วิธีการจัดการการทำงานจากทีมที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ

สองสามเดือนก่อน สิ่งต่างๆ เปลี่ยนไปมาก การเป็นส่วนหนึ่งของทีมที่ทำงานที่บ้านทั้งสัปดาห์นั้นไม่เคยคิดมาก่อน แต่ในความเป็นจริงใหม่นี้ที่เกิดจากการแพร่กระจายของ COVID-19 ที่โชคร้าย สิ่งนี้กลายเป็นเรื่องธรรมดา

อย่างไรก็ตาม การทำงานจากที่บ้านได้รับความนิยมในหลายองค์กร แม้กระทั่งก่อนยุคของการกักกัน หลายทีมได้ฝึกฝนสิ่งนี้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่สามารถบรรเทาความท้าทายมากมายที่มีอยู่ในทีมที่ทำงานจากที่บ้านได้สำเร็จ

ในคู่มือนี้เราจะพูดถึง

• ความท้าทายทั่วไปบางประการเหล่านี้ในการจัดการพนักงานจากระยะไกลที่คุณอาจเคยพบมาแล้ว
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณสามารถปฏิบัติตามเพื่อให้อยู่ในอันดับต้น ๆ ของเกม

ความท้าทายของการจัดการทีมที่ทำงานจากที่บ้าน

มีความท้าทายมากมายในการจัดการทีม และเมื่อทีมนั้นกระจายไปทั่วทวีปหรือทั่วโลก ก็ยิ่งยากที่จะเป็นผู้นำ

การระบุสิ่งที่ส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีมระยะไกลของคุณก่อน จะทำให้คุณใกล้ชิดกับการค้นหาโซลูชันที่คุณต้องการมากขึ้น

เมื่อต้องจัดการพนักงานทางไกล คุณต้องเจอความท้าทายเหล่านี้ด้วยตัวเอง

• ขาดปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัว ในขณะที่ผู้จัดการกังวลว่าพนักงานอาจไม่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเท่าที่ควรภายใต้การดูแล แต่พนักงานเองก็ดิ้นรนโดยไม่ได้รับการสนับสนุนจากหัวหน้า สิ่งนี้จะนำไปสู่ความยากลำบากในการสร้างความไว้วางใจระหว่างสมาชิกในทีม

• เขตเวลาต่างๆ ที่นำไปสู่ปัญหาในการจัดตารางเวลา การประชุมที่คุณต้องการกำหนดเวลาในตอนเช้าอาจส่งผลต่อการพักเที่ยงของสมาชิกในทีมของคุณ

• ขาดการเข้าถึงข้อมูลรวมถึงทรัพยากร เอกสาร ฯลฯ เมื่อทำงานจากที่เดียวกัน คุณจะต้องหันหลังกลับและขอสิ่งที่คุณต้องการจากเพื่อนร่วมงาน แต่เมื่อทำงานจากที่บ้าน มันเป็นสถานการณ์ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง

• รบกวนที่บ้าน. เว้นแต่คุณจะอยู่คนเดียว คุณจะถูกรบกวนหลายครั้งโดยผู้อยู่อาศัยอื่น ๆ ในบ้านของคุณ สิ่งนี้สามารถส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ในขณะเดียวกัน การขาดปฏิสัมพันธ์ทางสังคมจะทำให้พนักงานรู้สึกโดดเดี่ยว

• หากทีมของคุณประกอบด้วยผู้คนจากทั่วทุกมุมโลก คุณอาจเผชิญกับอุปสรรคด้านวัฒนธรรมและภาษา

• การปลูกฝังวัฒนธรรมองค์กรของคุณอาจประสบปัญหาเมื่อเวลาผ่านไป วัฒนธรรมบริษัทได้รับการส่งเสริมอย่างเป็นธรรมชาติในสำนักงาน แต่อาจไม่เหมือนกันสำหรับทีมที่ทำงานจากที่บ้าน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการการทำงานจากทีมที่บ้าน

มาดูแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณเอาชนะความท้าทายที่เราได้กล่าวถึงข้างต้นอย่างมีประสิทธิภาพ

ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมและกำหนดแนวทาง

ในสภาพแวดล้อมของสำนักงาน คุณสามารถรวมทีมของคุณเข้าด้วยกัน พูดคุยเกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ และวางแผนได้

