การจัดการทีมดิจิทัล | การทำให้ธุรกิจของคุณเป็นดิจิทัล #6
เผยแพร่แล้ว: 2023-04-21เมื่อเร็ว ๆ นี้ การสร้างทีมดิจิทัลมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งมีส่วนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการสื่อสารระหว่างพนักงานได้ง่ายขึ้น ด้วยการทำให้เป็นดิจิทัล การจัดการทีมจะซับซ้อนน้อยลง เร็วขึ้น และแม่นยำยิ่งขึ้น ช่วยให้บริษัทติดตามความก้าวหน้าของพนักงานได้ดีขึ้น ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญในการตัดสินใจอย่างชาญฉลาด อ่านต่อ.
การจัดการทีมดิจิทัล – สารบัญ:
- การแนะนำ
- ทำไมต้องสร้างทีมดิจิทัล
- จะเลือกเครื่องมือสำหรับจัดการทีมดิจิทัลได้อย่างไร?
- เครื่องมือการจัดการทีมที่ใช้งานได้จริง
- สร้างทีมดิจิทัล
- การวัดประสิทธิภาพของทีมดิจิทัล
- สรุป
การแนะนำ
ในยุคของวิวัฒนาการทางดิจิทัล การจัดการทีมกำลัง อยู่ระหว่างการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ วิธีการจัดการแบบดั้งเดิมที่ใช้การประชุมและการสนทนาแบบเห็นหน้าเพียงอย่างเดียวกำลังถูกแทนที่ด้วยโซลูชันทางเทคโนโลยีขั้นสูงและยืดหยุ่นมากขึ้น ในบทความนี้ เราจะพูดถึงประเด็นสำคัญของการจัดการทีมดิจิทัลและเครื่องมือเชิงปฏิบัติที่สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงนี้ได้
ทำไมต้องสร้างทีมดิจิทัล
การแปลงเป็นดิจิทัลก่อให้เกิดประโยชน์มากมายต่อองค์กร ประการแรก ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน โดยปรับปรุงกระบวนการสื่อสาร การวางแผน และการควบคุม นอกจากนี้ เครื่องมือดิจิทัลยังช่วยให้ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานได้ดีขึ้นและให้ข้อมูลที่มีค่าสำหรับการวิเคราะห์ ในที่สุดพวกเขาช่วยให้ บริษัท สามารถแข่งขันในตลาดได้มากขึ้น
เจ้าของธุรกิจจำนวนมากเชื่อมโยงเครื่องมือสำหรับจัดการทีมดิจิทัลกับ การทำงานทางไกลและคอมพิวเตอร์ เท่านั้น อย่างไรก็ตาม มีหลายแพลตฟอร์มที่ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานเป็นทีม ทั้งในสำนักงาน ที่บ้าน และภาคสนาม
จะเลือกเครื่องมือสำหรับจัดการทีมดิจิทัลได้อย่างไร?
เมื่อต้องจัดการทีมดิจิทัล สิ่งสำคัญคือต้องมุ่งเน้นไปที่ความต้องการที่แท้จริงของบริษัทและฟังก์ชันซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง วิธีที่ดีที่สุดคือเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ความต้องการ นั่นคือตอบคำถามต่อไปนี้:
- เราต้องการคุณลักษณะการติดตามเวลาหรือไม่?
- เราจะใช้ไฟล์ที่แชร์หรือไม่?
- ซอฟต์แวร์ควรทำงานบนอุปกรณ์มือถือหรือคอมพิวเตอร์?
- เราต้องการแผงการจัดการสำหรับเจ้าของธุรกิจหรือผู้จัดการ หรือพื้นที่ทำงานร่วมกันจะเพียงพอหรือไม่
คำตอบจะช่วยให้เราเลือกโปรแกรมหรือชุดแอปพลิเคชันความร่วมมือที่เหมาะสม สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาการจัดการทีมแบบดิจิทัลในด้านต่อไปนี้:
- การสื่อสาร – เครื่องมือสื่อสารสมัยใหม่ เช่น แอปแชทกลุ่มและการประชุมผ่านวิดีโอ ช่วยให้สามารถสื่อสารในทีมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ตามรายงานของ TechRepublic (2021) บริษัท 95% ใช้งานแล้ว
- การแชร์ไฟล์ – โซลูชันระบบคลาวด์สำหรับการแชร์ไฟล์และการทำงานร่วมกันทางไกลถูกใช้โดย 76% ขององค์กรในปัจจุบัน แม้ว่าทุกคนจะทำงานในอาคารเดียวกัน การส่งข้อความหรือทำงานร่วมกันบนกระดาน Miro (https://miro.com/) หรือ Mural (www.mural.co) ที่ใช้ร่วมกันนั้นรวดเร็วและง่ายกว่ามาก แทนที่จะยืนอยู่ที่ กระดานไวท์บอร์ดในห้องประชุม
- ความปลอดภัย – การใช้ VPN ช่วยให้ผู้คนทำงานจากที่บ้านเพื่อแชร์ไฟล์และแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างปลอดภัย ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไม 54% ของบริษัทจึงใช้ประโยชน์จากโซลูชันนี้
- การวางแผน – ปฏิทินดิจิทัลและตัวกำหนดเวลางานช่วยให้จัดระเบียบงานและติดตามความคืบหน้าและกำหนดเส้นตายได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น บนกระดาน Kanban หรือมุมมองเหตุการณ์สำคัญและแผนงาน
- การมอบหมายงาน – ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ทำให้ง่ายต่อการมอบหมายงานให้กับสมาชิกแต่ละคนและติดตามความคืบหน้าของพวกเขา
- การควบคุม – ด้วยเครื่องมือดิจิทัล ผู้จัดการสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพของทีมแบบเรียลไทม์และตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลที่เชื่อถือได้
เครื่องมือการจัดการทีมที่ใช้งานได้จริง
มีเครื่องมือการจัดการโครงการจำนวนมากในตลาด มาดูสิ่งที่ได้รับความนิยมมากที่สุดกันดีกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาเสนอแผนบริการฟรี:
- Trello – เป็นแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ให้คุณสร้างกระดานงาน มอบหมายให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคน และติดตามความคืบหน้า พร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์พกพา
- Asana – เป็นระบบการจัดการงานและโครงการขั้นสูงที่นำเสนอคุณสมบัติต่างๆ เพื่อลดความซับซ้อนของการวางแผน การติดตาม และการทำงานร่วมกันในทีม พร้อมใช้งานบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์พกพา
- Slack – เป็นแอพส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่ทันสมัยสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในทีมที่รวมเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ เช่น Trello และ Asana ซึ่งมีให้ใช้งานบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์มือถือ
- Firmbee – เป็นเครื่องมือจัดการโครงการอันทรงพลังที่มีให้ใช้งานบนพีซี ซึ่งช่วยให้คุณใช้การติดตามเวลา ดูโครงการบนกระดาน Kanban และทำงานร่วมกับทีมและฟรีแลนซ์ของคุณได้
อย่างไรก็ตาม บางครั้ง การค้นหาซอฟต์แวร์การจัดการทีมที่เหมาะกับความต้องการของบริษัทอาจเป็นเรื่องยาก นั่นคือเวลาที่คุณควรพิจารณาตัวเลือกที่ได้รับความนิยมน้อยกว่า:
- พบปะที่ปรึกษา – หลายคนในปัจจุบันช่วยเลือกและปรับใช้ซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจ ที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์และเป็นอิสระจะช่วยเลือกวิธีแก้ปัญหาตามหลักการ "ดีที่สุดของสายพันธุ์" กล่าวคือเหมาะสมที่สุดสำหรับการแก้ปัญหาเฉพาะมากกว่าที่จะตอบสนองความต้องการส่วนบุคคล โซลูชันที่เลือกด้วยวิธีนี้สามารถเชื่อมโยงเข้าด้วยกันโดยใช้ API (อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน) เพื่อสร้างส่วนรวมที่ไม่เหมือนใครซึ่งปรับให้เหมาะกับความต้องการของบริษัท
- การร่วมมือกับบริษัทซอฟต์แวร์ – เป็นโซลูชันราคาแพงที่เปิดโอกาสให้คุณสร้างซอฟต์แวร์เฉพาะที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของบริษัทใดบริษัทหนึ่งโดยไม่ต้องจ้างทีมงานหรือฟรีแลนซ์ ตลอดจนระบุและกำหนดความต้องการของบริษัทบน ของคุณเอง
สร้างทีมดิจิทัล
เครื่องมือการจัดการโครงการที่มีอยู่ในตลาดได้รับการออกแบบมาเป็นอย่างดี ดังนั้น การสร้างทีมดิจิทัล จึงไม่จำเป็นต้องใช้ความพยายามมากนักจากพนักงาน เมื่อเราวิเคราะห์ความต้องการและเลือกเครื่องมือเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการ
เป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มต้นด้วยการฝึกอบรมสมาชิกในทีมเพื่อให้คุ้นเคยกับ เครื่องมือที่เลือก และสอนวิธีใช้งาน โดยปกติแล้ว การติดตั้งแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือลงชื่อเข้าใช้เบราว์เซอร์ก็เพียงพอแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการหารือเกี่ยวกับวิธีดำเนินการและตอบคำถามเช่น:
- ใครจะมอบหมายงานและเมื่อใด
- การแจ้งเตือนการมอบหมายงานใหม่จะแสดงที่ใด
อย่างไรก็ตาม ในขั้นตอนนี้ คุณควรใช้ เครื่องมืออย่างเป็นธรรมชาติ ด้วยวิธีนี้จะเป็นการง่ายที่สุดในการระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่ต้องเสียเวลาพูดคุยถึงปัญหาที่ชัดเจน
การวัดประสิทธิภาพของทีมดิจิทัล
การติดตามความคืบหน้าและรวบรวมคำติชมจากทีมมีความสำคัญพอๆ กับ การนำเครื่องมือสื่อสารดิจิทัลมาใช้ ซึ่งสามารถทำได้โดยการเปรียบเทียบผลลัพธ์ก่อนการแปลงเป็นดิจิทัลกับผลลัพธ์ปัจจุบัน โดยให้ความสนใจกับตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพเช่น:
- เวลาทำงานให้เสร็จ – ซึ่งสามารถปรับปรุงได้อย่างมาก เช่น เปลี่ยนการโทรไปยังพนักงานเคลื่อนที่ที่ทำงานที่ไซต์ของลูกค้าเป็นข้อความที่มีที่อยู่และตำแหน่ง GPS ตลอดจนคำอธิบายของงานที่ต้องทำ
- ความถี่ของการปฏิสัมพันธ์ในทีม – การแลกเปลี่ยนข้อมูลจะเข้มข้นขึ้นในขณะที่ใช้เวลาน้อยลงและเกี่ยวข้องกับเฉพาะผู้ที่มีผลกระทบอย่างแท้จริงในการแก้ปัญหาเฉพาะ
- ระดับความพึงพอใจของลูกค้า – ตัวอย่างเช่น หากทีมงานจัดการกับการบริการลูกค้า ความพร้อมของข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อของบุคคลในเครื่องมือดิจิทัลสามารถมีผลกระทบเชิงบวกอย่างมากต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า
สรุป
ด้วยการลงทุนในเครื่องมือที่เหมาะสมและนำไปใช้งาน บริษัทต่างๆ จะสามารถมีประสิทธิภาพมากขึ้น แข่งขันได้ และปรับปรุงการทำงานร่วมกันในทีม องค์ประกอบหลักของการจัดการทีมดิจิทัลคือการสื่อสาร การวางแผน การมอบหมายงาน และการควบคุม การสละเวลาบางส่วนเพื่อวิเคราะห์ความต้องการ การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม การฝึกอบรมทีม และการวัดประสิทธิภาพของโซลูชันที่ดำเนินการนั้นคุ้มค่า
อนาคตของเครื่องมือการจัดการโครงการไม่เพียงแต่สนับสนุนประสิทธิภาพของพนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเป็นอยู่ที่ดีและความพึงพอใจของพนักงานด้วย การพัฒนาเทคโนโลยี เช่น ปัญญาประดิษฐ์และระบบอัตโนมัติ ตลอดจนการแนะนำโซลูชันเกม สามารถช่วยปรับปรุงคุณภาพชีวิตการทำงานได้
เครื่องมือดิจิทัลจะช่วยให้ผู้นำตรวจสอบระดับความพึงพอใจและการมีส่วนร่วมของพนักงาน ตลอดจนระบุส่วนที่ต้องปรับปรุง ด้วยโซลูชั่นที่ทันสมัย เช่น ชั่วโมงการทำงานที่ยืดหยุ่น สำนักงานระยะไกล และแพลตฟอร์มเพื่อสนับสนุน การพัฒนาทางวิชาชีพ การจัดการจะมุ่งเน้นไปที่ความต้องการและความคาดหวังของพนักงานแต่ละคนมากขึ้น การปรับเปลี่ยนเครื่องมือที่ทันสมัยให้เหมาะกับแต่ละบุคคลสามารถทำให้ความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานมีบทบาทสำคัญในอนาคตของการจัดการทีม ซึ่งมีส่วนช่วยให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ความพึงพอใจในงาน และการรักษาบุคลากรที่มีความสามารถ
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แอนดี้ นิโคลส์
นักแก้ปัญหาที่มี 5 ระดับที่แตกต่างกันและแรงจูงใจที่ไม่มีที่สิ้นสุด สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของและผู้จัดการธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า ความใจกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด
แปลงธุรกิจของคุณให้เป็นดิจิทัล:
- ธุรกิจดิจิทัลคืออะไร?
- จะหลีกเลี่ยงหลุมพรางของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลได้อย่างไร
- สร้างความสมดุลระหว่างการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลกับความปลอดภัยของข้อมูล
- การตลาดดิจิทัล
- การจัดการการเงินดิจิทัลและการบัญชีออนไลน์
- การจัดการทีมดิจิทัล