วยความซื่อสัตย์สุจริตของพนักงานของคุณ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องจัดการข้อมูลของพนักงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ปลอดภัยและมั่นใจได้ว่าจะเข้าถึงได้ง่ายเมื่อจำเป็น

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการฐานข้อมูลพนักงานและวิธีการที่จำเป็นที่สามารถช่วยคุณในการจัดการข้อมูลของพนักงานของคุณได้

การจัดการข้อมูลพนักงานคืออะไร?

การจัดการฐานข้อมูลพนักงานเกี่ยวข้องกับการจัดระบบ การจัดเก็บ และการบำรุงรักษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานภายในองค์กรอย่างเป็นระบบ ซึ่งรวมถึงแง่มุมต่างๆ เช่น รายละเอียดส่วนบุคคล ประวัติการทำงาน บันทึกการปฏิบัติงาน ข้อมูลเงินเดือน การลงทะเบียนผลประโยชน์ และใบรับรองการฝึกอบรม

ประโยชน์ของการจัดการฐานข้อมูลพนักงาน

การบำรุงรักษาฐานข้อมูลที่ทันสมัยของพนักงานของคุณสามารถให้ประโยชน์มากมายแก่คุณ เช่น การป้อนข้อมูลอัตโนมัติ การระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับข้อมูลพนักงาน การปฏิบัติตามกฎระเบียบ ฯลฯ

มาดูประโยชน์เพิ่มเติมของการจัดการฐานข้อมูลของพนักงานกัน

• การเก็บบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพ : ช่วยให้สามารถจัดเก็บข้อมูลพนักงานอย่างเป็นระบบ เช่น รายละเอียดการติดต่อ ประวัติการทำงาน และการประเมินผลการปฏิบัติงาน
• กระบวนการทรัพยากรบุคคลที่มีความคล่องตัว : การเข้าถึงข้อมูลแบบรวมศูนย์ช่วยลดความยุ่งยากในงานต่างๆ เช่น การประมวลผลบัญชีเงินเดือน การจัดการการลา และการตรวจสอบประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพด้านทรัพยากรบุคคล
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดและข้อกำหนดทางกฎหมาย : ช่วยให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับด้านแรงงานโดยการรักษาบันทึกสัญญาของพนักงาน การรับรอง และการฝึกอบรมที่ถูกต้อง
• การสื่อสารที่ได้รับการปรับปรุง : อำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพภายในองค์กรโดยการให้ข้อมูลติดต่อที่ทันสมัย ​​และเปิดใช้งานการสื่อสารแบบกำหนดเป้าหมายสำหรับการประกาศหรือการปรับปรุงนโยบาย
• การรักษาความปลอดภัยขั้นสูง : มาตรการควบคุมการเข้าถึงและการเข้ารหัสช่วยปกป้องข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อน ลดความเสี่ยงของการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการละเมิดข้อมูล
• การจัดการผลการปฏิบัติงาน : ช่วยให้สามารถติดตามตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานของพนักงาน อำนวยความสะดวกในการทบทวนผลการปฏิบัติงาน การตั้งเป้าหมาย และการวางแผนพัฒนาอาชีพ

10 วิธีในการแปลงเป็นดิจิทัลและจัดการฐานข้อมูลพนักงานอย่างชาญฉลาด

ในการจัดการฐานข้อมูลของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถจัดหมวดหมู่ข้อมูลของพนักงานและเข้ารหัสเพื่อความปลอดภัย นอกจากนี้คุณยังจำเป็นต้องกำหนดกลยุทธ์การจัดการข้อมูลใหม่เพื่อจัดการการไหลของข้อมูลของพนักงานในองค์กรของคุณ

ต่อไปนี้คือวิธีหลักๆ ที่คุณสามารถพิจารณาเปลี่ยนให้เป็นดิจิทัลและจัดการฐานข้อมูลของพนักงานได้:

1. เข้าถึงและตรวจสอบข้อมูลของคุณเป็นประจำ

เข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณอย่างระมัดระวัง คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลประเภทใดและเกี่ยวข้องกับองค์กรของคุณอย่างไร เมื่อเข้าใจประเภทข้อมูลแล้ว คุณจะสามารถจัดระเบียบและจัดเก็บข้อมูลเหล่านั้นได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถลบฐานข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับพนักงานและองค์กรของคุณได้

2. จัดหมวดหมู่ข้อมูลพนักงานของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องจัดหมวดหมู่ข้อมูลของคุณเพื่อจัดระเบียบและจัดเรียงได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถใช้ตัววัดได้หลายตัวเพื่อจัดหมวดหมู่ข้อมูล เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลการเข้างาน รายละเอียดเงินเดือน ฯลฯ การจัดหมวดหมู่ข้อมูลประเภทต่างๆ ช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และประหยัดเวลาอันมีค่าที่อาจสูญเปล่าในการค้นหาไฟล์ที่กระจัดกระจาย

3. จำกัดการเข้าถึงข้อมูลของพนักงาน

ข้อมูลพนักงานบางประเภท เช่น เวชระเบียน เป็นความลับและสามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ด้วยเหตุนี้ คุณจึงต้องสร้างโครงสร้างที่เหมาะสมเพื่อกำหนดผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้

ในกรณีนั้น คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ HRMS เพื่อใส่รหัสผ่านและใช้วิธีการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัยเพื่อปกป้องข้อมูล

4. ปรับโฉมวิธีการจัดการข้อมูล

หากต้องการปรับเปลี่ยนวิธีหรือเทคนิคการจัดการข้อมูลของคุณ คุณต้องได้รับความชัดเจนเกี่ยวกับกฎหมายและข้อบังคับที่มีอยู่ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลของพนักงานก่อน หลังจากนั้น คุณสามารถประเมินวิธีการจัดการข้อมูลของคุณและระบุว่าจำเป็นต้องแก้ไขหรือไม่

เมื่อได้รับการประเมินแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการข้อมูลของคุณได้ เช่น การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ตามบทบาท การประเมินความเสี่ยงสำหรับข้อมูลเป็นประจำ การใช้แผนตอบสนองต่อเหตุการณ์ ฯลฯ

5. รวมซอฟต์แวร์การจัดการฐานข้อมูลพนักงาน

การเก็บรักษาบันทึกข้อมูลของพนักงานด้วยตนเองอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดของข้อมูลและเพิ่มโอกาสที่จะถูกขโมยข้อมูล ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์การจัดการข้อมูล คุณสามารถบันทึกและติดตามข้อมูลของพนักงานทั้งหมดได้ในที่เดียวโดยอัตโนมัติ ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้นจากทุกที่และทุกเวลา

6. เข้ารหัสข้อมูลพนักงาน

การละเมิดข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาเนื่องจากอาชญากรรมทางไซเบอร์เพิ่มมากขึ้น ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องใช้มาตรการที่มีประสิทธิภาพเพื่อปกป้องข้อมูลของคุณ เพื่อจุดประสงค์นั้น คุณสามารถเข้ารหัสไฟล์ข้อมูลของพนักงานของคุณได้ และรับรองว่ามีเพียงผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้

7. ฝึกอบรมพนักงานให้จัดการข้อมูลอย่างระมัดระวัง

ทีมทรัพยากรบุคคลและสมาชิกทุกคนที่เข้าถึงข้อมูลของพนักงานควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับกฎหมายที่บังคับใช้ ผลลัพธ์ของการละเมิดข้อมูล และการจัดการข้อมูลที่ไม่ดี ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาจัดการข้อมูลพนักงานได้อย่างปลอดภัย

นอกจากนี้ ให้ทีมอัปเดตเกี่ยวกับกฎหมายการจ้างงานที่มีอยู่เพื่อรักษาการปฏิบัติตามกฎหมายในการจัดเก็บข้อมูลของคุณ

8. สร้างแผนการตอบสนองต่อการละเมิดข้อมูล

สิ่งสำคัญคือต้องพัฒนาแผนการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ครอบคลุมเพื่อจัดการการละเมิดข้อมูลและเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณทราบขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อมีการละเมิดข้อมูล

9. ดำเนินมาตรการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์

คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการฐานข้อมูลพนักงานเพื่อปกป้องข้อมูลของพนักงานของคุณจากการละเมิด ด้วยซอฟต์แวร์นี้ คุณสามารถใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ต่างๆ เช่น การเข้ารหัสและไฟร์วอลล์เพื่อปกป้องข้อมูลของคุณ

10. รักษาการปฏิบัติตามความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

การอัปเดตกฎระเบียบด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เช่น GDPR (กฎหมายคุ้มครองข้อมูลทั่วไป) และ CCPA (กฎหมายความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคแห่งแคลิฟอร์เนีย) เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณประมวลผลข้อมูลของพนักงานตามกฎระเบียบที่กำหนด

ซอฟต์แวร์การจัดการฐานข้อมูลพนักงานช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณเป็นไปตามกฎระเบียบ

ประเภทของข้อมูลที่จะจัดเก็บไว้ในระบบการจัดการฐานข้อมูลพนักงาน

ระบบการจัดการฐานข้อมูลพนักงานทำหน้าที่เป็นพื้นที่เก็บข้อมูลกลางสำหรับจัดเก็บและจัดการข้อมูลพนักงานที่สำคัญทั้งหมด ข้อมูลเฉพาะที่จัดเก็บอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร อุตสาหกรรม และข้อกำหนดทางกฎหมาย

อย่างไรก็ตาม ข้อมูลบางประเภททั่วไปที่พบใน EDMS ได้แก่:

• ข้อมูลบุคลากร : เกี่ยวข้องกับข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับพนักงาน เช่น รายละเอียดประวัติการทำงาน การตรวจสอบประวัติ เอกสารการเลิกจ้าง บันทึกการเลื่อนตำแหน่ง ฯลฯ
• ข้อมูลเงินเดือน : ข้อมูลเงินเดือนมีความละเอียดอ่อนและแบ่งปันในลักษณะที่จำกัด ซึ่งอาจรวมถึงแบบฟอร์ม W-4, แบบฟอร์ม W-2, รายละเอียดธนาคาร, คำขอให้กู้ยืมเพื่อการตรวจสอบยืนยันของพนักงาน ฯลฯ
• ข้อมูลทางการแพทย์ : ข้อมูลประเภทนี้ประกอบด้วยรายละเอียดของพนักงานเกี่ยวกับการทดสอบยา ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพระราชบัญญัติการลาพักร้อนสำหรับครอบครัวและการลาพักร้อน (FMLA) ข้อมูลเกี่ยวกับโควิด-19 เป็นต้น
• ข้อมูลประชากร : ภายใต้รายละเอียดประชากร ข้อมูลเช่น เพศ เชื้อชาติ อายุ สถานะความพิการ ชาติพันธุ์ ฯลฯ จะถูกบันทึกไว้ ข้อมูลนี้ควรได้รับการรวบรวมตามความจำเป็นเท่านั้น และจะบอกคุณว่าคุณมีคนประเภทใดในทีมงานของคุณ
• ข้อมูลการจ้างงาน : ในประเภทข้อมูลนี้ บริษัทจะเก็บบันทึกประสบการณ์ในอดีตของพนักงาน สิ่งจูงใจในการจ้างงาน ข้อตกลงการจ้างงาน เอกสารทางกฎหมาย ฯลฯ ข้อมูลการจ้างงานยังรวมถึงนโยบายการลาและรายละเอียดธนาคารของพนักงานด้วย
• ข้อมูลการปฏิบัติงาน : องค์กรส่วนใหญ่ประเมินการปฏิบัติงานของพนักงานเป็นประจำ ดังนั้น พวกเขาจึงจัดเก็บข้อมูลพนักงานตามตัวชี้วัด HR ต่างๆ เพื่อประเมินประสิทธิภาพและกำหนดเกณฑ์มาตรฐานสำหรับประสิทธิภาพ

เคล็ดลับขณะจัดการชุดข้อมูลพนักงาน

ขณะจัดการชุดข้อมูลของพนักงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบและจัดหมวดหมู่ข้อมูลของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณควรสร้างแผนการตอบสนองต่อเหตุการณ์เพื่อจัดการกับกรณีการละเมิดข้อมูล

เคล็ดลับที่ควรปฏิบัติตามในขณะที่คุณจัดการข้อมูลอย่างเหมาะสม:

• ปฏิบัติตามกฎระเบียบความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่เกี่ยวข้องในระหว่างการรวบรวม การจัดเก็บ และการใช้งานข้อมูล
• หลีกเลี่ยงการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลมากเกินไปซึ่งไม่จำเป็นต่อการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล
• ดำเนินการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อรับรู้ถึงความไม่สอดคล้องกันหรือความพยายามในการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาตภายในชุดข้อมูล
• ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัย เช่น การควบคุมการเข้าถึง การเข้ารหัส และการสำรองข้อมูลเป็นประจำเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของพนักงาน
• กำจัดข้อมูลโดยปฏิบัติตามขั้นตอนการลบข้อมูลที่เหมาะสมเพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล

บทสรุป

การจัดการข้อมูลพนักงานอาจเป็นงานที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน อย่างไรก็ตาม ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ HR ที่แข็งแกร่ง คุณสามารถเปลี่ยนกระบวนการนี้ให้เป็นประสบการณ์ที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ด้วยการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง การเก็บบันทึกที่แม่นยำ และข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า คุณสามารถตัดสินใจโดยมีข้อมูลครบถ้วนเพื่อส่งเสริมพนักงานที่เจริญรุ่งเรืองและมีส่วนร่วม

การจัดการฐานข้อมูลพนักงาน: คำถามที่ถามบ่อย