มันไม่ง่ายเลยที่จะทำเช่นนั้นกับทีมที่ทำงานจากที่บ้าน แต่การผสานรวมชุดเครื่องมือที่เหมาะสมกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณจะมั่นใจได้ว่าทีมอยู่ในหน้าเดียวกัน แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในตำแหน่งเดียวกันก็ตาม

เครื่องมือที่คุณต้องลงทุน ได้แก่

• เครื่องมือแชทและการประชุมทางวิดีโอ สำหรับการสื่อสาร มีตัวเลือกมากมายที่คุณสามารถเลือกได้ Slack, Zoom, Skype และอื่น ๆ เป็นต้น และสิ่งสำคัญคือต้องจัดหาเครื่องมือที่หลากหลายเพื่อส่งเสริมการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมในช่วงเวลาทำงานและนอกเวลาทำงานด้วย
• เครื่องมือการจัดการโครงการ/งาน เพื่อติดตามประสิทธิภาพ
• เครื่องมือแก้ไขและแชร์เอกสาร/ไฟล์ เช่น Google Docs และ OneDrive การจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ในที่เดียวจะทำให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่าย
• แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันด้วยภาพ เพื่อจำลองไวท์บอร์ดในสำนักงานของคุณ ซอฟต์แวร์พื้นที่ทำงานออนไลน์อย่าง Creately สามารถช่วยวางแผน Sprint ระดมความคิด ทำงานร่วมกันบน Wireframe ของผลิตภัณฑ์ หรือวิเคราะห์กระบวนการแบบเรียลไทม์

ต่อไปนี้คือรายการเครื่องมือเพิ่มเติมสำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันสำหรับทีม WFH

สิ่งสำคัญเท่ากับการเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมคือการสร้างกฎพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการใช้งานและเวลาที่ควรใช้ การชี้แจงล่วงหน้าจะช่วยคุณประหยัดเวลาและความสับสน ตัวอย่างเช่น,

• พร้อมใช้งานบนแพลตฟอร์มแชทของคุณเสมอเมื่อคุณทำงาน และหากคุณจะลาออก ให้แจ้งผู้อื่น
• เปิดวิดีโอเมื่อคุณเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ หรือมีการประชุมเช็คอินรายวัน
• แยกย่อยงานแต่ละงานบนแพลตฟอร์มการจัดการโครงการและประมาณการตามชั่วโมง

สื่อสารและมีส่วนร่วมกับทีมของคุณอย่างต่อเนื่อง

การสื่อสารกับพนักงานของคุณเป็นประจำเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถพึ่งพาคุณและให้คำปรึกษาคุณได้ นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสที่ดีในการเรียนรู้เกี่ยวกับข้อกังวล คำถาม และข้อเสนอแนะของพวกเขา

คุณสามารถมีการประชุมแบบตัวต่อตัว แบบตัวต่อตัว แบบรายวันหรือรายสัปดาห์ หรือเพียงแค่ส่งข้อความบนแพลตฟอร์มแชทของคุณเพื่อขอข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังทำงานอยู่

แจ้งให้ทีมของคุณทราบเมื่อคุณจะว่างและวิธีที่ดีที่สุดในการเข้าหาคุณ หากเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นในช่วงเช้าตรู่ การแชร์หมายเลขโทรศัพท์มือถือกับทีมจะช่วยให้พวกเขาสามารถโทรหาคุณหรือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีได้

นอกจากนี้ ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมใช้ช่องทางสาธารณะสำหรับการสนทนาเกี่ยวกับงานของพวกเขา ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นและให้ความช่วยเหลือในกรณีที่จำเป็น

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารของทีมที่ทำงานจากที่บ้าน

กังวลเกี่ยวกับเขตเวลาที่แตกต่างกัน

เมื่อทั้งทีมกระจัดกระจายไปตามสถานที่ต่างๆ คุณต้องตระหนักเป็นพิเศษเกี่ยวกับเขตเวลาต่างๆ ที่พวกเขาอาศัยอยู่

• เมื่อจัดกำหนดการประชุม อย่าลืมตรวจสอบกับทุกคนและกำหนดการของพวกเขา และเลือกเวลาที่ทุกคนสะดวกใจด้วย
• บันทึกประเด็นสำคัญที่พูดคุยระหว่างการประชุมของคุณ เพื่อให้คุณสามารถแบ่งปันกับสมาชิกในทีมที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ในระหว่างการสนทนา

• นอกจากนี้คุณยังสามารถดำเนินการเพิ่มเติมและบันทึกการประชุมของคุณเพื่อให้พวกเขาดูในภายหลังหรือสรุปสิ่งที่ได้พูดคุยกันแบบตัวต่อตัวในวันถัดไป

ใช้ความพยายามเพิ่มเติมในการทำงานร่วมกันและการสร้างทีม

สองสิ่งที่ทีมที่ทำงานจากที่บ้านมักจะขาดคือความไว้วางใจและจิตวิญญาณของทีม หากไม่มีพวกเขา ทีมจะไม่สามารถพึ่งพาซึ่งกันและกันและเติบโตในความสัมพันธ์ของพวกเขาได้

ในขณะที่ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยให้ทีมของคุณมีแพลตฟอร์มในการทำงานร่วมกัน คุณยังต้องหาวิธีเพิ่มเติมที่จะช่วยให้ทีมของคุณมีความผูกพัน

• เริ่มต้นด้วยการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบและความสัมพันธ์การรายงานภายในทีมอย่างชัดเจน ทีมงานที่มีโครงสร้างดีซึ่งรู้ว่าตนอยู่ที่ไหนและรายงานใครเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและเพิ่มความร่วมมือ

• ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันนอกเหนือจากงาน พวกเขาสามารถมีกลุ่ม Facebook หรือช่อง Slack แยกต่างหากสำหรับการสนทนาที่สนุกสนานที่พวกเขาจะมีในขณะที่รับประทานอาหารกลางวันหรือห้อยอยู่ริมเครื่องทำน้ำเย็นถ้าพวกเขาอยู่ที่สำนักงาน เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการให้พนักงานที่อยู่ห่างไกลได้ทำความรู้จักกันในระดับส่วนตัว ซึ่งจะสะท้อนถึงความผูกพันในทีมในเชิงบวก
• ทิ้งไว้สองสามนาทีก่อนเริ่มการประชุมเพื่อสนทนาแบบเป็นกันเอง
• จัดกิจกรรมการสร้างทีมเสมือนจริงทุกครั้งที่ทำได้ เป็นกุญแจสำคัญในการส่งเสริมความสุขของพนักงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ต่อไปนี้คือกิจกรรมการสร้างทีมเสมือนจริงราคาไม่แพงที่คุณสามารถลองใช้ได้ทันที

มีความชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังและเป้าหมาย

หากคุณต้องการผลลัพธ์ที่ต้องการ แจ้งให้ทีมของคุณทราบอย่างชัดเจน การตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนและการกำหนดเป้าหมายล่วงหน้าจะช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้เร็วขึ้น

จะเริ่มต้นด้วย

• กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับทุกคนเป็นรายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส และหารือเกี่ยวกับแผนปฏิบัติการของพวกเขา

• ให้คำติชมของคุณเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของพนักงานบ่อยครั้ง อีกทั้งให้โอกาสในการฟังความคาดหวังของพวกเขาด้วย
• มีส่วนร่วมกับทีมของคุณอย่างสม่ำเสมอ โดยให้การสนับสนุนทางอารมณ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขากำลังดิ้นรนกับความวิตกกังวลและความเครียด
• กำหนดแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณคาดหวังจากทีมของคุณ (เช่น ต้องการให้อีเมลทั้งหมดตอบภายใน 24 ชั่วโมง) จัดทำเอกสารเหล่านี้และจัดเก็บไว้ในศูนย์กลางที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้
• รับรู้และเฉลิมฉลองชัยชนะของพนักงานเพื่อให้มีแรงจูงใจ

มีคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการพนักงานระยะไกลไหม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เราได้พูดคุยกันนั้นมีราคาไม่แพงและสามารถนำไปปฏิบัติได้ทันทีเพื่อให้แน่ใจว่าได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ ต้องการเพิ่มเคล็ดลับเพิ่มเติมในรายการหรือไม่ แสดงความคิดเห็นด้านล่าง

คุณและทีมของคุณเริ่มทำงานจากที่บ้านเมื่อเร็วๆ นี้หรือไม่? นี่คือแนวทางปฏิบัติสำหรับการทำงานจากที่บ้านในฐานะทีม ซึ่งครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล