วิธีการเขียนบันทึกช่วยจำ: เคล็ดลับและแม่แบบ (2022)

บันทึกช่วยจำหรือที่เรียกว่าการช่วยเตือนและบันทึกเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ ใช้สำหรับการสื่อสารภายในเกี่ยวกับธุรกิจหรือขั้นตอนทางการ

เป็นช่องทางหลักในการสื่อสารข้อมูลกับพนักงานภายในองค์กร บันทึกช่วยจำนั้นรวดเร็วและเป็นตัวเลือกที่มีประสิทธิภาพสำหรับการกระจายข้อมูล

ไม่เหมือนอีเมล คุณสามารถส่งบันทึกเป็นข้อความไปยังพนักงานกลุ่มใหญ่ได้ อาจเป็นทั้งแผนกของคุณหรือแม้แต่ทุกคนที่ทำงานในบริษัทของคุณ

อย่างไรก็ตาม การเขียนบันทึกช่วยจำอาจเป็นเรื่องยุ่งยากหากคุณไม่ทราบรูปแบบต่างๆ เป็นอย่างดี หากต้องการทราบวิธีเขียนบันทึกช่วยจำ ให้อ่านบทความต่อไปเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับหัวข้อนี้มากขึ้น

คุณควรเลือกรูปแบบการเขียนบันทึกอย่างไร

ในการเลือกรูปแบบที่เหมาะสม สิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจว่ารูปแบบต่างๆ มีวัตถุประสงค์หรือวัตถุประสงค์ต่างกัน

ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณกำลังเลือก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนบันทึกข้อมูลเพื่อแบ่งปันข้อมูลกับพนักงานของคุณ จากนั้นสำหรับบันทึกคำขอ คุณจะต้องให้ความสำคัญกับด้านที่น่าเชื่อถือ

มีหลายประเภทที่คุณสามารถพบได้ในบันทึกช่วยจำ ซึ่งรวมถึงการยืนยัน การขอข้อมูล รายงานประจำงวด ผลการศึกษา และบันทึกข้อเสนอแนะ

อย่างไรก็ตาม บันทึกช่วยจำทุกประเภทอาจมีรูปแบบที่คล้ายกัน แต่คุณจะพบความแตกต่างบางประการในเนื้อหาของข้อความ

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการเน้นว่าข้อความประเภทใดที่คุณจะเขียนจึงเป็นเรื่องสำคัญ รวมทั้งคนที่คุณจะส่งบันทึกช่วยจำถึงด้วย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์หรือจุดประสงค์ที่บันทึกช่วยจำนั้นมีอยู่

อะไรคือส่วนของบันทึกช่วยจำธุรกิจ ?

บันทึกทางธุรกิจแบ่งออกเป็นส่วนต่าง ๆ ซึ่งแตกต่างจากจดหมายธุรกิจที่เป็นทางการซึ่งไม่มีคำทักทายหรือลายเซ็นของผู้ส่ง

รูปแบบบันทึกช่วยจำทั่วไปประกอบด้วยส่วนต่างๆ เช่น:

หัวเรื่อง

ส่วนหัวจะมีชื่อและที่อยู่ของบริษัทด้วย อย่างไรก็ตาม หากคุณมีหัวจดหมาย ข้อมูลนี้จะถูกพิมพ์ออกมาแล้ว

ด้านล่างส่วนนี้ คุณจะต้องเขียนคำว่า Memorandum หรือ Memo สิ่งนี้จะช่วยในการสร้างข้อความที่สื่อสารผ่านการใช้บันทึกช่วยจำ

ผู้รับ

ส่วนนี้มีไว้สำหรับระบุผู้รับ

นี่คือที่ที่คุณต้องพูดถึงว่าบันทึกนี้จะเป็นของใครหรือเป็นของใคร

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนบันทึกสำหรับพนักงานของคุณในแผนกการตลาด

ที่นี่คุณต้องพูดถึง “ ถึง: พนักงานแผนกการตลาดทุกคน”

ผู้ส่ง

ส่วนผู้ส่งมีไว้สำหรับระบุว่าใครเป็นคนเขียนบันทึกช่วยจำ ประกอบด้วยชื่อ แผนก และการกำหนด

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นผู้ช่วยผู้จัดการจากฝ่ายขาย

ในที่นี้คุณต้องระบุชื่อของคุณก่อน แล้วจึงเพิ่ม “ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายขาย”

CC หรือผู้รับเพิ่มเติม

CC ( Carbon Copy ) หรือ Recipients เพิ่มเติม คือส่วนที่คุณกล่าวถึงผู้ที่จะส่งสำเนาบันทึกช่วยจำเพื่อข้อมูล

ชื่อที่กล่าวถึงในที่นี้ไม่ได้ส่งถึงบันทึกช่วยจำหรือส่วนถึงโดยตรง

วันที่

สิ่งสำคัญคือคุณต้องระบุวันที่ที่บันทึกช่วยจำ รวมเมื่อคุณได้เขียนบันทึกช่วยจำในส่วนวันที่

หัวเรื่อง

หัวเรื่องเป็นส่วนที่คุณต้องเขียนแนวคิดสั้น ๆ และแม่นยำว่าบันทึกนี้เกี่ยวกับอะไร

ในที่นี้ คุณต้องพูดถึงแนวคิดสั้นๆ เกี่ยวกับเนื้อหาในบันทึกช่วยจำ

ตัวอย่างเช่น ถ้าบันทึกเป็นเรื่องเกี่ยวกับการฝึกอบรมสำหรับพนักงานที่ทำงานในแผนก SEO จากนั้นคุณต้องเขียนว่า “ เรื่อง: เซสชั่นการฝึกอบรมสำหรับพนักงานในแผนก SEO”

เนื้อหาข้อความ

เนื้อหาข้อความมีความสำคัญและส่วนที่คุณต้องให้ความสำคัญมากที่สุด

เนื้อหาข้อความรวมถึงสิ่งที่บันทึกเป็นข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลและวัตถุประสงค์ คุณสามารถแบ่งออกเป็นสองหรือสามย่อหน้า

ย่อหน้าแรกของเนื้อหานี้ระบุวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำ ตอนนี้คุณสามารถย้ายไปยังย่อหน้าถัดไปเพื่อกล่าวถึงข้อมูลหรือข้อความ

ถ้าเนื้อหายาว คุณสามารถเพิ่มบทสรุปของข้อความได้ นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่ม CTA หรือคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน

ซึ่งจะช่วยในการทำความเข้าใจว่าผู้รับควรดำเนินการอย่างไร

เอกสารแนบ

อย่างไรก็ตาม การเพิ่มสิ่งที่แนบมานั้นไม่สำคัญหรือจำเป็น แต่คุณสามารถเพิ่มหากบันทึกนั้นเกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ที่นำเสนอ การวิจัย หรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

จากนั้นบันทึกควรมีไฟล์แนบเพื่อยืนยันข้อความในบันทึกช่วยจำ

วิธีการเขียนบันทึกช่วยจำธุรกิจของคุณ?

ตอนนี้คุณต้องเข้าใจว่าคุณควรเขียนบันทึกช่วยจำอย่างไร การเขียนมีขั้นตอนพื้นฐานไม่กี่ขั้นตอนที่ง่ายและน่าติดตาม

ประกอบด้วย:

ขั้นตอนที่ 1: เขียนบันทึกของคุณเพื่อวัตถุประสงค์อะไร

วรรคแรกของคุณควรกล่าวถึงวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำของคุณ

บุคคลที่กำลังอ่านบันทึกช่วยจำควรเข้าใจทันทีว่าผู้ส่งกำลังสื่อสารอะไรกับพวกเขาในย่อหน้าเกริ่นนำ

นอกจากนี้ เนื้อหาในบันทึกช่วยจำของคุณควรสร้างขึ้นในลักษณะที่สามารถตอบคำถามได้ อย่าลืมพิจารณาว่าพนักงานหรือผู้รับของคุณมีคำถามประเภทใด

จุดประสงค์ควรเป็นสิ่งแรกที่ต้องชัดเจน จากนั้นจึงขยายรายละเอียดหรือการดำเนินการที่ต้องทำ

อย่าลืมใส่ทุกอย่างตามลำดับเหตุการณ์ สิ่งนี้จะช่วยในการให้ความกระจ่างแก่พนักงานมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถดำเนินการได้ง่ายขึ้นมากหากจำเป็น

ขั้นตอนที่ 2: ทำให้กระชับและเป็นบวกตลอด

เนื่องจากการเขียนบันทึกช่วยจำของคุณจะกล่าวถึงผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงาน เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องรักษาภาษาในเชิงบวกในขณะที่เขียนบันทึกช่วยจำ

นอกจากนี้ยังจะถูกส่งไปยังคนที่คุณรู้จักและจะโต้ตอบด้วยทุกวัน รักษาภาษาในลักษณะดังกล่าว

นอกจากนี้ ให้ประโยคของคุณสั้นและชัดเจน นอกจากนี้ ให้ใช้เสียงพูดเพื่อให้คุณสามารถระบุวัตถุประสงค์ได้

ซึ่งจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: สื่อสารข้อความผ่านหัวเรื่อง

สิ่งต่อไปที่คุณควรระวังในสิ่งที่คุณกำลังเขียนในหัวเรื่อง ส่วนนี้ควรบอกผู้อ่านเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาควรคาดหวังขณะอ่านบันทึกช่วยจำ

นอกจากนี้ หัวเรื่องยังบอกทิศทางในการเก็บโฟลเดอร์อีเมลอีกด้วย

ตัวอย่างเช่น หากเป็นการปรับปรุงงบประมาณสำหรับแผนกการตลาด จะช่วยให้เข้าใจโดยการอ่านหัวข้อในบันทึกช่วยจำ ตลอดจนดูตัวอย่างการดำเนินการที่จะส่งผลต่อการดำเนินงานและแผนก

ขั้นตอนที่ 4: แบ่งข้อมูลโดยใช้ย่อหน้าเนื้อหาและบทสรุป

ใช้ย่อหน้าเนื้อหาเพื่ออธิบายรายละเอียดการตัดสินใจของคุณอย่างละเอียด พร้อมทั้งเพิ่มผลกระทบต่อพนักงานและการดำเนินงานต่อไป

นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ในการตอบคำถามและความรู้สึกที่พนักงานของคุณอาจมี

แสดงความขอบคุณและนำทางการเปลี่ยนแปลง

เทมเพลตสำหรับการเขียนบันทึกช่วยจำคืออะไร

ตอนนี้ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจแม่แบบของการเขียนบันทึกช่วยจำ รูปแบบที่คุณควรใช้คือ:

บันทึกข้อตกลงทางธุรกิจ

วันที่ : เพิ่มเดือน วัน และปีปัจจุบัน

ถึง: เพิ่มชื่อพนักงานของคุณที่คุณส่งบันทึกให้

จาก: คุณต้องเพิ่มชื่อและนามสกุลพร้อมกับชื่อธุรกิจของคุณ

หัวข้อ: บันทึกนี้มีไว้เพื่ออะไร?

เนื้อหา: เริ่มต้นด้วยการระบุเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการเขียนบันทึกช่วยจำ เก็บไว้ในประโยคเดียว แต่ถ้าเป็นไปไม่ได้ คุณสามารถเปลี่ยนเป็นสองประโยคได้ ตอนนี้เพิ่มรายละเอียดที่บุคคลต้องการแชร์กับพนักงานระดับเริ่มต้น อธิบายการตอบกลับหรือการติดตามผลที่บริษัทส่งให้ หากมี

ตอนนี้ระบุข้อสรุป คุณยังสามารถใช้เพื่อระบุปฏิกิริยาจากผู้อ่านได้อีกด้วย พูดถึงการดำเนินการที่คุณต้องการให้ผู้อ่านทำ

ขอขอบคุณ,

ชื่อและนามสกุลของคุณ

ที่อยู่อีเมลบริษัทของคุณ

หมายเลขโทรศัพท์บริษัทของคุณ

หากคุณกำลังเพิ่มไฟล์แนบ คุณต้องอธิบายสิ่งนั้นในบันทึกช่วยจำ

เคล็ดลับในการเขียนบันทึกช่วยจำธุรกิจของคุณ

ทีนี้ เมื่อคุณมีความเข้าใจในการเขียนบันทึกพร้อมกับรูปแบบที่ถูกต้องแล้ว

นี่คือเคล็ดลับบางประการที่จะทำให้บันทึกของคุณมีประสิทธิภาพ

• ตรวจสอบว่าคุณมีข้อกำหนดเกี่ยวกับสไตล์ที่มาพร้อมกับงานของคุณหรือไม่ นอกจากนี้ ให้มองหาแบบฟอร์มมาตรฐานที่บริษัทของคุณมีสำหรับการเขียนบันทึกช่วยจำ โหลดได้หรือป่าวครับ?
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อความของข้อความกระชับ ถูกต้อง และพิจารณา นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบไวยากรณ์อยู่เสมอ เพื่อให้คุณรู้ว่าทุกอย่างถูกต้องและอ่านง่าย
• รักษาประโยคของคุณให้เรียบง่าย อย่าใช้ประโยคที่ยาวหรือหลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคำที่ฟุ่มเฟือย
• อย่าใช้วิธีแก้ปัญหา บันทึกของคุณควรไปที่หัวข้อโดยตรง
• หากคุณมีสิ่งที่สำคัญ ให้ใช้รายการหัวข้อย่อยและหัวข้อในการสื่อข้อความ
• นอกจากนี้ ให้ใช้ข้อความปิดท้ายบันทึกของคุณ สร้างแรงบันดาลใจและชี้นำเพื่อให้ผู้อ่านรู้ว่าต้องดำเนินการอย่างไร
• หากคุณกำลังเพิ่มไฟล์แนบพร้อมกับบันทึกช่วยจำ ให้พูดถึงหรือใช้คำว่า 'สิ่งที่แนบมา' คำเดียว
• หลังจากที่คุณทำแบบร่างเสร็จแล้ว อย่าลืมแบ่งปันกับคนที่คุณรู้จักหรือเพื่อนร่วมงาน จะช่วยคุณในการจับข้อผิดพลาดที่อาจลื่นไถล

คำถามที่พบบ่อย (คำถามที่พบบ่อย)

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม