การจัดการห้องประชุมเสมือนจริง: เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ

ในฐานะผู้จัดการบัญชีตัวแทนการตลาดที่ทำงานระยะไกลจากสำนักงานที่บ้านของฉัน การประชุมเสมือนจริงได้กลายเป็นวิธีที่จำเป็น คุ้มค่า และสะดวกสบายในการติดต่อกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานของฉัน ซึ่งหลายคนกระจัดกระจายอยู่ทั่วประเทศ การเปิดใช้งานการมีส่วนร่วมจากที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ใดๆ (ด้วยการเชื่อมต่อ WiFi ที่เสถียร) ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการจัดประชุมจะลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจได้อย่างมาก เนื่องจากค่าใช้จ่ายของเที่ยวบิน ที่พัก และอาหารหมดไปโดยสิ้นเชิง

และใครไม่อยากลดรายจ่ายที่ไม่จำเป็นใช่ไหม

แต่สิ่งที่คุณอาจคาดไม่ถึงก็คือ การประชุมเสมือนจริงสามารถส่งเสริมพนักงานที่มีประสิทธิผลและครอบคลุมมากขึ้น! อันที่จริง ผลการศึกษาแสดงให้เห็นว่าพนักงานทางไกลที่ใช้ประโยชน์จากการประชุมเสมือนจริงนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่าถึง 13%

ดังที่กล่าวไปแล้ว การแชร์หน้าจอหรือการประชุมทางโทรศัพท์ทุกครั้งไม่ได้ถูกกำหนดขึ้นเพื่อความสำเร็จ หากไม่มีโครงสร้างและคำแนะนำที่ถูกต้อง การประชุมเสมือนจริงก็อาจผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว (บางที บางอย่างแบบนี้...)

เพื่อเพิ่มประสบการณ์ในห้องประชุมเสมือนจริงให้สูงสุดสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของเซสชัน ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรปฏิบัติตาม:

การเลือกเทคโนโลยีที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ

Skype for Business, Zoom, GoToMeeting และ WebEx เป็นแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอเสมือนจริงที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานร่วมกัน ซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถแชร์เอกสาร แชท และบันทึกการประชุมได้ โซลูชันบางอย่างยังมีตัวเลือกการปรับแต่งเองซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างแบรนด์ห้องประชุมด้วยโลโก้และสีของบริษัทของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น หากคุณกำลังมองหาแพลตฟอร์มการส่งงานกิจกรรมเสมือน จริง ที่ทันสมัย ​​เป็นมืออาชีพ และเชื่อถือได้ มีเพียงไม่กี่แห่งในตลาดที่นำเสนอโซลูชันที่จัดการด้วยตนเองสำหรับการประชุมภายในหรือภายนอก การสัมมนาทางเว็บ การศึกษาและการฝึกอบรม ไม่ต้องสงสัยเลยว่า เราสามารถคาดหวังได้ว่าเมื่อ 'สถานที่ทำงานเสมือน' ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ จำนวนเครื่องมือสื่อสารและซอฟต์แวร์ที่มีอยู่จะเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์:

• หากคุณกำลังใช้แพลตฟอร์มใหม่ การฝึกฝนจะทำให้สมบูรณ์แบบ! อย่าลืมตรวจสอบและลองใช้ฟีเจอร์ ฟังก์ชัน และการนำทางต่างๆ ก่อนถ่ายทอดสด
• ในฐานะเจ้าภาพการประชุม จะเป็นคนแรกในสายเสมอ จัดสรรเวลาสองสามนาทีในช่วงเริ่มต้นการประชุมแต่ละครั้งสำหรับผู้เข้าร่วมใหม่เพื่อดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ที่จำเป็นในการเข้าร่วมการประชุมของคุณ หรือเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องด้านเทคโนโลยีหรือปัญหาการเชื่อมต่อที่อาจพบ มันสามารถเกิดขึ้นได้ดีที่สุดของเรา!

การประชุมก่อนการทำงานเป็นสิ่งสำคัญ

การสร้างและส่งวาระการประชุมที่มีรายละเอียดชัดเจน (ล่วงหน้า!) จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีสมาธิและจดจ่อกับงาน อย่าลืมแนบวาระการประชุมเมื่อคุณส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมที่รวมเข้ากับปฏิทินของผู้เข้าร่วมประชุม หากจำเป็นต้องตรวจสอบงานก่อนการประชุมหรือเอกสารก่อนการประชุม โปรดระบุให้ชัดเจนในข้อความของคุณ ไม่มีอะไรฆ่าโมเมนตัมของการประชุมได้เร็วกว่าการขาดการมีส่วนร่วมเพราะไม่มีใครทำการบ้านเสร็จ

กฎทั่วไปที่ดีอีกประการหนึ่งที่ควรปฏิบัติตามคือการหลีกเลี่ยงการนำเสนอข้อมูลใหม่ในระหว่างการประชุม ขอย้ำอีกครั้งว่า คุณควรส่งเอกสารสำคัญล่วงหน้าหลายวันและขอให้ผู้เข้าร่วมทบทวนเนื้อหาทั้งหมดก่อนการประชุม เพื่อให้พวกเขาสามารถลงทุนในเนื้อหาได้อย่างเต็มที่และพร้อมที่จะเข้าร่วมในการสนทนา

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์:

• เมื่อสร้างวาระการประชุม อย่าลืมจัดการหัวข้อสำคัญในตอนเริ่มการประชุมเมื่อระดับพลังงานของทุกคนอยู่ในระดับสูง
• จัดให้มีการประชุมกับผู้เข้าร่วมประชุมในจำนวนที่เหมาะสม เพื่อให้ทุกคนรู้สึกมีคุณค่าและมีโอกาสมีส่วนร่วมโดยไม่รู้สึกเร่งรีบ

เริ่มการประชุม  

ในขณะที่คุณเตรียมที่จะเริ่มต้นการประชุมเสมือน อย่าลืมขจัดเสียงรบกวนรอบข้าง ฉันขอย้ำว่าถ้าคุณเป็นเจ้าภาพจัดการประชุม คุณควรเป็นคนแรกที่ลงชื่อหรือโทรเข้าห้องประชุม ซึ่งเปิดโอกาสให้คุณต้อนรับสมาชิกเมื่อพวกเขาเข้าร่วมและแนะนำตัวอย่างเป็นทางการ โปรดทราบว่าผู้เข้าร่วมบางคนอาจเข้าร่วมจากโทรศัพท์มือถือและสามารถระบุได้บนอินเทอร์เฟซของแพลตฟอร์มของคุณเป็น Caller #1 หรือหมายเลขโทรศัพท์เท่านั้น

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์:

• ขอให้สมาชิกระบุชื่อก่อนพูด แม้ว่าพวกเขาจะเคยพูดไปแล้วในการประชุมมาก่อนก็ตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากในสายหรือคุณกำลังสนทนากับผู้คนเป็นครั้งแรก จะทำให้ผู้พูดคนหนึ่งสับสนได้ง่าย
• เพื่อให้ผู้เข้าร่วมทางโทรศัพท์มีส่วนร่วม (และเพื่อยืนยันว่าข้อมูลที่ป้อนเข้ามามีความสำคัญ) ให้ถามความคิดเห็นหรือคำตอบก่อนเมื่อถามคำถามกับกลุ่ม ยิ่งไปกว่านั้น คุณจะไม่ปล่อยให้พวกเขาหลุดมือไปโดยไม่ตั้งใจ!

อำนวยความสะดวกในการประชุม

หนึ่งในความท้าทายในการประชุมเสมือนที่พบบ่อยที่สุดคือการรักษาให้สมาชิกมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน ใช่ พวกเราทุกคนยุ่งมากในบางครั้ง และการประชุมเสมือนจริงที่หยุดนิ่งอาจดึงดูดให้ผู้เข้าร่วมประชุม "ปิดเสียง" ตัวเองและทำงานอื่นๆ ให้สำเร็จในระหว่างการประชุม เช่น การ ตรวจสอบอีเมล ข้อความ ผลการแข่งขันกีฬาล่าสุด Instagram ฯลฯ

คุณสามารถต่อสู้กับการฟังแบบพาสซีฟนี้ได้โดยขอให้สมาชิกไม่ปิดเสียงตัวเอง (หากพวกเขาอยู่ในพื้นที่ที่เงียบสงบด้วย) และแม้กระทั่งโดยการสนับสนุนให้สมาชิกเข้าร่วมผ่านวิดีโอ

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์:

• อีกวิธีหนึ่งในการดึงดูดผู้เข้าร่วมการประชุมคือการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือและคุณสมบัติของแพลตฟอร์ม นอกเหนือจากการเชิญการแบ่งปันความคิดด้วยวาจา ขอให้ผู้เข้าร่วมพิมพ์คำถามหรือคำตอบในช่องแชท มอบหมายงานให้สมาชิก หรือใช้โพลแบบโต้ตอบ เป้าหมายที่เหมาะสมคือกำหนดให้การประชุม 80% เป็นแบบอินเทอร์แอกทีฟ และ 20% ของการประชุมต้องการการมีส่วนร่วมแบบพาสซีฟ

นั่นห่อ!

ก่อนจบการประชุม ให้ใช้เวลาสองสามนาทีเพื่อสรุปสิ่งที่กล่าวถึงเสมอ ทุกคนจะรู้สึกดีขึ้นเกี่ยวกับเวลาที่ใช้ในการโทรศัพท์หากมีความรู้สึกถึงความสำเร็จร่วมกัน

บางทีสิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าคือการกำหนดขั้นตอนต่อไป – หรือรายการการดำเนินการใดๆ ที่สมาชิกต้องดูแลในการโทร ถ้าเป็นไปได้ ให้กำหนดวันที่และเวลาสำหรับการประชุมครั้งต่อไปในขณะที่ทุกคนยังคงอยู่ และสุดท้ายหลังการประชุม อย่าลืมส่งบันทึกให้ผู้เข้าร่วมทุกคน สรุปรายการการทำงานเดียวกันนั้นและให้คำแนะนำเพิ่มเติม

แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์:

• สำหรับคำแนะนำเชิงปฏิบัติเพิ่มเติมที่คุณสามารถใช้เพื่อเสริมประสิทธิภาพของทีมเสมือนของคุณ โปรดดูหนังสือเล่มนี้: ทีมเสมือนชั้นนำที่มีประสิทธิภาพ: การเอาชนะเวลาและระยะทางเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม เขียนโดย Guided Insights Principal Nancy Settle-Murphy มันยอดเยี่ยมมาก!

มีข้อเสนอแนะอื่น ๆ สำหรับการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมเสมือนจริงของคุณหรือไม่? โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง